Tartalomjegyzék:
- Az e-mail hatékony kezelése a munkahelyen
- 1. Mindig emlékezzen arra, hogy az e-mailek állandó iratok.
- 2. Soha ne hagyja felügyelet nélkül az e-mailt.
- 3. Legyen átlátható a szervezete e-mail használatával, tárolásával és figyelemmel kísérésével kapcsolatban a munkahelyén.
- 4. Ne regisztráljon olyan e-mail előfizetésekre, amelyeket soha nem fog olvasni.
- 5. Használjon ritkábban e-mailt.
- Emlékeztető: Ne hagyatkozzon túlságosan az e-mailre!
Nem lenne jó, ha a Bejövő üzenetek úgy néznének ki, mint a jobb oldali papírhalom, nem pedig a bal oldali? Így kezdheti el az e-mailen történő válogatást.
Az e-mail hatékony kezelése a munkahelyen
Úgy érzi, hogy túl sok e-mailt kap a munkahelyén? Megforgatja a szemét és sóhajt, amikor megnyitja az e-mail fiókját, és több száz üzenetet talál nyitásra, beolvasásra, törlésre vagy kezelésre?
Néhány nap úgy érzi, hogy több időbe telik, hogy részt vegyen az e-mail feladatokban, mint amennyi ahhoz, hogy valóban elvégezzen bármilyen munkát. Az e-mail nem arra hivatott, hogy munkanapjainkat gyorsabbá tegye. Az e-mailt úgy fejlesztették ki, hogy felgyorsítsa a fontos üzenetek kézbesítését és csökkentse a felesleges papírpazarlást. De a valóság az, hogy az e-mail technológia nem csodaszer az üzleti kommunikáció hatékonyságának javításához. Miért? Mivel, mint minden technológia, az e-mail is teljesen attól függ, hogy Ön hogyan választja az igényeinek kielégítésére. A „szemét be, szemét ki” mondás arra vonatkozik, hogy miként használja (vagy visszaél) a munkahelyi e-mail fiókjával.
Christina Cavanagh kommunikációs szakértő az E-mail kezelése: Gondolkodás a beérkező leveleken című könyvében tippeket ad a következőkre vonatkozóan:
- Hatékonyan szabályozhatja és szűrheti, hogy mi kerül a beérkező levelek közé
- Azon triviális és alacsony értékű üzenetek azonosítása és kezelése, amelyek rendetlenséget okoznak a Beérkező levelek mappában
- A csoportos e-mailek és terjesztési listák által okozott problémák megértése és kezelése
A könyv hasznos tippeket és javaslatokat is tartalmaz arra vonatkozóan, hogyan lehet elkerülni a jogi problémákat, amelyeket az e-mail nem megfelelő használata okoz a munkahelyen. Íme néhány egyszerű emlékeztető, amely segít elkerülni a gyakori e-mail buktatókat.
1. Mindig emlékezzen arra, hogy az e-mailek állandó iratok.
Nincs olyan, hogy törölt elektronikus levél. Annak ellenére, hogy úgy tűnik, hogy egy e-mailt eltávolítottak a rendszeréből, nem tudja tudni, hogy az üzenetet a címzett törölte-e. Valójában, miután elküldött egy e-mailt, nem lehet tudni, hogy mi fog történni vele. Lehet továbbítani, másolni vagy képernyőmentésként menteni. Csak professzionális és törvényes üzenetekhez használjon munkahelyi e-mailt. A munkával kapcsolatos e-mailekben mindig kerüljön olyan információt, amelyet nem szeretne nyilvánosan ismertetni vagy felügyelője ellenőrizni.
2. Soha ne hagyja felügyelet nélkül az e-mailt.
Mindig védje meg az e-mail fiókját jelszavakkal, és ügyeljen arra, hogy az e-mail programok ne maradjanak nyitva a laptopon vagy asztali számítógépen. Cavanagh megjegyzi, hogy ha valaki más azért látogat el az e-mail fiókjába, hogy sértő, potenciálisan illegális vagy káros információkat küldjön az Ön nevében, akkor nagyon nehéz bizonyítani, hogy nem Ön volt az üzenet írója.
3. Legyen átlátható a szervezete e-mail használatával, tárolásával és figyelemmel kísérésével kapcsolatban a munkahelyén.
Az e-mailek végén található szalaghirdetések segítségével értesítheti a felhasználókat (mind a küldőket, mind a vevőket) az e-mail továbbítással kapcsolatos törvényes jogaikról és felelősségükről. A szalaghirdetésekkel értesíteni lehet az e-mail felhasználókat arról, hogy az e-mail továbbításukat hogyan és hogyan fogják ellenőrizni. Az Ön e- mailje kezelésének kivonata mintaszövegeket tartalmaz egy szalaghirdetéshez, amely értesíti az állami e-mail hálózati felhasználókat az adatvédelem korlátairól:
Amikor legközelebb e-mailt küld vagy kap egy vállalattól vagy kormányzati szervtől, nézze meg alaposan, és ellenőrizze, használnak-e közzétételi sávot e-mailjeikben.
Ez az ingyenes e-könyv, amelyet e-hírlevélre való feliratkozáshoz kapott, valóban megéri az extra rendetlenséget a Beérkező levelek mappában?
4. Ne regisztráljon olyan e-mail előfizetésekre, amelyeket soha nem fog olvasni.
Egyszer volt egy extra e-mail fiókom, amely ugyanúgy nézett ki, mint ez. Folyamatosan halogattam az e-mailekkel való foglalkozást, és így csak halmozódtak. Végül úgy döntöttem, hogy csak bezárom az egész számlát. Beállítottam e-hírlevelek, hírcsatornák és egyéb ingyenes előfizetések olvasására, de egyszerűen nem volt időm elolvasni az összes ingyenes e-levelet, amelyre feliratkoztam.
5. Használjon ritkábban e-mailt.
A létrehozott e-mailek számának ellenőrzése segít szabályozni a cserébe kapott e-mailek mennyiségét.
Ha csökkenteni kívánja a levélszemét és a haszontalan információk mennyiségét, ne feledje, mennyi e-mailt küld másoknak. Cavanagh megjegyzi, hogy amit az e-mailben szeretünk a legjobban, azt is utáljuk a legjobban. Azt mondja: "Szeretjük, mert ugyanazt az üzenetet egyetlen gombnyomással el tudjuk küldeni sok embernek; utáljuk, mert túl sok ilyen üzenetet kapunk."
A "válasz mindenkinek" funkció használatától ahelyett, hogy időt szánna a megfelelő címzettek kiválasztására, az "inspiráló vagy vicces" lánclevél továbbításáig, a legtöbben rossz e-mail gyakorlatot folytattak, ami lelassítja minket és munkatársainkat. Próbáljon át néhány jó e-mail szokást, például ezeket:
- Tartsa rövid és pontos az üzeneteit.
- Tartsa naprakészen a terjesztési listákat, és távolítsa el azokat az e-mail címzetteket, akik már nem részlegek vagy aktívan részt vesznek egy megosztott projektben.
- Ne használja szervezete terjesztési listáit személyes projektek népszerűsítésére, vagy a gyermeke következő adománygyűjtési ösztönzésére. Ossza meg az ilyen típusú értesítéseket az ebédlőben vagy egy közös tűtáblán.
Mit gondolsz? Melyek a legnagyobb kedvencei az e-mailek kezelésével kapcsolatban? Ossza meg gondolatait a megjegyzésekben.
Emlékeztető: Ne hagyatkozzon túlságosan az e-mailre!
Nem számít, mennyire hatékonyan kezeli az e-mailt, és megakadályozza, hogy átvegye a munkanapot, néha a személyes telefonhívás a legjobb módszer a helyzet kezelésére. De ha az a gondolat, hogy felveszi a telefont, és egy igazi emberrel beszélget, idegesít, ellazul, jó társaságban van. Sokan vannak, akik inkább SMS-t vagy e-mailt küldenének, mintsem telefonon beszélgetnének. A The Science of Us online cikkében néhány tipp és betekintés található a pszichológusoktól arról, hogy miért félnek néhányan telefonhívásoktól, és mit tehetünk azért, hogy túl legyünk ezen a félelmen.
- A pszichológusok elmagyarázzák telefonos szorongásukat és hogyan lehet túltenni rajta
Bónusz e- mail küldési tipp: Ha az egyik dolog, ami megbolondítja az e-mail használatát, az a tény, hogy az emberek örökre várnak az üzenetek megválaszolására, talán itt az ideje megvizsgálni az üzenet hátsó részét. Konkrét, egyértelmű cselekvésre ösztönzéssel fejezi be az e-mail üzenetét, vagy túl kívánatos-e a bejelentkezése?
Ahelyett, hogy hosszas üzenetet zárna: "Mit gondol erről a tervről?" próbáljon meg konkrétabb kérdést feltenni. Megpróbálhatná megkérdezni: "Szerintetek az általam felsorolt öt pont közül melyiket kellene azonnal végrehajtanunk?" Konkrét kérdést tesz fel, amely az e-mailben tett pontjaival kapcsolatos, és sürgősségét kelti azzal, hogy megkérdezi, melyik elemre van most a legnagyobb figyelem.
© 2013 Sally Hayes