Tartalomjegyzék:
Mit csinál egy belső ellenőr? Kitalál!
Mit csinálsz?
Az évek során nagyon megszoktam, hogy a család és a barátok azt mondják nekem, hogy fogalmuk sincs arról, hogy mit keresek a megélhetésért. Érdekesnek találtam, hogy amikor könyvvizsgáló cégeknél könyvvizsgálói feladatokra jelentkeztem, a visszajelzések egy része a következőket tartalmazta: "Nem tudjuk, hova illene, amit csinálunk".
Most kérem, ne vegye ezt úgy, hogy én megyek a könyvelőkhöz, nagyon tisztelem őket és az általuk végzett munkát. Szerepüknek célja és értéke van azoknak a szervezeteknek, amelyekkel dolgoznak, csakúgy, mint az én szerepem. Csak annyi, hogy szerepeink célja és értéke nagyon különbözik.
Korábban említettem, hogy nem vagyok könyvelő. Arra a kérdésre, hogy mit csinálok, általában a következővel válaszolok: "A megfelelésre és az operatív auditokra szakosodtam" vagy "enyhítem az aggodalmakat és a stresszt, amelyet az üzletemberek gyakran éreznek, amikor megfelelési kérdésekkel foglalkoznak".
De mit is jelent ez pontosan?
Megfelelőségi és működési ellenőrzések
Először is, itt van egy kis pontosítás a megfelelőségi auditokról az operatív auditokról.
A megfelelőségi ellenőrzések bármely külső dokumentummal kapcsolatos auditok. Ez magában foglalhatja:
- jogszabályok, például az ingatlanügynökökről szóló törvény
- szabványok, például az ISO 9001 vagy a helyes gyártási gyakorlat
- szerződés vagy okirat, amely lehetővé teszi az áruk szállítását
- szolgáltatások - például a kormányzati szerződések a foglalkoztatási szolgáltatások nyújtására
Alapvetően minden olyan dokumentumra vonatkoznak, amelyet nem maga írt, és amelyet követnie kell, vagyis betartja azt, hogy továbbra is működhessen a választott területen, és képes legyen az áruk vagy szolgáltatások nyújtására.
A legtöbb iparágban számos különféle külső dokumentum van, amelyeknek meg kell felelniük, így időnként bonyolulttá válhat.
Míg belső auditora segíthet felkészülni a megfelelőségi auditra, a tényleges ellenőrzést egy külső auditor végzi. A külső könyvvizsgálókat az irányító testület alkalmazza, amely felelős azokért a dokumentumokért, amelyek ellen ellenőrzik őket.
Például a Consumer Affairs könyvvizsgálója ellenőrzi az ingatlanügynökséget annak megállapítására, hogy betartják-e a törvény követelményeit. A Foglalkoztatási Minisztérium könyvvizsgálója ellenőrzi a foglalkoztatási szolgáltatót, hogy megbizonyosodjon arról, hogy betartják-e az okiratban és az egyedi szerződésükben meghatározott irányelveket.
Amikor a szervezetek arról beszélnek, hogy készen állnak az ellenőrzésre, akkor a megfelelés ellenőrzéséről beszélnek. Biztosítani akarják, hogy a külső ellenőrzés sikeres legyen, és folytathassák a kereskedelmet.
Ezzel szemben az operatív auditok a saját belső politikáiról, eljárásairól, munkautasításairól és számtalan egyéb dokumentumról szólnak, amelyeket vállalkozásához készített.
Szeretem azt gondolni, hogy ezek a dokumentumok megteremtik vállalkozásának kultúráját.
A te dolgod
Amikor megkezdi üzleti tevékenységét, összeállítja üzleti tervét, amely megadja Önnek a struktúrát vagy azt, hogy hogyan szeretné kinézni az üzleti életét, pl. Egyéni vállalkozó egy céggel szemben, termékek gyártása vagy szolgáltatás nyújtása.
Belső dokumentumai megteremtik vállalkozásának érzését, lényegében ők jelentik vállalkozásának középpontját. Megállapítják, hogyan szeretné, hogy munkatársai kölcsönhatásba lépjenek egymással és az ügyfelekkel / ügyfelekkel, valamint azt a minőségi és konzisztencia-szintet, amellyel a termékeit vagy szolgáltatásait szeretné elérni.
A jó belső ellenőr nemcsak azt fogja tudni, hogyan kell elolvasni ezeket a dokumentumokat, hanem azt is, hogy hogyan kell rávenni őket a beszélgetésre!
Ezen dokumentumok mindegyike alkotja vállalkozásának történetét. Meg tudják mondani, hogy hol volt a vállalkozás, hol van most, hová akarja vinni, és mi akadályozza meg, hogy eljuthasson oda.
A jól megtervezett belső ellenőrzési ütemterv az elkövetkező évek stratégiai tervezéséhez szükséges információk nagy részét is megadhatja.
Ha figyelembe veszi a megfelelőségi ellenőrzési követelményeket, amikor belső dokumentumokat készít, például hivatkozik a vonatkozó külső dokumentumokra, és összehangolja házirendjeit és eljárásait azok követelményeivel, biztos lehet abban, hogy az operatív auditok is hozzájárulnak az ellenőrzés készségének fenntartásához.
Ahol beilleszkedem
Tehát visszatérve arra a kérdésre, hogy mit csinálok.
Rövid válasz - a fentiek és még sok minden más!
Bármely szakaszban bejöhetek, például:
- A belső dokumentumok elkészítése
- Belső ellenőrzési program létrehozása
- Új auditorok képzése
- Ellenőrzési ütemterv készítése és az ezzel járó kockázatértékelések
elvégzése
- Operatív ellenőrzések lebonyolítása és azokról beszámolás
- Felkészülés a megfelelőségi auditokra
- És igen, még
maguk végezzék el a megfelelőségi ellenőrzéseket
Ez egy összetett foglalkozás, képesnek kell lennie a jogi dokumentumok széles skálájának megértésére és értelmezésére, gyakran olyan iparágak számára, amelyekben még nem volt tapasztalata. Ráadásul mindig kihívások elé állítják.
Az eddigi kedvenc kihívásom egy
belső ellenőrzési program teljes felülvizsgálatát kérték fel:
- Hozzon létre minden új irányelvet, eljárást,
munkautasítást és űrlapot,
- Hozzon létre kockázatértékelési eszközöket és alakítsa ki a
kezdeti értékeléseket,
- Hozzon létre és küldjön el egy képzési csomagot a
vezető auditorok és a támogató auditorok számára egyaránt
És hat hétem volt arra, hogy mindezt elvégezzem, és a program működőképes legyen - hé, kinek kell aludnia egyébként! De őszintén szólva nem lenne másképp.
Kérjük, vegye figyelembe: A fenti cikk nem önálló audit tanácsadásként használható.
© 2017 Katrina McKenzie