Tartalomjegyzék:
- Miért fontos a pontosság?
- A szakmai világ rossz becslésekre számít
- Miért van szükségünk jó becslésekre
- Az elfogultság megszüntetése
- Tippek a nagy becslés elkészítéséhez
- Becslés folyamata és technikái
- Jó becslés - gyors
Megtanulják, hogyan lehet jobb projektbecsléseket készíteni - és gyorsabbá tenni.
Canva
Miért fontos a pontosság?
Projektmenedzserként gyakran nyomást gyakorolunk arra, hogy nagyon gyorsan és túl kevés információval készítsünk becsléseket. Rosszabb esetben nyomás alatt vagyunk, hogy elmondjuk, mit akarnak hallani az ügyvezető szponzorok: "Csak 15 000 dollárom van erre az adatbázis-frissítésre. Meg tudod csinálni, ugye? És ezt két hónap alatt is el kell végezni!"
Mégis, ha igent mondunk, és ez egyszerűen nem lehetséges, az még rosszabbá teszi a helyzetet. Két hónappal és tizenötezer dollárral később nem nézünk ki túl jól, amikor visszatérünk, és kérünk még tízezer dollárt, és még egy hónapot. És mégis, 3 hónap és 25 000 dollár volt a legjobb, amit bárki megtehetett, és ezt előre tudhattuk.
A szakmai világ rossz becslésekre számít
Sajnos sok szervezet megszokta, hogy elfogadja az alacsony becsléseket, és kitalálja, hogy a legtöbb projekt meghaladja a költségvetést, és későn teljesítik. A Projektmenedzsment Intézet szerint az összes projekt 55% -a nem eredményez kielégítő eredményt. Az időben és a költségvetés alatt kielégítő eredményeket elért projektek százalékos aránya ennél alacsonyabb.
A projektmenedzserek is úgy vélték, hogy nem tudunk reális becsléseket készíteni, vagy ha megtehetnénk is, nem tudjuk megtenni a rendelkezésünkre álló időn belül. És ha tehetnénk, a főnök nem akarja hallani.
Leegyszerűsítve: a szakmai világ rossz becslésekre számított.
Miért van szükségünk jó becslésekre
Ez azt jelenti, hogy nagyon jól fogunk kinézni, ha jó becsléseket tudunk készíteni. Most őszinte leszek, bemutatni őket nem lesz könnyű. Kihívást jelent a főnökeink meggyőzése arról, hogy jó információkra és elegendő időre van szükségünk a jó becsléshez. A reális becslések eleinte magasabb projektköltségvetést és hosszabb ütemtervet jelentenek - több érvet. De nézze meg, mi történik a másik oldalon: Megkezdjük a projektek időben és a költségvetés keretein belül történő megvalósítását - vagy lezárva. És csak mi csináljuk.
Ez aranyat ér.
A hölgy igazságszolgáltatásának bekötése a személyes napirendek, a státusz, a megvesztegetés és egyéb elemek iránti vakság jele, amely elriaszt minket az igazságtól.
Saját munkával (retusálva), a Wikimedia Commons-on keresztül
Az elfogultság megszüntetése
Becslés szerint az elfogultság olyan nyomás, amely arra vezet, hogy túl alacsony vagy túl magas becslést állítsunk elő. Az első dolog, amit meg kell tennünk, hogy pontos becslést akarunk tenni. Ne feledje, hogy a projekt végén vissza akar tekinteni, és azt mondja: Becslésem helytállt; a menedzsmentem jó volt, és pontosan a célba értem.
Valójában az elfogultság megértésének egyik módja az a gondolkodás, hogy ez valami olyasmi, ami következetesen kitér a céltól. Az íjászatban egy szélszél fújja a nyílokat a cél felé a szél irányába. Ez elfogultság. Az elfogultságot azzal kompenzáljuk, hogy tudatában vagyunk a nyomásnak, és nem vagyunk hajlandók eldobni minket.
Íme néhány dolog, ami eldobhat minket, és mit kell tenni mindegyikkel:
- Szükséges vagy kiszabott költségvetések és a rendelkezésre álló források kimutatásai. Az előírt vagy előírt költségvetés egy nyilatkozat arról, hogy a projekt szponzorai vagy a megrendelő mennyit hajlandó költeni. A rendelkezésre álló forrásokról szóló kimutatás megmondja, hogy mennyi pénz van a költségvetésben. Legyen egyértelmű, hogy ezek egyikének sincs köze becsléshez. Vagy nem tudja ezt az összeget, mielőtt megbecsülné (például a vak hölgy igazságosságát a 2. ábrán), vagy ha tudja, tegye félre. Miután elkészítette reális becslését, bemutathatja a becsült költségvetés és a szükséges költségvetés összehasonlítását.
- Kívánatos vagy neheztelő gondolkodás. Ha tetszik a főnökünk, akkor be akarjuk illeszteni a munkát abba, amit szerinte megengedhet magának. Ha azt gondoljuk, hogy főnökünk irreális, akkor kétszer annyit akarunk majd követelni. Ezek a barátság vagy az ellenérzés természetes, emberi reakciói. Kérem, tegye félre őket. Koncentráljon a szakmai büszkeségre, amely reális, pontos becsléssel készül az elvégzendő munkáról, annak költségéről és idejéről.
- Csak egy régi projektbecslés egy példányát szeretné használni. Ne egyszerűen másoljon becslést egy másik projektből. Két hiba lesz, ha megteszi. Először is, lehet, hogy ez a becslés nem volt pontos. Mindig használjon pontos tényleges költségkimutatásokat és ütemezéseket, ne múltbecsléseket. Másodszor, nincs két egyforma projekt. Még akkor is, ha a projekt nagyon hasonlít egy korábbi projekthez, a különbségekre koncentráljon, ne a hasonlóságokra.
