Tartalomjegyzék:
- Bevezetés
- Készítsen listát
- A támogató munka tényezője
- Mi a teendő, ha a projekt elromlik
- Ismerje az Ön által kijelölt időtartamot
- Gyűjtse össze a projekt ütemterveit
- Készítse el az erőforrás-allokációs táblázatot
Bevezetés
Az erőforrás-tervezés a projektmenedzsment egyik legnagyobb kihívást jelentő aspektusa lehet, különösen, ha azt egy egész szervezeten belül több projektcsapat számára kéri, hosszú időn keresztül. Ha rendelkezik Microsoft Project Server-rel, akkor az erőforrás-allokációt meglehetősen egyszerűen elvégezheti, mert a Microsoft Project Server áttekintheti a szervezet összes projektjét, és megmondhatja, hogy egy adott erőforrás hol van elosztva. A Microsoft standard kiadása azonban nem engedi ezt megtenni, és ezen a ponton könnyebb hivatkozni a projekt ütemezésére a Microsoft Projectben vagy máshol, és elkészíteni az erőforrás-elosztási dokumentációt az Excel programban. Ez a cikk áttekint mindent, ami az erőforrás dokumentációjának elkészítéséhez szükséges a Microsoft Excelben.
Az erőforrások elosztásánál úgy érezheti magát, mintha egy nagyon nagy rejtvényt oldana meg.
Készítsen listát
Az első lépés az összes erőforrás listájának összeállítása, amelyekért Ön felelős lesz. Ha ez egyetlen projektre vagy egy kis részlegre vonatkozik, akkor valószínűleg egyedül is megteheti, de ha erőforrás-allokációt végez egy nagy részleg számára, ahol az alkalmazottak több száz projekten dolgoznak, akkor át kell dolgoznia egy támogatási részleg, hogy megbizonyosodjon arról, hogy rendelkezik a név teljes listájával. Kérje meg valaki, hogy nézze át a listát. Nem akarja elkezdeni mozgatni az embereket és módosítani a projekt ütemtervét, csak azért, hogy megtudja, vannak olyan emberek, akik kitölthették volna a lyukakat.
A támogató munka tényezője
Egyes vállalatoknál a projekteken dolgozó alkalmazottak is elég sok támogatási munkát végeznek. Az alkalmazottak által végzett támogatási munka százalékos aránya vállalatonként és alkalmazottanként változik. Fontos megértenie, hogy a támogatói munka hány százalékát kell az egyes munkavállalók számaiba foglalnia az átlagos munkanapon vagy a munkahéten az erőforrások elosztása alatt. És ha nem Ön eléggé ismeri az alkalmazottak munkaterhelését, győződjön meg róla, hogy ezeket az információkat megkapja-e valakitől. Ha találgat, és ez helytelen, az nagy számban dobja el a számokat, ami sok fájdalmat okozhat.
Mi a teendő, ha a projekt elromlik
Ismerje az Ön által kijelölt időtartamot
Tisztázásképpen mindig ellenőrizze azt az időtartamot, amelyre az erőforrások kiosztását kérik. Az emberek rövid távú előrejelzése könnyebb, de minél tovább halad az úton, annál nagyobb a kockázata, hogy téved, és ha nem kell számot tennie odakint érdemes határozottan fontolóra venni, hogy nem csinálja.
Gyűjtse össze a projekt ütemterveit
Az erőforrás-elosztás részeként végrehajtott előrejelzés vadon pontosabbá válik, ha teljes projektütemezés van bemenetként. Még akkor is, ha a projekt hivatalosan még nem kezdődött el, képesnek kell lennie egy csupasz csont, magas szintű projekt ütemezésre, amely felhívja az összes ismert elvégzendő feladatot. Azonban ebben a szakaszban a fejlesztési munka valószínűleg csak nagy darab lesz részletek nélkül, mivel az összes feladatot részletező munkabontási struktúra még nem készült el. De akkor is képesnek kell lennie arra, hogy a fejlesztő munkát végző személyek nevét, valamint az összes többi feladathoz kapcsolódó személyeket megnevezze. Az üzleti eset áttekintése és a projektet igénylő vállalkozóval folytatott beszélgetés után ÖnNagyon magas szinten megérzem a projekt bonyolultságát, és képes leszek előre jelezni az egyes feladatok időtartamát ebből. Ha a projekt már repülés alatt áll, és van egy munka lebontási struktúra, amely felhívja a fejlesztési munkához kapcsolódó összes feladatot, akkor még részletesebb információkkal szolgál arról, hogy ki mit és mikor fog dolgozni.
Az erőforrás-szintezés kritikus utolsó lépés az erőforrás-allokáció terén, mivel segít a vállalkozásoknak megérteni, hogy mikor kell felfelé és lefelé méretezni a munkaerőt, és segít a projektmenedzsereknek reális projekt-ütemezésben.
Vezetés és projektmenedzsment bajnokok
Készítse el az erőforrás-allokációs táblázatot
Az összes összegyűjtött információnak az erőforrás-elosztási táblázatba történő terjesztésének lépései az Excelben a következők:
- Nyisson meg egy új munkafüzetet az Excel programban, és hozzon létre új munkalapokat minden erőforráshoz, amelyre előrejelzést kell készíteni.
- Az első lapon néhány sor lefelé indulva kezdje beilleszteni az első oszlopban azon projektek nevét, amelyeken az egyén dolgozik, és mindegyik projekt a saját sorában halad.
- Ugorjon a sor második cellájába közvetlenül az első projektje fölött található üres sorban, és kezdje el megadni az egyes napok vagy az egyhetes dátumtartományokat arra az időtartamra, amelyhez az adott sorban erőforrás-allokációt kell végrehajtania. Végső soron ez attól függ, hogy Ön vagy a főnöke mennyire akarja megszerezni a szemcséket.
- Nyissa meg a listán szereplő első projekt projektütemezését, és szűrje le azokat a feladatokat, amelyekkel az Ön által keresett erőforrás részt vett. Keresse meg az első feladat időtartamát, amelyhez az erőforrás kapcsolódott, és fordítsa el a létrehozott erőforrás-elosztási táblázatot. Navigáljon a projekt sor azon celláihoz, amelyek megfelelnek az adott napnak vagy egy hetes tartománynak, majd adja meg, hány órát lát az adott erőforrás az adott időkereten belül. Ismételje meg ezt a lépést az összes projekt összes feladatára, minden alkalmazott számára.
- Írjon be egy képletet minden nap vagy egy hét dátumtartomány oszlopának aljára, amely összefoglalja az oszlopban lévő összes számot, amely az adott erőforráshoz szükséges támogatási munkát is figyelembe veszi.
- Tekintse át az összesítést. Ha egyszeri, szokásos munkanapokat használt, akkor minden olyan nap, amikor úgy tűnik, hogy egy alkalmazott nyolc óránál többet tölt be, piros zászló, és meg kell nézni. Nagyon normális, hogy ez megvan, amikor összeszámolja a számokat, és ez valóban rávilágít arra, hogy a legtöbb szervezet hogyan osztja túl az erőforrásait, és csak akkor veszi észre, amíg nem végeznek ilyen gyakorlatot.
- Szintezze erőforrásait. Itt végezheti el a munkát más emberekre történő áthelyezéssel vagy a feladat időtartamának meghosszabbításával, hogy mindenkinek megfelelő legyen a kiosztása.
© 2017 Max Dalton