Tartalomjegyzék:
- Célkitűzések, amelyekre a levélírás során összpontosítania kell
- Rossz hírek üzleti levél 1. példa
- Rossz hírek üzleti levél 2. példa
Kaitlyn Baker az Unsplash.com oldalon keresztül
Néha az üzleti életben nem lehet elkerülni egy olyan levél írását, amelynek rossz hírei vannak. Megpróbálhatja azonban úgy megírni a levelet, hogy jó kapcsolatot ápoljon a címzettel, valamint a legegyszerűbb módon megossza a rossz hírt. Nem akar hidat égetni az üzleti életben, ezért valóban előnyös, ha hatékony rossz hírlevelet ír.
Célkitűzések, amelyekre a levélírás során összpontosítania kell
- A kapcsolat károsodásának minimalizálása: A rossz hírnek nem szabad meghatároznia a kapcsolatot.
- Megmutatva, hogy a döntés igazságos és ésszerű: Képzelje el magát az olvasó cipőjében, és próbálja meg a lehető legjobb magyarázatot adni.
- A rossz hír egyértelmű és határozott megfogalmazása:
- A nyílásnak tartalmaznia kell egy puffert, hogy minimalizálja a kapcsolat károsodását. Használjon pozitív vagy semleges nyílást a jóindulat fenntartásához.
- A testnek meg kell adnia azokat az okokat, amelyek segítik az olvasót abban, hogy az Ön szemszögéből lássa. Meg akarja mutatni, hogy igazságos és ésszerű is. Legyen világos és határozott a rossz hírekkel kapcsolatban, de legyen röviden, pozitív és alacsony kulcsú is.
- A zárásnak tartalmaznia kell a jóakarat megfelelő gesztusát, és talán az olvasó problémájának lehetséges megoldását.
Rossz hírek üzleti levél 1. példa
A levél egyértelmű és udvarias volt. Az író kiváló okot adott a pozíció elutasítására, ugyanakkor nyitva hagyta az ajtót a jövőbeni kapcsolat számára. Az író egy lehetséges megoldást is adott a végén.
Rossz hírek üzleti levél 2. példa
Ez a rossz hírlevél azt a tényt fedi le, hogy a Hodges asszony által megrendelt wok nem érhető el egy jobb, nagyobb wokra való frissítéssel. Valamint annyira pozitív hangvételű, hogy az olvasó esetleg nem veszi észre, hogy az általa megrendelt teljes készlet nem érkezett meg időben, mivel később két darab érkezik belőle. Ez a rossz hírlevél egyáltalán nem a negatívra összpontosított, hanem pozitív módon juttatta el üzenetét. Harry Figby a jövőbeni kapcsolat lehetőségét is kibővítette azzal, hogy tájékoztatta Ms. Hodges-t a várható eladásokról és eseményekről.