Tartalomjegyzék:
- Okkal főnök (de a szervezeti készségek nem igaz)
- Segítsen főnökének, hogy összeszedje az ő (vagy az ő) cuccait
- Megvan ez!
- Először építsen bizalmat
- Példa alapján levezetve
- Keresse megérteni
- A bizalmi partnerség kiépítése a siker kulcsa
- Stratégiai támogatás nyújtása
- Célok igazítása
- Minimalizálja a megszakításokat
- Készíts egy jó főnököt szervezetté
- Olvasói szavazás
- Kommunikáljon egyértelműen
- Legyen rövid
- Használja a "Válasz mindenkinek" megtakarítást
- Alkalmazza a következetes címkézést
- Segítsen főnökének, hogy megossza az információkat
- Jelenlegi megoldások, nem problémák
- Kezelje az idejét, és segítse főnökét az Ő kezelésében
- Idő beosztás
- Hozzon létre és osszon meg egy naptárt
- Értekezlet-menedzsment
- Hódítsd meg együtt a szervezetlenséget
- Oszd meg és uralkodj
- Címke, fájl és tárolás
- Fogadja el az "Egygombos" szabályt
- Igen, a változás lehetséges
- A Soft Sell
- Apró változások és felvásárlás
- Ne légy mindentudó
- Bátorítsd
Okkal főnök (de a szervezeti készségek nem igaz)
A főnök szervezettségének elősegítése növeli szakmai képét. Segítsen nekik abban, hogy megmutatkozás nélkül végezzék el.
Maggie a Flickr-en keresztül, a CC-BY-SA 2.0, a FlourishAnyway által módosítva
Segítsen főnökének, hogy összeszedje az ő (vagy az ő) cuccait
Jó okkal ő a főnök, de ez bizony nem az ő szervezési képességei.
Néha elhanyagolja a legfontosabb részleteket. Irodája az elhibázott iratok hegye. Ha főnöke nem találja meg ezt a fontos dokumentumot, a közelgő határidők az irodát nyomástartónak érezhetik. Ismerős? Ha igen, segítsen főnökének kezelni az idejét és fontossági sorrendet állítani - miközben hagyja, hogy azt gondolja, hogy ez az ő ötlete volt.
Amint a főnöke szervezettebbé válik, javítani fogja szakmai arculatát. Tudatosabb lesz abban is, hogy mi szerepel a menetrendjében, és jobban irányítja az idejét. Viszont, akkor arat maradék előnyeit kevesebb stresszel és nagyobb hatékonyságot.
Gondoljon a többletidőre és erőfeszítésekre, amelyek befektetésként történő megszervezéséhez szükségesek. Az irányítással egyszerre irányíthatja saját karrierjét és szakmai arculatát.
Készen áll a kezdésre?
Megvan ez!
Példa alapján levezetve. Először maga mutassa meg a szilárd szervezési készségeket.
StartUpStockPhotos a Pixabay-n keresztül, ingyenes domain segítségével
Először építsen bizalmat
Mielőtt bármit megpróbálna kijavítani, meg kell szereznie a jogot erre. Ez azt jelenti, hogy ki kell építeni a bizalom alapját.
Példa alapján levezetve
Győződjön meg arról, hogy maga bizonyítja a szilárd szervezési készségeket, finomhangolva a rendszert a pályán maradás érdekében. Tartsa rendben saját munkaterét. Felkészülve jelenjen meg az üléseken. Tartson be minden határidőt. Ezenkívül mutassa meg találékonyságát azáltal, hogy leggyakrabban a kéznél levő információkra támaszkodik (pl. Kulcsfontosságú kapcsolattartók, gyakran elérhető jelentések).
Keresse megérteni
Amint elnyeri főnöke bizalmát, hallgasson is, különös figyelmet fordítva minden megnyilvánuló érzésre. Figyeljen a jelekre, miszerint főnöke gyenge szervezési képességei csalódást, konfliktusokat vagy akár következményeket okoznak számára a szervezetben. Ilyenek például a határidők vagy megbeszélések elmulasztása, az elveszett papírok és mások észrevételei.
