Tartalomjegyzék:
- Tippek a prezentációkhoz az elejétől a végéig
- Az Utazás megkezdése
- 1. Kezdje egy vázlattal
- 2. Tegye az első dolgokat az első helyre
- 3. Lépjen a nagy képről a részletekre
- 4. Kövesse a következtetéseket a támogatással
- 5. Rendben van, ha középen indul
- Utazás stílusban
- 6. Használja a sima angol nyelvet
- 7. Légy tömör és egyértelmű
- 8. Ne éljen vissza a Power Pointtal
- 9. Győződjön meg arról, hogy a formázása jól működik
- 10. Legyen White Space a barátod
- Eljutás a célhoz
- 11. Írjon a közönségének
- 12. Összegezze az összeset összefoglalással
- 13. Teljesítse a célját
- Élvezd az utazást
- Üdvözlöm kérdéseit és észrevételeit.
Gondoljon a jelentésekre és az előadásokra, mint utazásra - az Ön és közönsége számára.
Pixabay (módosította: Catherine Giordano)
Az üzleti életben gyakran felkérnek minket arra, hogy írjunk jelentést vagy emlékeztetőt, vagy tartsunk előadást. Íme néhány tipp, amely hatékonyabb kommunikátor lehet.
Gondoljunk erre a feladatra mint utazásra. Vannak tennivalók az utazás elején, tennivalók az utazás megkönnyítése és élvezetesebbé tétele érdekében, valamint a tennivalók az utazás végén.
Tippek a prezentációkhoz az elejétől a végéig
- Kezdje egy vázlattal
- Tegye az első dolgokat az első helyre
- Ugrás a nagy képről a részletekre
- Kövesse a következtetéseket a támogatásokkal
- Rendben van, ha középen indul
- Használja a sima angol nyelvet
- Legyél tömör és egyértelmű
- Ne éljen vissza a Power Pointtal
- Győződjön meg arról, hogy a formázása jól működik
- Legyen White Space a barátod
- Írjon a közönségének
- Összekötni egy összefoglalóval
- Teljesítse a célját
Kezdje jól a tervezéssel és a szervezéssel.
Pixabay (módosította: Catherine Giordano)
Az Utazás megkezdése
Mielőtt útnak indulna, érdemes információkat gyűjteni - például kutatni a szállítási és szálláslehetőségeket, és beszerezni a célállomás prospektusait. Hasonlóképpen, az üzleti jelentés vagy prezentáció elkészítésének első szakasza a felvenni kívánt tényekre és adatokra vonatkozó információk összegyűjtése és rendszerezése.
Íme néhány tipp az induláshoz.
1. Kezdje egy vázlattal
Sorolja fel az összes pontot, amelyet meg szeretne tenni a jelentésben, emlékeztetőben vagy prezentációban. Csoportosítsa őket tématerületekre. Döntse el, melyek a következtetései, és melyek az alátámasztó bizonyítékai.
Ez a te útiterved. Térképezze ki az útvonalát - hogyan juthat el a kezdetektől a befejezésig. Találhat egy jobb útvonalat, miközben halad, így nyugodtan változtathat az előrehaladás során.
2. Tegye az első dolgokat az első helyre
Ha utazást tervez, akkor bizonyos dolgokat először tudnia kell, mielőtt továbbléphet. Például nem döntené el, milyen ruhát csomagoljon, mielőtt elhatározta az úti célját.
Hasonlóképpen, egy jelentésben a pontjait a megfelelő sorrendben kell bemutatni. Ne kezdje el megvitatni egy pontot, mielőtt bemutatná mindazt az információt, amelyre a közönségnek szüksége lesz annak megértéséhez.
Ha olyan szakkifejezést használ, amelyet a közönsége esetleg nem ismer, akkor a jelentés vagy az előadás bevezetése előtt meg kell határoznia ezt a kifejezést.
3. Lépjen a nagy képről a részletekre
Ha kirándulna, akkor az államközi úton indulna, majd az állami utakra költözik, és végül megérkezik a városi utcákra vagy a földutakra.
Jelentés írásakor el kell kezdeni az összképet - a legfontosabb kérdéseket, a legfontosabb pontokat. Innen a részletekre és a kevésbé fontos pontokra tér át.
4. Kövesse a következtetéseket a támogatással
Itt lesz a körvonala hasznos.
