Tartalomjegyzék:
- 1. Küldjön előre anyagokat
- 2. Korlátozza a meghívókat
- 3. Állítsa be az alapvető alapszabályokat, de ne Nag
- 4. Forgassa el a szerepeket okosan
- 5. Kezdje egy pozitíval
- 6. Kerülje a részletes hibaelhárítást
- 7. Tegye a legkevésbé fontos témákat a végére
rawpixel
A konferenciahívások gyakran alig tesznek többet, mint a multitasking és az elcseszett beszélgetések terjesztése a Slack vagy a Gchat rendszeren. A legrosszabb esetben az emberek időveszteségét vesztegetik, és rosszul kezelik a hívást, ha rosszul kezelik a hívást. Néha ezek a hívások elkerülhetetlenek, vagy azért, mert logisztikailag szükségesek, vagy azért, mert valamelyik felsőbb osztály igényli őket, így íme, hogyan hozhatja ki a legtöbbet ezekből.
1. Küldjön előre anyagokat
Segít előre elküldeni a napirendet, hogy az emberek idő előtt becsengessenek bármivel, amit hozzá kell tenniük. Ez csökkenti annak valószínűségét, hogy az emberek "Ó, még egy dolog!" ahogy mindenki elbúcsúzott a hívástól.
Ha egy adott dokumentumra vagy más látványra fog hivatkozni, akkor mindenki számára hasznos lehet, ha a hívás során elérhetővé teszi azt. Bizonyos számok zörgetése, majd háromszor megismételése időpazarlásnak számít. Még akkor is, ha a szóban forgó dokumentum az emberek postaládájába kerül, próbálja meg újra elküldeni a hívás előtti napon, különösen, ha több hete vagy hónapja küldték el.
Arra is ügyelnie kell, hogy időben értesítse az embereket, hogy felelősek lesznek-e egy adott projekt frissítéséért. Bár néha elkerülhetetlenek a last-minute kérések, és a menedzsereknek általában fel kell készülniük erre a lehetőségre, a legjobb, ha az embereknek heads-upot adnak, ahelyett, hogy feltételeznék, hogy tudják, és a helyszínen teszik őket.
2. Korlátozza a meghívókat
Két embercsoportra kell gondolni: olyanokra, akiknek ügyeletet kell tartaniuk, és olyanoknak, akiknek nem kell , de mégis előnyös lehet. Az első kategóriába tartozó emberek valószínűleg döntéshozók és csapatvezetők, frissítéseket nyújtanak. Ezeknek az embereknek az azonosítását meglehetősen könnyűnek kell lennie.
A második kategóriába azok az emberek tartozhatnak, akik megválaszolhatják az adott helyzetre vonatkozó kérdéseket, vagy akik vezetői szerepet töltenek be, és hasznot húzhatnak a hívásból. Ez nem nem feltétlenül tartalmaz minden alkalmazottja vagy minden osztályon. Ne feledje, hogy a konferenciahívásokra fordított idő emberierő-pazarlás lehet, amikor a vezetők később csak fontosabb frissítéseket adhatnak csapataiknak. Ha kétségei vannak, konzultáljon a menedzserekkel és a csapat vezetőivel arról, hogyan lehet hatékonyan felhasználni az idejüket.
Szervezetétől függően lehet értelme mindenkit meghívni, de csak bizonyos emberek számára kötelezővé teszi a részvételt. Ez lehetővé teszi az érdekelt felek számára, hogy csatlakozzanak, többet tanuljanak, és remélhetőleg hozzájáruljanak valamihez a végén. Ügyeljen arra, hogy világosan közölje ezeket a különböző elvárásokat - és ne feledje, minél több ember van telefonon, annál több időbe telik!
3. Állítsa be az alapvető alapszabályokat, de ne Nag
Irányelveket kell megtenni arról, hogy mikor kell feltenni a kérdéseket, kik várják a részvételt, és ne felejtse el megmondani a nevét csatlakozáskor vagy beszéd közben, esetleg ugyanabban az e-mailben, amely tartalmazza a napirendet. Ne feledje, hogy ezeknek az irányelveknek gyakran vannak ésszerű kivételei, vagy előfordulhat, hogy egy újonc nem ismeri a szervezet munkakultúráját. Senki sem lesz tökéletes abban, hogy emlékezzen a telefon elnémítására, ezért ügyeljen arra, hogy ne harsogjon az emberek kisebb háttérzaj vagy más apró szabálytalanság miatt.
