Tartalomjegyzék:
- A projekt terve: Mi és miért?
- Tartalomjegyzék
- A teljes terv kifizetődik
- 1. ábra: A vas háromszög
- A legegyszerűbb projektterv: hatókör, idő és költség
- Hatókör: Mit csinálunk?
- Idő: Mennyi ideig tart?
- Költség: Mennyibe fog kerülni?
- 2. ábra: A vas háromszöget 6 folyamattényező támogatja
- A nagy projektterv kulcsfontosságú elemei
- Minőség: Mitől jó?
- Kockázat: Mi romolhat el? És mit tehetünk ellene?
- Emberi erőforrások: Kik vannak a csapatban, és mit fognak tenni mindenki?
- Kommunikáció: Hogyan fogjuk tartani a kapcsolatot és ugyanazon az oldalon maradunk?
- Beszerzés: Mit vásárolunk, és hogyan fogjuk megszerezni?
- Integráció
- Készítse el a következő projekttervet
- Használja a projekttervét minden nap
A projekt terve: Mi és miért?
A terv elengedhetetlen bármely projekt sikeréhez. Hogy őszinte legyek, a legtöbb projekt kudarcot vall, még azok is, amelyek jó tervekkel rendelkeznek. De egy terv nélküli projekt reménytelen. A projektcsapat biztosan teljesít egy dolgot, ha az ügyfél mást akar, késik, vagy meghaladja a költségvetést. Egy jó projektterv sikerre késztethet minket, ha elkerüljük ezeket a problémákat, és sok más problémát is.
Egy projektterv állít minket a projekt irányítására. Mit is jelent ez pontosan? Egy terv segítségével képesek leszünk:
- kövesse a terv lépéseit
- koordinálja a sok készséggel rendelkező csapat erőfeszítéseit
- legyen elég rugalmas ahhoz, hogy kezelje a változásokat, ideértve az új jó ötleteket és a problémák kezelését is
- a kívánt eredményeket időben és a költségvetés alatt el tudja érni
Projektmenedzserként a célom több, mint az ügyfelek elégedettsége - ez az ügyfelek öröme. És a projektmenedzsment-terv a legfontosabb eszközem.
A jó projektmenedzsment-terv a projekt minden aspektusára kiterjed. A Projektmenedzsment Intézet (PMI) szerint kilenc területet kell megterveznünk és irányítás alá helyeznünk ahhoz, hogy sikeresen teljesítsünk egy projektet. Sétáljon velem, és megmutatom, hogy mik ők, és hogyan készítsen el egy projektmenedzsment tervet a következő projektjéhez.
Több mint 4000 projektmenedzsert tanítottam, és négy könyvet írtam a projektmenedzsmentről. Nem kell mindet elolvasni. Valójában, ha követi a cikk lépéseit, akkor jóval megelőzi a legtöbb szakembert, akivel találkoztam!
Tartalomjegyzék
- A teljes terv kifizetődő
A tervvel rendelkező projekt hamarabb, alacsonyabb költségekkel valósul meg.
- A legegyszerűbb projektterv: Terjedelem, idő és költségterv,
mit fogsz teljesíteni, mikor fogod elvégezni és mennyibe fog kerülni.
- A nagy projektterv kulcsfontosságú elemei
Megtanulják, hogyan kell megtervezni a projekt sikerét biztosító hat folyamat (p) tényezőt
- A következő projektterv
elrendezése A cikk lépéseit követve elkészítheti következő projekttervét.
- Használja
a projekttervét mindennap A terve irányítja a projektjét - minden nap!
A teljes terv kifizetődik
Ha elkészült a cikk elolvasásával, megtudhatja, hogyan hozhat létre teljes projektmenedzsment-tervet, amely kilenc olyan kérdést tartalmaz, amelyekre tervezést és irányítást kell igényelni.
Sok munkának hangzik - de ez nem feltétlenül igaz.