Minden bekezdést egy következtetéssel kell kezdeni. Ezután megadja azokat a bizonyítékokat, amelyek alátámasztják ezt a következtetést. Minden következtetésnek tartalmaznia kell két vagy három alátámasztó állítást.
Ha hosszú listája van az alátámasztó állításokról, át kell gondolnia a körvonalát. Talán két vagy három különböző következtetést próbál egy következtetésbe keverni. Próbálja meg átcsoportosítani a pontjait két vagy akár három fejlécbe ahelyett, hogy mind egy címsor alá helyezné.
5. Rendben van, ha középen indul
Utazás közben nem indulhat el egy utazás közepén. Szerencsére, amikor írsz, nagyon jó, ha középen indulsz.
Néha van írói blokk. Csak nem találjuk meg a megfelelő módszert a kezdéshez. Amikor ez megtörténik, nézze meg a körvonalát. Keresse meg azt a részt, amelyik a legkényelmesebb. Írja meg azt a részt. Ha ezt megtette, a többi gyakran könnyen fog folyni.
Később átrendezheti a jelentés vagy az előadás részeit a megfelelő folyamat elérése érdekében.
Menjen első osztályú. Mindig stílusosan írjon.
Pixabay (módosította: Catherine Giordano)
Utazás stílusban
Egy kiránduláson mindig jó stílusosan utazni - ha megengedheti magának.
Szerencsére nem kerül pluszba stílusosan írni. Mindig stílusosan kell írni, mert az, hogy hogyan írsz vagy beszélsz, ugyanolyan fontos lehet, mint amit mondasz.
Íme néhány tipp, amellyel stílusosan írhat és bemutathat.
6. Használja a sima angol nyelvet
Felejtsd el a buzz szavakat és a zsargont. Lehet, hogy megpróbál bennfentesnek tűnni, vagy lenyűgözni a közönségét, de előfordulhat, hogy csak pompásnak tűnik.
Használjon hétköznapi nyelvet, amelyet mindenki megérthet. Vegyen fel egy beszélgetési hangot, amennyire csak lehetséges. Ez a tanács nemcsak előadásokra vonatkozik, hanem írásbeli jelentésekre és emlékeztetőkre is.
7. Légy tömör és egyértelmű
Ne komplikáld túl. Adja meg a következtetést és az alátámasztó állításokat, majd lépjen tovább. Ne legyen ismétlődő. Ne tegye a prezentációt. Ne terhelje túl trükkökkel.
Ha diagramokat vagy táblázatokat használ, akkor korlátozza az egyes információk mennyiségét a csupasz alapvető elemekre.
- Próbáljon csak egy-három oszlopot tartalmazni a diagramban - legfeljebb öt lehet. A fennmaradó adatokat mindig megadhatja egy másik diagramban vagy táblázatban.
- Az olvasónak vagy a nézőnek képesnek kell lennie arra, hogy egy pillanat alatt bevegye a táblázatot vagy a táblázatot. Részletes táblázatokat a jelentés függelékében vagy egy külön kézikönyvben adhat meg.
8. Ne éljen vissza a Power Pointtal
Az, hogy a Power Point szoftver sok csengővel és síppal érkezik, még nem jelenti azt, hogy mindegyiket egy prezentációban kell felhasználnia. Nem akarja elkápráztatni a közönségét; tájékoztatni akarja őket.
Tartsa minimálisan a diákat. Néha elég egy szó vagy egy rövid mondat. A diának célja, hogy jelzésként szolgáljon a megfogalmazandó ponthoz, és a hallgatóság figyelmét a témára összpontosítsa.
- Nem akarod, hogy az emberek elolvassák a diáidat, miközben beszélsz.
- Ezenkívül, ha sok szöveg van a dián, a szöveg túl kicsi lesz ahhoz, hogy a szoba hátsó részében lévők láthassák.
Ha két vagy három diára van szükség a kívánt pont teljesítéséhez, ismételje meg a fejlécet minden egyes dián. A fejléc megismétlésével a közönség tudatja, hogy Ön továbbra is ugyanazt állítja. Tegyük fel például, hogy tizenkét fő piac értékesítési adatainak listáját szeretném jelenteni. A fejlécem az „Értékesítési adatok”, és megismételném ezt a fejlécet minden egyes dián, amelyeken csak három vagy négy piac szerepel.
9. Győződjön meg arról, hogy a formázása jól működik
Ne hagyja, hogy a diák „túl elfoglaltnak” tűnjenek. Ha képeket vagy speciális effektusokat szeretne használni, tartsa azokat minimálisra.
