Tartalomjegyzék:
- Külső adatok integrálása a HRIS-be
- Integrált információs rendszerek
- Az adatintegráció előnyei
- Megfontolandó kihívások
- Az adatok integrálásának bevált módszerei
- Források:
Külső adatok integrálása a HRIS-be
Ez a cikk átfogó áttekintést nyújt a külső adatoknak az alapvető HRIS-be történő integrálásáról, az integráció lehetőségeiről és kihívásairól, valamint bemutatja az integráció tervezésénél szem előtt tartandó bevált gyakorlatokat. Míg ez a téma a HR és a HR adatok minden területére vonatkozik, a cikk elsődleges célja a bérfelmérések és a piaci adatok integrációját vizsgálja.
Az emberi erőforrások információs rendszerét (HRIS) az összes emberi erőforrás adatainak nyilvántartási rendszereként határozzák meg. A hatékony HRIS lehetőséget nyújt a szervezeteknek arra, hogy kezeljék a közös HR tevékenységek munkafolyamatát, mint például toborzás, beillesztés, juttatások nyomon követése és jelentések készítése (Celergo.com, 2017). Nem ritka, hogy a HR különféle funkciói egy speciális rendszert használnak a funkció mindennapi munkájának irányítására. Hagyományosan a szervezet megvásárolja az alapvető HRIS-t, amely megalapozza az operációs rendszert, és tartalmazza a HR-adatokat, például az alkalmazottakat:
- név
- cím
- társadalombiztosítási szám
- Pozíció Cím
- FLSA státusz stb.
Az alaprendszer létrehozása után a szervezeteknek általában szükségük van további rendszerekre, hogy megfeleljenek a vállalkozás növekvő igényeinek. A tökéletes világban a HR-funkció további igényei kielégíthetők az alaprendszer moduljainak megvásárlásával és bevezetésével. Bizonyos esetekben az alaprendszer kiegészítői nem támogatják megfelelően az üzleti folyamatokat. Ezekben az esetekben döntést kell hozni a szervezeti folyamatok megváltoztatásáról, egy másik szoftver megvásárlásáról, amely támogatja a jelenlegi üzleti folyamatot, vagy teljesen testreszabott, saját fejlesztésű rendszerek fejlesztéséről. A HRIS szakembereit egyre inkább felkérik a különféle HR rendszerek integrálására (Kavanagh és Johnson, 2018). A rendszerintegráció mellett a HRIS szakembereit felkérhetik olyan adatelemek integrálására is a rendszerbe, amelyek segítik a szervezeti vezetőket a döntések meghozatalában.
Integrált információs rendszerek
Kavanagh és Johnson (2015) az integrált információs rendszereket „közös platformokra épülő rendszerekként határozzák meg, amelyek lehetővé teszik az adatok egyetlen példányának felhasználását több alkalmazásban és az adatok zökkenőmentes továbbítását a rendszerek között” (165. o.). Minimálisan az adatok integrálása magában foglalja az információk összekapcsolását két rendszerben, de az üzleti igények kettőnél több összekapcsolást igényelhetnek. Az integrációk gyakran magukban foglalják a tranzakciós műveletek összekapcsolását egy rendszerben, ami elindít bizonyos műveleteket a következő rendszerben. Erre példa egy pályázó-nyomkövető rendszer (ATS), amely több rendszerhez van kapcsolva. A példa kedvéért, ha a jelöltet kiválasztják és megerősítik,az ATS kiváltja a bérszámfejtési rendszerbe való belépést, amely beindítja az idő- és jelenléti rendszerbe való belépést, és figyelmezteti a kitűzési osztályt arra, hogy új alkalmazott indul, és hogy jelvényt kell létrehozni, hogy a munkavállaló be- és kikapcsolhasson az időórán. Ebben a példában az adatokat zökkenőmentesen továbbítják anélkül, hogy további emberi beavatkozás szükséges volna az ATS kezdeti kiváltó tényezőjén túl. Ez a fajta munkafolyamat-támogatás mentesíti a HR-szakembereket azon tranzakciós és adminisztratív feladatok nagy részétől, amelyek hagyományosan a HR-funkció részét képezték, és lehetőséget nyújt a HR-nek arra, hogy stratégiai üzleti partnerré váljon, és támogassa a szervezeti döntéshozatalt.az adatok zökkenőmentesen kerülnek továbbításra anélkül, hogy további emberi beavatkozás kellene az ATS kezdeti kiváltó tényezőjén túl. Ez a fajta munkafolyamat-támogatás mentesíti a HR-szakembereket azon tranzakciós és adminisztratív feladatok nagy részétől, amelyek hagyományosan a HR-funkció részét képezték, és lehetőséget nyújt a HR-nek arra, hogy stratégiai üzleti partnerré váljon, és támogassa a szervezeti döntéshozatalt.az adatok zökkenőmentesen kerülnek továbbításra anélkül, hogy további emberi beavatkozás kellene az ATS kezdeti kiváltó tényezőjén túl. Ez a fajta munkafolyamat-támogatás mentesíti a HR-szakembereket azon tranzakciós és adminisztratív feladatok nagy részétől, amelyek hagyományosan a HR-funkció részét képezték, és lehetőséget nyújt a HR-nek arra, hogy stratégiai üzleti partnerré váljon, és támogassa a szervezeti döntéshozatalt.
