Tartalomjegyzék:
Minden irodában nagy mennyiségű kommunikációt, például leveleket, körleveleket és táviratokat küldenek vagy fogadnak tőlük kívülállóknak. A szervezeten belül írásos anyagokat cserélnek a különböző osztályok. A levelek tervezett és hatékony kezelése elengedhetetlen minden üzleti szervezet sikeréhez. Leírják, mint az iroda gerincét és szerves részét.
A levél hatékony kezeléséhez határozott eljárások kidolgozása szükséges, amelyek lépésről lépésre kezelik a leveleket. A beérkező leveleket gyorsan és pontosan kell fogadni és terjeszteni. A bejövő levelek pontos kezelési módja irodánként eltérő.
Szervezetünkben két különböző levelezőrendszer működik, a belső levél és a külső levél.
- A rendelkezésre álló belső postai szolgáltatások a levelek terjesztésére szolgálnak ____________ irodáiban és részlegein (titoktartási okokból eltávolítva) . Naponta gyűjtik és szállítják.
- A külső leveleket ______________ útján küldik (titoktartási okokból eltávolítják) . Külső levelezési szolgáltatásokat használnak, amikor a levelek nem képesek vagy nem felelnek meg a belső levelezési szolgáltatások kritériumainak. Például, ha e-maileket kell eljuttatni az ügyfeleknek vagy más vállalatoknak, vagy ____________ (titoktartási okokból el kell távolítani) levelezéseket. Ezeket napi szinten szállítják és gyűjtik is.
A levelek három fő típusból állnak - befelé, kifelé és osztályok között. A postai szolgáltatás segíti a céget az ügyfelekkel és a nagyközönséggel való kapcsolatfelvételben és a velük való kapcsolattartásban. Létrejön egy független postai részleg, amely minden típusú levelet az irodában kezel. A központosított postai szolgáltatások előnyei a specializáció, a jobb felügyelet, a takarékosság, a jobb teljesítmény, a postai szoba felszerelésének optimális kihasználása és a képzett személyzet.
A bejövő levelezési rutin magában foglalja az olyan lépéseket, mint a levél fogadása, a levél válogatása, a levél megnyitása, a levél megjelölése, a levél rögzítése (belső nyilvántartás) és a levél terjesztése.
A kimenő postai rutin különféle lépéseket is magában foglal, például a kimenő levelek összegyűjtését, a kimenő levelek beírását (feladó nyilvántartás, üzenetküldő könyv), a levelek hajtogatását, a borítékok előkészítését, a válogatást, a lemérést és a bélyegzést, végül a kézbesítést.
Minden nap reggel és délután gyűjtöm a leveleket, mind a belső, mind a külső leveleket. Kiosztom egy adott személynek címzett levelet az adott személynek, és az osztály minden egyéb általános levelét én nyitom meg. Átnézem őket, hogy lássam, mi a helyzet, és ennek megfelelően osztom el őket. Amikor a helységvezetőm éves szabadságon vagy betegséghiányban van, az ő postáját is figyelemmel kísérem, és az esetleges sürgősekkel foglalkozom a szolgálat vezetőjével. Gondoskodom arról is, hogy időben terjesszem őket, hogy a levélben megadott feladat az említett határidőn belül teljesüljön, és a határidő betartásra kerüljön.
Külső postai szolgáltatásokat használunk, ha a kézbesítés megyén kívül esik, és más cégek vagy ügyfelek számára. Olyan területek lesznek, amelyek nem tartoznak a ______________ ( titoktartási okokból eltávolított ) irodaterületek alá. Belső postát használunk, ahol a ___________________ alá tartozó irodákba vagy osztályokba kell szállítani ( titoktartási célból eltávolítva ). A belső levelek időt és pénzt takarítanak meg. Tehát a belső levélben küldhető levelek ezen az úton kerülnek elküldésre, és csak a többit küldi el külső levelező rendszeren keresztül.