Döntse el a formázási sémát, és legyen következetes a beszámoló vagy a prezentáció során. A végső felülvizsgálatnak tartalmaznia kell egy formátumellenőrzést.
- Csak egy betűtípust használjon. Ha változtatja a betűtípus méretét, legyen következetes. Előfordulhat például, hogy a fejléc nagyobb betűtípussal rendelkezik. Ha igen, ellenőrizze, hogy minden fejlécnél azonos méretű betűtípust használt-e.
- Behúzásokat vagy pontokat használ? Ha igen, ellenőrizze, hogy ezt a formátumot egységes módon használják-e, és hogy a behúzott szóközök száma megegyezik-e.
- Speciális effektusokat használ a PowerPointban? Ha igen, csak egy speciális hatást válasszon, és használja következetesen. Például a támogatási nyilatkozatok beilleszthetők, de nem fejlécek vagy következtetések.
Ha vázlatos formátumot használ, ne lépjen túl két szinten. Ha így tesz, akkor a szövege olyan jobbra lesz, hogy úgy néz ki, mintha leesne az oldalról.
10. Legyen White Space a barátod
A sűrű szövegoldal nem olvasóbarát. A fehér terek olyanok, mint a kis pihenőhelyek az autópálya mellett.
Tartsa rövid a bekezdéseit. Legyen rövid a diagramja. Használjon behúzásokat a következtetések alátámasztására.
El kell vezetnie a közönséget a cél felé.
Pixabay (módosította: Catherine Giordano)
Eljutás a célhoz
Már majdnem ott vagy - Csak még néhány megálló, és az út teljes.
Íme néhány tipp a „boldog leszálláshoz”.
11. Írjon a közönségének
A közönségének írt? Meggondolta, mit tudnak már, és mit akarnak tudni? Foglalkozott esetleges tévedéseikkel? Olyan információkat mond nekik, amelyeket örömmel hallanak, vagy meg akarják cáfolni?
Tekintse át szövegét, figyelembe véve ezeket a kérdéseket, és végezze el a szükséges változtatásokat. A kérdésekre és a kifogásokra számítani szeretne, és a jelentés során vagy az előadás során válaszolni akarna rájuk.
12. Összegezze az összeset összefoglalással
Az összefoglaló nem alkalmas arra, hogy megismételjük a jelentés vagy az előadás fő részében látható adatokat. Ez egy hely, ahol elmesélhetjük a történetet. Ez az a hely, ahol az egészet össze lehet kötni.
Írásbeli előadásban az összefoglaló általában megelőzi a szöveget. Egy előadásban a végén jön. Összegzés.
Kerülje a számok használatát az összefoglalóban. Ehelyett jelentse a számok mögött rejlő jelentést. Találja meg a legfontosabbakat, és beszélje meg a megadott információk következményeit.
Nem szükséges a tényeket a jelentésben használt sorrendben bemutatni. Ez újravétel, nem összegzés. Említse meg a tényeket abban a sorrendben, amely a legjobban elmondja a történetet. Távolítsa el a tangenciális vagy nem fontos információkat.
Az összefoglaló segítségével magyarázza el az adatok ellentmondásait. Ha nem tudja megmagyarázni az adatok ellentmondásait, akkor nem áll készen a jelentés benyújtására vagy az előadás tartására. Addig dolgozzon az adatokkal, amíg meg nem találja a válaszokat.
13. Teljesítse a célját
Hová akarja eljuttatni olvasóit és hallgatóit? Célja a cselekvés támogatása? Szeretné, ha a közönsége bizonyos következtetésre jutna?
Lehet, hogy már az írás megkezdése előtt meghatározta a célját, de néha a cél nem egyértelmű, amíg nem dolgozott az adatokkal. Miután elkészült az első vázlattal, tekintse át a munkáját és szerkessze, hogy megbizonyosodjon arról, hogy teljesíti a célját.
Gondoljon magára úgy, hogy kézen fogja közönségét, és lépésről lépésre vezeti őket oda, ahová akkor akar menni. Amikor végső következtetéseihez vagy ajánlásaihoz jut, azt akarja, hogy a hallgatóság bólogasson: igen, igen, igen. Pont oda hoztad őket, ahová szeretnéd.
Ön egy történetet mesél, nem pedig egy csomó adatot. A közönségnek látnia kell, hogy a sztori összes darabja hogyan illeszkedik egymáshoz. Mint egy történet cselekménye, minden egyes információ a végéhez vezet.