A HRIS szakértői a rendszerek és egyéb adatok integrálásával képesek értelmes mutatók létrehozására és előállítására, valamint átfogó döntéstámogatásra. A kompenzáció, a munkaerőpiac és a toborzási tevékenység adatainak kitöltésére fordított idő integrálásával a HR képes lehet beazonosítható elemeket azonosítani a toborzás és / vagy a kompenzáció adminisztrációjának javítása érdekében. Ennek a pontnak a szemléltetése érdekében az ápolói toborzás következő példája található:
Ápoló felvételi példa
Az ABC Orvosi Központban az állások betöltésének átlagos átlagos ideje 40 nap. Az ápolói pozíciók betöltésének átlagos ideje azonban 70 nap. Egyesek azzal érvelhetnek, hogy van egy ápolói hiány, ami hosszabb időt eredményez a szám kitöltésére. Az adatok egyesítésével egy képzett HRIS-szakember azonban felfedezi, hogy amikor a toborzók a piaci referenciafizetés 75. percentilisének felhasználásával hirdetik meg az üres álláshelyeket, a betöltés ideje 50 napra csökkent…
… összehasonlítva azokkal az időkkel, amikor a vállalat kompenzációs szokásos filozófiáját alkalmazták, és a kitöltési idő átlagosan 80 nap volt. Ezen információk birtokában a vezetőség dönthet úgy, hogy megváltoztatja az ABC Medical Center kompenzációs filozófiáját, ami az ápolókra vonatkozik. Ebben az leegyszerűsített példában az alapvető HRIS-ből, az ATS-ből és a munkaerőpiacról gyűjtöttek adatokat, és a szervezet költségvetését befolyásoló döntés meghozatalához használták fel őket. Az adatintegráció lehetővé teszi a szervezet számára, hogy megértse a változó körülményeket és felismerje azok időbeli - vagy azonnali - hatását a változás befolyásolására.
Az adatintegráció előnyei
Számos oka van annak, hogy egy szervezet úgy dönt, hogy a külső adatokat integrálja az alapvető HRIS-be. Amint azt a fenti példában kifejtettük, az integrált adatok lehetővé teszik a vezetők számára, hogy időben elemzéseket, valamint eseti jelentéseket készítsenek. Az adatkészletek integrálásával a HRIS értéket teremt az egyablakos jelentési képességek elérhetővé tételében. Kompenzációs tervezés esetén az integrált rendszerek tartalmazhatnak érdemi irányelveket a helyszín alapján, és a teljesítményminősítések alapján a megfelelő fizetési tartományon belül. Ily módon az adatintegráció kiküszöböli a menedzserek szükségességét egy komplex mátrix értelmezésére, és csökkenti a hibák valószínűségét a kézi számítások és az irányelvek értelmezése alapján. Ezenkívül az ellentételezés megtervezése, amelyet nem integrált, valós idejű rendszer alkalmazásával hajtanak végre, időigényes és költséges.Egy 2002-es HR önkiszolgáló felmérésben a Cedar Group becslése szerint Észak-Amerikában a vállalatok átlagosan 5,29 USD megtakarítást tapasztaltak egy automatizált kompenzációs tervező rendszerrel (Wright, 2004). Ha ez az adat igaz, akkor még a kis- és középvállalkozások is profitálhatnak az adatok integrálásából és a kompenzáció tervezésének automatizálásából egy ilyen vezetői önkiszolgáló alkalmazás létrehozásához.
Az integrált HRIS gondtalan szövetségi jelentéstartást is biztosít. Azoknak a szervezeteknek, akiknek éves jelentéstételre van szükségük, az adatgyűjtés fárasztó és időigényes lehet. Például egy integrált rendszer, amely nyomon követi a szükséges képzést, könnyen manipulálható a Közös Bizottság szokásos jelentéseinek elkészítéséhez. Ugyanez vonatkozik az EEO-1 és a Vets-100 jelentésekre is. A tervezett megfelelés mellett az integrált rendszerek lehetővé teszik a szervezetek számára, hogy időben reagáljanak az ellenőrökre, és adatokat állítsanak elő az önellenőrzések lefolytatásához. Az alkalmazottak önkiszolgáló webalapú platformjainak integrálása szintén növeli a hatékonyságot és csökkenti a hibákat azáltal, hogy az alkalmazottak saját adatokat adnak be a HRIS-be.