Ha valami valóban zavarja a hívást, próbáljon ki egy széles körű "Tud-e mindenki gondoskodni arról, hogy a telefon elnémuljon, ha valahol zajos?", Még akkor is, ha pontosan tudja, ki a tettes. A visszajelzés minél közvetettebbé tétele megakadályozhatja, hogy a jó szándékú alkalmazottak szidást érezzenek vagy nem szívesen.
4. Forgassa el a szerepeket okosan
Az emberek szerepeinek kijelölése hajlandóságuk és készségeik figyelembevétele nélkül valószínűleg csak unalmasabbá teszi a konferenciahívást. Próbáljon jegyzetelés, napirendkészítés és elősegítő szerepeket kijelölni azoknak az embereknek, akiket valóban érdekel a vezetés. Más esetekben érdemes megkeresni azokat a csapattagokat, akiket érdekel egy adott hívás témája. Bármi is lehet az oka, feltétlenül közölje az emberekkel, miért kéri őket, hogy vállalják a szerepet, mivel ez javíthatja bizalmukat és moráljukat.
Az is jó, hogy egy friss hang futtatja a hívásokat egyszer-egyszer. Lehet, hogy az egyik regionális menedzser nagyon kedvelt, és a csapatának örülhet, ha ő viszi a dolgát.
Bár a szerepek véletlenszerű vagy ütemezett rotációja igazságosnak tűnhet, ez visszaüthet. Az újonc végül neheztelhet rád, ha felelőssé teszed őket valami új dolog jegyzetéért. Valószínűleg az sem jó, ha kötelességet rendelünk valakihez, aki felelős a vészhelyzetek kezeléséért, és esetleg hívás közben kell kilépnie.
5. Kezdje egy pozitíval
Noha nem akarja túlzásba vinni magát, és őszintétlennek tűnik, örülök, ha tudomásul veszi, ha nagyszerű munkát végzett, vagy külön erőfeszítéseket tett. Ha egy adott csoport vagy egyén csak valami nagy eredményt ért el, akkor nyissa meg ezt, még akkor is, ha ez nem igazán releváns a hívás szempontjából. Kihívást is adhat valakinek, aki frissen visszatért egy nagy üzleti útból, vagy esetleg egy egész irodából, ha egy olyan időzónából ugrál, ahol még kora reggel van. Ez pozitív hangot adhat az egyébként lemerülő híváshoz.
Ne tedd azonban túl hosszúra ezt a részt, különben csak időt pazarol. Vigyázzon arra is, hogy ne hívja fel ugyanazokat az embereket minden dicséret dicséretére, mert ez visszaüthet és csökkentheti mások morálját.
6. Kerülje a részletes hibaelhárítást
A témában maradás nyilvánvalóan a konferenciahívások célja, de néha olyan trükkös helyzetekbe ütközik, amikor valakinek a témája témájú, de bonyolult vagy nagyon sajátos a helyzetére. Ha ez egyáltalán nem vonatkozik a hívásban résztvevőkre, ne féljen a következővel válaszolni: „Ez egy trükkös, amely eléggé jellemző az irodára. Meg tudjuk beszélni ezt offline állapotban? ”
Bizonyos esetekben kipróbálhat egy konkrétabb indoklást is, például: „Tudom, hogy a HR-csapat néhány emberének 10 perc múlva újabb találkozója van; elhalaszthatjuk ezt a vitát, mivel nem vonja be őket? Fontos rész annak biztosítása, hogy a kérdező ne érezze úgy, hogy a kérdése nem megfelelő vagy megterhelő - csupán más időpontban vagy helyen kell kezelni.
7. Tegye a legkevésbé fontos témákat a végére
Bár a cél mindig az, hogy a konferenciahívás időben véget érjen, vannak olyan napok, amikor technikai problémák vagy bonyolult problémák miatt ez tovább tarthat. Az is lehetséges, hogy vészhelyzet jelenik meg, és legalább egy embert arra kényszerít, hogy ugorjon le a hívásról.
Ha a hívása fél óránál hosszabbra van ütemezve, nagy az esély arra, hogy egy elfoglalt vezetőnek vagy más döntéshozónak el kell futnia egy másik, sürgetőbb találkozóra, akár tervezett, akár nem. Bármely időérzékeny elemet, amely megköveteli a bevitelt, próbálja meg korábban a hívásba tenni. Bár lehet, hogy egy hiányzó menedzsert később visszavezetnek a körbe, ez időt és figyelmet igényel a napodból - vagy valaki másé.