Tartalomjegyzék:
- Tippek a hatékony találkozó lebonyolításához
- Döntse el a találkozó célját
- Válassza ki a legjobb időt és helyet
- Készítse el a Napirendet
- A találkozó jó napirendje a következőket tartalmazza:
- Válassza ki és hívja meg a tagokat az értekezletre
- Alapszabály létrehozása
- Alapszabály céljai
- Kritikus szerepek hozzárendelése
- A segítő
- Időmérő
- Rögzítő
- Anyagok beszerzése és szervezése
- Bevezetés
- Mondja el a találkozó célját
- Tekintse át a Napirendet
- Csomagolás
- Cselekvési terv készítése
- E-mailek küldése
- Küldjön egyedi e-maileket
Fotó: rawpixel.com az Unsplash-on keresztül
Az Office amerikai változatának szinte minden epizódjában Steve Carell furcsa Michael Scott bevezette munkatársait a konferencia terembe egy rosszul kezdődött, sehová sem ment, és általában azzal fejeződött be, hogy valakit felmondással, testi sérüléssel vagy nem kívánt Ölelés. A való életben a munkahelyi találkozók (vagy találkozók bárhol, valóban - egyházi, iskola utáni programok vagy akár a családdal való leültetés) egyaránt önkényesnek és kényelmetlennek érezhetik magukat. Ha ötletelni kell a dolgot, és végül megoldásokat kell találni, akkor a tárgyalóasztal körüli összebújás vagy a Zoom segítségével 40 alkalmazott kerekítése meghatározott irány nélkül olyan, mintha egy vitorlásban vitorlás nélkül ugrálnánk. Komolyan nem mész sehova.
Kövesse ezeket a lépéseket a jobb értekezletekhez, amelyek erősen kezdődnek és végződnek, és közben nagy a fejlődés.
Tippek a hatékony találkozó lebonyolításához
- Válasszon olyan időpontot és helyet, amely nem vonja el a tagok figyelmét. Ha ebéd előtt egy órával találkozunk egy ebédlő előtt, egy irodában, a résztvevők számára teljesen érdektelen lesz.
- Ha virtuálisan tudja lebonyolítani a találkozót, akkor tegye meg. Nincs ok arra kérni az embereket, hogy több napra tegyék át napjukat, hogy egyetlen helyszínen találkozzanak.
- Győződjön meg arról, hogy a célnak szilárd és határozott célja van. A következő negyedévi költségvetés csökkentésének módjairól szóló megbeszélés nem elég szűk. Készítse el a témát: „Döntse el, melyik három dologra nincs szükségünk arra, hogy pénzt költünk a következő negyedévre”.
- Csak olyan embereket hívjon meg, akik relevánsak a találkozó szempontjából. Az emberek általában nem szeretnek értekezletekre járni, ezért ne vegyen részt senkit, aki nem szükséges a probléma megoldásához.
- Készítsen alapszabályokat még az értekezlet megkezdése előtt, és győződjön meg arról, hogy minden résztvevőnek van-e másolata - az univerzálisan nagyszerű szabály "nem zavarja egymást".
- Küldjön további e-maileket az értekezletet követő 24 órán belül, megerősítve és meghozva a döntéseket, és kik fogják ellátni az adott döntésekben meghatározott szerepeket.
A hatékony találkozók 4 szakasza
A hatékony találkozók lebonyolításakor az első dolog, hogy nem csak varázsütésre jönnek össze, amikor belép egy fülledt tárgyalóba. Mint minden félelmetes összejövetel, itt is van a tervezés és az előkészítés eleme, amely nélkül a tényleges találkozó teljesen értelmetlen.
A hatékony találkozók négy szakasza:
- Készítmény. Itt az ideje, hogy valóban meghatározza, miről szól a találkozója. Ötletgyűjtés-e a nyári gyakornokok jobb kihasználása? Megpróbálja eldönteni, hová költsön külön pénzt a művészeti osztály költségvetésében? A megbeszélés alaposan megvitatott fő témája kulcsfontosságú a megbeszélés sikeréhez, mert a résztvevők azt akarják érezni, hogy érdemes lenne a rutinjukból kivett többletidő.
