Tartalomjegyzék:
- Az alkalmazottak panaszai
- Az alkalmazottak panaszainak típusai
- Hogyan kezeljük az alkalmazottak panaszait
- Ki, mit, mikor, hol, miért és hogyan
- Ne késleltesse a panaszra való választ
- Hogyan vizsgáljuk meg az alkalmazottak panaszait
- Hogyan reagáljunk az alkalmazottak panaszaira
- A panasz dokumentálása
- Mit NE tegyen, ha egy alkalmazott panaszkodik
- GYIK
- Hogyan kell kezelnie az ön ellen benyújtott panaszt a munkahelyén?
- Mi a teendő, ha az egyik alkalmazott panaszt nyújt be egy másik alkalmazott ellen?
- Hogyan lehet a legjobban kezelni az alkalmazottak panaszait a vezetők vagy a felügyelők ellen?
- Hogyan kell a HR-nek kezelnie az alkalmazott panaszát?
- A legnagyobb panasz egy alkalmazottal szemben?
- Erőforrások
- Hogyan NE kezeljük az alkalmazottak panaszait
- Kérdések és válaszok
A munkavállalói panaszok kezelésének legjobb módja a munkahelyen.
kate.sade az Unsplash-en keresztül; Canva
Az alkalmazottak panaszai
Ha hatósági pozícióban van, panaszokat fog kapni az önöknél dolgozó munkavállalóktól. A panaszok nagyon apró természetűektől egészen nagyon súlyosakig terjedhetnek. A felügyelő feladata kideríteni, hogy a panasz jogos-e és hogyan reagáljon rá.
Ha nincs HR osztálya, akkor nagyon óvatosan kell kezelnie a helyzetet. Pedig ez nem olyan egyszerű. A panasz nem megfelelő kezelése jövőbeli és súlyos következményekkel járhat. Felügyelőként meg kell tennie bizonyos lépéseket, hogy megvédje önmagát, a panaszt benyújtó alkalmazottat és azokat, akiket a panasz érint, ha más személyről van szó.
Ez a cikk kitér arra, hogy mit kell tennie felügyelőként, amikor panaszt kap egy alkalmazottól.
Az alkalmazottak panaszainak típusai
A munkatársakkal kapcsolatos kérdések |
Alacsony fizetési és fizetési viták |
A szabadság / betegszabadság hiánya |
Zaklatás |
Kivételezés |
Túlmunka |
Irodai hőmérséklet |
Irodai tisztaság |
Munkaidő |
Munkaköri kötelességek |
Irányelvváltozások |
Mikromenedzsment |
Hogyan kezeljük az alkalmazottak panaszait
Ha nincs HR osztálya, vagy ha a panasz kicsi, akkor lehet, hogy Önnek kell kezelnie a panaszt. Az alkalmazott panaszának beérkezése a folyamat kezdete, és a legkritikusabb lehet, mivel a panasz diktálja, hogyan reagáljon. Tegye a következőket, amikor munkavállalói panaszt kap:
- Teljesen hallgassa meg a panaszt. Még ha komolytalan kérdésnek is tűnik, hallgassa meg teljesen. Ez lehetővé teszi az alkalmazott számára, hogy úgy érezze, hallják a hangját. Néha egyáltalán nem akarnak semmilyen cselekedetet - csak azt akarják, hogy hallgasson.
- Tegyen fel sok kérdést. A beszélgetés során tegyen fel sok kérdést az esetről. Mindig emlékezzen: "Ki, mit, mikor, hol, miért és hogyan." Átfogalmazhatja a panaszt, és megkérdezheti, hogy az Ön értelmezése helyes-e, hogy biztosítsa a teljes megértést. A kérdések nagyszerű módja a pontosság biztosításának és a félreértelmezések és következetlenségek elkerülésének.
- Kérj valamit írásban. Ez egy nagyon kritikus része a panasztételi folyamatnak. Beszélgetés után kérje meg, hogy az illető küldjön be valamit e-mailben, ismertetve a panasz tényeit. Ezután, ha valami a panasz miatt merül fel, írásos dokumentációval fogja igazolni az elmondottakat.
- Javasolja az illetőnek, hogy tartsa magában a panaszt. Az alkalmazottak nagyon szeretnek pletykálni, és minden bizonnyal reménykedni fognak a munkahelyük szövetségeseiben… de ha hivatalos panaszról van szó, akkor ezt maguknak kell tartaniuk. Viszont felügyelőként magának kell tartania a panaszt.
