Nvq 3. szint: dokumentumok készítése üzleti környezetben

Tekintse át a jó minőségű üzleti dokumentumok létrehozásával kapcsolatos irányelveket és eljárásokat.

Fotó: Sharon McCutcheon az Unsplash-on

Bevezetés az egységbe

Ez egy B csoport opcionális egység a 3. szinten, 4 kredit. A pályázóknak alapos ismeretekkel és gyakorlati ismeretekkel kell rendelkezniük a jó minőségű dokumentumok készítésének céljával kapcsolatban. Tudniuk kell, hogy a szervezetben / vállalatban milyen erőforrások állnak rendelkezésre, és hogyan kell felhasználni őket, be kell tartaniuk az összes irányelvet és eljárást a dokumentumok elkészítéséhez, az erőforrások hatékony felhasználásához és a specifikációk betartásához.

1.1 Mondjon példákat különféle típusú dokumentumokra, amelyek az üzleti környezet számára készülhetnek, és ismertesse a felhasználható stílusokat.

Számos különböző típusú dokumentum készíthető üzleti környezetben. Ezek a következők: faxok, névjegykártyák, feljegyzések, napirendek, jegyzőkönyvek, táblázatok, elemzési táblázatok, adatlapok, levelek, diavetítések és még sok más. Mindegyiküknek más a célja és felhasználása;

Névjegykártyák

Ezeket arra használják, hogy az ügyfél tájékoztatást adjon arról, hogyan lépjen kapcsolatba a céggel. Kis kártyák lehetnek.

Fax dokumentum

Az üzleti életben használt másik dokumentumtípus a Fax dokumentum; Ezek nagyon hasznosak az üzleti életben, és a dokumentumok továbbításának leggyorsabb módja. Ezek papír formátumban vannak, akár színesben, akár fekete-fehérben.

Napirend

A napirendek elmondják, hogy mi fog történni. Segítenek az embereknek úgy szerveződni, hogy pontosan tudják, mit kell tenniük és mi fog történni. Ezek papír formátumban vannak, ha megbeszélésekre viszik őket, és elektronikusan terjeszthetők.

Feljegyzések

A feljegyzéseket egy szervezettel folytatott informális kommunikációra használják, és lehetnek papír vagy elektronikus formátumban.

Percek

Ezeknek részletei vannak arról, mi történt egy értekezleten. Ezeket az ülésekhez papíron kinyomtathatják, és elektronikus úton terjeszthetik.

Táblázatok

Ezeket különféle célokra lehet felhasználni, a statisztikától az analitikaiig. Ezek elektronikus formátumban vannak, kezelhetők ugyanabban a könyvben vagy különböző lapokként az igényeknek megfelelően.

Elemzési diagramok

Ezek lehetnek grafikonok vagy diagramok, amelyek segítik a teljesítménystatisztikák nyomon követését. Ezek szintén elektronikus formátumban vannak, és szükség esetén papíron is kinyomtathatók.

Adatlapokat

Ezek a lapok lehetnek word vagy excel formátumban. Ezeket fel lehet használni a szervezeteken belül vagy azokon kívül közölendő adatok összegyűjtésére, vagy a statisztikák és a teljesítmény figyelemmel kísérésére.

Betűk

Ezek olyan dokumentumok, amelyeket minden osztályon különféle típusú kommunikációhoz használnak, különböző célokra. Különféle levelek léteznek, hivatalos, informális, üzleti stb.

Diavetítések

Ezek PowerPoint-dokumentumok, és bemutató célokra használják az értekezleteken. Ezek elektronikus formátumban vannak, és szükség esetén kinyomtathatók.

1.2 Mondjon példákat és magyarázza el a szöveghez használt különféle formátumokat.

Dokumentum mentésekor beállíthatja a fájl nevét és azt, hogy hová szeretné tárolni a fájlt a számítógépén.