Körülbelül 45 perc alatt lefektethetek egy ilyen tervet egy kis projektre. És ha igen, akkor ez a projekt valószínűleg 8 óra helyett 5 órát vesz igénybe, és örömet szerez az ügyfélnek, ahelyett, hogy frusztrálja. Valójában csak megdupláztam a jövedelmemet egy projektterv elkészítésével. Okosabban dolgozom - csökkentem a frusztrációt és a pazarlást.
Természetesen egy nagy projekt projektterve hosszabb időt vesz igénybe. De mindig megtérül. A tervezés során eltöltött idő végül több időt takarít meg a projekten, mint amennyi időbe telik - minden alkalommal.
Valójában a megtakarítás hatalmas lehet. Egyszer felhívtak egy projekt megmentésére, amelynek költségvetése 10 millió dollár volt. Ez már teljes katasztrófa volt - 1,5 millió dollárt költöttek, nem volt mit felmutatni, és elvesztegetett hónapok voltak. A vállalat részvényei merülni fognak, ha ez a termék is későn jelenik meg. Megtanítottam a csapatot a projektterv elkészítésére, és közösen lefektettük a tervet. Kevesebb, mint egy hónap múlva új tervünk volt, amely minden csapattag és tanácsadó legjobb tudását felhasználta, és az új projektet az új projektterv alapján határidőre kézbesítették.
Persze, ennek a tervnek a létrehozása körülbelül 10 000 dollárba került. De 10 millió dollárt spórolt meg a cégnek, és a következő években mintegy százmillió dollárt keresett a vállalatnál.
1. ábra: A vas háromszög
A vas háromszög: A hatókör növekedése több időt és több pénzt igényel.
Sid Kemp
A legegyszerűbb projektterv: hatókör, idő és költség
A legegyszerűbb projekttervnek legalább három eleme van: hatókör, idő és költség. Vagy egyszerű angol nyelven:
- Hatókör: Mit csinálunk?
- Idő: Mennyi ideig tart? Mikor kezdjük és mikor fejezzük be?
- Költség: Mennyibe fog kerülni?
Tegyük fel, hogy egy ügyfél felveszi a csapatomat, hogy készítsen nekik egy webhelyet. Ha azt mondom: "Két hét múlva elkészítem a kívánt weboldalt 1200 dollárért", akkor ez a projekt terjedelmének, idejének és költségeinek összefoglalása. De el kell készítenem a teljes tervet, hogy megbizonyosodjak arról, hogy az általunk épített webhely az, amire az ügyfél vágyik, és hogy valóban elkészülhet két hét alatt 1200 dollárért.
A hatókört, az időt és a költségeket "vas háromszögnek" nevezik, amint az az 1. ábrán látható. Miért? Mivel a vas nem nyújtózkodik, és ha egy háromszögnek két oldala rögzül, a másik oldal nem tud megváltozni anélkül, hogy elszakítaná a háromszöget. A Vas Háromszög arra emlékezteti az ügyfeleket, hogy nem kaphatnak többet, mint amennyit fizettek. Ha megegyeznek egy bizonyos terjedelemben egy bizonyos időre és költségre, nem térhetnek vissza később és mondhatják: "Többet akarok". Ha megteszik, megmutatjuk nekik a Vas háromszög diagramját, és azt mondjuk: "Nem lehet háromszöget kinyújtani. Ha több eredményt szeretne, több időre van szükségünk a munka elvégzéséhez, és ez is több pénzbe fog kerülni."
Vizsgáljuk meg közelebbről mindhárom elemet.
Hatókör: Mit csinálunk?
Egyszerűnek tűnhet: Honlapot készítünk. De az ügyfél feltételezheti, hogy lesz videó és tizenhat oldal, valamint egy bevásárlókocsi, annak ellenére, hogy az ajánlatában egyértelműen szerepel, hogy egy 1200 dolláros webhelyen legfeljebb öt fénykép, hat oldal, nincs videó és nincs kosár. Tehát egy hatókör-nyilatkozat elkészítéséhez, amely a projektterv első szakasza, megírjuk, mit fogunk szállítani.
