Tartalomjegyzék:
- Úgy érzi, hogy elveszítette az irányítást?
- Munkahelyi szervezetlenség
- Napi listát vezet, amely átveszi
- Kezelje az idejét és a prioritásait felfelé
- Amire szükséged van az ellenőrzőlista létrehozásához
- 7 lépéses ellenőrzőlista szervező
- Tegye fontossá listáját színekkel
- Legyen otthon szervezett az ellenőrzőlistával
- Digitális ellenőrzőlista-szervezők
- PDF ellenőrzőlista szervező űrlap
- Ellenőrzőlista alkalmazások PC-hez, okostelefonokhoz és táblagépekhez
- Alkalmazások versus papír alapú ellenőrzőlisták
- Miért kell szervezett maradnia egy ellenőrzőlistával
- Hogyan maradsz szervezett? Listákat használ?
Ez a cikk részletezi az ellenőrzőlisták használatát a szervezettség érdekében.
mohamed_hassan, CC0, a PIxabay-n keresztül
Úgy érzi, hogy elveszítette az irányítást?
Volt már ilyen napja, amikor úgy érzi, hogy semmit sem ért el?
- Az íróasztala rendetlenebbnek tűnik, mint amikor megérkezett.
- Beérkezett üzenetei a múlt héten maximáltak.
- Post-it jegyzetek borítják a számítógép képernyőjét.
- Az íróasztal alatt nincs hely a lábadnak.
- És az a reggeli találkozó végül egy órával ezelőtt befejeződött.
A szervezettség megőrzése kihívás. Az információk minden irányból bombáznak minket. Szöveges üzenetek, közösségi média, e-mail, webes formanyomtatvány-válaszok, értekezlet-összehívások, beszélgetések átadása, telefonhívások és szokásos levelezési hangulat.
Nem csoda, hogy a stressz szintje magas. Az Amerikai Pszichológiai Szövetség (APA) szerint az amerikaiak 39% -a 2017-ben "kissé jelentős" vagy "jelentős stressz" miatt szenvedett, amelyet a munkahelyi "túl nagy terhelés" okozott.
Munkahelyi szervezetlenség
Az irreális vagy bizonytalan szerepek szintén az öt legfontosabb munkahelyi stressz közé tartoztak az APA 2017-es felmérésében. Ezek a negatív szempontok, valamint a túl sok munka megnehezítik a munkájukon való maradást.
És nemcsak az irodai alkalmazottak küzdenek a feladatok túlterhelésével és az időgazdálkodás korlátjaival. Kereskedők, kiskereskedelmi dolgozók és szórakoztatók is küzdenek a dolgokért.
A legtöbb munkahely munkaköri leírást tartalmaz, amely kiemeli a kötelességeket és feladatokat. Néha elavultak, vagy nem fednek le mindent, amit csinálsz. És bár közölhetik a felelősségek listáját, hiányoznak a konkrétumok.
Még akkor is, ha a munkahelynek lépésről lépésre dokumentált eljárásai vannak, akkor is túl sok tennivalója van. Előnyökkel jár annak ismerete, hogy egy ellenőrzőlistával hogyan lehet fontossági sorrendbe állítani és kezelni a nagy terhelést. Az ellenőrzőlisták alapvető szervezési eszközként szolgálnak.
Ha túlterheltnek érzi magát a munkahelyén, szervezzen egy tennivalók listája segítségével. Minden reggel elején írjon le mindent, amit meg kell tennie. Pontosíts.
Napi listát vezet, amely átveszi
A feladatok és tevékenységek napi feladatlistája:
- Emlékeztetőül működik
- Segít kiemelni a napját
- Megmutatja, ha túlzottan vállalod
- Időt takarít meg
Kezelje az idejét és a prioritásait felfelé
Az ellenőrzőlista a munkafolyamatot is segíti. Ha titkár vagy személyes asszisztens vagy, aki egynél több vezetőnek felel, az ellenőrzőlista segít a felfelé irányításban. Vegyen fel egy oszlopot a listájába az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges idő becslésének rögzítéséhez.
Ösztönözze vezetőit, hogy rögzítsék a feladatok listáján az általuk megadott feladatokat. Az ellenőrzőlista bővíti a munkájukkal kapcsolatos tudatosságukat. Látják, mit kell még tennie és mikor szükséges. A lista kezeli elvárásaikat.
Még ha csak egy vezetője is van, az ellenőrzőlista létfontosságú bizonyítéka a munkaterhelésének. Használja a teendők listáját:
- Fedezze fel a hatékonyabb munkafolyamatokat
- Könnyítsen a terhelésen
- Kérjen segítséget
- Érveljen asszisztens vagy új csapattag mellett
Amit azonban megosztok veletek, nem akármilyen szokásos teendők. Ez egy ellenőrzőlista-szervező.
Amire szükséged van az ellenőrzőlista létrehozásához
- Jegyzetfüzet (egy A5 méretű könyv használatát javasoltam.)
- Legalább négy színes toll, például zöld, sárga, lila és piros
- Vonalzó (opcionális)
- Csillag matricák (bármilyen színű)
Ha elvégezte az oldalon található összes feladatot, adjon magának csillagot.
© Phumphaosrk - Dreamstime.com (módosított kép)
7 lépéses ellenőrzőlista szervező
- Nyissa meg a noteszgépet az első elérhető oldalon.
- Írja felül a mai dátumot.
- Írja le az összes dolgot, amelyet teljesítenie kell, mielőtt hazamenne.
* Tartalmazzon új feladatokat, még azokat is, amelyekre aznap nincs szüksége.
* Feladatonként egy sort használjon.
* Az egyes feladatokat fontolja meg színes tollakkal (lásd az alábbi szín útmutatót).
Tipp: Érdemes egyes feladatokat több feladatra bontani, hogy könnyebben kezelje azokat. - Végezzen egy egyenes vonalat az egyes feladatokon, miközben végrehajtja azokat. Vagy tegyen egy pipát a sor végére.
- Kezdjen új listát egy új oldalon holnap.
- Menjen vissza minden nap a könyvébe, és keresse meg a csillag nélküli oldalakat. Értékelje a befejezetlen feladatokat. Ha egy feladatot előbbre kell vinnie egy új oldalra, akkor végezze el a feladatot a régi oldalon, hogy ne folytassa újra.
- Jutalmazza meg magát csillaggal, amikor elkészül a napi lista. Helyezze a csillag matricát az oldalra, ahol könnyen láthatja. Amikor vizuálisan díjazza erőfeszítéseit, ez azt is jelzi, hogy az oldal minden eleme elkészült. A csillag nélküli oldal befejezetlen.
Csillag matricák jelzik, hogy a lista elemei elkészültek, vagy egy másik napra kerülnek.
© Bazruh - Dreamstime.com
Tegye fontossá listáját színekkel
- A vörös feladatok sürgetőek. Aznap be kell fejezni őket.
- A kék feladatok ismétlődnek.
- A zöld feladatok hosszú projektekre vonatkoznak. Várhatóan egy hétnél tovább tartanak.
- A fekete feladatok általános feladatok, amelyeket megtalálhat a munkaköri leírásában.
A további kategorizáláshoz más színeket is használhat. Például különböző színekkel érdemes megkülönböztetni a napi és a heti ismétlődő feladatokat.
Legyen otthon szervezett az ellenőrzőlistával
Az ellenőrzőlista-szervező bárhol működik. Érdemes két jegyzetfüzetet tartania: egyet a munkához és egyet a személyes életéhez.
Tartsa tisztán a házát és nyírja a gyepet, ha házimunkát ad hozzá az otthoni szervező ellenőrzőlistájához. Használhatja a következőkre is:
- Szervezze meg az esküvőjét
- Álláskeresés
- Tervezze meg Ben bácsi nyugdíjas partiját
- Fontossági sorrend és számlák fizetése
- Rendezze el a következő tengerentúli nyaralását
Használhatja a legtöbb típusú esemény vagy életkörülmény kezelésére.
Digitális ellenőrzőlista-szervezők
Van olyan munkahelyi folyamata, amely gyakori ellenőrzést igényel? Fontolja meg az ellenőrzőlista-szervező automatizálását okostelefonon vagy táblagépen történő használatra. Hozzon létre egy PDF-űrlapot, vagy próbálkozzon az alább felsorolt alkalmazások egyikével.
PDF ellenőrzőlista szervező űrlap
Azok a munkahelyek, ahol az ügyfelek a létesítményekhez hozzáférnek, gyakran helyszíni ellenőrzéssel kezdik a napot, hogy megvizsgálják a berendezéseket és létesítményeket. Hozzon létre egy rangsorolt listát, hasonlóan az alábbihoz, a kijelölt alkalmazott számára, hogy kijelentkezzen vagy megjegyzést tegyen. Miután elkészült, az alkalmazott elmenti és e-mailben elküldi az ellenőrzési ellenőrzőlistát egy vezetőnek vagy az OH&S tisztviselőnek.
Ellenőrzőlista alkalmazások PC-hez, okostelefonokhoz és táblagépekhez
Ha nem akar hordozni egy notebookot, ezek az alkalmazások a rendezettséghez is hozzájárulhatnak.
Az Apple iOS-jéhez tartozik egy szokásos Emlékeztető alkalmazás. Használja ezt alternatív folyamatként a szervezettség megőrzéséhez.
Megtalálja az Apple Reminder alkalmazást, amely korlátozza vagy nem használja az IOS-eszközt? Próbálja ki a Todoist: Tennivalók listáját és Feladatkezelőjét. Több eszközön ingyenesen elérhető, de prémium opcióval is rendelkezik. Jelentkezzen be az alkalmazásba Google- vagy Facebook-fiókjával, vagy hozzon létre újat. Windows 10 PC-n használom.
Egyéb ellenőrzőlista és szervezeti alkalmazások (némelyiknek kis díja van, vagy alkalmazáson belüli vásárlásokat tartalmaznak) a következőket tartalmazzák:
- Wunderlist
- Google Keep
- Habitica (gamifikált tennivalók listája)
- OmniFocus 2
- 2Do (tennivalók listája, feladatok és jegyzetek)
Alkalmazások versus papír alapú ellenőrzőlisták
Az alkalmazások automatizálják az ellenőrzőlistákat. Ezek megkönnyítik a munkafolyamat megosztását és integrálását más emberekkel, programokkal és munkafolyamatokkal. Amikor azonban egy számítógépes rendszer leáll, vagy az áramellátás megszűnik, a kézi ellenőrzőlista-szervező tartja kézben az irányítást.
A papír alapú ellenőrzőlista a vészhelyzetek elengedhetetlen eszköze. Fontolja meg, hogy kéznél tartsa a digitális ellenőrzőlista nyomtatott példányát.
Ha Ön ellenőrzi a munkahelyi biztonságot, tartson vágólapot és a munkahelyi egészségügyi és biztonsági ellenőrzőlisták nyomtatott példányát könnyen elérhető helyen. Az is lehet, hogy van egy ellenőrzőlista az áramkimaradáshoz.
Papíralapú ellenőrzőlistákat őrizzen, amikor az áramellátás kialszik.
© Ekaterina79 - Dreamstime.com
Miért kell szervezett maradnia egy ellenőrzőlistával
Az ellenőrzőlista-szervező, például a feladatok listájának használatával visszaveszi a munka irányítását. Ahelyett, hogy folyamatosan emlékezne mindenre, amit meg kell tennie, a feladatok megírása felszabadítja gondolatait, hogy az adott munkára összpontosítson.
Az ellenőrzőlista-szervező túlmutat a mindennapi feladatlistán. Használja egy adott folyamat befejezéséhez, például munkahelyi egészségvédelmi és biztonsági ellenőrzéshez vagy helyszíni ellenőrzéshez. Vagy megszervez mindent, amit meg kell tennie, hogy kikapcsolódjon és élvezhesse egy hétvégét.
Azáltal, hogy az ellenőrző listákat a nap részévé teszi, enyhíti a munkahelyi stresszt. A teendők listáját a következőkre is felhasználhatja:
- Tegyen fel egy üzleti ügyet a további forrásokért
- Frissítse a munkaköri leírást és rendeljen hozzá felelősségeket
Legfőképpen az ellenőrzőlisták segítenek vizuálisan kezelni és szervezni akár egy folyamatot, akár a tennivalókat. Ennek eredményeként ez a végső pipa rengeteg nyomást gyakorol rólad.
© 2012 Tina Dubinsky
Hogyan maradsz szervezett? Listákat használ?
Angol lesz 2013. május 1-jén:
szervezetlen? Ez nekem mindennapi lol. Bármilyen csoda, még mindig épeszű vagyok. Valójában van egy iphone-m, és folyamatosan használom az "Emlékeztető" alkalmazást, nem tudom, mennyire szervezett vagyok neki köszönhetően, de ez sokat segít. Jó hub.