Először mérje fel a helyzetet, mielőtt beugrik a segítségre, és különösen ne kerüljön visszajelzésre, amely visszavághat Önről. (Ne feledje, hogy információgyűjtési módban van.) Lehet, hogy az őrületében létezik egy módszer, bármennyire sem hatékony, amelyet meg kell értenie.
Továbbá, bármennyire is ingerli a hanyagsága, soha ne csilingeljen azzal, aki rosszul szájolja. A szellőzésed visszatérhet hozzá, és az ilyen kritikus megjegyzések nincsenek összhangban a segíteni szándékoddal.
A bizalmi partnerség kiépítése a siker kulcsa
Mutassa meg szilárd szervezési készségeit azáltal, hogy előkészített megbeszéléseken jelenik meg, és rendben tartja saját munkaterületét. Hallgassa meg, milyen érzésekkel vagy következményekkel függ össze a főnök gyenge szervezési képessége.
rdubois a Flickr-nél, CC-BY-SA 2.0
Stratégiai támogatás nyújtása
Ügyeljen arra, hogy szerepe és viselkedése egyaránt támogassa főnöke legjobb teljesítményét azáltal, hogy minimalizálja a zavaró tényezőket és növeli hatékonyságát.
Célok igazítása
Tudja meg, mi a főnöke célja és hogyan mérik őt a társaságban. Győződjön meg arról, hogy a teljesítménycéljai összekapcsolódnak az ő céljaival. Ha észreveszi a kapcsolat megszakadását, mondja el neki, hogy szeretne tisztázni, hogy céljai hogyan tudják teljesebben támogatni az ő és a szervezet céljait.
Minimalizálja a megszakításokat
Kérdezd meg tőle, hogyan szereti szívesebben az információkat, mind csatornája (pl. Elektronikus, személyesen, telefonon), mind az időzítési preferenciák tekintetében. Vannak, akik "reggeli emberek" és élvezik a napjukat, míg mások lassan melegednek.
Ismerje meg, hogyan akarja a megszakításokat kezelni, és segítsen neki elkerülni a feleslegeseket. A kutatások azt mutatják, hogy az irodai alkalmazottakat átlagosan három percenként megszakítják. 1 Tekintettel arra, hogy az eredeti feladatra való visszatérés akár 23 percet is igénybe vehet, nem csoda , hogy bárki befejezheti, amit elkezd.
Ahelyett, hogy beugrana feltenni ezt a gyors kérdést - ami gyakran nem is olyan gyors, igaz? - próbálja meg ezt a technikát. Csoportosítson össze több kevésbé fontos elemet, majd foglaljon le 15 percet a főnöke naptárába, hogy mindezeket egy ülés alatt vigyázhassa. Miután néhányszor használta ezt a technikát, magyarázza el neki, hogy az Ön célja a hatékonyság és a zavarok minimalizálása. Beszéljétek meg, hogy működik mindkettőtök számára. Megállapíthatja, hogy ez egy nagyszerű beszélgetésindító a hatékonyság szempontjából.
Készíts egy jó főnököt szervezetté
Legyen szűkszavú a kommunikációban, és segítsen vezetőjének elkerülni a zavaró tényezőket.
ernestoeslava a Pixabay-en keresztül, Ingyenes domain
Olvasói szavazás
Kommunikáljon egyértelműen
Legyen rövid
Mivel az idő nagyon értékes, a szóbeli és az írásbeli kommunikáció legyen tömör. Ha az e-mail szövege két bekezdésnél hosszabb, fontolja meg annak rövidítését vagy más kommunikációs mód használatát.