És le is írjuk, hogy mit nem szállítunk el. Az ügyfelek hajlamosak emlékezni arra, hogy mindenre igent mondtál, amit akartak, még akkor is, amikor azt mondtad, hogy nem. Tehát tegyük fel, hogy az ügyfél videót kért, és te azt mondtad: "Örömmel linkelek egy videót, ha megadod. De egy videó létrehozására nem terjed ki az 1200 dolláros ár, és nem lehet ketté tenni hét. " Ha ez a tervezési értekezleten történt, akkor győződjön meg arról, hogy a projekttervben is szerepel, a "kizárások" nevű részben. Udvariasak lehetünk. Nem kell azt mondanunk, hogy "HALLGASSA FEL: NINCS VIDEÓ". De mondhatjuk: "A jelenlegi 1200 dolláros terv nem tartalmaz semmilyen videoprodukciót. Ha videót szeretne a webhelyre, akkor elkészíthetünk egy 3 perces videót, és további 350 dollárért hozzáadhatjuk, miután a webhely feláll.További egy hétbe telik a videó elkészítése. "
A hatókör-állítások másik gyakori hibája, hogy a támogatás szerepel-e benne. Az ügyfél feltételezheti, hogy amint a weboldal felépült, ingyen végez módosításokat és kiegészítéseket. A hatókör-nyilatkozatának tartalmaznia kell az Ön által nyújtott támogatást, és kifejezetten ki kell zárnia minden olyan támogatást, amelyet Ön nem nyújt.
Egy jó hatókör-nyilatkozat minden feltételezést világosan megfogalmaz, így biztos lehet benne, hogy a projektben részt vevők mindenkinek ugyanaz a célja van. A projekt előrehaladtával emlékeztetni fogja az embereket a hatókörre, hogy mindenki ugyanazon az oldalon maradjon. És ha végzett, összehasonlítja az eredményeket a hatókörre vonatkozó nyilatkozattal. Mindent el fog szállítani, amit az ügyfél kíván, és biztosítja az ügyfelek örömét!
Idő: Mennyi ideig tart?
Egyszerűnek tűnhet azt mondani: "Két hét alatt elkészíthetek egy weboldalt". De mit is jelent ez valójában? A jó projektidő-tervezés és becslés sokkal több, mint egy ilyen állítás. Néhány megfontolandó kérdés:
- Az erőfeszítés a teljes óránk száma, amelyet mi és csapatunk fogunk dolgozni.
- Az időtartam a projekt teljes időtartama, az elejétől a végéig.
- Az időtartamnak és az erőfeszítésnek nincs egyszerű kapcsolata. Például hamarabb tudunk szállítani, ha egyszerre több ember dolgozik ugyanazon a projekten. Vagy lehet, hogy több időre van szükségünk arra, hogy megvárjuk az információkat az ügyféltől, vagy mert egyszerre több projekten dolgozunk.
Ha olyan projektet hajtunk végre, amely nagyon rutinos a számunkra és a csapatunk számára, akkor megbecsülhetjük az időt egy hasonló korábbi projekthez viszonyítva. De vigyázzon, ne tegyen feltételezéseket a projekttel kapcsolatban. Gondosan ellenőrizze, hogy vannak-e eltérések a hatókörben, mivel egy kis különbség a hatókörben nagy különbséget jelenthet az időben. Például, ha az összes korábbi webhelyet egy webhoszton tárolták, és ez az ügyfél azt szeretné, ha más gazdagépet használna, akkor ez sokkal tovább tarthat.
Van néhány más időcsapda is. Mi van akkor, ha az ügyfél a projekt elején nem adja meg a webhely szövegét? Mi van, ha nem hagyják jóvá gyorsan az Ön grafikáját és oldalait? Ez növelheti a projekt időtartamát. És hacsak nem kommunikál nagyon világosan, az ügyfél nem fogja tudni, hogy ő késlelteti saját projektjét.
Költség: Mennyibe fog kerülni?
