Kommunikációs terv megírása

Kommunikációs szó kollázs

catherinecronin a Flickr Creative Commons-on keresztül

Ha valaha is szembesült ellenállással a munkahelyi változásokkal szemben, akkor egy jó kommunikációs terv segíthet a változáskezelési kezdeményezés támogatásában. A jó kommunikációs terv nem csak abban segíthet, hogy az összes érdekelt felet megismerje, hanem abban is, hogy szervezete támogatást nyerjen egy projekthez vagy a szervezeti változáshoz.

Mi a kommunikációs terv?

A kommunikációs terv segít megszervezni, hogy mit kell elmondani az összes érdekelt félnek, mi az az üzenet, amelyet kommunikálni szeretne, hogyan és mikor kell elmondani. A kommunikációs tervnek ki kell terjednie az öt nagy kérdésre - Ki? Mit? Miért? Hogyan? Mikor?

Először készítsen egy egyszerű, az alábbihoz hasonló mátrixot, amely elősegíti a terv rendezettségét, és amelyet kitölthet az alábbi lépések során.

Közönség	Üzenet (mi)	Cél (miért)	Módszer (hogyan)	Cél (mikor)
Belső érdekelt felek
Külső érdekelt felek

Az alábbiakban olvashatja el ezeket az egyszerű lépéseket, amelyek segítenek a vállalkozásának sikeres kommunikációs tervének elkészítésében.

1. lépés: Ismerje meg közönségét

A kommunikációs terv elkészítésének legegyszerűbb helye a közönség azonosítása. Ha a projekt megköveteli, hogy folyamatosan tájékoztassa és naprakészen tartsa az embereket a szervezeten belül és kívül egyaránt, kezdje a belső és külső érdekelt felek listájának elkészítésével.

Néhány példa a belső és a külső érdekelt felekre

Belső érdekelt felek:	Külső érdekelt felek:
Vezetői szintű vezetés	A projekt vezető szponzorai
Osztályvezetők	Üzlettulajdonosok
Frontvonalbeli alkalmazottak	Vonalas ügyfelek

Miután elkészült az összes belső és külső érdekelt fél listája, segíthet, ha mindegyik alá jegyzetet készít, amely megválaszolja a következő kérdéseket:

• Mit tudnak?
• Mit kell tudniuk?
• Mely csoportoknak van nagyobb prioritása a többiekkel szemben?
• Különböző csoportokhoz különböző üzenetek szükségesek?

Miután megválaszolta az egyes közönségszegmensekkel kapcsolatos alapvető kérdéseket, itt az ideje meghatározni, mit kommunikáljon mindegyikükkel.

A kommunikációs mátrixnak most már ki kell töltenie a közönség oszlopot:

Közönség	Üzenet (mi)	Cél (miért)	Módszer (hogyan)	Cél (mikor)
Belső érdekelt felek
Vezetői vezetés
Menedzserek
Alkalmazottak
Külső érdekelt felek
Végrehajtó szponzorok
Tulajdonosok
Frontline ügyfelek

2. lépés. Mi az üzenete?

Azon gondolkodva, hogy mit kell üzennie a közönségnek, egyszerűen gondoljon arra, hogy megválaszolja a "mi?" Az üzenet célja és kézbesítési módja később fog megjelenni.

A következő ellenőrzőlista segítségével meghatározhatja, hogy mit kell a közönségnek tudnia:

• Mit tud jelenleg a célközönséged? (azonosítsa ezt az 1. lépésben létrehozott összes közönségszegmens listájával).
• Mit kell tudniuk?
• Mit nem kell tudniuk?
• Milyen hangnemet kell választania az egyes hallgatóknak? (Professzionális, egyértelmű megközelítést alkalmazhat a vezetői kommunikációval, míg a közvetlenül az ügyfelekkel folytatott kommunikációjának energikusabbnak és kézzelfoghatóbbnak kell lennie.)
• Mi a közönség aggodalma? Győződjön meg arról, hogy az egyes közönségek számára küldött üzenetek megválaszolják egyedi és egyedi kérdéseiket és problémáikat. Ne feledje, hogy a belső alkalmazottak kérdései egy projekttel vagy változással kapcsolatban teljesen eltérhetnek attól, amit a vezető szponzor aggaszt.

Miután megválaszolta ezeket a kérdéseket, töltse ki a mátrix ^második oszlopát:

Közönség	Üzenet (mi)	Cél (miért)	Módszer (hogyan)	Cél (mikor)
Belső érdekelt felek
Vezetői vezetés	A változás üzleti értéke.
Menedzserek	Amit a csapatának tudnia kell a változásról.
Alkalmazottak	Hogyan befolyásolja a változás az Ön napi munkáját.
Külső érdekelt felek
Végrehajtó szponzorok	A változás előnyei a szervezet számára.
Tulajdonosok	Hogyan befolyásolja a változás a lényegét.
Frontline ügyfelek	Hogyan befolyásolja a változás a mindennapi munkát.

