Tartalomjegyzék:
- Mi az a politika és az eljárás?
- Mit kell beépíteni a házirendbe és az eljárásba
- Hogyan formázzunk politikát és eljárást
- A házirendhez és az eljáráshoz használható legjobb betűtípus
- A fenti házirend és eljárás példában használt formázás
- Tippek a házirenddel és az eljárással kapcsolatban
- A politika és az eljárás alkalmazásának előnyei
- A politika és eljárás használatának hátrányai
Ez egy útmutató a munkahelyi irányelvek és eljárások megírásához.
David Livermore
Mi az a politika és az eljárás?
Mi tehát a politika és az eljárás? Egyszerűen fogalmazva, lépésről lépésre leírja, hogyan kell valamit tenni a szervezetében. Ez lehet valami általános, például az, amit elvárnak minden alkalmazotttól, vagy az, hogy hogyan lehet egy adott munkakört elvégezni. Akárhogy is, egy irányelv és eljárás papírra vetheti ezeket a gondolatokat, hogy mindenki láthassa és kövesse őket.
Ez a cikk a következőkről fog szólni:
- Mit kell belefoglalni a házirendbe és az eljárásba
- A házirend és az eljárás formázása.
- Példa erre
- Tippek
- A politika és az eljárás alkalmazásának előnyei és hátrányai.
Mit kell beépíteni a házirendbe és az eljárásba
Az alábbiakban bemutatjuk, hogy mire van szükség minden politikában és eljárásban.
- Fejléc - Ennek tartalmaznia kell a szervezete, az osztály stb. Nevét. Ez azonosítja, hogy kinek szánják az eljárást.
- Cím - Az eljárás címe. Ne próbáld meg túl hosszúra nyúlni. Könnyítse meg a megjegyzést és a hivatkozást.
- Eljárási szám - Ez a könnyebb áttekinthetőség érdekében is. Ez lehetővé teszi, hogy az eljárások bizonyos sorrendben legyenek egy könyvben, iratgyűjtőben, online adatbázisban stb. Nem csak numerikus sorrendben, hanem az eljárás száma között is egyenlő távolságnak kell lennie (pl. 100, 105, 110 stb.).
- Hatálybalépés napja - Az eljárás első hatálybalépésének napja. Fontos lehet, ha megpróbálunk idõvonalat létrehozni egy bizonyos munkához.
- Felülvizsgálat dátuma - Ha egy ponton változtatásokat hajtottak végre az eljárásban, akkor ezt a dátumot az eljárás felülvizsgálatának dátumára kell módosítani. Ez mindenkit naprakészen tart az aktuális változásokról.
- Felülvizsgálat dátuma - Ha az eljárást felülvizsgálták, hogy szükséges-e bármilyen változtatás, akkor ezt a dátumot meg kell változtatni. Nem számít, hogy nem történtek-e változtatások, ezt a dátumot úgy kell megváltoztatni, hogy az utoljára felülvizsgálta.
- Engedélyezett - annak a személynek a neve, aki engedélyezte a házirend és eljárás kiadását. Ez egy osztályvezető vagy felügyelő lenne.
- Politika - Ennek ki kell terjednie arra, hogy ki, mit, mikor, hol, miért és hogyan. Ennek a résznek azonban rövidnek kell lennie. Legfeljebb áttekintést kell adnia arról, hogy a politika miért van érvényben.
- Irányelv - Ha valamit tenni kell, vagy ha van egy átfogó utasítás, amelyet az illetőnek be kell tartania, ennek szerepelnie kell az irányelvben. Ezt csak akkor vegye fel, ha van valami kritikus, amelyet azonnal észre kell venni.
- Eljárás - Ez lesz az ön politikájának és eljárásának többsége. Részletes lépéseket tartalmaz arra vonatkozóan, hogyan lehet megvalósítani azt, amit a politika előír.
- Oldalszám - Minden oldalon legyen egy oldalszám.
- Oldalfejlécek - Az oldalfejléceknek tartalmazniuk kell a házirend és az eljárás címét és eljárásszámát.
- Kezdőlapok - Ezeknek a házirendet és eljárást utoljára áttekintő személy kezdőbetűinek kell lenniük. Tartalmaznia kell a legutóbbi felülvizsgálat dátumát is.
- Példák - Ezek különálló oldalakon lesznek, amelyeken nincs fejléc, oldalszám stb. Ezek példák az eljárás fontos lépéseiben leírtakra.
Hogyan formázzunk politikát és eljárást
A házirend és az eljárás megírásakor néhány alapvető szabály van:
- Betűtípus - A betűtípusnak gyakran használt és elismertnek kell lennie, de nem tekinthető szakszerűtlennek. A Comic Sans például nem szakszerű betűtípus.
