Humánerőforrás osztály: végezzen álláselemzést - előnyök és hátrányok

A munkakör elemzésének tipikus célja a jelenlegi személyzet fenntartása anélkül, hogy túlzott munkát okozna. A munkakör elemzésének végső célja azonban a munkaköri leírás meghatározása. A munkaköri leírás szükséges ahhoz, hogy a legképzettebb alkalmazottat felvegyék egy adott pozícióra. Miután befejezte a munkaelemzést, akkor a legjobban meg fogja érteni, hogy a pozíciónak milyen feladatokra és felelősségekre van szüksége.

Ez segíthet a menedzsmentnek abban, hogy teljes munkaidős, részmunkaidős, szerződéses vagy ideiglenes alkalmazottat alkalmazzon. A munkanalízis hátrányainak ismerete elősegíti annak elvégzését is. Csatára lesz fegyveres, ha összecsapások történnek az alkalmazottak között.

Ez a cikk megvizsgálja a munkakör elemzésének történetét, a munkakör elemzésének különböző perspektíváit, a munkakör elemzésének hivatalos meghatározását, amikor elkészül, miért történik, az elvégzés hátrányait, a feladat teljesítését (egyedi és hagyományos módszerek), valamint a további információk linkjei.

Michele Jones

Michele Jones

Az álláselemzés elméletét két pszichológus, Fredrick Taylor és Lillian Moller Gilbreth készítette a 20. század elején (Muchinsky, 2012).

Képzelje el magát alkalmazottként…

Elfoglalt vagy. Teljes napirendje van a napra. Mindig is tudtad, hogy te és az ügyintéző ugyanazokat az információkat rögzíted, ezért munkáid átfedésben vannak. Ugyanakkor azt is tudja, hogy az elfoglaltság gyorsabbá teszi a napját, ezért erre soha nem hívta fel a figyelmet.

Hirtelen megszakad. Összehívnak egy megbeszélésre, és útmutatásokat kapnak arról, hogyan töltse ki a munkája elemzésének részét, ami az Ön által megértett részből csak egy fantasztikus szó arra, hogy elmondja, amit napközben csinál.

A bizonytalan része azt gondolja: „Miért kell tudniuk, mit csinálok egész nap? Elvégzem a munkát, nem? Megpróbálják megtanulni, mit csinálok egész nap, hogy feladataikat áthárítsák másokra? Közepesen engednek elmenni? Talán nem kellene teljesen őszinte lennem. Talán még több feladatot kellene felvennem a pozícióm követelményeihez… ”

Képzelje el magát emberi erőforrások képviselőjeként…

Az igazgatóság úgy döntött, hogy azt szeretné, ha munkanalíziseket készítene a vállalat összes alkalmazottjáról. Számos módját ismeri ennek a feladatnak a teljesítéséhez, de azt is tudja, hogy vannak buktatók.

Jelenleg az emberi erőforrásokkal foglalkozó kérdések közé tartoznak az alkalmazottak közötti viták azzal kapcsolatban, hogy ki a felelős személy, az alkalmazottak közötti viták arról, hogy ki mely feladatokért felelős, és az alkalmazottak közötti viták arról, hogy ki melyik eredményt teljesítette.

Más szóval, nyakig jár a civakodás az alkalmazottak között. Természetesen ez a munka része. A probléma az, hogy ezek a viták közvetlenül érintik ezt a feladatot. Kísérlet annak kiderítésére, hogy ki a „valódi” szupervízor, ki melyik feladatot látja el és ki milyen eredményt ért el, olyan elemek, amelyeknek része kell lennie a munkakör elemzésében.

A munkaköri elemzés egyik előnye, hogy korlátozhatja a politikai csetepatét azáltal, hogy tisztázza a jelentési kapcsolatokat és a felelősségi területeket, így ez a probléma valamilyen módon megoldhatja önmagát (Fisher, Schoenfeldt és Shaw, 2006).

Tehát bár vannak előnyei és fontos céljai a munkakör elemzésének, mind az alkalmazottaknak, mind az elemzőknek problémái lehetnek ezzel a megbízással. Akár alkalmazott, akár munkaelemző vagy, próbáld meg vizualizálni az érem másik oldalát, hogy megtudd, milyen nehézségek adódhatnak.

Michele Jones

Mi az a munkaelemzés?