3. lépés: Mi az üzenete célja?

Ebben a lépésben válaszoljon a „miért?” Kérdésre Miért szükséges az egyes üzeneteket (Mi) közölni a hallgatósággal? A kérdés megválaszolása segít megérteni, miért fontos az egyes információkat közölni az alkalmazottaival és az ügyfelekkel, valamint azt, hogy az információk közlése milyen értéket jelent az Ön vállalkozásának és az ügyfelek számára.

A legfontosabb üzenetek érdekelt felekkel történő közlésének néhány általános oka:

• A változás és a projekt körüli megértés növelése
• A projekt vagy a változás előnyeinek kiemelése
• Felhívni a szervezet alsó sorának pozitív hatásait
• Annak érdekében, hogy a hallgatóság megismerje azokat a készségeket vagy információkat, amelyeket meg kell tanulniuk az előkészítés során
• Annak érdekében, hogy közönsége megértse, milyen hatással lesz rájuk

Ne feledje, próbálja meg megválaszolni a „Mi van nekem?” az egyes kommunikációk céljának azonosításakor annak biztosítása, hogy az összes közönség jól tájékozott legyen.

Miután megtudta, hogy „mi van benne” minden érintett számára, töltse ki a mátrix ^harmadik oszlopát:

Közönség	Üzenet (mi)	Cél (miért)	Módszer (hogyan)	Cél (mikor)
Belső érdekelt felek
Vezetői vezetés	A változás üzleti értéke.	Tájékoztatás a pénzügyi és ügyfélértékről.
Menedzserek	Amit a csapatának tudnia kell a változásról.	Felkészíteni a csapatokat a változásra, még mielőtt ez megtörténne.
Alkalmazottak	Hogyan befolyásolja a változás az Ön napi munkáját.	Annak lehetővé tétele az alkalmazottak számára, hogy megtanulják a készségeket és a napi változásokat a változás bekövetkezte előtt.
Külső érdekelt felek
Végrehajtó szponzorok	A változás előnyei a szervezet számára.	Tájékoztatás a költségmegtakarításról és az előnyökről.
Tulajdonosok	Hogyan befolyásolja a változás a lényegét.	A változás támogatásának megszerzése az alsó sorra gyakorolt ​​hatás kiemelésével.
Frontline ügyfelek	Hogyan befolyásolja a változás a mindennapi munkát.	Felkészíteni az ügyfeleket a változásokra; emelje ki az előnyöket.

Mobil közösségi média

jasonahowie a Flickr Creative Commons-on keresztül

4. lépés. Mi a kézbesítés módja?

Most, hogy tudja, kivel kommunikál, mit fog mondani, és miért fogja elmondani, meg kell határoznia az üzenet továbbításának legjobb módját. Szervezetétől függően hasznos lehet az összes elérhető kommunikációs csatorna „csalólapjának” megtartása.

Néhány általános kommunikációs csatorna a következőket tartalmazhatja:

• E-mail kommunikáció
• Írásbeli kommunikáció postai úton
• SMS-emlékeztetők
• Közösségi média üzenetek
• Városháza ülések
• Kevert média
• sajtóközlemények
• Szórólapok vagy plakátok

Tipp

Bár az e-mail kommunikáció kényelmes lehet, ne habozzon ugyanazt az üzenetet több csatornán közzétenni. Nem árt barátságos emlékeztetőt küldeni. A túl sok kommunikáció jobb, mint a kevés.

Most, akkor töltse ki a 4 ^th oszlopában látható mátrix:

Közönség	Üzenet (mi)	Cél (miért)	Módszer (hogyan)
Belső érdekelt felek
· Vezetői vezetés	A változás üzleti értéke.	Tájékoztatás a pénzügyi és ügyfélértékről.	E-mail kommunikáció
· Menedzserek	Amit a csapatának tudnia kell a változásról.	Felkészíteni a csapatokat a változásra, még mielőtt ez megtörténne.	E-mail kommunikáció
Alkalmazottak	Hogyan befolyásolja a változás az Ön napi munkáját.	Annak lehetővé tétele az alkalmazottak számára, hogy megtanulják a készségeket és a napi változásokat a változás bekövetkezte előtt.	E-mail kommunikáció, plakátok, szórólapok, városházák
Külső érdekelt felek
· Végrehajtó szponzorok	A változás előnyei a szervezet számára.	Tájékoztatás a költségmegtakarításról és az előnyökről.	E-mail kommunikáció
· Tulajdonosok	Hogyan befolyásolja a változás a lényegét.	A változás támogatásának megszerzése az alsó sorra gyakorolt ​​hatás kiemelésével.	Írásbeli, postai levél
· Frontline ügyfelek	Hogyan befolyásolja a változás a mindennapi munkát.	Felkészíteni az ügyfeleket a változásokra; emelje ki az előnyöket.	Írott, postai levél, e-mail emlékeztető

