Tartalomjegyzék:
- Hogyan lehet megakadályozni, hogy az értekezletek időpazarlássá váljanak
- 9 módszer a hatékony és eredményes munkaértekezlet megtartására
- 1. Válassza ki a találkozó megfelelő helyszínét.
- 2. Értse meg, hogy milyen típusú találkozóra fog tartani (és kövesse ezt a célt).
- 3. Napirend előre terjesztése.
- 4. Hívja meg a megfelelő embereket.
- 5. Állítsa be a hangot az elején.
- 6. Válassza ki a megbeszéléshez megfelelő helyiségkonfigurációt.
- 7. Győződjön meg arról, hogy megfelelően kipihent és tele van energiával.
- 8. Biztosítson megfelelő frissítőket.
- 9. Tanulmányok és képzési programok révén szerezzen további gyakorlatot a hatékony értekezletek lebonyolítására
Hogyan lehet megakadályozni, hogy az értekezletek időpazarlássá váljanak
A találkozók az emberek egyik leggyakoribb módja a munkahelyi kommunikáció során. Ha jól csinálják, az értekezletek csökkenthetik a félreértéseket, új ötleteket generálhatnak, megerősíthetik a csapat közös céljait és megoldhatják a problémákat. A legtöbb szervezetben az értekezletek a döntési folyamat fontos részét képezik. De egy okos vezető azt is tudja, hogy minden alkalommal, amikor összehív egy értekezletet, az alkalmazottait elveszik a munkától, amelyre felvették őket. Ha nem megfelelően tervezik meg és nem hajtják végre őket, az értekezletek csalódást, magától értetődőnek és túlterheltetést okozhatnak az embereknek.
A résztvevőknek távozniuk kell az értekezletekről, felhatalmazva és inspirálva, nem zavarodva és kiábrándulva. Íme néhány tipp és javaslat, amelyek segítségével hatékony és élvezetes találkozókat vezethet a munkahelyen. Gondosan megtervezve az értekezletek úgy érnek véget, hogy mindenki érzi, hogy valami értelmes dolog történt.
A hatékony találkozók megtartása a megfelelő hely kiválasztásával kezdődik az összegyűjtéshez. Ügyeljen arra, hogy a tárgyalótermet jó előre lefoglalja, hogy elérhető legyen, amikor szüksége van rá.
9 módszer a hatékony és eredményes munkaértekezlet megtartására
1. Válassza ki a találkozó megfelelő helyszínét.
Válassza ki a megfelelő értekezlet helyszínét, és győződjön meg arról, hogy ésszerű puffer idővel lefoglalta az értekezlet előtt és után, hogy fel tudja állítani a szobát, üdvözölhesse a vendégeket és válaszoljon kérdéseikre. Ha helyet biztosít a találkozó fő része előtt és után, elkerülheti azokat a kényelmetlen helyzeteket, amikor az emberek megjelennek, mielőtt Ön készen állna, vagy ha a találkozó túlórázik, és sietnie kell a teremből, hogy a csoport ütemezése után időben indul.
2. Értse meg, hogy milyen típusú találkozóra fog tartani (és kövesse ezt a célt).
Együttműködési találkozó lesz, ahol mindenkitől elvárják, hogy részt vegyen a vitában, vagy olyan találkozó lesz, ahol a beszélgetések nagy részét folytatja? Általánosságban elmondható, hogy az információáramlás alapján három fő típusú találkozó létezik.
- Információterjesztő értekezletek: A vezető tényeket mutat be, elmagyaráz egy új politikai irányt, vagy bemutat egy folyamatot vagy eljárást. A fő előadás után lehet, hogy ideje lesz a résztvevőknek kérdéseket feltenni, de az információk többnyire felülről lefelé áramlanak.
- Információgyűjtő találkozók: A vezető hozzájárulást és visszajelzést kér a résztvevőktől. Például felkérhetik az albizottságok elnökeit, hogy nyújtsák be csoportjuk megállapításait. Vagy talán az értekezlet vezetőjének ötletekre van szüksége a gyártási vagy adminisztratív folyamatok javításához, és lehetőséget akar adni a személyzetnek, hogy felajánlják ötleteiket. Ezen a típusú találkozón az információáramlás a csoport résztvevőitől a vezetőig terjed.
- Együttműködő megbeszélések: Ötletgyűjtés, interaktív műhelyek, stratégiai tervezés és találkozók, amelyek célja ötleteket generálni egy probléma megoldására vagy egy előre kidolgozott terv kidolgozására, kölcsönös információáramlást igényelnek oda-vissza. Az ilyen típusú foglalkozásokon az értekezlet vezetője gyakran segítőként szolgál, aki gördülékenyen tartja a dolgokat, és a csoport kreatív energiáját hasznos megoldásokba tereli, amelyek az egész szervezetet szolgálják.
3. Napirend előre terjesztése.
Ha az idő előtt napirendet küldenek a megbeszélés valamennyi résztvevőjének, az emberek megfelelően felkészülhetnek szerepükre. Tudni fogják, milyen kérdésekről folyik a vita, mely szakaszokról fognak beszélni, és kik lesznek még a találkozón. Egyszerűen szakszerűtlen és hatástalan azt várni, hogy az emberek megjelennek egy találkozón, amelyre nem tudnak felkészülni. Üzleti találkozót szervez, nem pedig meglepetés partit, ezért feltétlenül adjon egyértelmű információkat.
4. Hívja meg a megfelelő embereket.
Ül valaha egy értekezleten, és azon gondolkodott, miért voltál ott a földön? A megvitatott kérdések nem érintik az osztályt, nincs tapasztalata vagy speciális ismeretei ahhoz, hogy hozzájáruljon a beszélgetéshez, vagy szűkös a határideje egy saját részlegi projektre, és egyszerűen nincs ideje tartalékra. Igen, sajnos egyes menedzserek "annál inkább, annál inkább" gondolkodással tervezik az értekezleteket, és ahelyett, hogy csak azokat az embereket hívnák meg, akiknek leginkább szükségük van a napirenden szereplő kérdések megvitatására, egy általános meghívót küldenek, és a szervezet minden szegletéből érkeznek emberek. várhatóan részt vesz.
Ha hatékony találkozót szeretne tervezni, legyen szelektív, amikor elkészíti a résztvevők listáját. Az egyik módszer annak eldöntésére, hogy valaki részt vesz-e egy értekezleten, az, ha felteszi magának a kérdést, hogy az illetőnek meg kell-e hajtania az ülésen hozott döntések egyikét. Ha a válasz igen, akkor vegye fel az illetőt a meghívottak listájára.
A leghatékonyabb értekezlet-tervezők azok, akik a résztvevők idejét annyira értékelik, mint a sajátjukat.
5. Állítsa be a hangot az elején.
Korán érkezzen, és az értekezlet megkezdése előtt szervezze meg anyagát. Állítsa be és tesztelje AV berendezését, mielőtt a résztvevők megérkezni kezdenek. Mire átsétálnak a tárgyaló ajtaján, ideje lett volna egy gyors ápolás-ellenőrzésre, majd készen áll arra, hogy barátságos mosollyal és jóindulatú üdvözlettel fogadja őket. Nyugodtan lássa el a találkozó résztvevőit, és győződjön meg róla, hogy tudják, hogy nagyra értékelik jelenlétüket - amikor az értekezlet elkezdődik, nagyobb valószínűséggel figyelnek oda, és továbbra is foglalkoznak azzal, ami történik.
6. Válassza ki a megbeszéléshez megfelelő helyiségkonfigurációt.
A megbeszélés típusa (információadás, információgyűjtés vagy problémamegoldás) segít eldönteni az asztalok és székek felállítását. Például egy olyan információs értekezleten, ahol egy ember teljesíti a legtöbbet - ha nem az összeset -, megfelelő lenne az asztalok és székek osztálytermi elrendezése úgy, hogy a résztvevők elöl nézzenek. Egy interaktívabb értekezleten, például egy problémamegoldó találkozón, ahol azt akarja, hogy az emberek beszélhessenek és meghallgassák egymást, akkor egy patkós beállítás (négyzet vagy téglalap négyszögletes vagy téglalap alakú ülésekkel és székekkel a négy oldal három oldalán) legyen alkalmas.
7. Győződjön meg arról, hogy megfelelően kipihent és tele van energiával.
Az értekezlet vezetőjeként Ön adja meg az értekezlet lebonyolításának módját. Ha elfojtasz ásításokat vagy csoszogsz a szobában, mintha az akkumulátorok lemerülnének, akkor nem várhatod el, hogy a teremben mások is elkötelezettek maradjanak és érdeklődjenek az iránt, amit mondasz.
8. Biztosítson megfelelő frissítőket.
Ha hosszú találkozót tart, amely a délelőtt vagy a délután nagy részét lefedi, akkor lehetőség szerint érdemes valamilyen könnyű frissítőt, például teát, kávét, gyümölcsöt és teakekszet biztosítani, hogy segítse az embereket. Legalább biztosítson vizet. Ha nem tud frissítőket biztosítani, feltétlenül tartson egy kis szünetet a megbeszélés során, hogy az emberek megehessék a saját harapnivalóikat, vagy elkapjanak valamit a kávézóból.
9. Tanulmányok és képzési programok révén szerezzen további gyakorlatot a hatékony értekezletek lebonyolítására
Az ebben a cikkben szereplő tippeket és javaslatokat a hatékony értekezlet lebonyolítására egy olyan szervezet ihlette, amely majdnem 100 éve tanít beszéd- és vezetői készségeket: Toastmasters International A Toastmasters találkozón nemcsak azt tanulja meg, hogyan nyugtathatja félelmeit a közönség felé való beszédtől, hanem azt is, hogy miként kell megtervezni és vezetni az értekezletet, hatékonyan kezelni az időt, kezelni a zavaró tényezőket, és érdemi visszajelzést és támogatást adni társainak. Még azt is megtanulja, hogyan tartsa jól magát és gondolkodjon talpon, ha a dolgok nem a tervek szerint mennek.
Az értekezlet- és rendezvénytervezési készségek fejlesztésével a szakmai fejlődés iránti folyamatos elkötelezettségének részeként, a karrierje előrehaladtával sikerre fog állni. Ki ne szereti azt az alkalmazottat, aki mesterien képes összehozni egy élvezetes, eredményes találkozót?
© 2017 Sally Hayes