Tartalomjegyzék:
- Ne csak a munkáját dobja ki, küldje át
- Milyen dolgokat kell delegálni?
- Kinek kell átruházni a feladatot vagy a feladatot?
- Tervezés
- Elindulás
- Csomagolás
Ne csak a munkáját dobja ki, küldje át
Bárki számára, aki új a vezetői pozícióban, fontos lehet megtanulni a feladatok hatékony átruházását. A delegálás lehetővé teszi az alkalmazottak fejlesztését, több teljesítmény elérését és az Ön által elhelyezett dolgok hatékonyabbá tételét.
A folyamat korai szakaszában a beosztottra való átruházás időigényes lehet, miközben irányítja és figyelemmel kíséri őket, de végül időt és frusztrációt takarít meg, mivel egyre kompetensebb és befektetettebb munkavállalókat szerez, akik mentesíthetik Önt az olyan feladatok alól, amelyek mentesíthetik Önt. nem igényel szakértelmet.
A megfelelően átruházott feladatok motiválhatják az alkalmazottakat, megakadályozhatják az unalmat, és energiát adhatnak az alulteljesítő alkalmazottaknak. Természetesen azok az alkalmazottak, akik felelősséget vállalnak egy megbízásért vagy projektért, jobban befektetnek annak eredményébe, és valószínűleg a felelősség motiválja őket.
A hatékony átruházás azonban sokkal többet igényel, mint másokon végzett munka. Ez egy olyan folyamat, amely megköveteli, hogy:
- gondosan határozza meg, hogy milyen típusú feladatokat kell átruházni
- határozza meg, hogy ki vállalja a megbízást
- következetes és támogató módon kövesse nyomon a sikereiket
Milyen dolgokat kell delegálni?
A munka átruházásának elsajátításakor az első lépés annak megértése, hogy milyen típusú dolgokat kell másokra utalni.
Különféle feladatok és feladatok vannak, amelyeket megfelelően átruházhatunk.
- Természetesen azok a feladatok, amelyek nem igényelnek vezetői készségek szintjét, vagy amelyek olyan szakértelmet igényelnek, amely nem rendelkezik a vezetővel, azok közé sorolhatók, amelyeket át lehet jelölni.
- Ideális helyzetben azokat a dolgokat, amelyeket a vezető átruház az alkalmazottakra, motiválniuk vagy tanítaniuk kell őket. Az, hogy egy alkalmazottnak további munkát kell adnia, ami nem ad lehetőséget a növekedésre vagy a tanulásra, nem motiváló. Egyes alkalmazottak számára ez azt jelenti, hogy egy teljes feladatért felelősségre van szükségük, míg más, más szinten működő feladatok esetén elegendő a projekt egyetlen aspektusáért felelősséget vállalni.
- A pusztán a munkavállalót ösztönző feladatok átruházása szintén jó lehet, mivel az unalom romboló erő lehet a munkahelyen.
- Olyan feladatok biztosítása, amelyek keresztvonatok hasonló okokból jók, és ez segíthet a zökkenőmentesen működő munkahely biztosításában.
Bármely másnak delegált feladatnak vagy feladatnak konkrétnak kell lennie annak terjedelmében, és olyannak kell lennie, amelyet mindketten meg tudtok mérni, hogy tudják, mikor teljesült, és mennyire sikerült. Ideális esetben a megbízást átvevő alkalmazott egyetért abban, hogy felelősséggel vállalja.
Megjegyzés: Nem ruházható át olyan feladat, amely bizalmas információk vagy döntések kezelését igényli, amelyek a vezetőség felelőssége; mint például a stratégiai tervezéshez, a költségvetés felügyeletéhez, a személyzethez és az értékeléshez kapcsolódó dolgok.
Kinek kell átruházni a feladatot vagy a feladatot?
A delegálás megtanulásának következő lépése annak megértése, hogy mely személyek kapják meg a kijelölt munkát.
- Ahhoz, hogy a feladat vagy a feladat sikeres legyen, a felvállalónak rendelkeznie kell a rendelkezésre álló idővel. Az ésszerűtlen elvárásokkal járó alkalmazottak összetörése biztosítja a projekt kudarcát, és valószínűleg tönkreteszi az alkalmazott morálját.
- Természetesen a munkavállaló azonosítása a megfelelő képességekkel és végzettséggel a munkához hasonlóan fontos. Például a rossz kommunikációval rendelkező munkatárs felkérése egy csoportos projekt vezetésére valószínűleg rossz választás.
- Míg olyan embert választunk, aki olyan képességekkel rendelkezik, hogy az egyeztetés fontos, az a feladat is, amely kihívást jelent az alkalmazott számára, hogy egy kicsit többet érjen el.
- Általánosságban elmondható, hogy a munkavállaló könnyen vállalja a megbízott feladatokat, ha úgy érzi, hogy karrier szempontjából profitálhatnak belőle, lehetőséget adva nekik arra, hogy bemutassák tehetségüket, léphessenek felfelé vagy fejlesszenek egy keresett készséget. Ezt figyelembe kell venni a kiválasztás során is.