- Biztosítsa a cselekvést. Mondja el alkalmazottjának, hogy követni fogja. Ne tegyen további észrevételeket (például mit tervez, vagy mikor fogja megtenni). Csak köszönje meg az alkalmazottnak az információkat, és mondja el nekik, hogy megvizsgálják az ügyet.
Hogyan lehet meghallgatni az alkalmazott panaszát.
Christof Görs az Unsplash révén; Canva
Ki, mit, mikor, hol, miért és hogyan
Ha kérdéseket tesz fel az alkalmazott panaszával kapcsolatban, győződjön meg arról, hogy a lehető legtöbb részlet megszerzése érdekében az alábbiak mindegyikét ismerteti:
- Ki - kinek szól ez az eset? Ki volt érintett? Ki tud róla? Ki volt tanúja ennek?
- Mi történt - mi történt? Mi történt még az eset idején? Mi okozta az esetet? Milyen bizonyíték áll rendelkezésre arról, hogy ez az eset történt?
- Mikor - Mikor történt az eset? Mikor történhetett ez különben?
- Hol - hol történt ez az eset? Hol történhetett ez máshol? Hol voltak pontosan az alkalmazottak az eset idején?
- Miért - Miért történt? Miért állt elő az alkalmazott ezzel a panasszal? Miért gondolják, miért történt az eset?
- Hogyan - Hogy érzik magukat ez után az eset után? Hogyan hatott ez az eset másokra? Hogyan segíthet nekik? Hogyan orvosolható ez a probléma?
Ne késleltesse a panaszra való választ
Az idő a legfontosabb a munkavállalói panaszok kezelésénél. Minél tovább tart a probléma megoldása, annál könnyebb lesz az embereknek elfelejteni a részleteket, egy újabb baleset történhet, amely újabb panaszt eredményez, stb. Láttam, hogy a dolgok rosszról rosszabbra fordulnak, mert a felügyelők nem azonnal kezelték a panaszokat.
Hogyan vizsgáljuk meg az alkalmazottak panaszait
A súlyos panaszokat mindig az emberi erőforrások osztályának kell kezelnie, ha van ilyen. Ha nem, akkor magának kell megvizsgálnia a problémát. Miután megkapta a panaszt, ennek megfelelően kell kivizsgálnia. A panasztól függően különböző módokon lehet kivizsgálni, de általában minden esetben ugyanaznak kell lennie.
- Ha voltak tanúi az eseménynek, akkor beszéljen mindegyikkel. Tegyen fel kérdéseket a "ki, mit, mikor, hol, miért és hogyan" mentén. Minél kevesebb részletet osszon meg annak biztosítása érdekében, hogy az információkat a saját szavaival közölje, és hogy nem vádolható meg azzal, hogy "vezeti" válaszukat.
- Szerezzen be minden vonatkozó dokumentációt. Ha vannak dokumentumok, akták, számítógépes információk vagy bármilyen más bizonyíték a panaszhoz kapcsolódóan, gyűjtse össze ezeket az információkat az Ön gondozásában.
- Nézze át az összes bizonyítékot. Noha elsöprő bizonyítékok lehetnek arra, hogy az eset igaz, lehet egyetlen bizonyíték, amely mindent megfordít. Ne csak az illető szavát vegye, hanem vizsgáljon meg mindent.
- Ismét beszéljen azzal a személlyel, aki az eredeti panaszt benyújtotta. Miután több információt kapott és átnézte a részleteket, tegyen fel további kérdéseket a panaszt tevő személynek, hátha elfelejtett bármilyen részletet. Kérjen pontosítást, ha vannak eltérések.
- Beszéljen a felügyelőjével. Általában a felügyelő tanácsára lesz szüksége a panasz kezeléséhez. Mutassa be a bizonyítékokat és a következtetéseket, és döntse el, hogy a vállalatnak milyen lépéseket kell tennie a panasz kapcsán. Alternatív megoldásként megnézheti szervezete házirendjét, hogy lássa, hogyan kezelik a panaszokat.
Hogyan reagáljunk az alkalmazottak panaszaira
Különböző lépéseket kell megtenni, amikor végre eljut a munkavállalói panasz kezeléséhez.
- Tegye meg a megfelelő lépéseket a panasszal kapcsolatban. Ha valakit fel kell írni, akkor írja fel. Ha egy irányelvváltást végre kell hajtani, akkor hajtsa végre. A műveletet a lehető leggyorsabban el kell végezni, hogy ne legyenek jövőbeli problémák.