- A teljes projekt becslése csak egy dolog. Ez nem működik. A pontos becslések a részletekre épülnek. Gondoljon bele, mennyibe fog kerülni a projekt egyes darabjai, és mennyi időbe telik. Pontosabb képet kap. Továbbá, ha az egyik tétel magas, a másik pedig alacsony, akkor mindez egyensúlyba kerül.
Most már tudja, hogyan lehet elkerülni az elfogultságot okozó nyomást. Nézzünk meg néhány tippet a nagyszerű becsléshez.
A munkahelyi emberek túl gyakran vitatkozás nélkül vitatkoznak. Reális becslések átadása főnökeinknek kihívást jelenthet a vállalati kultúrában.
Tambako a Jaguar (CC BY-ND), a flickr útján
Tippek a nagy becslés elkészítéséhez
Íme néhány dolog, amit megtehetsz a nagyszerű becslés érdekében:
- Győződjön meg róla, hogy tudja, mi a projekt megvalósítása. Világosan meghatározott hatókör nélkül pontos becslés lehetetlen.
- Adj magadnak annyi időt, amennyit csak tudsz. Az első becslésed új módszerrel lassan fog menni. Ezt követően tudni fogja, mennyi időre van szüksége.
- Szerezzen jó információkat. Ne adjon ki néhány e-mailt. Szánjon időt arra, hogy beszéljen emberekkel, elmagyarázza, mit csinál, megbizonyosodjon arról, hogy értenek-e, és elgondolkodnak-e azon, amit kérdez, és jó tájékoztatást nyújtanak.
- Először az egyedi darabokra koncentráljon. Minden projektnek vannak egyedi elemei. Először gondosan becsülje meg azokat. Ezután átmásolhatja a korábbi projekt tényleges költségvetését és ütemezését a rutinosabb részekre.
- Ne hagyjon ki semmit. Az elfogultság megszüntetése után a legnagyobb becslési hibák abból adódnak, hogy egyszerűen elfelejtjük a projektterv egy részét.
Becslés folyamata és technikái
Egy közepes méretű vagy nagy projektben két becslést készíthetünk. Az első, vagyis a korai becslés azután történik, hogy van egy világos hatókör-nyilatkozatunk, de mielőtt pontosan kidolgozták volna a munkabontási struktúrában. A korai becslés elkészíthető a korai projektekkel összehasonlítva, a Bucket módszerrel, vagy a Modified Wide-Band Delphi nevű kifinomult (és drága) technikával.
Miután a WBS és a tevékenységi lista elkészült, nagyon pontos becsléseket készítenek a PERT, a Projektértékelési és Felülvizsgálati Technika segítségével. A projekttervezési folyamat és a korai és késői becslés közötti kapcsolatot részletesebben a Projektmenedzsment idő- és költségbecslési technikái ismertetik: Áttekintés.
Bárhol is legyen a projekttervezés folyamata, és bármelyik becslési technikát használja, a cikkben szereplő összes módszer az elfogultság megelőzésére és a becslés egyszerű alkalmazására.
Jó becslés - gyors
Az első becslések elkészítésekor érdemes beállítani a dolgokat, hogy legközelebb gyorsabban végezzék el. Itt van, hogyan:
- Szervezze és tárolja adatait. Gyakran fogja használni a korábbi projektek tényleges adatait (ütemtervek és költségvetések). Győződjön meg arról, hogy könnyen elérhető, jól szervezett, és ha lehetséges, szabványos formátumokban és kereshető. Ideális esetben olyan formátumban kell lennie, amelyből könnyen másolható, például adatbázis, táblázat vagy szerkeszthető dokumentum, nem pedig nyomtatásra kész dokumentum, például PDF-fájl.
- Készítsen névjegyzéket. Meg fogja találni, hogy bizonyos emberek valóban hasznosak. Megértik a kívánt adatok típusát. Néhányan más projektmenedzserek lesznek. Néhányan könyvelők lesznek. Néhány olyan eladó lesz, aki örömmel készít gyors becslést, abban a reményben, hogy vásárolni fog tőlük. Készítsen névjegyzéket azokról az emberekről, akik különösen jól tudnak tájékoztatást adni a becslésekről, és jegyezze fel szakterületüket.
- Építsen sablonokat. Készítse el saját becslési sablonjait, űrlapjait és táblázatait. Ez a következő alkalommal nagyon gyors lesz. Ügyeljen arra, hogy a sablonból törölje az összes adatot az aktuális becslésből - nem akarja, hogy hibák kúszjanak be. Ezeknek a sablonoknak a birtokában nagyon könnyen másokat is képezhetünk, hogy gyorsabban végezhessük el a becsléseket.
- Építsen egy csapatot. A számok ellenőrzésének leggyorsabb módja az, ha egy személy elolvassa a forrást, míg a másik a végleges dokumentumot. Ön is feloszthatja a projekt egyes részeit, és megkérheti a munkavállalókat, hogy becsüljék meg saját idejüket és költségeiket. Ez sokkal pontosabb, és arra ösztönzi a becslés birtoklását is, hogy megpróbáljanak megfelelni annak, amit mondtak.
Végül, ha a projekt elkészült, hasonlítsa össze a projekttel valójában történteket a becsléseddel. Ha a becslésed helyt adott, akkor remek folyamatod van. Ha a becslésed ki volt kapcsolva - és ez rendben van, néha így lesz -, akkor áss be és derítsd ki miért, és frissítsd a sablonokat a folyamat javítása érdekében.
Pillanatok alatt gyors, pontos becslő leszel. Nos, nem, ez nem pontos. Ez elfogult hype. Hamarosan gyors, pontos becslő leszel, és hamarabb, ha mindent megteszel annak érdekében!