A legegyszerűbb költségterv az idő és az anyagok: a munkaidő szorozva a szolgáltatások arányával, plusz az ügyfél számára vásárolt elemek költségeivel. Gyakran ez elég. De tartalmaznia kell a számlázási feltételeket és egy nyilatkozatot arról, hogy miként kezelik a költségtúllépéseket.
Ha a projektterv tartalmazza a hatókört, az időt és a költségeket, akkor az alapok a helyén vannak. Kész a terv? Messze van tőle! Terjedelem, idő és költségek eredménye csinál jó munkát, nem hibázni, és gondozása a problémákat, amint történni. Tehát meg kell terveznünk ezeket a folyamat tényezőket is.
2. ábra: A vas háromszöget 6 folyamattényező támogatja
Csak akkor tudunk határidőt és költségkeretet biztosítani, ha hat másik folyamatterületet is kezelünk.
Sid Kemp
A nagy projektterv kulcsfontosságú elemei
A vas háromszög megtervezése nem elég. Ha csak a terjedelmet, az időt és a költségeket tervezzük és kezeljük, akkor a dolgok rosszul mennek, mielőtt tudnánk. Elmaradunk, későn teljesítünk vagy túllépjük a költségvetést. Valójában körülbelül 50 évvel ezelőtt utoljára úgy gondolta, hogy a hatókörrel, idővel és költségekkel lefektetett projektterv teljes volt.
A fenti 2. ábra bemutatja, hogy a vas háromszög, a három eredmény (r) tényező hogyan függ hat másik folyamat (p) tényezőtől. Az eredmények sikeres teljesítését időben és a költségvetés keretein belül biztosítjuk mind a kilenc tényező, a fent leírt három (r) és ezen hat (p) tényező kezelésével:
- Minőség: Mitől jó?
- Kockázat: Mi romolhat el, és mit fogunk tenni ez ellen?
- Emberi erőforrások: Ki és ki melyik munkát végzi?
- Kommunikáció: Hogyan fogjuk tartani a kapcsolatot és ugyanazon az oldalon maradunk?
- Beszerzés: Mit vásárolunk, és hogyan fogjuk megszerezni?
- Integráció: Hogyan fogjuk mind a kilenc területet együtt tartani, és hogyan kezeljük a változásokat?
Most lehet, hogy nem kell tervet kidolgoznia mind a kilenc területre vonatkozóan. De meg kell kérdeznie , hogy terveket kell-e készítenie az egyes területekről. Bármely terület, amelyre tervre van szükség, és nem kap ilyet, tippelésre és feltételezésekre épül. Körülbelül olyan valószínű, hogy sikeres lesz, mint egy repülőgép, amelyet drótokkal és rágógumival együtt tartanak. Tehát itt egy gyors útmutató a jól kidolgozott projektmenedzsment terv hat folyamat (p) területéhez.
Minőség: Mitől jó?
Kulcskérdések: Melyek az ügyfél számára a teljesítés legfontosabb részei? Mi örvendezteti meg őket? Hogyan győződhetünk meg arról, hogy nagyszerű munkát végzünk ezeken a konkrét tárgyakon?
Kockázat: Mi romolhat el? És mit tehetünk ellene?
A kockázati terv elkészítésének legegyszerűbb módja az, ha megkérdezzük: Mi ment rosszul az elmúlt öt alkalommal, amikor ilyen projektet csináltunk? Lehet, hogy kapunk egy listát, például:
- Későn szállítottunk, mert valaki megbetegedett.
- Az ügyfélnek három napig tartott a grafika jóváhagyásának átadása, és pénteken megkaptuk őket, és egész hétvégén dolgozni kellett a befejezésig.
- Az ügyfél nem mondta el nekünk a webhely jelszavát, és három nap késéssel kezdtük.
- Az ügyfél szerette a weboldalt, de soha nem fizette ki a számláját.