A munkakör elemzése az az eljárás, amikor az Emberi Erőforrások Osztálya összegyűjti, dokumentálja és elemzi a munka tartalmával és követelményeivel kapcsolatos információkat. Bemutatja a munkaköri feladatok és a feladatok végrehajtásához szükséges ismeretek, készségek és képességek közötti egyértelmű kapcsolatot (US Office of Personnel Management, 2007).

A pontos elemzés megszerzése érdekében az Emberi Erőforrások Osztályának a felügyelőkre és az alkalmazottakra kell támaszkodnia egy teljes munkaköri elemzés, az osztály szervezeti diagramjának és minden egyéb információnak a tanszéken bekövetkezett bármely változásról, amely befolyásolta az adott pozíciót.

Michele Jones

Mikor várja az Emberi Erőforrások Osztálya a munkaelemzést?

• Fúziók vagy felvásárlások esetén
• Amikor az új vállalatok átveszik a régieket
• Amikor egy vállalat teljesítményértékeléseket végez
• Amikor a vállalatnál változtatásokat hajtanak végre

Michele Jones

Az Egyesült Államok Munkaügyi Minisztériuma 20 000 munkaköri leírást hozott létre az emberi erőforrások osztályainak elemzése alapján. Az adatbázis neve O'NET. Ingyenes keresés, és tartalmaz egy Karrierfelfedező eszközt, amely segít a felhasználóknak megismerni az új karriert. Fedezze fel az Egyesült Államok Munkaügyi Minisztériuma által ma létrehozott foglalkozási címek online szótárát (O'NET), hogy többet tudjon meg.

Michele Jones

Miért készek a munkaelemzések?

1. Annak megismerése, hogy mi szükséges a munka sikeres elvégzéséhez megértésével:

• Hogyan történik a munka
• Amikor a munkára szükség van
• Kit érint a munka
• Milyen tulajdonságokra van szükség a munka elvégzéséhez
• Milyen funkciókat és feladatokat lát el rendszeresen
• Milyen mentális és fizikai követelményeket tartanak szükségesnek

2. További felelősségek és kötelességek átcsoportosítása, kiküszöbölése, felfedezése vagy elosztása

3. Hozzon létre munkaköri leírást és dokumentálja a pozíció tulajdonságait

4. A folyamatok vagy eljárások fejlesztése

5. A munkavállalók jobb teljesítményének fejlesztése

6. A képzési és promóciós rendszerek hatékony kezelése

7. Segíteni az alkalmazottak tehetségének maximalizálásában és karrierjük előrehaladásában

8. Az egyes pozíciókhoz tartozó alkalmazottak legjobb minőségének megtalálása

9. Annak megállapítása, hogy a fogyatékossággal élő személy képes-e ellátni egy pozíció feladatait speciális szállással vagy anélkül

10. Segíteni a jogi védelmet a vállalat kiválasztása vagy a pozíciók betöltésének megszüntetése kapcsán; Ha többet szeretne megtudni arról, hogy az álláselemzés hogyan kapcsolódik a törvényhez, keresse fel az Egyenlő Foglalkoztatási Lehetőség Bizottság honlapját.

11. A munkakörök megfelelő besorolása a megfelelő cím és fizetési tartomány szerint

Miért vannak hátrányai az álláselemzéseknek?

• Minden embert másképp lehet kezelni, mivel különböző feladatokat lát el.
• Sok munkavállaló nem szeret alkalmazkodni egy új környezethez.
• Zavaró hozzáállás akkor fordulhat elő, ha az emberek fenyegetést éreznek munkájuk során.
• A mentális képesítéseket nehéz lehet felismerni, mivel közvetlenül nem figyelhetők meg.
• Az elemzés befejezése után meghatározható, hogy egyes pozíciókat ki kell küszöbölni.
• Az álláselemző személyes elfogultsága torzíthatja az összegyűjtött adatokat.
• Ha az emberek jelenlegi helyzetükben bizonytalannak érzik magukat, akkor eltorzíthatják az igazságot abban, hogy valójában mit csinálnak egy nap alatt.
• A munkaelemzés nagyon időigényes, mivel pontos információkra van szükség.
• Ha a munkavállalók nem értik, mi a munkaelemzés, akkor nem vehetnek részt hasznos módon.
• A munkaelemzés kitöltése nagyon nehéz lehet, ha a munkahelyek gyakran változnak.
• Az átfogó munkaelemzés koordinálása sok munkaerőt és együttműködést igényel.

