Tartalomjegyzék:
- 1. Alkalmazzon „Metódust” az őrületre
- 2. Automatizálás
- 3. Technológia
- 4. Monitoring
- 5. Tulajdonjog
- Következtetés
Öt tipp és trükk a költségek csökkentésére (cégtulajdonosok számára)
Marten Bjork az Unsplash.com oldalon keresztül
Ebben a gazdaságban a vezérigazgatók két dolgot keresnek: növelik a bevételeket és csökkentik a költségeket. E két terület, a bevételek és a költségek sikeres kezelése megnövekedett nyereséget eredményez. Csak az egyik kezelése és a másik figyelmen kívül hagyása gyakran fejfájást és stresszt jelent, és egyes esetekben bezárja az ajtókat.
A vezérigazgatók és az üzleti tulajdonosok számára könnyű a bevételek növelésére koncentrálni. A bevétel növelése azt jelenti, hogy olyan feladatokon kell dolgozni, amelyek kritikusak a küldetés szempontjából, vagy más szavakkal, azokkal a feladatokkal dolgozni, amelyek „az üzlet”: azaz a jobb widget felépítését, a nagy számlák eladását, és a versenyelőny megtalálását vagy növelését.
Sokak számára a költségek ellenőrzése és csökkentése utólagos gondolkodás, néha figyelemelterelés. A közvetlenül a bevételhez kapcsolódó költségeket általában nagyon szorosan figyelemmel kísérjük. Ide tartozik az anyagköltség, az értékesítés és a munkaerő. Azonban a vállalkozás „működtetésével” járó néhány költség, például a számviteli funkciók (pl. Bérszámfejtés, A / P, A / R), az emberi erőforrás-kezelés és az iratkezelés könnyen figyelmen kívül hagyható.
Ezeknek a közvetett költségeknek a nem ellenőrzése vagy figyelemmel kísérése általában olyan hógolyókhoz vezet, mint a növekvő pazarlás, a csalás kockázata, a megnövekedett munkaerő-költségek és a magasabb alternatívaköltségek. Itt van öt módszer, amellyel a vezérigazgató vagy a vállalkozás tulajdonosa jobban kezelheti és csökkentheti közvetett költségeit.
1. Alkalmazzon „Metódust” az őrületre
Az első tennivaló, hogy megszerezhesse az irányítást az Ön vagy vállalkozása által végzett tevékenység felett, az, hogy módszertant vagy rendszert alkalmaz az adott tevékenységre. Például ahelyett, hogy csak egy véletlenszerű, nem szervezett papírköteget keverne át minden alkalommal, amikor valami konkrét dolgot keres, rendezheti a papírokat ábécé sorrendben témák szerint. Ez lehetővé teszi, hogy gyorsabban megtalálja azt, amit keres, minden egyes alkalommal, amikor hozzáfér a papírköteghez.
A papírok ábécé szerinti rendszerének alkalmazása azt jelenti, hogy percek helyett pillanatok alatt megtalálhatja a dolgokat. Szorozza meg ezt a megtakarítást minden alkalommal, amikor keres valamit, majd kiszámolja az idő költségét, és elkezd látni, hogy valami olyan egyszerű dolog, mint az ábécé szerinti papírok, pénzt takaríthat meg.
Az ábécé szerinti papírok csak egy példa, amelyre mindenki hivatkozhat, és amely szemlélteti a munka megtámadásának hatékonyságát a folyamat működésének megkönnyítését szolgáló folyamat nélkül.
A szokásos módszer alkalmazását egy üzleti tevékenységre „üzleti folyamatmenedzsmentnek” vagy BPM-nek hívják. A fenti példa alapján a papírok nem varázslatosan betűrendezik önmagukat, ezért folyamatot kell bevezetni annak biztosítására, hogy a papírokat betűrendben tárolják.
2. Automatizálás
A folyamatok automatizálása az egyik leggyorsabb módszer a költségek csökkentésére. Így van, költségek. Ha megfelelően végzik, az automatizálás nemcsak a munkaerő költségeit csökkentheti. Az automatizálás csökkentheti a hibák elhárításának költségeit azáltal is, hogy eltávolítja az emberi hibákat (és egyéb változókat) a folyamatból. Az automatizálás elősegíti a hulladék kitettségét és az erőforrások hatékonyabb felhasználását is.
A munkaerőköltségek csökkentésével kapcsolatos pont tisztázása - az automatizálás nem feltétlenül jelenti azt, hogy képes leszel részt venni az erőszak nagymértékű csökkentésében. Ez azt jelenti, hogy az alkalmazottak képesek lesznek pontosabban összpontosítani erőfeszítéseiket, és több munkát végezhetnek el kevesebb idő alatt.
Az automatizálás nem azt jelenti, hogy robotokat kell telepíteni, vagy hatalmas összegű tőkét költenek nagy, összetett számítógépes rendszerekre. Az automatizált folyamat megvalósítása ugyanolyan egyszerű lehet, mint egy makró felépítése egy Excel-táblázatba, vagy ugyanolyan összetett, mint egy teljesen új dokumentum-képalkotó platform megvalósítása. Mindkét esetben, hasonlóan a „módszer az őrülethez”, képesnek kell lennie arra, hogy azonosítsa az idő és / vagy az anyagok megtakarításának helyét, és ezt lefordítsa dollárra.
3. Technológia
A technológia az automatizálás eszköze, de nem szabad összetéveszteni az automatizálással. Amint fentebb említettük, az automatizálás olyan egyszerű lehet, mint az Excel használata az anyagfelhasználás kiszámításához, vagy az Access adatbázis egy egyszerű munkafolyamat-nyomkövető rendszer megvalósításához. A technológia lehetővé teszi, hogy olyan információkat gyűjtsön, amelyek elérhetetlenek egy manuális folyamat során.
A megfelelő technológia megfelelő munkához történő használata javítja a minőséget, növeli a sebességet és csökkenti a pazarlást. A technológiát nem szabad korlátozni, mivel csak a meghajtó motor végzi a folyamat fejlesztési lépéseit, emellett felhasználható munka bevezetésére a rendszerbe (pl. Papír dokumentum beolvasása vagy e-mail fogadása), és kilépve a munkából a rendszerből, nyomtatási teljesítés vagy kimeneti adatok összekapcsolása).
A megfelelő technológiának megkönnyítenie kell az alkalmazottak életét, és el kell kezdenie értékes információkat gyűjteni arról, hogy vállalatának milyen jól teljesíti mind az alap, mind az adminisztrációs folyamatokat.
4. Monitoring
Az információ kulcsfontosságú a folyamat fejlesztésében. Nem számít, hogy ezeket az információkat automatizált folyamat során gyűjtötték-e össze, vagy ezeket az információkat a technológia segítségével állították-e össze. Ami fontos, hogy kéznél legyen információ, így meghatározhatja a legfontosabb mintákat és trendeket a folyamatok költségpályájának meghatározásához. Vezérigazgatóként Ön már ismeri az ilyen típusú monitoring elvégzését a pénzügyi adatokkal, a piaci adatokkal és az alaptevékenységének legfontosabb teljesítménymutatóinak olvasásával.
A vállalkozás összes folyamatáról szóló információnak elérhetőnek kell lennie a szervezet összes érintettje számára. Ez lehetővé teszi az érintettek (azaz az irodavezetők, beszerzési vezetők, raktárvezetők stb.) Számára, hogy ugyanazt az elemzést végezzék el, amelyet az egész vállalkozás számára végeznének, de az ő felelősségi körüknek megfelelő szinten. Most az érintettek felhatalmazást kapnak arra, hogy megalapozott döntéseket hozzanak az érdemi folyamatváltozásokról. Láthatják e változások előnyeit (vagy azok hiányát), kezdve a folyamathibák és költségek elhárításának folyamatát.
5. Tulajdonjog
Most, hogy az érdekelt felek rendelkeznek a folyamatok nyomon követésére vonatkozó információkkal, nagyobb felelősséget és felelősségvállalást fognak érezni, ahelyett, hogy csak a status quót kezelnék. A folyamatban érdekelt felek, akik úgy érzik, hogy hozzájárulnak a vállalat jólétéhez, több időt töltenek el stratégiailag azon gondolkodva, hogy miként spórolhatnak meg a szervezetnek időt, pénzt és egyéb erőforrásokat; nem pedig a válságok és a költségtúllépés reaktív kezelése.
Néha a vezérigazgató számára nehéz lehet lemondani bizonyos folyamatok feletti kontrollról. Hányszor mondtad: "Minden 1000 dollárt meghaladó kiadáshoz jóváhagyás szükséges" vagy "Minden új bérleti igényt jóvá kell hagynom"? Ez lelassítja cége mozgékonyságát; Ha a menedzserei elvégzik a munkájukat, akkor a tiét is elvégezheti. Sokkal könnyebb lemondani a menedzserekről a tulajdonjogról, ha a módszer, a technológia és a monitoring rendelkezésre áll.
Következtetés
A vállalkozás működésének megváltoztatása (azaz a folyamatváltozás végrehajtása) mindig költségekkel jár. A folyamat bármely változásának legalább gyors költség-haszon elemzést kell érdemelnie. Minél nagyobb a változás, annál mélyebb az elemzés. A folyamatváltozás elemzése bonyolult törekvés lehet. A költségmegtakarítás számszerűsítése olyan területeken, mint a hulladék és a minőség, nehezebb lehet, mint az idő és az erőforrások.
A megvalósítási módszer, az automatizálás, a technológia, a figyelés és a tulajdonjog közelebb visz ahhoz, hogy azonosítani tudja a fejlesztés valódi költségeit azáltal, hogy a döntések meghozatalához szükséges információkat megadja Önnek. A folyamat fejlesztése általában időt vesz igénybe, és egyes esetekben a folyamat fejlesztésének költségeit előre terhelik a projektben. Ne hagyja figyelmen kívül a hosszú távú célokat, és túl hamar hagyjon fel egy folyamatfejlesztési projekttel.
A költségek kezelésének ezek a módjai időigényesek. A piacon számos módszertan alkalmazható, valamint olyan szoftver / hardver megoldások, amelyek a vállalkozás hatékonyabb működtetéséhez szükséges információkat nyújtják. Vezérigazgatóként Önön múlik, hogy megindítsa-e a változás folyamatát.