- Tájékoztassa a panaszt benyújtó személyt arról, hogy mi történt. Ha a panasz más személy ellen irányult, akkor ne részletezzen, csak közölje, hogy címezték. Ha a probléma eljárási probléma volt, vagy olyan probléma volt, amely nem érintett másik alkalmazottat, akkor részletesen megadhatja, hogyan oldották meg.
- Ha a panasz megalapozatlan volt, tájékoztassa erről a panaszt benyújtó személyt. Ez lehetővé teszi az alkalmazott számára, hogy mit kell tennie a jövőben, ha hasonló helyzetek adódnak. Ne érezze őket rosszul a panasz miatt; próbáld meg tanulási élménnyé változtatni.
- Továbblép. A panasz kezelése és a kérdés kezelése után lépjen tovább. Ne maradjon tovább a kérdésen, mivel ez hosszú távon csak ronthatja a helyzetet. Azonban….
- Tartsa a panaszt a fejében. Ha ugyanazon panasz mintáját látja, vagy ugyanaz a személy újabb panaszt tesz, akkor egy másik problémát láthat, amelyet meg kell oldani.
A panasz dokumentálása
Az alapos és gondos dokumentáció azt bizonyítja, hogy komolyan vette a panaszt. A panaszok és a nyomozások kezeléséhez mindig tartsa be a munkahelyének irányelveit.
- Írja meg írásban. Kérje meg őket e-mailben, amelyben részletezik a panaszukat. Szükség esetén kérjük, hogy minden lényeges információt tartalmazzon a dátum, az idő, a hely, a név, a tanú, a következmény és a részletek tekintetében.
- Válaszoljon e-mailben. Válaszoljon erre az e-mailre, közölve velük, hogy alaposan kivizsgálja az ügyet, és a lehető leghamarabb visszatér hozzájuk.
- Kommunikáljon tovább. Ha a vizsgálat hosszabb ideig tart, mint amire számíthat, küldjön egy másik e-mailt annak biztosítására, hogy intézkedjen.
- Küldjön egy utolsó e-mailt. Miután alaposan kivizsgálta az ügyet, küldjön nekik egy újabb e-mailt, tájékoztatva őket arról, hogy mit talált, és pontosan milyen intézkedéseket fognak tenni.
- Legyen rövid és édes. Amikor csak lehetséges, tartsa írásban a beszélgetéseit e-mailben, hogy megbizonyosodjon arról, hogy van-e "papír nyomvonal". Tartsa ezeket az e-maileket tömör, professzionális, érzelmi és semleges hangnemben.
Mit NE tegyen, ha egy alkalmazott panaszkodik
- Vicceket (akár jóindulatúakat) viccelni az alkalmazottal vagy bárki mással a helyzetről.
- Vigyázzon el, miközben veled beszélgetnek. Kapcsolja ki a telefont és csukja be az irodája ajtaját.
- Mutasson tiszteletlenséget. Ne kicsinyítse panaszukat, ne kérdőjelezze meg valódiságukat, és ne tegyen semmit annak érdekében, hogy úgy érezzék, nem veszi komolyan a kérdést.
- Tegye nyilvánossá a panaszt. Tartózkodjon attól, hogy a panaszról más alkalmazottak felé beszéljen.
- Büntetés. Tartózkodjon attól, hogy túl gyorsan fegyelmezzen a panaszos alkalmazottal vagy a panaszos személlyel szemben. Szánjon időt arra, hogy megtudja, mi történik, mielőtt bármilyen intézkedést megtenne.
- Állást foglal. Próbáljon meg semleges és profi, de barátságos maradni akkor is, ha alaposan kivizsgálta.
- Játssz hős. Próbálja meg megoldani a problémát: ne játsszon közvetítőt vagy terapeutát - ez nem a te feladata.
- Pletyka. Ne beszélje meg a helyzetet mással a munkahelyén. Különösen fontos, hogy ne fecsegj és ne állj oldalra.
- Eszkalálódjon. Ne javasolja, hogy az alkalmazott ügyvédet alkalmazzon, vagy új állást találjon. Ne tegyen drasztikus javaslatokat, amíg nem ismeri az összes tényt.
Ha rosszul kezel panaszt, mi a legrosszabb, ami történhet? Olvassa el a Mi a munkahelyi megtorlás? És miért félnek ennyire a munkaadók?
GYIK
Hogyan kell kezelnie az ön ellen benyújtott panaszt a munkahelyén?
Először is fontos, hogy nyugodt maradjon, teljes mértékben hallgasson és tartózkodjon a túlreagálástól. Ez a cikk, amelyet a munkahelyi szabálytalanságokkal vádolnak: mit kell tennie, több betekintést nyújt a további teendőkbe.