Megváltoztathatja a fájl formátumát is. A formátum megváltoztatásakor a tervezés, az elrendezés vagy a betűtípusok változnak. Ez egy teljesen más formátum, míg a tartalom ugyanaz marad.

Minden szövegszerkesztőnek megvan a saját tárolási formátuma. Számos szövegfájl egyszerű szöveget (.txt), Rich Text Format (.rtf), valamint Microsoft Word (.doc) és most.docx. De vannak lehetőségek importálásra és exportálásra Word formátumban.

Az RTF fájlokat minden szövegszerkesztő csomag elolvashatja, és méretük kisebb.

A PDF egy másik hordozható fájlformátum, amelyet nem lehet szerkeszteni. Van azonban néhány szerkeszthető mező, amelyek megengednek bizonyos mezőket, amelyek szövegmezővel rendelkeznek, amelyek lehetővé teszik az adatok bevitelét. A PDF-fájlok konvertálhatók szóvá és formázhatók, majd szükség esetén visszaállíthatók PDF-be. De a PDF-eket mindig olyan kész dokumentumokhoz használják, amelyek nem igényelnek további szerkesztést. Ha olyan dokumentumokat küld el másoknak, amelyek nem igénylik vagy nem szükségesek szerkeszteni, akkor a legjobb, ha PDF formátumban küldi el.

1.3 Mi a jó minőségű és vonzó dokumentumok készítésének célja és előnye?

A szervezeted számára készített dokumentumok a szervezet képét vagy ábrázolását jelentik. Tehát automatikusan benyomást kelt az olvasóban a szervezet színvonaláról és arról, hogyan értékeli ügyfeleit. A jó minőségű dokumentum az olvasó szemében is jól néz ki, könnyen követhető és olvasható.

A jó minőségű dokumentumok vonzzák az ügyfeleket és a szállítókat, ezáltal növelve a szervezet profitját. Segít a különböző területek fejlesztésében és növeli a kreativitást abban, amit csinál, ami viszont vonzza az ügyfeleket. A szépen elkészített dokumentum lépésről lépésre magyarázatot, tervet vagy statisztikákat tartalmaz a kért adatokról, és segít a kockázatok azonosításában, kezelésében és nyomon követésében. Ez viszont segít a szervezetnek gondoskodni és felelősséget vállalni ügyfeleikért.

A dokumentumok minősége is tükrözi Önt.

2.1 Magyarázza el a kiváló minőségű és vonzó dokumentumok elkészítéséhez szükséges különféle erőforrásokat.

A kiváló minőségű és vonzó dokumentumok elkészítéséhez szükséges források lehetnek

Termeléshez

1. Kiváló minőségű fénymásoló és fénymásoló felhasználó, hogy tiszta és tiszta nyomatot kapjon

2. Kiváló minőségű nyomtató a minőségi nyomtatáshoz

3. Szkenner, hogy be tudja szkennelni a dokumentumokat eredeti formájában.

4. Számítógép a fenti gépek feldolgozásához és működtetéséhez

5. Kiváló minőségű szoftver, azaz a Microsoft Word a szövegszerkesztéshez

6. Képes vagy képzett gépíró a dokumentum elkészítéséhez, hogy a dokumentum a szükséges formátumban és elrendezésben készüljön

7. Valószínűleg fedél vagy kötés az elegáns és kész megjelenéshez

A minőségért

1. Képek a dokumentumok vonzóbbá és barátságosabbá tétele érdekében

2. Olvasható betűtípus mindenki számára nehézség nélkül elolvasható

3. Tisztességes betűméret, hogy mindenki számára olvasható legyen

4. Egyszerű elrendezés a letisztult és kellemes megjelenés érdekében.

2.2 Hogyan lehet különböző forrásokat felhasználni kiváló minőségű és vonzó dokumentumok készítéséhez?

Kiváló minőségű papírok, minőségi lézernyomtatók és jó szerkesztő szoftverek segítségével kiváló minőségű és vonzó dokumentum állítható elő.