Megfontolandó kihívások
A külső adatok integrálása nem mind pozitív, és minden bizonnyal számos kihívást jelent a szervezet számára. Az adatok és rendszerek integrálása költséges, és gyakran szükséges megoldásokra vagy javításokra van szükség a döntéstámogatáshoz hasznos adatok biztosításához. Ha egy szervezet integrálni kívánja a saját rendszerét egy szállítói rendszerbe, vagy két vagy több szállítói rendszert kíván integrálni, akkor a HRIS szakértőre, aki technikai ismeretekkel rendelkezik a protokollokról és a programozási nyelvekről az adatok megosztásához a rendszerek között (Kavanagh és Johnson, 2018). Ha ez a programozó jelenleg nem tagja a szervezet munkatársainak, a HRIS vezetőjének költségvetést kell tennie a kiegészítő pozícióra. Míg a rendkívül integratív HRIS nagyobb hatékonyságot biztosíthat a pályázó, az alkalmazottak és a vezetők önkiszolgálásának használatával,egyesek szerint ezek a rendszerek átruházhatják a munkát a HR-ről a vezetőkre és az alkalmazottakra, ezzel túlterhelve a közvetlen vezetőket és a munkatársakat. Ennek állítólag hosszú távon az a hatása, hogy csökkenti a szervezetek általános termelékenységét. Előfordulhat, hogy az ellátási rendszereket nem fogadják jól azok az alkalmazottak, akik úgy érzik, hogy további támogatásra van szükségük a döntések meghozatalában (Stone és mtsai 2015). Ezenkívül előfordulhat, hogy egyes alkalmazottak nem érzik jól a technológiát, és inkább a papírformákat részesítik előnyben a számítógépes belépés helyett.Egyes alkalmazottak nem biztos, hogy kényelmesen használják a technológiát, és inkább a papírformákat részesítik előnyben a számítógépes belépés helyett.Egyes alkalmazottak nem biztos, hogy kényelmesen használják a technológiát, és inkább a papírformákat részesítik előnyben a számítógépes belépés helyett.
Egy másik fontos kihívás, amelyet figyelembe kell venni, a rendszer rugalmassága - amely kritikus fontosságú az adatok integrálásának sikere szempontjából. A kompenzáció automatizálásának példáján a kompenzációs tervek idővel változnak, és a HRIS-nek képesnek kell lennie lépést tartani a változásokkal. A változások magukban foglalhatják a jogosultságot, az üzleti szabályokat (pl.: minimális és maximális emelési összegek), a költségvetéseket, az irányelveket, a hozzáférési dátumokat, a számításokat és akár a prezentációkat is. Alapbér-összetevők, bónusztervek vagy részvénytervek hozzáadása vagy eltávolítása szükséges a tipikus programváltozások rugalmasságának biztosításához (Wright, 2004). A rendszereknek emellett meg kell adniuk azt a rugalmasságot, amely szükséges a megfeleléssel kapcsolatos változó igények kielégítéséhez. Például a mentesített és a mentességet nem élvező munkavállalók kompenzációjának megtervezése különböző irányelveket követhet.A kompenzációs adatok integrálása a vezetőknek is jelzőket adhat, amelyek jelzik a lehetséges megfelelési problémákat - például a nők és a kisebbségi alkalmazottak mutatóit, amikor fizetésük a hasonlóan képzett férfi és többségi alkalmazottak alá esik. Az ilyen típusú zászló megvalósítása bonyolult lehet, mert megköveteli, hogy a rendszer több különböző rendszerből (alapvető HRIS, ATS, fizetéspiaci adatok) gyűjtsön adatokat, számításokat alkalmazzon (az óradíj vagy az FLSA státusától függő éves fizetés alapján történő compa arány), és mutasson ki egy mutatót vagy jelzőt a menedzsernek az üzleti definíció alapján, hogy mi képezi a felülvizsgálatot igénylő elemet (Wright 2004).Az ilyen típusú zászló megvalósítása bonyolult lehet, mert megköveteli, hogy a rendszer több különböző rendszerből (alapvető HRIS, ATS, fizetéspiaci adatok) gyűjtsön adatokat, számításokat alkalmazzon (az óradíj vagy az FLSA státusától függő éves fizetés alapján történő compa arány), és mutasson ki egy mutatót vagy jelzőt a menedzsernek az üzleti definíció alapján, hogy mi képezi a felülvizsgálatot igénylő elemet (Wright 2004).Az ilyen típusú zászló megvalósítása bonyolult lehet, mert megköveteli, hogy a rendszer több különböző rendszerből (alapvető HRIS, ATS, fizetéspiaci adatok) gyűjtsön adatokat, számításokat alkalmazzon (az óradíj vagy az FLSA státusától függő éves fizetés alapján történő compa arány), és mutasson ki egy mutatót vagy jelzőt a menedzsernek az üzleti definíció alapján, hogy mi képezi a felülvizsgálatot igénylő elemet (Wright 2004).