jegyzet

A „módszer” oszlopban felsorolt ​​elemek mögött mindig jelöljön ki „tulajdonost”, amikor csak lehetséges, az elszámoltathatóság biztosítása érdekében, hogy az üzeneteket időben és pontosan kézbesítsék.

5. lépés: Mikor van a legjobb idő a kommunikációra?

A kommunikációs terve majdnem elkészült! Azonosította közönségét, az üzenetet, amelyet közölni szeretne, az egyes üzenetek célját és azt, hogy miként fogja átadni; most meg kell találnia a legjobb időzítést, amellyel ezeket az üzeneteket minden közönséghez eljuttathatja. Az alábbiakban néhány kérdést érdemes végiggondolni, amelyek segítenek meghatározni az egyes üzenetek legjobb időzítését.

• Kit kell először tájékoztatni?
• Mikor történik a változás?
• Mennyire hamar kell előre tájékoztatni mindenkit?
• Vannak olyan határidők, amelyekre figyelned kell?
• A közönség egyik érintettje nem lesz elérhető, vagy vannak olyan időpontjai, amelyeken meg kell dolgoznia?
• Több üzenetet is továbbít minden közönség számára? Melyiknek kell megtörténnie első, második, harmadik stb.?

Ezekkel a megválaszolt kérdésekkel képesnek kell lennie arra, hogy könnyen kitöltse a mátrix utolsó oszlopát kezdő és befejező dátumokkal, hogy biztosan elszámoltathassa magát az idővonalával:

Közönség	Üzenet (mi)	Cél (miért)	Módszer (hogyan)	Cél (mikor)
Belső érdekelt felek
Vezetői vezetés	A változás üzleti értéke.	Tájékoztatás a pénzügyi és ügyfélértékről.	E-mail kommunikáció	Kezdés: ééééééh Vége: ééééééé
Menedzserek	Amit a csapatának tudnia kell a változásról..	Felkészíteni a csapatokat a változásra, még mielőtt ez megtörténne.	E-mail kommunikáció	Kezdés: ééééééh Vége: ééééééé
Alkalmazottak	Hogyan befolyásolja a változás az Ön napi munkáját	Annak lehetővé tétele az alkalmazottak számára, hogy megtanulják a készségeket és a napi változásokat a változás bekövetkezte előtt.	E-mail kommunikáció, poszterek, szórólapok, városháza-találkozók	Kezdés: ééééééh Vége: ééééééé
Külső érdekelt felek
Végrehajtó szponzorok	A változás előnyei a szervezet számára.	Tájékoztatás a költségmegtakarításról és az előnyökről.	E-mail kommunikáció	Kezdés: ééééééh Vége: ééééééé
Tulajdonosok	Hogyan befolyásolja a változás a lényegét.	A változás támogatásának megszerzése az alsó sorra gyakorolt ​​hatás kiemelésével.	Írásbeli, postai levél	Kezdés: ééééééh Vége: ééééééé
Frontline ügyfelek	Hogyan befolyásolja a változás a mindennapi munkát.	Felkészíteni az ügyfeleket a változásokra; emelje ki az előnyöket.	Írásbeli, postai levél; e-mail emlékeztető	Kezdés: ééééééh Vége: ééééééé

6. lépés: Teljesítse tervét!

Gratulálunk! Sikeresen teljesítette kommunikációs tervét. Miután megosztotta tervét a projekt érdekeltjeivel, most elkezdheti az üzenetkezelés létrehozását, az anyagok küllemének és hangulatának véglegesítését, valamint az ütemezésnek megfelelő üzenetküldést az érdekelt felek számára.

A mátrixsablon felhasználásával egy kicsit előrehaladott tervezéssel kommunikációs tervek készítése a projektjeihez lehetővé teszi az összes érdekelt fél tájékoztatását, a félreértések, a félreértések elkerülését és a projekt támogatását. A változás sok ember számára kényelmetlen lehet a munkahelyen. A jó kommunikációs terv elkészítéséhez szükséges idő eltöltése segíthet még a legkényelmetlenebbeknek is, szembenézve az ismeretlenekkel, magabiztosan és megértően.