2.3 Írja le a szöveg beviteléhez, formázásához és szerkesztéséhez rendelkezésre álló különféle technológiákat és azok főbb jellemzőit.

A szöveg beírásához, formázásához és szerkesztéséhez rendelkezésre álló különféle technológiák a következők:

• Számítógép monitorral, billentyűzettel és egérrel vagy egy laptop
• Nyomtató, szkenner
• Szövegszerkesztő szoftver

A szöveg számítógépbe történő bevitelének normális vagy szokásos módja (vagy régen írógép volt) a billentyűzeten keresztül. Lehet vezeték nélküli vagy vezetékes billentyűzet vagy érintőpad, a használt eszköztől függően. A billentyűzeten a felhasználó megnyomja az adott kulcsot minden olyan karakterhez, amelyhez bevitelre van szükség, és ez továbbkerül az eszközön elérhető, telepített vagy használt szövegszerkesztő szoftverbe. Általában a Microsoft szövegalkalmazása a legtöbb szervezetben.

A szövegbevitel másik formája a szkenner. A szkenner az igényektől függően JPEG vagy PDF formátumban képes beolvasni. A beolvasott dokumentumok szavakká is konvertálhatók, és bizonyos esetekben változtatások is elvégezhetők. Ennek eléréséhez rendelkezésre áll szoftver.

A szöveg beviteléhez rendelkezésre álló technológia

A billentyűzet (és az egér) a szöveg kézi bevitelére szolgál. Lehet lassú és / vagy hibára hajlamos, a billentyűzet kezelőjének készségétől függően. Ezek univerzálisan elérhetőek, és általában PC-vel szállítják őket.

A dokumentumokat szkennerrel szkenneli, majd az optikai karakterfelismerő szoftver segítségével szöveggé alakíthatja. Az átalakítás pontossága a rendszer minőségétől függ. Az eredeti dokumentumnak nagyon világosnak és megfelelő betűtípussal kell rendelkeznie. Nem minden rendszer képes megbirkózni az eredeti grafikájával.

A szöveg formázására és szerkesztésére rendelkezésre álló technológia

Az elérhető legegyszerűbb szövegszerkesztő a jegyzettömb. Csak alapvető szerkesztésre használható. nem mehet túl sok divatos betűtípusra vagy formátumra, és nem írhat be karaktereket. Ezt alapvetően szerkesztésre és javításra használják, és nem foglal túl sok helyet a memóriában, mivel mérete túl kicsi a többi szövegszerkesztőhöz képest.

Ha divatos stílusokhoz és elrendezésekhez kell választania, akkor a legjobb Word Processor a Microsoft Word lesz. Számos beépített funkcióval rendelkezik, amelyek magasabb szintű szerkesztést, javítást és szövegjavítást tesznek lehetővé. Számtalan betűtípus, elrendezés, sablon, funkció, szín stb. Választható. Ezen előnyök miatt a fájl mérete viszonylag nagy a jegyzettömbhöz vagy a szópárthoz képest, mivel ezek a formázási részletek a karakterekkel együtt mentésre kerülnek.

Más szoftverek (táblázat, adatbázis-alkalmazások) a szöveg és egyéb adatok rendezésére szolgálnak. Ezeket statisztikai és elemzési célokra is felhasználják.

3.1 Milyen előnyökkel jár a dokumentumok elkészítésének céljáról, tartalmáról, stílusáról és határidejéről való megállapodás?