Az adatok integrálásának bevált módszerei
Wright (2004) nyolc javaslatot tesz megfigyelésre az adatok integrálásakor és a kompenzáció tervezésének automatizálásához. A javaslatok a HR-funkciókra alkalmazhatók, és a HRIS-szakértőknek figyelembe kell venniük az ajánlásokat.
- Alaposan tervezzen. Az adatok integrálása nem lehet utolsó pillanatban hozott döntés vagy utólagos gondolkodás. Az összekapcsolásban részt vevő összes rendszer adatait feltérképezni kell annak biztosítása érdekében, hogy az adatkészletek kompatibilisek legyenek az átvitelhez.
- A funkcionalitást idővel fokozatosan kell bevezetni. Javasoljuk, hogy a szervezetek ne próbálkozzanak túl gyorsan. A szakaszos megvalósítással a szervezetek lehetőséget adnak magukra, hogy reagáljanak a kihívásokra és szükség esetén átirányítsák az erőforrásokat.
- Fontos az iparágra jellemző legjobb gyakorlatok kutatása és betartása. Egy orvosi intézmény igényei valószínűleg jelentősen eltérnének a gyártók szükségleteitől. Az adatintegrációs igényekre nincs egy mindenki számára megfelelő megoldás, és a HRIS szakértőinek tisztában kell lenniük ezzel a projekt indításakor.
- A HR-nek ellenőriznie kell az üzleti szabályok alóli kivételek gyakoriságát annak meghatározása érdekében, hogy az újonnan integrált rendszert be kell-e állítani a kivételeknek.
- A szervezeteknek figyelembe kell venniük a kerekítésen alapuló számítások következményeit. Ez a tipp a kártérítési adatokra vonatkozik, de fontos figyelembe venni. Ha az adatokat kerekítik, az váratlan módon befolyásolhatja a költségvetést, és megzavarhatja a költségvetés előrejelzéseit. Ez apró kérdésnek tűnik, azonban idővel költségesnek bizonyulhat.
- Érvényesítse a szükséges adatokat az alapvető HRIS-ben, és tervezze meg az ütemezett adattisztítás szükségességének idejét.
- Wright hangsúlyozza, hogy a rendszer minden módosítását tesztelni kell, mielőtt azok életbe lépnének. Fontos, hogy minden lehetséges forgatókönyvet teszteljenek a rendszerben annak biztosítása érdekében, hogy a biztonság sértetlen legyen, és hogy az integrált rendszer a várakozásoknak megfelelően működjön.
- És végül a nyolcadik ajánlás a változásmenedzsment kommunikáció megtervezése. Állítólag a HRIS-megvalósítások nem hardveres vagy szoftveres problémák miatt kudarcot vallanak, hanem a változás vezetője, valamint a változással kapcsolatos emberek és szervezeti kérdések miatt (Kavanagh és Johnson, 2015).
Összefoglalva, a külső adatok integrálásának számos előnye van. Az adatok integrálása jobb döntéstámogatást és metrikát tesz lehetővé. Míg a hatékonyság végül megvalósul, az adatok integrálásával kezdeti költségek merülnek fel, amelyeket a HRIS szakértőinek kell elszámolni. Ezenkívül egyes alkalmazottak és vezetők ellenállhatnak az önkiszolgáló funkciók használatának, amelytől az integrált adatok függenek. Ha a vezetők hatékony változáskezelési módszereket alkalmaznak és az erőforrásokat ennek megfelelően tervezik meg, akkor az adatok integrálása valószínűleg pozitív hatással lesz a HR funkcióra és az üzlet egészére.
Források:
HRIS integráció a globális bérszámfejtéssel - A siker négy kulcsa. (2017, október 06). Letöltve 2018. február 24-én a http://celergo.com/hris-integration-global-payroll-success/ címen
Kavanagh, MJ és Johnson, RD (2018). Emberi erőforrás információs rendszerek (4. kiadás). Los Angeles, Kalifornia: Sage.
Stone, DL, Deadrick, DL, Lukaszewski, KM, & Johnson, R. (2015). A technológia hatása az emberi erőforrás menedzsment jövőjére. Humánerőforrás-menedzsment áttekintése, 25 (Humánerőforrás-menedzsment: múlt, jelen és jövő - 2. kötet), 216-231. doi: 10.1016 / j.hrmr.2015.01.002
Wright, A. (2004). Ne elégedjen meg kevesebbel: A globális kompenzációs programoknak globális kompenzációs eszközökre van szükségük. Munkavállalói juttatási terv felülvizsgálata, 58 (9), 14.
© 2018 Jess Newton