- Betűméret - Legfeljebb az eljárás során nem szabad nagy betűméretet használni. Mindig eljárásonként következetesnek kell lennie.
- Színek - A színekre valójában nincs szükség. Az eljárásnak fehér alapon, fekete betűtípussal kell lennie. A színek azonban felhasználhatók a példákban.
- Távolság - Az eljárási részt az elolvasás megkönnyítése érdekében megfelelő távolságra kell elhelyezni. Ha a lépések között nincs szóköz, akkor a szöveg összefut, ha valaki elolvassa a házirendet.
- Margók - Ezeket a szervezetben alkalmazott szabványoknak megfelelően kell elkészíteni más dokumentumok esetében. Ezáltal a felhasználók hajlandóbbak olvasni és használni az eljárást.
Az alábbiakban a fent felsorolt kategóriák mindegyikének ajánlott stíluskövetelményei találhatók.
- Fejléc - A fejlécnek mindig középen, félkövéren, nagybetűvel kell lennie, és az irányelv tetején kell lennie. Emellett a házirendhez és az eljárás többi eleméhez képest a legnagyobb betűmérettel kell rendelkeznie.
- Cím és eljárásszám - Mindkettőnek ugyanazon a soron kell lennie, mivel mindkettőt referenciaként használják a házirendben és az eljárásban. Ezek lehetnek ugyanolyan méretűek vagy kissé kisebbek, mint a fejléc, de félkövérnek kell lenniük, és nagybetűvel is. A címnek a szélső bal oldalon kell lennie, az eljárás számával a jobb szélen.
- Hatályos, felülvizsgált és ellenőrzött dátum - ezeket sokféleképpen láttam. Néha a saját oszlopukban vannak, míg máskor a saját sorukban láttam őket. Ez személyes preferencia, de mindig a cím alatt kell lenniük, és kis méretű betűvel kell rendelkezniük. Az előző kategóriákhoz hasonlóan ezeknek is félkövéren és nagybetűvel kell lenniük.
- Engedélyezte - Ez lehet az irányelv és az eljárás felső részének utolsó sora. Ezt félkövéren, nagybetűkkel és a dokumentum bal szélén kell elhelyezni.
- Házirend - Valaminek jeleznie kell, hogy a politika ezen a ponton kezdődik. A "policy" szót általában nagybetűkkel és félkövérrel készítheti el, míg magát a házirendet nem vastag betűkkel és nagybetűkkel magyarázzák. Indokolja a dokumentum szövegét is.
- Irányelv - Ez az, amellyel általában ki akarsz tűnni, ezért félkövéren és nagybetűvel jelenik meg. Indokolja a bekezdést, hogy jól nézzen ki a házirend és az eljárás szempontjából.
- Eljárás - Ezt a legnehezebb megmagyarázni, mert annyira részletes irányultságú. Alapvetően a lehető legnagyobb mértékben el akarja különíteni a lépéseit. Nem információkat szeretne megadni, hanem egyszerűen követhető szöveget. Tehát bontson annyit, amennyit csak tud, különféle listák különböző behúzásokkal történő használatával. Például az A.1.ia, mindegyik más behúzással, mint az előtte. Ha azonban a "B" -re lép, akkor annak ugyanolyan mélyedésnek kell lennie, mint az előtte lévő "A" -nak. Az alábbi példa ennek valós példáját mutatja be.
- Oldalszám - A dokumentum láblécében kell lennie. Vagy állítsa be az egyes oldalak számát, vagy mutassa meg az aktuális oldalt és az oldalak teljes számát (azaz 1/2 oldal). Az első oldalon nem feltétlenül kell oldalszámot feltüntetni.
- Oldalfejlécek - Az első utáni minden egyes oldal fejlécének ugyanúgy kell kinéznie, mint a címnek, és az eljárás száma az első oldalon található.
- Kezdőlapok - Az eljárás végén, az eljárás felülvizsgálatát végző személynek tartalmaznia kell kezdőbetűit és a legutóbbi felülvizsgálatának / felülvizsgálatának dátumát.
- Példák - Ezek elkülönülnek az írandó eljárástól. Tartalmazhatnak képernyőképeket egy programból, áttekinthető táblázatokat, stb. Az eljárás megfelelő pontjára a példára kell hivatkozni (pl. A példa). Ezután az egyes példák jobb felső sarkában hivatkozni kell arra, hogy ez milyen példa.
A házirendhez és az eljáráshoz használható legjobb betűtípus
Négy betűtípust ajánlok:
- Arial - Ez a betűtípus a legtöbb dokumentum ipari szabványának számít. Sok számítógép alapértelmezés szerint használja ezt a betűtípust, és könnyen olvasható. Soha nem hibázhat ezzel a betűtípussal.