Minden dokumentum

• meghatározott közönségnek írják;
• legyen következetes üzenete
• a dokumentumban könnyen hozzáférhető, világos, pontos és olvasható információkat kell tartalmaznia;
• Valójában eléri a kívánt közönséget.
• Időben el kell érnie a tervezett közönséget

Amikor dokumentumokat ír vagy dokumentumokat készít, mindig kell lennie egy célnak. Bizonyos elrendezésnek vagy stílusnak kell lennie a dokumentumnak a céltól függően, a dokumentumra is lesznek határidők. Tehát ezeket a szempontokat figyelembe kell venni, és egyeztetni kell a menedzserrel, a szervezettel vagy a csapattal, attól függően, hogy melyik a politika és az eljárás. Ez eldönti, hogy a dokumentum pontos mása lesz-e a szervezet számára szükséges követelményeknek, és segít-e létrehozni egy hibátlan és az elért közönség követelményeinek megfelelő dokumentumot. Tehát, ha ezeket jó előre megtervezi, akkor időben elkészíti a dokumentum elkészítését, minimális időpazarlás és hibák nélkül.

3.2 Írja le a dokumentumokhoz szükséges tartalom rendszerezésének módjait.

Mielőtt elkezdené dolgozni egy dokumentummal, meg kell találnia

• Hogyan kell bemutatni a dokumentumot
• A feltüntetendő információk.
• Kinek szól a dokumentum
• Meddig lehet a dokumentum
• A dokumentum célja
• Milyen formátumokra lesz szükség
• Készítsen durva huzatot
• Válassza ki a megfelelő nyelvet (hivatalos / informális)

A dokumentum elkészítéséhez szükséges összes információt biztonságos fájlnevekkel, erőforrások listájával vagy adatbázisával kell biztonságosan tárolni. A kész dokumentum bemutatása és rendezése attól függ, hogy mire kell használni a dokumentumot, a formátumot és a tartalmat. Tehát ezt meg kell egyeztetni a kibocsátóval és rendszeresen frissíteni kell annak biztosítására, hogy a kész termék alkalmas legyen a céljára. Az alcímek azért hasznosak, hogy egy adott információ könnyen megtalálható legyen.

3.3 Írja le a szöveges és a nem szöveges szöveg integrálásának és elrendezésének módjait.

A szöveges és a nem szöveges szöveg könnyen integrálható a Microsoft Office Word programmal. A Microsoft irodai szó lehetővé teszi képek, grafikonok, clip art-ok beszúrását és a szöveg körbefuttatását, és segít a különböző funkciók körüli munkában az egységes formátum elérése érdekében. Számos különféle funkció használható, amelyek szintén használhatók. Számos más irodai alkalmazás is segítséget nyújt a szöveges és a nem szöveges beillesztésében és elrendezésében, például az Excel és a PowerPoint, amelyek segítenek a szöveges és a nem szöveges táblázatokba és diákba történő integrálásában. Bármelyik alkalmazást is használják, a formázást és más folyamatokat el kell végezni, szem előtt tartva, hogyan kell kinéznie a kimeneti dokumentumnak.

3.4 Hogyan ellenőrizné a kitöltött dokumentumok pontosságát, például helyesírást és nyelvtant, írásjeleket, helyességet? Miért tennéd ezt?

A legtöbb szövegszerkesztő rendelkezik helyesírás-ellenőrzővel. Tehát, amikor bármit beír egy számítógépbe, folyamatosan ellenőrzi a helyesírást. A helyesírás-ellenőrzők nem teljesen pontosak, és ha a szükséges helyett más szót is beírsz, a helyesírás-ellenőrző nem fogja azonosítani. Szüksége lesz egy szótárra. A helyesírás-ellenőrző nem fogja tartalmazni az összes szót, ezért mindig szükség lesz új szavak hozzáadására, amikor szükség van rájuk a szótárban. Azok a szavak és nevek is hozzáadhatók, amelyeket többször használ, de nem szerepel a szótárban, hogy megakadályozza a helyesírás-ellenőrzést.