• Megdöbbentő mese a munkaelemzés befejezésének elmulasztásáról

  Ez a történet a munkaelemzéssel kapcsolatos hátrányok példája. Olyan jelölt felvétele, aki nem képes a pozícióra, annak a következménye volt, hogy a vállalat nem végzett sikeres munkanalízist.

Michele Jones

Hogyan készülnek el az álláselemzések?

Gyakran az Emberi Erőforrások Osztálya előáll a saját munkamódszer-elemzési módjával annak érdekében, hogy módszereik alapján egységes munkaköri leírást hozzon létre. Vannak azonban más módszerek is a munkaelemzések elvégzésére.

Számos egyedi és hagyományos módszer alkalmazható a munkaelemzések során annak érdekében, hogy megkönnyítsék a munkavállalókat az eljárás során. A feladat elvégzésének hat példáját az alábbiakban mutatjuk be.

Michele Jones

1. Munkavállalói részvétel

Kérje meg minden alkalmazottat, hogy töltsön ki egy elemzést. Minden munkavállalót meg kell követelni, hogy töltse ki a munkáját. Ha bármilyen kérdés vagy probléma merül fel az álláselemzés kitöltésével, az Emberi Erőforrások Osztályának segítenie kell minden egyes alkalmazottat.

Ez lehetővé teszi az Emberi Erőforrások Osztályának, hogy megnézze, hol van túlterhelés, vagy hol helyezkedhetnek el a feladatok. Az osztály elemezheti az alkalmazottaktól és a témavezetőktől kapott információkat, és meghatározhatja, hogy szükség van-e változtatásokra.

Ha a munkavállaló pozícióját kiküszöböltnek tekintik, akkor általában a vállalat célja, hogy más szerepet találjon számára, és szükség esetén átképezze őket. Egy jó vállalatnak el kell hinnie, hogy a tehetséges egyének örülni fognak egy új szerep kihívásának, és élvezhetik a karrier növekedését a hozzá kapcsolódó felelősséggel együtt.

Michele Jones

2. Bónusz rendszer

Az egyes munkák elemzésének befejezése után a vállalat dönthet úgy, hogy bónuszt kell kiadni azoknak, akik elhatározták, hogy jogosultak. Ez a jogosultság meghatározható a felügyelő legfrissebb teljesítményértékelésén és az alkalmazott munkavállalásának időtartamán keresztül. A bónusz százalékos összegének meg kell egyeznie az összes jogosult munkavállaló esetében.

Ilyen meghatározott bónusz-ütemezés ösztönözné a felügyeletet és az alkalmazókat arra, hogy szívesen és örömmel vegyenek részt egy munkakör elemzésében. Talán inkább lehetőségként, mint fenyegetésként tekintenének rá.

A bónusz ütemterv mellett egy ösztönző rendszert is fel lehetne állítani, hogy azokat is motiválja, akiket a bónusz figyelmen kívül hagy. Alapvetően a rendszer „reményt” adhat a nem bónusz munkavállalóknak. Megtanulhatták, miért nem kaptak bónuszt, és mit tehettek a jövőben pozíciójuk teljesítményének javítása érdekében.

Michele Jones

3. A munkaelemzés részletei

A pozíció pontos elemzéséhez az alkalmazottaknak több napig naplót kell vezetniük tevékenységeikről, hogy megfigyeljék, hogyan töltik idejüket a munkahelyen. A munkakör elemzését az egyes felügyelőknek is jóvá kell hagyniuk.

Az elemzésnek fel kell sorolnia:

• Az osztály neve
• Pozíciós összefoglalás az általános felelősségükről vagy fő céljukról
• Részletes beszámoló azokról a feladatokról, amelyek feladataik ellátása során részt vesznek
• Az egyes feladatok elvégzésére fordított átlagos idő száz százalékos becslése, száz százalékos elrendezéssel, fontossági sorrendben
• Azon alkalmazottak listája, akiknek tevékenységét ez a pozíció koordinálja vagy felügyeli
• Az érintett felügyeleti feladatok típusait meghatározó lista, például a munka kijelölése, felvétele vagy teljesítményértékelések adása

A témavezetőnek röviden ismertetnie kell a munkakörhöz szükséges minimális tapasztalatot, végzettséget és az engedélyeket.

Michele Jones

4. A munkaelemzés két megközelítése

Az álláselemzések két népszerű megközelítése a feladat-orientált és a munkavállaló-orientált. A feladat-orientált módszer a munka elvégzésével járó feladatokra koncentrál. A munkavállaló-orientált módszer arra törekszik, hogy megvizsgálja a munka sikeres elvégzéséhez szükséges emberi tulajdonságokat.

