Projektmenedzsment: monitorozás és emberkezelés

Gerd Altmann képe a Pixabay-től

Követés és ellenőrzés

A projektterv végrehajtásának vagy végrehajtásának célja a várt eredmények elérése.

Projektmenedzserként minden problémával a megvalósítás szakaszában kell foglalkoznia, abban a pillanatban, amikor tud róla. A problémamegoldás megközelítésének legjobb módja az, ha várom, hogy mit lehet tenni, és nem utólag tekintjük át, hogy mit lehetett volna tenni annak megakadályozása érdekében. Meg kell határoznia és meg kell értenie a problémát, ha a legjobb megoldást szeretné megtalálni.

Az emberek menedzsmentje és irányítása a projekt kritikus része a megvalósítás szakaszában. Összekapcsolódnak; az egyikük problémája a másikban problémát okozhat vagy vezethet.

A projekt végrehajtásának felügyeletével, ellenőrzésével és újratervezésével kezelheti. Önnek is kezelnie kell az embereket és az eljárásokat.

Monitoring

A monitorozás a folyamatban lévő tevékenységek felügyeletét jelenti annak biztosítása érdekében, hogy az általános teljesítménycél elérése érdekében folyamatosan és ütemezetten haladjanak. A célkitűzések meghatározzák, hogy mit kell elérni, mikor és hogyan fogják megvalósítani.

Figyelemmel kíséri a projektterv végrehajtását olyan eszközök használatával, amelyekkel rendszeresen információkat gyűjt az előrehaladásról.

Meghatározza a változók kívánt módon történő kezelésének módszereit. Ezeket a módszereket monitoring mechanizmusoknak nevezzük. Ahhoz, hogy ez megtörténjen, le kell írnia:

• Az a fajta információ, amelyre szükség van.
• A szükséges információk mennyisége és részletei.
• Az információszerzés hivatalos és informális módszere, például megfigyelés, beszélgetés tárgyi szakértőkkel, találkozók és jelentések.
• Az információk kézbesítése, legyen szó akár szóban, akár írásban, szemtől szemben, telefonon, levélben, e-mailben vagy virtuális értekezleten.

Áttekintés

Az előrehaladást úgy mérheti, hogy összehasonlítja az előrehaladással kapcsolatos információkat a tervvel a minőség, az ütemezés és a költség három korlátozása tekintetében:

• A befejezett munka minősége.
• A befejezés dátuma.
• A munka költsége.

Miután megfelelő monitoring rendszerek működnek és rendszeres információkat kap, mérheti a projekt előrehaladását az idővel, a költségekkel és az elvégzendő munka minőségével.

A legtöbb szoftvercsomag lehetővé teszi az előrehaladás mérését az „alapvonal”, azaz a kiindulási pont információinak emlékezésével. Miután megadta az új adatokat, a számítógép megjeleníti azokat az alaptervhez képest, így összehasonlíthatja és elemezheti az előrehaladást.

Újratervezés - Tervezzen újra vagy más módon

Akkor kell újraterveznie, ha a felülvizsgálati folyamat bármikor ellentmondást mutat a tervezett és a tényleges befejezések között, vagy ha a projekt céljai megváltoznak.

A végrehajtás szakaszában felmerülő problémákat megvizsgálja emberi és technikai oldalról, mivel ezek egymásra hatnak. Hasznos a problémát gyorsan megoldani, mert egy egyszerű probléma is súlyosbodhat, és veszélyeztetheti az egész projekt sikeres befejezését.

Kerülni kell egy nagy kockázatú megoldás alkalmazását egy problémára, ha hiányzik róla biztonsági másolat arra az esetre, ha valami baj történne, mert ez veszélyezteti a projekt végrehajtását.

Újratervezéskor a projekt fő célját csak utolsó lehetőségként változtatná meg. Amikor megváltoztatjuk a fő célkitűzést, eljuthatunk egy úgynevezett „hatókör kúszáshoz”, amelyet károsnak tekintenek.

A projekt hatóköre az érdekelt felek közötti közös megértés arról, hogy mi kerül bele a projektbe és mi határozza meg a sikerét. A hatókör a termék vagy a projekt befejezéséhez szükséges munka jól definiált jellemzői és funkciói.