Ezek közül bármelyik ismerősnek hangzik? Nos, készítsen saját listát, mint ez, majd írja le, hogyan előzheti meg a problémát, csökkentheti annak bekövetkezésének esélyét , vagy jól kezelheti, ha megtörténik. Az alábbiakban felsoroljuk a következő kockázatkezelési megoldásokat:
- Képezzen két embert a csapatból minden feladat elvégzésére, vagy hívjon tanácsadót, hogy betöltse a hiányosságot a csapatban.
- Oktassa az ügyfelet a projekt megkezdése előtt, mondja el nekik, milyen gyorsan várjuk a jóváhagyásokat vagy a módosítási kérelmeket, és az ügyfél késedelme késlelteti a projekt kézbesítési dátumát.
- Készítsen egy ellenőrzőlistát mindenről, amire szükségünk van az ügyféltől, juttassa el az ügyfélhez, és csak akkor kezdje el a projektet, ha minden a kezünkben van.
- Előleget igényel. Bizonyított fizetési előzményekkel nem rendelkező ügyfelek számára letét szükséges.
A kockázati terv ennél sokkal bonyolultabb lehet. Valójában a nehéz projektmenedzserek statisztikák segítségével tervezik a kockázatokat! De ha összeállított egy listát a kockázatokról, és megtervezte, hogyan lehet megelőzni vagy kezelni mindegyiket, akkor az átlag felett jár.
Emberi erőforrások: Kik vannak a csapatban, és mit fognak tenni mindenki?
Itt a legfontosabb az, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy van-e olyan csapatunk, amely rendelkezik minden szükséges készséggel a munka elvégzéséhez. Nagy, bonyolult projektek esetében azonban a Projekt Humánerőforrás-tervezés tartalmazhat olyan dolgokat, mint bérbeadás, megtartás, túlórák, üdülési menetrendek és szakszervezeti szabályok.
Kommunikáció: Hogyan fogjuk tartani a kapcsolatot és ugyanazon az oldalon maradunk?
A legtöbb projekt késik, mert a döntő döntéseket nem hozzák meg időben, és a munka leáll. Az Aviator című filmben van egy jelenet Howard Hughesról, ahol elkezd őrülni, és több száz dolgozó tétlen, és várja az utasításokat, míg Hughes megpróbálja eldönteni a joystick megfelelő alakját. Sajnos ez a jelenet túl ismerős nekünk projektmenedzsereknek, még akkor is, ha senki sem őrül meg!
Azt is láttam, hogy a projekt kudarcot vallott, mert a csapat különböző tagjai a terv különböző verzióit kapták. Egy alkalommal úgy döntöttünk, hogy ledobunk egy bizonyos modult egy termékről, és az ügyfél beleegyezett. De senki sem mondta a programozónak, és szó szerint egész éjjel fent maradt, hogy működni tudjon. Nem kell elmondanom, hogy érezte magát a programozó másnap reggel, amikor azt mondtuk neki, hogy ok nélkül egész éjjel fent maradt. Mondjuk úgy, hogy az ilyen kommunikációs hibák nem építenek hűséget! Gyenge kommunikáció esetén a csapat fele azt gondolja, hogy lovat csinálunk, a másik fele pedig szamarat. Amikor a projekt elkészült, van valami a ló fejével és a szamár farkával, és ez a projektvezetőt úgy néz ki, mint egy ló hátulja!
Tehát a kommunikáció kulcsfontosságú. És ez még inkább igaz manapság, amikor sok projektet weben, e-mailen és telefonon hajtanak végre. Gyakran olyan csapattagokkal dolgozunk együtt, akik különböző időzónákban élnek és különböző nyelveket beszélnek. Ezekben az esetekben a kommunikáció terve a siker kulcsa. Egyszerűen kérdezze meg az embereket, hogy mikor és hogyan vegye fel vele a kapcsolatot, és írja le az értekezletek, beszélgetések, jóváhagyási vagy változtatási kérelmek irányelveit.
Beszerzés: Mit vásárolunk, és hogyan fogjuk megszerezni?