Ezeket a jellemzőket általában négy szakaszba sorolják, amelyeket KSAO-nak neveznek:

• Tudás
• Készségek
• Képességek
• Egyéb (személyiség, érdeklődési kör és tapasztalatok)

Michele Jones

5. Munkaelemzési módszerek

A munkanalízis néhány módja hagyományos módszereket és egyedi módszereket tartalmaz. Számos HR osztály találja ki a maga módját a munkaelemzések elvégzésére. Ezt azért tehetik meg, mert a munkájuk elemzését tervezik használni.

A munkakör elemzésének fő oka a megfelelő munkaköri leírás elkészítése. Sok humánerőforrás-szakértő minden munkaköri leírását hasonlóvá akarja tenni. Azt akarják, hogy azonos formátumúak legyenek, és ugyanazon módszerrel készüljenek.

A munkaelemzés egyedi módjai
Munka minták
Háttérelemzés
Kérdőívek
Megfigyelések - közvetlen és közvetett egyaránt
Interjú az alkalmazottakkal vagy a felügyelőkkel
Kritikus események kivizsgálása
Munkanaplók
A Repertory Rács technika
Ellenőrzőlisták
Hierarchikus feladatelemzés

Mi az a PAQ? A PAQ egy olyan munkaelemzési eszköz, amelyet egy profi munkaelemző tölt ki és méri az alkalmassági tesztekben talált tulajdonságok munkakomponens érvényességét. Mi a JASR? Ez a módszer feladat-orientált és gyors.

A munkaelemzés hagyományos módjai
Személyes interjúk
Felmérések
Munkaértékelések
Telefonos interjúk
Eljárási és folyamatvizsgálatok
Pozícióelemzési kérdőív (PAQ)
Viselkedési eseményinterjúk
Munkaelemzés a valóság sebességén (JASR)
Munkaelemzési munkalapok

Michele Jones

6. A 6 lépéses munkaelemzési folyamat

Sok vállalat hatlépcsős folyamatot alkalmaz a munkaelemzés elvégzése szempontjából. Általában a következőképpen van elrendezve:

1. Gyűjtse össze az adatokat, és döntse el a legjobb felhasználás módját. Ez magában foglalhatja a munkaköri leírások megírását, a teljesítménynormák meghatározását vagy további foglalkozási tanulmányok lefolytatását.
2. Sorolja fel a feladat sikeres elvégzéséhez szükséges feladatokat és képesítéseket. Tekintse át a szervezeti és a folyamatdiagramokat.
3. Határozza meg a fő elemzéshez szükséges kritikus feladatokat vagy reprezentatív feladatokat.
4. Elemezze a munkát a munka elvégzéséhez szükséges tevékenységekről, munkakörülményekről és képességekről szóló adatok összegyűjtésével. Értékelje a képességeket, azonosítsa, melyik kompetencia a legkritikusabb.
5. Tekintse át a következtetéseket a munkavállalóval és felügyelőjével. A megerősítést követően szüntesse meg azokat a feladatokat, amelyek nem kapcsolódnak kompetenciákhoz.
6. Dokumentáljon minden megállapítást, és dolgozzon ki pontos munkaköri leírást a munkakör specifikációival együtt.

Michele Jones

Valószínűleg a legnehezebb, de a legfontosabb egy munkaelemzés során az is, hogy mindenkit felvegyen a fedélzetre. Ebben a cikkben számos lehetőség kínálkozik, amelyek segítenek elérni ezt. Legjobb lehet egy emlékeztető, hivatalos találkozó vagy egy-egy interjú. A munkaelemzés résztvevőinek elmagyarázása annak befejezésének okairól nagyban hozzájárulhat ahhoz, hogy megértsék a vállalat döntését.

O'NET bemutató - Munkaelem elemzés

Hivatkozások

Fisher, CD, Schoenfeldt, LF és Shaw, JB (2006). Emberi erőforrás menedzsment (6. kiadás). Boston: Houghton Mifflin.

Muchinsky, PM (2012). A munkára alkalmazott pszichológia. Summerfield: Hypergraphic Press Inc.

Amerikai Személyzeti Iroda. (2007). Delegált vizsgáló műveletek kézikönyve: Útmutató a szövetségi ügynökségek vizsgáló irodáihoz. Letöltve 2013. november 30-án a következő címen: