Tartalomjegyzék:
- A nagy üzleti levél fő elemei
- 1. Feladó címe
- 2. Dátum
- 3. Címzett címe
- 4. Jó első benyomás (köszöntés)
- 5. Az üzleti levél megírásának oka (a levél törzse)
- 6. Az üzleti levél befejezése
- 7. A jövőbeli kapcsolattartás engedélyezése
- 8. A levél lezárása
- 9. Házak
- 10. Gépírók kezdőbetűi
- Nem kell kapkodni!
Az üzleti levél egyesek számára napi szertartás.
Írta: Petar Miloševi? (Saját munka), CC-BY-SA-3.0, a Wiki Commons-on keresztül
Az üzleti kommunikáció a nyereséges, megbecsült vállalat vezetésének kulcsa. Az üzleti levél sok vállalkozás és alkalmazottaik napi rituáléja. Egy üzleti levél megkötheti vagy megszakíthatja az üzleti megállapodást, és nyilvánvaló, hogy egy jól megírt levél jobban meg tudja pecsételni az üzletet.
Minta szakmai üzleti levél formátum. A számok az üzleti levél fő összetevőire utalnak.
Teresa Coppens, 2012
A nagy üzleti levél fő elemei
A nagyszerű üzleti levélnek tíz fő összetevője van:
- A feladó címe
- Dátum
- Címzett címét
- Jó első benyomás (üdvözlet)
- Az írás oka (a levél törzse)
- A levél vége
- Hivatkozva a jövőbeni kapcsolatfelvételre
- A levél lezárása
- Házak
- Gépírók kezdőbetűi
1. Feladó címe
Ez az összetevő gyakran szerepel a vállalati levélpapíron. Ha azonban nem fejléces papírt használ, akkor a feladó címe balra igazítva jelenik meg két hüvelyknyire az oldal tetejétől. Csak az utcacímet, a várost és az irányítószámot adja meg, majd adott esetben kapcsolattartó telefonszámot, faxszámot és e-mail címet. A levelének megfelelő betűkészletnek könnyen olvashatónak és formálisnak kell lennie. A széles körben elfogadott betűtípus a Times New Roman, 12-es méret, amely konzervatív betűtípus.
2. Dátum
Ez az alkotóelem a levél írásának dátumát jelöli. Ha több napig tartott a levél megírása, akkor használja a levél elkészítésének dátumát. Ha az Egyesült Államokban működő vállalatoknak ír, használja az amerikai dátumformátumot, amely a hónap előtti hónapra (2012. április 12.) kerül. Az adatvonalat indokoltnak kell hagyni, és egy sorral kell megjelennie a Feladó címe alatt.
3. Címzett címe
Hagyjon egy üres sort a feladó címe, majd a címzett címe után, amelyet szintén igazolni kell. Nemzetközi címek esetén az utolsó sorba írja be az ország nevét nagybetűkkel. Ha lehetséges, írjon egy adott személynek. Hívja fel a céget, vagy beszéljen a vállalat alkalmazottjaival, ha nincs meg az illető neve. Mellékeljen egy pontos személyes címet, például Ms., Mrs., Mr. vagy Dr.
4. Jó első benyomás (köszöntés)
Az első benyomásod az olvasóra a leveled köszöntése lesz. Győződjön meg arról, hogy a személy neve és címe pontos és helyesen van-e írva. Ha lehetetlen volt megtalálni a személy nevének használatát, akkor: „Tisztelt Hölgyem vagy Uram!” Ha nem biztos a személy nemében, akkor a teljes nevet köszöntésként használhatja. Például megírhatja Kedves Chris Williams: ha nem biztos benne, hogy Chris neme. A köszöntésben szereplő névnek meg kell egyeznie a címzett címének nevével. Az üdvözlés után hagyjon egy üres sort.
5. Az üzleti levél megírásának oka (a levél törzse)
Az üzleti leveleket számos okból lehet megírni, például:
- Érdeklődés (információk kérése)
- Kérés (hogy valakit megkérjen valamire)
- Bocsánatkérés (sajnálom)
- Panasz (problémára panaszkodni)
Felkérő levél vagy megkeresés írásakor megkezdheti levelét, mondván: „Lehetséges…” vagy „Hálás lennék, ha megtennéd…” Ha rossz hírt ad vagy elnézést kér, tapintatosnak és udvariasnak kell lennie, megadva az okát a problémára. "Sajnos a megrendelését nem tudjuk időben feldolgozni a… miatt" vagy "Sajnos a túlzott korábbi kötelezettségvállalások miatt jelenleg nem tudunk találkozni veled."
A levél írásakor használjon blokk formátumot. Ne tegye be a bekezdések behúzását, hanem egyetlen szóközt. Hagyjon egy üres helyet a bekezdések között. Üzleti levél írásakor nagyon fontos megjegyezni, hogy a tömörség kulcsfontosságú. Az első bekezdésben nyissa meg barátságosan, majd írásban adja meg célját. A következő bekezdésben részletesen meg kell adni az írás okát. A harmadik bekezdés háttérinformációkat és alátámasztó részleteket tartalmazhat.
6. Az üzleti levél befejezése
A záró bekezdésnek meg kell ismételnie a levél célját, és szükség esetén valamilyen típusú intézkedést kell kérnie. "Ha további kérdése van, forduljon hozzánk." "Szeretnék találkozni veled, amikor csak akarunk, hogy tovább megvitassuk ezt az ügyet." Valamint, ha dokumentumokat kívánnak csatolni, akkor azt a záró bekezdésben fel kell tüntetni. "Mellékelve megtalálható…"
7. A jövőbeli kapcsolattartás engedélyezése
A záró bekezdésnek utalnia kell a jövőbeni kapcsolattartásra is, például: „Várom, hogy jövő szerdán találkozhassunk veled”.
8. A levél lezárása
Levele zárása attól függ, milyen viszonyban van a címzettel. A „hűségesen” sokkal formálisabb, mint a „tisztelettel”. Ha az olvasó ismerős számodra, akkor a „Üdvözlettel” lehet használni. A megfelelő bezárás, majd vessző után hagyjon négy sort az aláíráshoz, majd írja be a nevét és pozícióját.
9. Házak
Ha a levél mellé mellékelt mellékleteket jelzi, írja be ezt az 'Enc.' egy sorral a zárás alatt. Ha számos dokumentumot tartalmaz, célszerű minden dokumentumot megnevezni.
10. Gépírók kezdőbetűi
Ha a levelet írta, de valaki más írta be, vagy valaki másnak írta, akkor a gépírók kezdőbetűi a mellékletek után jelennek meg. Ha Ön a feladó és maga írta be a levelet, hagyja ki a gépíró kezdőbetűit.
Nem kell kapkodni!
A professzionális üzleti levelek formális vázlatot követnek, amely csiszolt megjelenést kölcsönöz nekik. A tartalom azonban a legfontosabb jellemző, amely biztosítja a levél céljának pozitív eredményét. Elengedhetetlen, hogy helyesírásod és nyelvtanod makulátlan legyen. Ezért az elküldés előtt kétszer-háromszor korrigálja a munkáját. Győződjön meg arról, hogy a megfogalmazása udvarias, tapintatos és lényeges. Az ügyvezetőknek időbeli korlátai vannak, és valószínűleg nem azzal töltik az időt, hogy olyan prózát olvassanak, amely tombol és túl sokáig tart a lényeg eléréséhez. Szánjon időt arra, hogy kövesse a cikkben található irányelveket, és gondosan szerkessze átfogó tartalmát, és ennek eredményeként egy szakmai levél lesz.