Néhány projektnek nincsenek beszerzési igényei. Ha nem vásárolunk, nem adunk bérbe vagy bérelünk semmit, és nem tartjuk meg az alvállalkozó szolgáltatásait, akkor ezt a szakaszt kihagyhatjuk. De ha ezeket a dolgokat csináljuk, akkor a projekttervvel össze kell hangolnunk a szerződéseket, az egyezményeket, a biztosításokat, az előírások betartását és így tovább. Így fogalmaztunk meg egy Projektbeszerzési tervet.
Integráció
A projektterv elkészítésekor az integrációnak két jelentése van. Az első a következő: Biztosítanunk kell, hogy a terv minden része összekapcsolódjon. Tegyük fel, hogy az ügyfél további oldalakat kér a weboldalon, és mi egyetértünk. Ezután hozzáadunk tíz órányi munkát. De frissítettük-e a költségeket, hogy tükrözzék a hatókör és az idő változását? Mi van, ha ez a 10 óra túlórának számít, és az emberi erőforrások szabályai szerint másfél időt kell fizetnünk? Mind a kilenc terület összekapcsolódik, és amikor elkészítjük a projekttervet, mindent ellenőriznünk kell.
Még ha mindent összevetünk, ez sem elég. A projektek középen változnak. Az integráció második része tehát a tervezés után következik - a változás irányításának kezelése a projekt során, hogy minden a pályán maradjon.
Készítse el a következő projekttervet
A cikk lépéseit követve elkészítheti következő projekttervét. Ha korábban tervezett egy projektet, valószínűleg ezt sokkal jobbá teheti, csak feltétlenül figyeljen a kilenc területre.
A Projektmenedzsment Intézet ezt a kilenc tudásterületet nevezi a projektmenedzsment területén. De arra biztatlak, hogy tartsa egyszerű. A józan ész sokkal fontosabb a projektmenedzsmentben, mint a tudás. Szánjon időt arra, hogy átgondolja a dolgokat ennek a kilenc területnek a figyelembevételével, amelyekre irányításra lesz szükség, és amit kitalál, nagyszerű lesz.
Természetesen egyes projekttervek sokkal könnyebbek, mint mások. A projekt egyedisége kulcsfontosságú tényező: Minél rutinosabb egy projekt, annál könnyebb megtervezni. És természetesen a méret, a bonyolultság és a költségcsökkentés vagy a gyors teljesítés kényszere a tervezést is megköveteli. Ha további segítségre van szüksége, akkor nézze meg a Project Management Made Easy című könyvemet , vagy nézze meg a PMI elérhető forrásait.
Használja a projekttervét minden nap
A projekt kudarcának legnagyobb oka a jó terv hiánya. Gratulálunk! Túl van ezen a problémán. Most már készen áll a második legnagyobb hiba elkövetésére, amely az, hogy bedobja a tervet a fiókba, munkába áll, és nem használja ki jól az elvégzett munkát.
Ha olyan helyre vezet, ahol még soha nem volt, akkor beállítja-e a GPS-t az autójában, majd figyelmen kívül hagyja azt, és csak addig vezet, amíg teljesen el nem veszik. Természetesen nem!
Pedig ez túl sok projektmenedzser. A projektterv mindennapos és minden héten történő használata olyan, mint a GPS hallgatása. Minden nap hagyja, hogy a terve elmondja:
- mit csináljunk ma
- mi legyen a következő
- mit mondjon a csapatának
- mikor vegye fel a kapcsolatot az ügyfelével és mit mondjon
- milyen kockázatokra kell figyelni, megelőzni vagy kezelni
Minden héten ellenőrizze az elvégzett munkát a tervével és oldja meg a felmerülő problémákat. Ha csak nyomon követi az időt és a költségeket az eredmények alapján, akkor csak rájön, hogy késik és túlzott költségvetéssel rendelkezik. De ha a hat folyamatfaktort is figyelemmel kíséri, akkor problémákat fog fel, mielőtt rájönnének a költségvetésére, nagy késéseket okoznának és a projekt mélyen hatot mutatnának. A kitűzött jó tervvel a siker felé tartasz.