Használja a "Válasz mindenkinek" megtakarítást
Az e-mail láncok elsöprővé válhatnak, ha az alkalmazottak hosszú listája össze-vissza gördül a "Válasz mindenkinek" használatával. Segítsen a főnökének a beérkező levelek kezelésében, kérve, hogy adja meg, milyen körülmények között szeretné felvenni az e-maileket. Ha sok oda-vissza választ lát, akkor egy értekezlet, konferenciahívás vagy az e-mailes szavazás gombjai megfelelőbb helyszínek a kérdés megvitatásához.
Lehetséges, hogy önként jelentkezik egy projekt kulcsfontosságú kapcsolattartójává, hogy a főnöke delegálhassa Önnek a vizsgálatokat. Ez növeli a láthatóságot a szervezeten belül, ugyanakkor segít a főnökének kezelni prioritásait.
Alakítson ki szoros partnerséget a főnökével azáltal, hogy segíti a munkáját.
Sacha Quester-Séméon a Flickr útján, CC-BY-SA 2.0, a FlourishAnyway által módosítva
Alkalmazza a következetes címkézést
Megállapodás a bizalmas, cselekvésre szoruló és hasonló elemek címkézéséről az e-mail állapotsorban. Például hívja fel a figyelmet az állapotsorban azokra a tételekre, amelyek különleges kezelést igényelnek (Dátum szerint SZÜKSÉGES AKCIÓ) vagy BIZALMAS. Fontolja meg a beépített e-mail emlékeztetők használatát a határidők segítéséhez. A legjobb eredmény elérése érdekében kérje meg az egész csapat bevonását a beszélgetésbe, hogy mindenki a fedélzeten legyen a címkézési struktúrával. Ezután alkalmazza az egész osztályon.
Segítsen főnökének, hogy megossza az információkat
Az alkalmazottak találkozóin vagy más megfelelő helyszíneken kérje meg főnökét, hogy egyszerűen megkérdezze tőle a társaság más részein zajló eseményeket. Egyébként el is felejtheti. Lelkesen és érdeklődve jelenik meg a társaság iránt, miközben segít neki a munkájának elvégzésében. Ez győzelem / győzelem!
Jelenlegi megoldások, nem problémák
Amikor problémát mutat be a menedzserének, kerülje azt, hogy egyszerűen "rávetítse" rá, azzal az elvárással, hogy megoldja. Ehelyett mutassa be a problémát három megoldással együtt. (Több mint három megoldás azonban elsöprő.)
Az egyik megoldás általában a semmittevés lehet, mert valljuk be: a pálya megtartása egyszerű megoldás. A második megoldás lehet ideális vagy drága. A harmadik kompromisszum vagy ésszerűbb megoldás. Ez legyen az, amelyet támogat. Legyen kész megvitatni az egyes bemutatott megoldások előnyeit, hátrányait és pénzügyeit.
Kezelje az idejét, és segítse főnökét az Ő kezelésében
Használja az automatikus értekezlet-értesítéseket, hogy emlékeztesse főnökeit az értekezletekre.
anlebed91 a Pixabay-n keresztül, Ingyenes domain
Idő beosztás
Segítsen főnökének az időgazdálkodásban az alábbi tippek segítségével:
Hozzon létre és osszon meg egy naptárt
Segítsen főnökének egy naptár létrehozásában, amelyet megoszthat a csapattal. Frissítse, és gyakran hivatkozik rá projektek és egyéb esedékességek megközelítéseként. Tegyen fel kérdéseket, amelyek hivatkoznak a naptárra (pl. "Úgy látom, hogy az elnök jelentése a jövő héten készül el. Szeretné, ha elhúznám a számokat, hogy elkezdhessünk dolgozni rajta?") Hozzá kell férnie a naptáraihoz is. beosztottakat és naptárakat össze kell kapcsolni. Ezt könnyedén meg lehet tenni elektronikus úton.
Ha fontos megbeszéléseket folytat a vezetőjével, integrálja az esedékességi dátumokat, az állapotellenőrzés dátumát és az előrehaladás mérföldköveit, hogy mindketten nyomon maradhassanak. Legyen rendszerezett úgy, hogy a főnökével tartott összes jegyzetet egy jegyzetfüzetben tartja.
Kövesse a kulcsfontosságú megbeszéléseket a vele kötött megállapodások e-mailes ellenőrzésével. Tiszteljen minden időhöz kötött vállalást, és a főnökét is vonja felelősségre a végéért.
Értekezlet-menedzsment
Ha főnöke gyakran késik az ülésekről, ajánlja fel a napirend elkészítését. E-mailben küldje el neki a golyópontokat néhány órával a találkozó előtt, és emlékeztesse rá, hogy szükség lesz rá a találkozón. Használjon automatikus értekezlet-emlékeztetőket az e-mail rendszerben, hogy segítse a résztvevőket abban, hogy időben legyenek.
Hódítsd meg együtt a szervezetlenséget
Végezzen változtatásokat apró lépésekben, és vásárolja meg főnökét, hogy mindketten sikeresek lehessenek.
rawpixel a Pixabay-n keresztül, Free Domain
Oszd meg és uralkodj
Ossza meg és hódítsa meg főnöke rendetlenségét az alábbi mutatók segítségével.
Címke, fájl és tárolás
A jól szervezett embereknek van egy mantrája: "Helye mindennek és mindennek a helyén." Fejlesszen ki egy mappákból, kukákból vagy fájlfiókokból álló rendszert, amely az Ön vállalkozása számára megfelelő. Használjon például színkódolást a projekt típusa vagy témája alapján. Adott esetben tüntesse fel jól a dátumot, hogy később el tudja törölni az elavult fájlokat.
Először rendezze saját fájljait, majd kérjen engedélyt a közös fájlok kezelésére (esetleg csapattársak segítségével). Miután dicséretet kapott erőfeszítéseiért, ajánlja fel, hogy segítsen főnökének néhány aktájával.
Fogadja el az "Egygombos" szabályt
Amint új elemek kerülnek az asztalra vagy az e-mail fiókjába, döntsön úgy, hogy egyszer megérintse őket, és ne hagyja őket felhalmozni. Vagy olvassa el, válaszolja meg, dobja el az elemet, vagy irányítsa egy megfelelő fájlba. Amint sikerrel jár a technikával, határozza meg, hogy megossza tanulásait a főnökével.
Igen, a változás lehetséges
Amikor szervezettnek érzi magát, úgy érzi, hogy jobban irányítja naptárát és világát.
Jill Clardy a Flickr-en keresztül, CC-BY-SA 2.0
A Soft Sell
Apró változások és felvásárlás
Ha apró lépésekben változtat, és a felvásárlása közben halad, csodákra képes. Előfordulhat, hogy arra kéri munkatársait, hogy alkalmazzák az új hatékonysági technikákat.
Ne légy mindentudó
Ahelyett, hogy elmondanád neki, hogyan kell megszervezni, próbáld meg megkérdezni, hogy tudsz-e neki segíteni, vagy azt javasolni, hogy a "mi" próbálkozzon valami úttal. Senki sem akarja, hogy iskolába járjon egy gatyás esemény, ha annak igaza van. Próbálja ki ezeket a bevezetőket, amikor valami újat javasol:
- - Mi lenne, ha segítek neked…
- - Fogadok, hogy megtudhatjuk, hogyan kell…
- "Megtanultam…"
- - Egy dolgot találtam:…
- - Mit gondolsz, ha…?
- - Hasznosnak találná…?
Bátorítsd
Mivel a főnököd nem természetes módon szervezett, szüksége lesz a bátorításodra. Ne várjon változást egyik napról a másikra. Bátorítsd őt, ünnepelje az apró sikereket, és dolgozzon tovább ezen.
Források
1 A Wall Street Journal. "Munkahelyi figyelemelterelés: Íme, miért nem fejezi be ezt a cikket." Utoljára módosítva: 2012. december 11-én.
© 2013 FlourishAnyway