- Times New Roman - Egy másik ipari szabvány. Egyes számítógépes programok alapértelmezett betűtípusaként is használják. Vannak, akik ezt egy régi stílusnak tartják, amelyet a számítógép-felhasználók első generációja felismer.
- Calibri - A lágyabb megközelítés érdekében használhatja ezt a betűtípust. Könnyű a szem, és kisimítja a dokumentum megjelenését. Mivel a szabályzat és az eljárás unalmas lehet olvasni és írni, ez lehet az egyik jobb betűtípus.
- Georgia - Ez egy ritkán használt betűtípus, de képes átugrani rád. Arial és a Times New Roman keresztezésének tekintem.
Nem használnék túl nehezen olvasható vagy szakszerűtlennek tűnő frontot. Senki nem fogja komolyan venni az irányelvet és az eljárást, ha nem szakszerű betűtípust használnak.
Az alábbi képen mind a négy betűkészlet látható.
Példák a fent említett betűtípusokra.
David Livermore
Példa egy irányelvre és eljárásra.
David Livermore
A fenti házirend és eljárás példában használt formázás
Kategória | Formátum |
---|---|
Fejléc |
14 pont, félkövér, közép |
Cím |
14 pont, félkövér |
Eljárás száma |
14 pont, félkövér |
Dátumok |
12 pont, félkövér, közép |
Engedélyezte |
12 pont, félkövér, közép |
Irányelv |
12 pont, a "Policy" félkövér, igazolt |
Irányelv |
12 pont, félkövér, igazolt |
Eljárás |
12 pont, indokolt |
Oldalszám |
10 pont, Center |
Oldalfejléc |
12 pont, félkövér |
Monogram |
12 pont |
Tippek a házirenddel és az eljárással kapcsolatban
Íme néhány általános tipp, amelyet követni kell a politika és az eljárás tekintetében.
- Gyakran vizsgálja felül az eljárásokat. Az, hogy írsz egy eljárást, még nem jelenti azt, hogy kész. Időről időre vissza kell térnie, és ellenőriznie kell az eljárást az esetleges változásokra vonatkozóan. Vannak, akik azt javasolják, hogy néhány évente vizsgálják felül őket, de én, ha lehetséges, szeretnék évente átnézni őket. Továbbá, ha valami megváltozik a szervezetben, amely hatással van egy eljárásra, akkor azonnal módosítani kell a házirendet és az eljárást.
- Vizsgálja felül az eljárást, mielőtt az elérhetővé válik. Kérje meg néhány embert, hogy vizsgálja felül az eljárást annak igazolására. Vegyen be ebbe a folyamatba új alkalmazottakat és tapasztaltakat is. Olyan információkat nyújthatnak, amelyekre nem is gondolt. Ha van egy rendszeres bizottsága, amely felülvizsgálja az eljárásokat, az még jobb.
- Mindenki erősítse meg, hogy felülvizsgálta az eljárást, miután kiadták. Miután befejeztem az eljárás írását vagy felülvizsgálatát, az egészet elküldöm az összes munkatársamnak. Aláírják és dátummal ellátják, amikor felülvizsgálják. Küldök e-mailt a személyzetnek, hogy tanácsot adjak a házirend és az eljárás változásairól. Így van dokumentációm, amelyet mindenkinek értesítettem. Nagy szervezeteknél ezt a felügyelőknek kell megoldaniuk csapat vagy szekció szinten.
- Készítsen tartalomjegyzéket. Ha végül sok politikát és eljárást dolgoz ki, dolgozzon ki egy tartalomjegyzéket, hogy megkönnyítse az adott házirend megtalálását.
- Hagyjon némi kígyózási helyiséget egy eljárás során. Nem szabad elvárni, hogy a személyzet betartsa a politikát és az eljárást. Útmutatóként kell szolgálnia a munka elvégzéséhez. Mindaddig, amíg nem követtek el hibákat és törvényeket nem sértettek, bizonyos mozgástér megengedhető az eljárás követése során.
- Tartsa az eljárást a lehető legrövidebb ideig. Ne foglaljon bele minden forgatókönyvet vagy helyzetet, amely felmerülhet. Ha évente egyszer történik valami, miért kellene eljárást kidolgozni rajta? Ezt a legjobban emlékeztetőben vagy e-mailben lehet kiszolgálni.
- Ellenőrizze, hogy nem sért-e meg szabályokat vagy törvényeket egy eljárás során. Nagy szervezetekben előfordulhat, hogy ellenőriznie kell, hogy az eljárás kidolgozása során nem teszi-e kárt a munkáltatónak vagy a munkavállalónak. Ha szükséges, az eljárás szakpolitikai részében tüntesse fel annak a jogalapját, hogy miért dolgoztak ki politikát és eljárást.