Tervezés
Miután eldöntötte, hogy melyik feladatot vagy megbízást kívánja átruházni, és melyik alkalmazott a legvalószínűbb, akkor itt az ideje egy beszélgetésnek, amely világos célokat és tervet állít fel.
A felügyelőnek egyértelműen meg kell vitatnia:
- pontosan mit kérnek az alkalmazotttól,
- mi a megbízás köre,
- miért kritikus a feladat
- mit fog nyerni a munkavállaló, ha vállalja ezt a munkát; új készségek fejlesztése, több fizetés, vagy csak az adott terület iránti érdeklődés kielégítése?
Az Ön elégedettségének megfelelő projekt sikeres befejezésének biztosítása érdekében fontos:
- pontosan meghatározza, hogy mit kell elérni
- mi lesz a siker
- a teljesítés általános ütemterve. Ha az alkalmazott hajlandó vállalni a megbízást, akkor a tervezés lesz a folyamat következő fázisa.
A tényleges felhatalmazás ettől a ponttól fogva a következő tervezési szakaszban mozog majd. Egy jó, átgondolt terv biztosítja, hogy az alkalmazott tudja:
- elvárásaikat
- időkorlátok
- felelősségük körét
- szerepe a feladatban
Kettőtöknek össze kell állítania egy tervet, amely meghatározza:
- a feladathoz szükséges minden szükséges erőforrás (emberek, felszerelések, anyagok stb.)
- a projekt különböző szakaszainak befejezésére vonatkozó konkrét határidők
- hogyan fogja figyelemmel kísérni a haladást Ön, a felügyelő.
A fejlődés figyelemmel kísérésének meghatározása ebben a pillanatban kritikus fontosságú annak biztosítása érdekében, hogy szerepe nem feltűnő és elvárt. Ez állhat:
- az írásos jelentések rendszeres ütemezése
- rövid megbeszélések verbális frissítésekkel
- megfigyelések
- vagy mindegyik valamilyen kombinációja
Fontos az is, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy a munkáért felelős munkavállaló aktívan szóljon a tervezés során. Lehet, hogy nem úgy csinálják a dolgokat, ahogyan te tennéd, de valamennyire ellenőrizniük kell a dolgok végrehajtását, mivel ők lesznek az a személy, aki legalább részben elszámoltatható az eredményért. Megint csak nem vállalnak további munkát, hanem felelősséget is.
A felelősségvállalás másik fontos része a szükséges jogosultság megadása. Például, ha egy alkalmazott vállalja a felelősséget egy csoport vezetéséért egy megbízáson, akkor a csoportot és minden más kapcsolódó személyzetet tájékoztatni kell az új vezetői szerepről. Minden más érintett vezetőt fel kell kérni, hogy támogassa őket, és ismerjék el tekintélyüket a kapcsolódó ügyekben.
Hasonlóképpen, a munkavállalónak meg kell értenie a projekt hatalmának határait előre, a tervezés szakaszában. Például, ha anyagokat kell vásárolni, akkor tudnia kell, hogy minden kérésnek át kell-e mennie a vezetőnek, vagy az ő megítélésük lesz a végső szó.
Elindulás
Az a vezető, aki valóban tudja, hogyan kell delegálni, megérti, hogy ha a terv elkészült, kötelessége még korántsem teljesült. Súlyos hiba elengedni az alkalmazottat, elmulasztani a rendszeres ellenőrzést, vagy szükség szerint útmutatást nyújtani. Végül a siker továbbra is a felügyelő vezető felelőssége, bár a napi munka a kirendelt alkalmazottra hárul.
A terv elkészültével a jelentéseknek és a frissítéseknek rutinszerűen és megszakítás nélkül kell történniük. A menedzser auditálhatja a tervezett interakciókat.
A megbízástól és a munkavállalótól függően a vezető a következőket biztosíthatja:
- bátorítás
- Visszacsatolás
- általános útmutatás
- szükség esetén segítség a problémamegoldásban
A kirendelt alkalmazottat azonban a kérdések és megoldások átgondolása helyett a vezető felé kell irányítani. A vezető csak akkor léphet közbe, ha szerepükre szükség van az együttműködés megszerzéséhez, szélesebb körű kérdések kidolgozásához stb. Általában a menedzsernek coachként és mentorként kell eljárnia.
Csomagolás
A feladat végén fontos felismerni az eseményt. Ha egy projekt sikertelen, a vezetőnek kell felelősséget vállalnia. Ha a megbízás sikeres volt, ami általában, akkor az elvégzett munkának nyilvános elismerést kell kapnia.
A fejlesztés területei az általános eredménytől függetlenül azonosíthatók. Ezek irányíthatják a jövőbeni feladatokat.
Mint korábban említettük, a delegálás segíthet a több munka elvégzésében, de végső soron az alkalmazottak fejlődését és motiválását is elősegíti. A menedzser feladata:
- végezzen megfelelő megbízásokat
- alaposan tervezzen
- rendszeresen figyelemmel kíséri
- biztosítsa a megbízás sikerét a pozitív élmény érdekében
© 2009 Christine Mulberry