- A találkozás. Az ülés során, akkor biztos, hogy kövesse a napirend akkor képződő p jóvátételt , hogy minden fontos vitatémája nevelkedett, és mindenki kap egy esélyt, hogy hozzájáruljon bemeneti anélkül, hogy off-topic, így a találkozó hosszabb, mint szükséges lenni.
- Záró. Néhány perccel az értekezlet befejezése előtt lezárja a megbeszéléseket, szükség esetén meghatározza a következő megbeszélés időpontját, és áttekinti a résztvevők lehetőségét arra, hogy bármilyen további kérdéssel felvegyék Önnel a kapcsolatot.
- Utánkövetés. A nyomon követés ugyanolyan fontos a találkozó minősége szempontjából, mint az előkészítési szakasz. Itt szünteti meg az esetleges hiányosságokat és köti össze a laza végeket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az ülés során hozott döntéseket megfelelően végrehajtják-e.
A találkozó összes szakasza közül az előkészítés a legtöbb idő. Rendezzen be egy csendes környezetbe, és tervezze meg, mit szeretne a közelgő megbeszélésből, csak arra összpontosítva, ami elősegíti a fejlesztések megvalósítását.
Fotó: Alejandro Escamilla az Unsplash-on keresztül
Felkészülés egy hatékony találkozóra
Döntse el a találkozó célját
Itt vagyunk az értekezlet tervezésének leglényegesebb szakaszában - eldöntjük, miért találkozol. A találkozó céljának eldöntéséhez először tegyen fel két egyszerű kérdést:
- Milyen kérdéssel kell foglalkozni?
- Miért kell foglalkozni a kérdéssel?
Ezekre a kérdésekre adott válaszok lesznek a találkozó célja.
Válassza ki a legjobb időt és helyet
Gondoljon egy olyan időre és helyre, amely elősegíti az ötletelést és a nyílt vitát, és hogy milyen beállítások felelnek meg legjobban a csoport méretének.
Ha távoli helyet választ, használhat egy videocsevegési szolgáltatást, mint például a Zoom, egy egyszerű konferenciahívást vagy akár egy chat-beszélgetést egy messenger szolgáltatáson keresztül. A távoli találkozók hatalmas előnye, hogy az idő sokkal rugalmasabb lehet, mivel a résztvevők csak telefonon csatlakozhatnak, bárhonnan is járnak.
Ha úgy dönt, hogy személyesen találkozik, fontolja meg, hogy olyan időpontot válasszon, ahol a pocakok nem dübörögnek, és a szemek nem bámulják az órát. A találkozó közvetlenül a munka előtt, vagy közvetlenül ebéd előtt valószínűleg rossz ötlet.
Készítse el a Napirendet
Ezután össze kell állítania egy napirendet. Néha "ütemtervnek" nevezett napirend irányítja az értekezletet, és segít Önnek, mint karmesternek és mindenkinek, aki részt vesz, és tartsa a fülét, hogy hol tartózkodik és merre kellene mennie.
A találkozó jó napirendje a következőket tartalmazza:
- Megvitatandó témák
- Az egyes témákhoz kapcsolódó legfontosabb beszélgetési pontok
- A találkozó meghatározott kezdési és befejezési ideje
- Hely a kérdéseknek a vége előtt
A menetrend így nézhet ki:
Találkozó ütemezése
15:00 Találkozó kezdődik
3: 00-3: 05 A résztvevők és a téma bemutatása
3: 05-3: 20 Téma és beszélgetési pontok megbeszélése
3: 20-3: 30 Kérdések
15:30 A találkozó véget ér
Vége: 15:30
Az aggodalom legfőbb témája: Hova tegyük az új automatákat?
- Három új árusító automata lesz - kettő harapnivalókhoz és egy italokhoz
- Az összes automatát egy helyen kell elhelyezni, vagy az épületen belül szét kell teríteni?
- A tűzvédelmi kódex szerint az automaták nem helyezhetők el az épület kijáratai közelében
Kérjük, további kérdésekkel és aggályokkal küldjön e-mailt a [email protected] címre június 28-ig.
