Tartalomjegyzék:
Julie DeNeen 2012
Az internet korában úgy tűnik, hogy a feljegyzések írása kiment a divatból. Kinek kell emlékeztetőt küldenie, amikor SMS-t küldhet vagy e-mailt lőhet? De tény, hogy még mindig sok oka van annak elküldésére, és ha profinak akarsz megjelenni, akkor bizonyos szabályokat be kell tartani. Így kell megfelelően csinálni.
Olyan helyzetek, amelyekhez nyomtatott másolat szükséges
- Dokumentumok faxolása olyan szervezeteknek, amelyek e-mail helyett nyomtatott példányt igényelnek (orvosi rendelő, kormányhivatal stb.)
- Olyan csomag, könyv vagy dokumentum küldése, amelyhez megjegyzésre van szükség, amely elmagyarázza a vevő műveleteit
- Privát üzenet, amelyet nem célszerű e-mailben elküldeni
- A dolgozók tömeges kézbesítése a postaládájukban (ha az egész munkahelyen működő e-mail rendszer még nem működik)
Ne feledje, hogy még akkor is, ha e-mailben küldhet információkat, az e-mailben található informális emlékeztető formátum professzionális kommunikációs mód.
A Címsor
Minden feljegyzés a "feljegyzés" vagy "feljegyzés" szóval kezdődik. Ha Microsoft Word-t használ, keressen egy sablont, amely megfelel üzleti vagy szervezeti stílusának. Sok iroda fejlécfájlt használ, amely a vállalkozásukhoz van szabva. Ezután a legfontosabb információkat szeretné feltüntetni az oldal tetején, így az olvasó számára könnyű.
- Kinek való
- Akitől származik
- Dátum
- Ki kaphatta még az emlékeztetőt
- A tárgysor
Julie DeNeen 2012
A test
A feljegyzés törzsének megírása meglehetősen egyszerű. Mondja el a mondanivalót a lehető legkevesebb szóval. Ha félkövér betűvel ellátott alcímeket és listákat használ, folytassa és tegye meg, mert ez megkönnyíti az olvasó számára a fontos információk gyors megszerzését. Használja ugyanazokat a szabályokat és nyelvtant, mint online cikkek írása esetén. Ne használjon olyan szleng szavakat, mint "fogok" vagy "akarok". Kerülje az olyan rövidítéseket, mint a "LOL" vagy a "TTL". Ezek túl informálisak még egy informális feljegyzéshez sem.
Használja a helyesírás-ellenőrzést a Word programjában, és győződjön meg arról, hogy mentes az elírási hibáktól és a kényelmetlen kifejezésektől. Nagybetűkkel írjon be minden nevet és helyet, de ne írja a nagybetűket a fejlécben (az első szó kivételével).
A dokumentum végén írja alá, mint egy levelet. Annak ellenére, hogy a "from" információt a fejlécbe helyezi, jó, ha aláírja. Mivel a legtöbb emlékeztető nehezen másolható, hagyjon helyet az aláíráshoz. Ha e-mailben küldi el, az nem szükséges.
Julie DeNeen 2012
Különféle típusú jegyzetek
- Irányelvek: Ez a típus utasítja munkatársait egy új cselekvésre, amelyet követni kíván.
- Válaszok: Ezt a típust általában egy műveletelem-változás eredményeként írják. Ha az irányelv-emlékeztető a heti értekezlet időpontjának megváltoztatását jelentette be, akkor lehet, hogy a válaszjegyzet egy konfliktusban lévő munkatársától származik.
- Utazási jelentések: Ez a típus összefoglaló információt nyújt egy értekezletről, üzleti útról vagy más vállalkozásról, amely megköveteli, hogy az alkalmazott beszámoljon a felügyelőnek vagy egy nagyobb csoportnak.
- Helyi jelentések: Ez a típus általában egy ellenőrzésre adott válasz.
- Hiteljegyzetek: Ez a típus egy egészen más formátumú, mivel általában a szolgáltatásokkal vagy árukkal kapcsolatos pénzügyi információkat írja le. A formátum megtekintéséhez olvassa el a Microsoft Word sablonjait a jóváírási jegyzetekhez.
Hibás a feljegyzés!
Mint mindig…
Ne feledje, hogy a leírt információkat nem lehet visszavonni. Győződjön meg róla, hogy körültekintően fogalmaz meg profi és tényszerű hangzásról, még akkor is, ha ez egy informális feljegyzés. A gyakorlással Ön is memo-író szakértő lesz!