A helyesírás-ellenőrzés befejezése után jó egy nyelvtani ellenőrzést is elvégezni, bár a nyelvtani ellenőrzők nem olyan jók, és nem válogatják ki az összes nyelvtani hibát. Ezért a legjobb, ha egyszer vagy kétszer elolvassa a dokumentumot, még akkor is, ha mindezen ellenőrzések megtörténtek, és ha teheti, jó, ha egy másik tapasztalt ember olvassa el, mert a saját írásos dokumentumunkban mindig nem látunk minden hibát.

A pontosságot és a helyességet ellenőrizzük, mivel a dokumentumok a szervezet képét képezik, és magas színvonalúaknak kell lenniük. Ez segít az olvasónak abban is, hogy könnyen megértse, mit próbál megmagyarázni vagy bemutatni.

Digitális és fizikai tárolási megoldások egyaránt léteznek a dokumentumok számára.

3.5 Magyarázza el, miért tárolja a dokumentumokat biztonságosan és biztonságosan. Mondjon példákat arra, hogyan tenné ezt.

Fontos dokumentumokat, legyenek azok kisebbek vagy nagyobbak, biztonságosan és biztonságosan kell tárolni a szervezeti irányelvek és eljárások betartásával. Lehet digitális tárolás vagy fizikai tárolás az igényektől függően és figyelembe véve annak bizalmas jellegét. A digitális tárhely lehet a szervezet szervere, meghajtója vagy flash meghajtói, amelyek mind biztonságosak. A fizikai tárolás lehet iratszekrény. Bármelyik módon tárolják őket a későbbi referenciák számára, ezért fontosak. Az adatvédelmi törvényt is be kell tartani.

A fájlokat és nyilvántartásokat az előírások betartása érdekében kell tárolni, az említett dokumentáció / adat biztonságának biztosítása érdekében, és elengedhetetlen a vállalkozás zavartalan működéséhez. Az információkat biztonságosan kell tárolni, hogy a relatív engedélyek nélkül harmadik fél számára ne adhatók ki. Fontos, mert minden nem biztonságos adat elterjedhet az egész interneten. Ne felejtse el elmenteni és megfelelően rögzíteni a munkáját.

Mindig a lehető leggyakrabban mentse el a dokumentumban, rajzban vagy táblázaton végzett módosításokat, áramkimaradás vagy számítógépes összeomlás esetén.

A legtöbb vállalkozás manapság az elektronikus adatokra támaszkodik, ezért a legjobb, ha jó biztonsági mentési megoldással rendelkezik. Szervezetünk minden este biztonsági másolatot készít az adatairól a szerverére, és lehetőség szerint a külső adathordozókra is, hogy elkerülje az adatvesztést elkerülhetetlen összeomlások esetén.

3.6 Mi a titoktartás és az adatvédelem célja a dokumentumok elkészítésekor?

A személyes adatok kiadása súlyos következményekkel járhat. Valószínűleg egyetlen vállalkozásnak sincs fontosabb szempontja, mint az adatvédelem és a titoktartás. Segít megmenteni a vállalatot, értékeit és az ügyfelek bizalmát.

3.7 Mi a célja és előnye a határidők betartásának?

Fontos a határidők betartása, mert ez időt, pénzt és erőforrásokat takarít meg, és mindig versenytársaink előtt akarunk lenni.

A határidők betartásának célja és előnye, hogy megtakarít az olyan pénzügyi dolgokon, mint a költségek csökkentése, és értékes időt takarít meg Önnek. Ha a határidőket nem tartják be, akkor több pénzt költ a befejezésre váró munkára, és ez befolyásolja a teljes forgalmat, ezáltal drasztikusan befolyásolja a költségvetést.

A határidő be nem tartása közvetetten érint más, egymással összefüggő részlegeket is. Ilyenek lehetnek például a pénzügyi osztály, a bérszámfejtési és a könyvelési osztály, és minden bizonnyal az összes kapcsolódó osztály. Ez hatással van a szervezet teljes jövedelmére vagy profitjára, ami viszont hatással lesz az alkalmazottak fizetésére, a béremelésre és a jutalmakra.