Ez a menetrend azért működik, mert egyértelmű iránymutatásokat határoz meg a találkozó útjára. Nyomtassa ki a napirendjét, és az ülés elején adja át minden résztvevőnek, vagy küldje el előre e-mailben, hogy mindenkinek lehetősége legyen áttekinteni a napirendet, és az egész ülésen visszautalni rá. Célszerű azt is elküldeni, bárhová is találkozik, így mindig a beszélgetés előtt áll Ön és a résztvevők előtt.
Válassza ki és hívja meg a tagokat az értekezletre
- Döntse el, ki legyen és miért legyen az ülésen
- Küldje el a tagok kéréseit e-mailben, szövegesen vagy a szakmai kommunikáció más formáján keresztül
Alapszabály létrehozása
A határok segítenek abban, hogy a társadalom többnyire civil államban működjön. Gondoljon arra, hogy találkozója minitársadalom, és határozzon meg néhány határt, úgynevezett Alapszabályt. A hatékony találkozó alapszabályainak meghatározása érdekében legyen konkrét, és kezelje a lehetséges zavaró tényezőket, például:
- Technológia. Engedélyezni kell-e a telefonokat és a számítógépeket az ülés során?
- A többi tag tiszteletben tartása. A félbeszakítást, a hangos beszélgetést, egymás felett vagy túl sokáig el kell vetni.
- Szünetek. Ha az értekezlet hosszú lesz, lesznek-e szünetek, és mikor és hol várják a tagok a találkozást?
Alapszabály céljai
Az alapszabályoknak konkrétaknak kell lenniük, és biztosítaniuk kell, hogy az értekezleten résztvevők mindenkinek lehetősége legyen produktív környezetben részt venni és részt venni.
Kritikus szerepek hozzárendelése
Mint minden jól olajozott géphez, a sikeres megbeszéléshez is több kell, mint az azt lebonyolító személytől. Három kritikus tekercset kell hozzárendelnie az értekezleten, hogy a kezdetektől a végéig végig zúgjon.
A segítő
A vezető a pályán tartja az értekezletet, betartja az alapszabályokat, és segít a tagoknak visszavezetni a találkozó célját, ha a beszélgetés elfordul a témától.
Időmérő
Az időmérő figyelemmel kíséri az értekezlet meghatározott kezdési és befejezési idejét, rendszeresen emlékeztetve a tagokat arra, hogy mennyi idő telt el és mennyi maradt.
Rögzítő
A rögzítő rögzíti az értekezlet során felmerült ötleteket, és feltétlenül kérjen tisztázást, ha a beszélgetés zavarossá válik, hogy minden rögzített információ hasznos legyen, és az ülés után hatékony referenciaként használható legyen.
Anyagok beszerzése és szervezése
Döntse el, hogy milyen anyagok szükségesek a találkozóhoz, és gyűjtse össze azokat a találkozó előtt. Tehát, ha laptopot használ, ellenőrizze, hogy nem csak a találkozó felénél kezdődik-e a frissítés, és ha azt várja, hogy mindenki jegyzeteljen, ragadjon meg elegendő tollat és jegyzettömböt, hogy átkerülhessen. Ha adatok bemutatását tervezi, szánjon időt arra, hogy néhány látványtervet készítsen a számok alátámasztására.
Gyere el az értekezletre, hogy készen álljon egy vagy két jól körülírt kérdés megvitatására. A túl sok vitapont akadályozhatja a valódi haladást, és érintő vitához vezethet.
Fotó: Tim Gouw az Unplash-on keresztül
A találkozás
Bevezetés
Készítsen egy rövid bemutatkozást, hogy megismertesse a találkozó összes tagját egymással, majd közölje a találkozó célját és túllépje az alapszabályokat, hogy mindenki érthesse egyértelműen a találkozó menetét.
Mondja el a találkozó célját
Tekintse át a megbeszélés célját, miért van ott mindannyian, és mit remél elérni (hogy egyhangú döntést hozzon a három új automata legjobb helyszínéről vagy helyeiről).
Tekintse át a Napirendet
A személyes megbeszélésekhez adja ki a napirend nyomtatott példányait, amelyek tartalmazzák a megbeszélésre kerülő témákat, beszélgetési pontokat, valamint a kezdési és befejezési időpontokat.