A hatókör kúszása a fő célkitűzés állandó vagy őrült változását jelenti a projekt megkezdése után bármikor. Ez akkor fordulhat elő, ha a hatókört nem határozzák meg, nem dokumentálják vagy nem ellenőrzik megfelelő módon.

A hatókör bármilyen változását át kell utalnia a projekt szponzorára, akinek azt először jóvá kell hagynia.

A nyomon követési, felülvizsgálati és újratervezési folyamat a projekt időtartama alatt tart.

Újratervezésre van szükség, ha a projekt nyilvánvalóan nem éri el célkitűzéseit, vagy ha a célok megváltoztak. Ez az a helyzet, amikor a Mi van, ha szcenáriókat kell használni (lásd a Projektmenedzsment alapelveim 2/3. Cikkét) a még elvégzendő feladatokról és tevékenységekről.

Emberkezelés

Ön, mint projektmenedzser felel a projektért. Ön vállalja a felelősséget a projekt mindennapi lebonyolításáért, valamint a csapat kezeléséért és a nézeteltérések kezeléséért.

Ha probléma merül fel, kerülje a kísértést, hogy bűnbakot keressen, mivel ez késleltetheti a megoldás megtalálását. Általános szabály, hogy jobb tárgyalni, mint szembeszállni, amikor problémát kezel.

Ön hatékonyan vezeti a csapatot, amikor tisztázza az egyes csapattagok szerepét és felelősségét, tisztázza a tekintély és a felelősség szintjét, reális elvárásokat támaszt, támogatást nyújt a csapattagoknak és reális döntéseket hoz.

Hatékonyan motiválja csapattagjait, amikor bevonja őket a döntéshozatalba, mikrovezetés nélkül delegál, reális személyes célokat tűz ki a csapat és az egyes csapattagok számára, és jutalmazza a hozzájárulásokat.

Tárgyalás útján érdeklődik, hogy megtalálja-e a versengő igények természetét, tudván, hogy ezek az igények érvényesek-e, megvitatva a megoldásokat a csapattal, bemutatva az alternatív megoldások előnyeit és gyengeségeit, elmagyarázva, hogy miért és hogyan fogadtak el eljárást egy helyzet kezelésére, valamint megértette összetéveszthetetlenül a projekt globális célja.

Kapcsolatba léphet kommunikációs és felügyeleti rendszerek létrehozásával, a csoporton belüli információáramlás irányításával, az információk megosztásával a csapattal, a projekt szponzorával és az összes érdekelt féllel, visszajelzéseket kérve minden kommunikációról, és bevonva a csapatot a döntések meghozatalába, hogy növelje motivációját saját munkájukat.

Személyes cselekvési terv

A projektmenedzsmentnek nem kell nagyszabásúnak lennie. Ez nem korlátozódik olyan nagy projektekre, mint például egy új vasútállomás építése vagy egy meglévő fejlesztése.

A három Projektmenedzsment Alapelv cikkemben bemutatott információk egy részét felhasználhatja személyes cselekvési terv kidolgozásához. Például dönthet három olyan területről az életében, amelyekről úgy gondolja, hogy előnyös lenne valamilyen javulás.

Írja le céljait az Ön számára világos módon, állítson be reális ütemtervet és egyszerű, de hatékony eljárásokat az előrehaladás figyelemmel kísérésére és áttekintésére.

Örülnék, ha hallanék egy olyan személyes projektről, amelyet szándékában áll vállalni, és amelyre felhasználhatja a három cikkemben szereplő információk egy részét.

Projektmenedzsment: Célok meghatározása

• Projektmenedzsment: Célok meghatározása

  A projektmenedzsment gyakorlata jól megalapozott. Kiterjesztett tartománya van a különféle iparágakban. Számos vállalkozás és szervezet alkalmazható olyan területeken, mint a marketing, a pénzügy, a termékfejlesztés, a fogyasztói szolgáltatások és a kormányzat

Projektmenedzsment: Tervezés

• Projektmenedzsment: Tervezés A

  tervezés fontos a legjobb cselekvési mód megtalálásához, a tennivalók tisztázásához, a szakterületünkön kívül eső területek ellenőrzéséhez, valamint a munkák átruházásához és beállításához mások számára.

Hogyan lettem tanúsított munkatárs a projektmenedzsmentben

• Hogyan lettem tanúsított munkatárs a projektmenedzsmentben, különböztesse meg

  magát az egész életen át tartó tanulással