- Google. Mielőtt elkezdené írni a házirendet, keressen az interneten, hátha más szervezet is írt hasonló házirendet. Ne plagizálja az eljárást. Ehelyett csak olvassa el, és hozza létre sajátját a megtalált ötletek alapján.
A politika és az eljárás alkalmazásának előnyei
Az alábbiakban bemutatjuk a politika és az eljárás kidolgozásának előnyeit:
- Lehetővé teszi a dolgok egységes formáját. Anélkül, hogy politikája és eljárása lenne, ez lehetővé teheti az emberek számára, hogy úgy cselekedjenek, ahogy akarnak. Tévedéseket tehetnek vagy hibákat okozhatnak a folyamat során. A házirend és az eljárás megoldja ezt a problémát.
- Ez kiküszöböli a személyzet állandó kérdéseit. Felügyelőként folyamatosan kapok kérdéseket munkatársaimtól. Most, hogy politikánk és eljárásunk teljesen frissült, csak felhívhatom őket a kérdésük megválaszolására szolgáló eljárásra. Az eljárás néha azonban pontosításra szorul.
- A politika és az eljárás felelősségre vonja a munkavállalókat. Ha helyesen hajtják végre, akkor a házirend és az eljárás alkalmazása személyzetét egy adott színvonalon tudja tartani. Valaki nem mondhatja, hogy valamiről nem tudott, vagy nincs mire hivatkoznia. A házirend és az eljárás segítségével tudatosítja a személyzetet abban, hogy mit várnak el tőlük.
- Nagyszerű az új alkalmazottak képzéséhez. Amikor új alkalmazottat kapok, az első egy-két napot szoros együttműködésben töltöm. Megmutatom nekik a munka nagy részét, de aztán elsétálok. Az egyetlen dolog, amit hagyok nekik, az a politika és az eljárás. Mivel kérdéseik vannak, erre az eljárásra irányítom őket. Megtanulják a munkát és azt, hogy hová kell menniük, ha kérdésük van. Ráadásul ez felszabadít a munkám elvégzésére.
- Célokat tud kitűzni. Az írásbeli munkaköri feladatok nagyszerű tulajdonsága, hogy célokat tűzhet ki a személyzet számára. Az eljárás felvázolja, mit kell tenni, és mikor kell egyesével lefeküdnie. A munkatársak ezt saját célként kezelhetik annak érdekében, hogy előmozdítsák, emelést szerezzenek stb.
A politika és eljárás használatának hátrányai
Az alábbiakban bemutatjuk a politika és az eljárás kidolgozásának hátrányait:
- Elfojtja a kreativitást. A személyzet úgy érzi, mintha nincs szabadsága a döntéshozatalban. Nem gondolkodnak a kereteken kívül, és nem találnak új, kreatív megoldásokat egy problémára, ha úgy érzik, hogy mindig egy meghatározott eljárást kell követniük. Mindig elmondom a munkatársaimnak, hogy az eljárások iránymutatások, nem pedig kemény és gyors szabályok. Amíg sikeresen eléri a célt, a hogyan nem számít.
- Folyamatos frissítést igényel, ami időigényes lehet. Amikor valami megváltozik, valakinek vissza kell térnie az irányelv felülvizsgálatához. Amikor új munkaköri feladatok merülnek fel, valakinek le kell írnia az eljárást annak végrehajtására. Nagyon időigényes folyamat. Minden héten egy házirend és eljárás frissítésével, felülvizsgálatával vagy tervezésével foglalkozom.
- Megfékezheti a szervezet növekedését. Sok alkalmazott visszatér arra a mondatra, hogy valamit mindig is így csináltak, akkor minek változtatni rajta? Ez nem ugyanaz, mint megakadályozni, hogy valaki kreatív legyen. Ehelyett a házirend és az eljárás visszatarthatja a változásokat egy szervezetben, ha valakinek van olyan dokumentuma, amely kimondja, hogy valamit mindig egy bizonyos módon végeztek.
- Az alkalmazottak az eljárás egy lépését többféleképpen értelmezhetik. Lehet, hogy valaki olvas egy lépést, míg egy másik másképp, amikor az eljárás írója egészen mást jelenthetett. A papíron lévő szavak nyitottak az értelmezésre. Tehát amikor egy eljárást kidolgoznak, főleg egy hosszadalmasat, szóbeli kommunikációra van szükség róla.
- Unalmas írni. Néha több napot töltöttem egymás után az eljárás írásával és átdolgozásával. Ez nagyon hosszú és elhúzódó folyamat lehet, ezért nem a legizgalmasabb dolog a munkámban. Az unalmas problémát az okozza, hogy jobban hajlandó hibázni, ezért fontos, hogy a felülvizsgálat után több ember ellenőrizze a házirendet.
© 2014 David Livermore