Minden egyes új tény bemutatása közben mutassa meg, hogyan illeszkedik a többi korábban megadott tényhez.
Ideje megünnepelni a nagyszerű munkát.
Pixabay (módosította: Catherine Giordano)
Élvezd az utazást
Ha betartotta a fenti tanácsokat, akkor magabiztosnak érzi magát, amikor benyújtja jelentését vagy feljegyzését, vagy amikor előadást tart. Ugyanilyen fontos, hogy a közönség is boldog lesz.
Tehát most megkaphatja azt a mai-tai-t a tengerparton. Megérdemled.
© 2016 Catherine Giordano
Üdvözlöm kérdéseit és észrevételeit.
Catherine Giordano (szerző) Orlando Floridából 2016. szeptember 12-én:
Köszönöm Larry Rankin. Örülök, hogy tetszett.
Larry Rankin, Oklahoma, 2016. szeptember 12.:
Csodálatos folyamatelemzés.
Catherine Giordano (szerző) Orlando Floridából 2016. augusztus 25-én:
teahes12345 Olyan nagyszerű, hogy egy tanár elmondja nekem, hogy a jobb beszámolók és prezentációk (pl. Power Point) írásáról szóló esszém hasznos. Az a rész, ami a legjobban tetszik, az a rész, hogy egy beszámolót vagy prezentációt utazásként tekintek az íróra / előadóra, mint útmutatóra, amely a hallgatóságot a következtetésre vezeti.
Dianna Mendez 2016. augusztus 25-én:
Kiválónak találtam a Powerpoint tippjeit. Ez az az információ, amelyet a hallgatóknak adtam előadásokhoz, és ez segít kiemelni a legfontosabbakat. A cikk értékes információkat nyújt az olvasók számára, amelyek sikerhez vezetnek.
Catherine Giordano (szerző) Orlando Floridából 2016. augusztus 21-én:
AudreyHowitt: Köszönöm, hogy tudatta velem, hogy tetszik azok a készségek, amelyeket ebben a cikkben tanítottam.
Catherine Giordano (szerző) Orlando Floridából 2016. augusztus 21-én:
heidithorne: Nagyon köszönöm, hogy kifejezte elismerését. Örülök, hogy hasznosnak találta az egyik tippemet.
A kaliforniai Audrey Howitt 2016. augusztus 21-én:
Milyen informatív cikk - a hatékony üzleti prezentációkban nagy szakértelem van -
Heidi Thorne, Chicago környékéről, 2016. augusztus 21-én:
Néhány nagyszerű tipp a PowerPoint diákkal és a szóközzel. Megosztás itt a HP-n!
Catherine Giordano (szerző) Orlando Floridából 2016. augusztus 21-én:
ChitrangadaSharan: Köszönöm a megjegyzést. Úgy tűnik, már tudta a legtöbbet, de remélem, kapott egy-két tippet. Mint mondja, a jó jelentések és prezentációk megírása fontos üzleti készség.
Chitrangada Sharan Új-Delhiből, Indiából, 2016. augusztus 21-én:
Az üzleti prezentáció olyan készség, amelyet sok szakember birtokol, míg mások tapasztalat útján tanulják meg.
Nagyon szépen elmagyarázta pontról pontra, hogyan lehet jobb jelentéseket és prezentációkat írni. Tényleg lenyűgöző.
Biztos vagyok benne, hogy sok érintett szakembernek segít.
Köszönet a megosztásért!
Catherine Giordano (szerző) Orlando Floridából 2016. augusztus 21-én:
FlourishAnyway: Egyetértek. A túl elfoglalt PowerPoint-prezentációk inkább idegesítőek, mint informatívak. A beszélő feladata a részletek kitöltése. A PowerPointban található szöveg csak a néző figyelmének a témára való összpontosítására szolgál. A képeket csak akkor szabad használni, ha valamit hozzáadnak az előadáshoz, nem csak a képek készítése érdekében. Köszönöm a hozzászólásod.
FlourishAnyway USA-ból, 2016. augusztus 21-én:
Remek tippek üzleti jelentésekhez és prezentációkhoz. Az egyik kedvencem egy lekváros PowerPoint-dia, amely annyira elfoglalt, hogy a hallgatóság figyelmét inkább az olvasásra, mint a hallgatásra tereli. Nincs oka a beszélőnek.