A kimenő posztokat délután visszaviszem a fogadásra. A bejegyzéseket méret szerint rendezem. A kimenő belső leveleket a megfelelő mezőkben hagyom, amelyek terület szerint vannak rendezve. A kimenő belső leveleket is sürgősség és fontosság szerint rendezem első osztályúként vagy másodosztályúként. A tengerentúli posztokat is rendezni kell.
A levelek elküldése előtt a megfelelő postaköltségeket kiszámítják, attól függően, hogy a posták első osztályúak, vagy másodosztályúak vagy rögzített szállítmányok. A késedelem elkerülése érdekében a megfelelő időben küldöm a levelet, a megfelelő postaköltséggel. A gyanús csomagokat vagy postákat a legnagyobb gondossággal kezelik, és ha gyanúsnak találják őket, erről az irodavezetőt jelentik, és a recepción rögzítik az eseménykönyvben.
A levelek kezelésekor be kell tartanom és be kell tartanom bizonyos eljárásokat.
- Először átnézem az egyes részlegek levelét, méret és osztály szerint rendezem őket, majd megtudom a legjobb módot a küldésre - akár normál, akár rögzített formában.
- Ezután megnézem a súlyokat és méreteket, és megnézem a költségeket. A súly megnézhető azon a gépen, amely az oszlopok mérésére szolgál.
- Ha valamilyen okból speciális futárszállításokra van szükség, akkor felhatalmazásért beszélek a menedzseremmel, majd az irodavezetővel, majd intézkedünk arról, hogy a pénz kimerüljön a költségkódunkból. Ellenkező esetben a cégünknél használt szolgáltatásokat ___________ (titoktartási okokból eltávolítjuk) .
- Ha olyan tételeket látok, amelyek szerint az első osztályú felvételt készítettem, rögzítem a poszt minden részletét, beleértve a feladó és a fogadó címét, és elvégzem a szükséges címkézést a sürgős és rögzített kézbesítésekhez.
- A normál súlynál nehezebb és a normálnál nagyobb postacsomagok esetén a gépet a posták és csomagok lemérésére használom, és kiszámolom a helyes postaköltségeket. A levelek többi részében van egy diagramunk, amely méretének függvényében tartalmazza az első és a második osztályú kézbesítés költségeit.
- A hozzászólásokat az egyes részlegeknek megfelelően frankírozzák. Tehát az egyes részlegek költségei az adott költséghelyekre kerülnek. Egyéb nyilvántartott szállítások esetén a költségeket a recepción könyvben rögzítik.
- Minden posztot bélyegzõvel és válogatással készítünk el, és mindennap 15: 45-ig készen állunk a szállításra. Van egy (titoktartási okokból eltávolított) személyzet egyik tagja, aki mindennap bejön, hogy átvegye a posztot az épületből a recepción.
Sok probléma merülhet fel a levelek és a csomagok kezelése során.
- Az összes beérkező postát és csomagot a recepción cégbélyegzőkkel bélyegzik. A gyanús címekről vagy személyekről érkező leveleket, vagy bármilyen csomagot, amely nem érzi magát normálisnak vagy gyanúsnak tűnik, félre kell hagyni, anélkül, hogy foglalkozna velük.
- A gyanús leveleket és csomagokat jelentik az irodavezetőnek. Az irodavezető és a recepción lévő rendszergazdák naplózzák az eseményeket az eseménykönyvben, és megteszik a szükséges intézkedéseket. Arról is gondoskodnak, hogy ____________ (titoktartási okokból eltávolítva) tájékoztatást kapjon a problémákról.
Kérdések és válaszok
Kérdés: mi az a levélszemét?
Válasz: A levélszemét nem kívánt vagy nem kívánt reklám- vagy promóciós / reklámanyag, amelyet postai úton vagy e-mailben kapnak. Ezeket általában marketingcégek küldik új termékek bevezetése, vagy a befektetési lehetőségek bejelentése céljából, stb. Ha e-mailben kéretlenül kapják, spamnek is nevezik.