Távoli értekezleteknél ellenőrizze, hogy mindenkit elküldtek-e, és hogy hozzáfér-e a napirendhez, mielőtt elkezdené. Adjon még egy percet a résztvevőknek, hogy felhúzhassák, mielőtt belemerülnének a vitába.
Állítson be egy időpontot az értekezlet lezárására és a kitartásra. Az alkalmazottak és kollégák értékelni fogják a határozottságot. Bátorítson mindenkit, hogy küldjön e-mailt bármilyen további kérdésével, hogy senki ne érezze magát laza végűnek.
Fotó: Eder Pozo Perez az Unsplash-on keresztül
Az értekezlet lezárása
Csomagolás
Még akkor is, ha a találkozó nagyon jól sikerül, és mindenki remek ötletekkel áll elő, fontos, hogy tartsuk magunkat a találkozó elején megállapított végső záróidőnél. Ha további megbeszélnivalókról van szó, akkor ez a nyomon követési szakaszban megtehető.
A zökkenőmentes zárás érdekében:
- Adjon néhány percet az ülés végén, hogy a tagok kérdéseket tegyenek fel és válaszolhassanak rájuk.
- Döntse el, hogy sikerült-e megoldást elérni, vagy a következő ülésen újra megvitatják.
- Ha sikerült megoldást találni, hozzon létre egy cselekvési tervet egy meghatározott ütemtervvel.
- Ha nem sikerült megoldást találni, találjon ki egy újabb találkozót, amelyre a közeljövőben kerül sor.
Cselekvési terv készítése
Amikor eljön az ideje egy cselekvési terv elkészítésének, a következő elemeket kell tartalmaznia:
- A megoldás. A megoldás az, hogy mindhárom automatát egy központi helyre költözteti, az italautomatával a közepén, így az automaták könnyen megtalálhatók, és minden snack egy helyen megvásárolható.
- A megoldás megvalósításának módja. Ennek a megoldásnak a megvalósításához a gépeket a csarnok szakaszába helyezik át a fürdőszobákkal szemben.
- Kik lesznek részesei a megoldás megvalósításának és konkrét szerepeik. Jackie felveszi a kapcsolatot az eladóval, hogy értesítse őket a gépek telepítésének helyéről, Juan pedig a telepítés napján találkozik velük, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a gépeket a megfelelő helyre telepítik.
- A megoldás folyamatának ütemterve. Jackie hétfő reggel felhívja az eladókat, és megadja a telepítés dátumát, míg Juan felveszi a kapcsolatot menedzserével, hogy szabadidőt kérjen a szokásos reggeli feladatoktól, hogy találkozzanak az eladóval.
A megbeszéléstől számított egy héten belül e-mailben folytatja a résztvevőket, hogy tisztázza az ülés után felmerülő kérdéseket és aggályokat. Tartsa nyitva a kommunikációs vonalakat, hogy teljes mértékben kihasználhassa a találkozót.
Fotó: Andrew Neel az Unsplash-on keresztül
Utánkövetés
E-mailek küldése
Tartsa a megbeszélés lendületét a befejezése után úgy, hogy egy e-mailben elküldi a felvevő jegyzeteit az értekezlet résztvevőinek. Emlékeztesse mindenkit Jackie és Juan kötelességeire, és ha bármilyen kérdés vagy kérdés merülne fel, mindenkinek rendelkezzen az elérhetőségeivel.
Küldjön egyedi e-maileket
Azok számára, akiket a megoldás megvalósítása érdekében meghatározott feladatok ellátására választottak, küldjön egy e-mailt, hogy ellenőrizze az előrehaladást, és megvitasson minden olyan kérdést, amely akadályozhatja az ütemtervet. Győződjön meg róla, hogy Juan megkapta-e a menedzser jóváhagyását, hogy szabadidőt vegyen fel, hogy találkozzon az eladóval, és ellenőrizze hétfő délután, hogy Jackie kapcsolatba lépett-e az eladóval, hogy megerősítse a telepítés idejét és helyét.
Ezeknek az egyszerű útmutatásoknak a követése egy rövid és rendkívül hatékony értekezlethez segít Önnek és kollégáinak abban, hogy a problémák tetején maradjanak anélkül, hogy teljesen lesiklanának.
© 2017 Kierstin Gunsberg