Mi a teendő, ha az egyik alkalmazott panaszt nyújt be egy másik alkalmazott ellen?
Fontos, hogy mindig semleges maradjunk, és ez különösen igaz, ha az egyik alkalmazott panaszt tesz a másikra. Rendkívül fontos, hogy ne álljon oldalra, és a lehető leghamarabb alaposan kivizsgálja az ügyet. Mindig vonja be a HR osztályt, ha van ilyen. Ha nem, akkor ez a cikk Azt mondta, mondta: Ki mondja el az igazságot egy munkahelyi nyomozás során? további tippeket nyújt a panasz kivizsgálására.
Hogyan lehet a legjobban kezelni az alkalmazottak panaszait a vezetők vagy a felügyelők ellen?
Ha maga vezető vagy felügyelő, akkor hajlamos lehet együttérezni vezetőtársaival, és önmagát összeférhetetlenségnek találhatja. Ha van HR osztálya, akkor a legjobb, ha a nyomozást nekik adja át.
Hogyan kell a HR-nek kezelnie az alkalmazott panaszát?
Ha van HR osztálya, akkor súlyos munkavállalói panaszokat kell elé terjesztenie. A HR osztálynak világos és dokumentált protokolldal kell rendelkeznie arról, hogyan kell kezelni ezeket a kérdéseket. Ez a munkájuk, ezért a legjobb, ha hagyjuk őket kezelni.
A legnagyobb panasz egy alkalmazottal szemben?
Erőforrások
Ha még mindig van kérdése, olvassa el ezt a hasznos webhelyekre mutató linkeket, részletesebb és konkrétabb válaszokkal.
Munkavállalói panaszok vizsgálata: Amit az emberi erőforrások nem mondanak el, tippeket és tanácsokat kínál az alkalmazottak panaszainak kivizsgálásával kapcsolatban, a HR osztály szakértőjének tapasztalata alapján, mint a vállalati emberi erőforrások nyomozója.
A Munkaügyi Minisztérium főbb törvényeinek összefoglalása a főbb munkaügyi törvények rövid leírása, beleértve a bérekre, az órákra, a munkahelyi biztonságra, a versenyre és egyebekre vonatkozó információkat.
Az Egyesült Államok Esélyegyenlőségi Foglalkoztatási Lehetőségének webhelye információkat tartalmaz a diszkriminációs ügyek benyújtásáról és egyéb hasznos linkekről, beleértve a munkahelyi zaklatással kapcsolatos információkat is.
Hogyan NE kezeljük az alkalmazottak panaszait
Tehát mit tesz az alkalmazottak panaszainak kezelésére? Mondja meg nekem az alábbi megjegyzésekben.
Kérdések és válaszok
Kérdés: Hogyan kezeli azt az alkalmazottat, aki folyamatosan kritizálja a másik alkalmazottat?
Válasz: Tanácsolja az alkalmazottnak, hogy a saját munkájával kell foglalkoznia, és nem valaki más munkájával. Ha problémát látnak, jelenthetik a felügyeletüknek, de nem szabad maguknak foglalkozniuk.
Kérdés: Hány órás túlórát dolgozhat az alkalmazott?
Válasz: Minden ország törvényeitől függ. Például az Egyesült Államokban nincs meghatározott korlátozás, de meg kell követelni, hogy minden 40 órán túli órát túlórában fizessenek. Egyes helyeken a műszakok között is legalább nyolc órás pihenésre van szükség, bár vannak, akik a munkát választják.
Azt javaslom, hogy nézze meg az Ön országában / államában / régiójában érvényes törvényeket. Előfordulhat azonban, hogy túlórázik, és felmondhatja, ha elutasítja.
Kérdés: Mit tesz egy vezetővel, aki negatívan beszél az alkalmazottakról, más alkalmazottakkal (szöveges úton)?
Válasz: Megható. Beszélhet erről a főnökével, vagy elmehet a főnöke főnökéhez, de akkor is ez lenne a szava az övék ellen. Ha van HR osztálya, ez lehet a legjobb megoldás. Ellenkező esetben megpróbálhatja figyelmen kívül hagyni. De most elmondhatom, hogy a vezetők sokat panaszkodnak alkalmazottaikra, bár nem kellene más alkalmazottakra.
Kérdés: Hogyan kezeljem azokat az alkalmazottakat, akik folyamatosan panaszkodnak a terhelésükre?
Válasz: Be kell vonni őket, hogy megtudják, miért panaszkodnak a terhelésre, milyen akadályok gátolják őket abban, hogy teljesítsék feladataikat, stb.