Tartalomjegyzék:
- Hogyan kérünk termékeket és szolgáltatásokat
- A megrendelések figyelemmel kísérése és értékelése
- Hogyan gondoskodunk arról, hogy a legjobb ár-érték arányt érjük el a szolgáltatások és termékek terén
- Beszállítók és szolgáltatók áttekintése és kapcsolattartás
A vállalatok és szervezetek hatékony működtetéséhez minden terméknek és szolgáltatásnak a megfelelő időben kell lennie. Minden vállalatnak megvan a maga beszállítója. Különféle forrásokon keresztül gyűjtenek információkat a beszállítókról és a termékekről. Szervezetünk korábban a __________ (titoktartási okokból eltávolítva) rendszert használta az írószerek megrendelésére, és nemrég költöztek a _______________ címre (titoktartási célból eltávolították) , mert úgy ítélték meg, hogy ez költséghatékonyabb. Összehasonlítják a termékek költségeit, és átfogó árajánlatot kapnak a szállítóktól. A szolgáltatásokra azt a céget választják, amely a legjobb ajánlatot biztosítja a minőség mellett.
Megbeszéljük a beszállítókat, és ahol lehetséges, megszervezzük a beszállító látogatását, hogy áttekinthessük az általuk nyújtott szolgáltatás minőségét. Cégünk _____________-től veszi igénybe a szolgáltatásokat (titoktartási okokból eltávolítva) . Tehát általában egy látogatást szerveznek annak ellenőrzésére, hogy megfelelnek-e az összes irányelvnek és eljárásnak, valamint hogy biztonságosabb és jobb hely lesz-e az ügyfél számára. Ellenőrizzük az árajánlatokat is, hogy megtaláljuk a legjobb minőséget és szolgáltatást.
Hogyan kérünk termékeket és szolgáltatásokat
A beszállító kiválasztása után továbbra is igénybe vesszük tőlük a szolgáltatásokat. Minden hónapban megrendeléseket adunk a helyhez kötött és az egyéb szolgáltatások napi követelményeinek megfelelően. Szolgáltatás vagy termék igénylésekor ügyeljünk arra, hogy az igényeket és specifikációkat nagyon világosan meghatározzuk. Felírjuk a termék nevét, kódot, ha van, a mennyiséget és a költségeket. Ez csak akkor lehetséges, ha ismerem a termékeket és szolgáltatásokat.
A termékek és szolgáltatások kiválasztásakor irodavezetőm kapcsolatba lép a beszállítókkal, és árajánlatokat kap különböző beszállítóktól. A szállítók minta termékeket is biztosítanak számunkra, hogy ellenőrizzük a minőséget. Miután alaposan megvizsgálta a költségeket és a minőséget, az irodavezetőm eldönti, melyik társasághoz menjen, és szolgáltatásokat kap tőlük.
A szolgáltatások és termékek kiválasztásakor a minőség nagyon fontos. Meg kell felelnie az ügyfelek elvárásainak. Ugyanilyen fontos az is, hogy ezek a szolgáltatások milyen haszonnal járnak az alkalmazottak számára.
Egy másik fontos dolog, amelyet szem előtt kell tartani, hogy csak azokat a termékeket vásároljuk meg, amelyekre szükségünk van, szem előtt tartva az ügyfelek és alkalmazottak követelményeit. Ha nem, a nem kívánt termékekre költött pénz pazarlássá válik. Az egyértelmű tervezés segít megtakarítani a költségvetést.
A beszállítók és termékek megtalálásakor az üzleti menedzser kapcsolatot tart a különböző beszállítókkal a legjobb ajánlat elérése érdekében. Ez segít a szervezetnek pénzt megtakarítani és a költségvetés tetején maradni.
A beszállítókkal való kapcsolattartás során mindenki gondoskodik arról, hogy megőrizze szakmaiságát, időben teljesítsék a fizetésüket, és üldözzék a megrendeléseket és szállításokat. Gondoskodunk arról, hogy a megrendelést időben előre tegyük, és elegendő időt biztosítsunk a szállítónak a termékek vagy szolgáltatások időben történő leszállításához.
Az áruk és szolgáltatások megrendelése, fogadása és minden, ami az áruk és szolgáltatások nyújtásához és fogadásához kapcsolódik, az úgynevezett ellátási lánchoz tartozik. Az ellátási lánc a termék előállításához felhasznált nyersanyagoktól kezdve egészen a fogyasztóig szállított termékig kezdődik, köztük mindenki között, mint például a nagykereskedő, a kiskereskedő stb. Tehát mindenki, aki ebbe a láncba tartozik, felelős a teljesítményért és a minőségért.
Termékek megrendelésekor a legnagyobb gondossággal ügyelek arra, hogy világos részleteket adjak meg a szükséges termékekről, beleértve a kódot, méretet, színt és egyéb szükséges részleteket. Megnézem, hogy a megrendelésre kerülő összes termék szükséges-e, és kinek van szüksége rá. A sorrendet az igények szerint rangsorolom, és csak a legfontosabbakat rendelem meg. Ezután a menedzserem engedélyezi őket. A megrendeléseket a ____________ nevű (titoktartási okokból eltávolított) rendszer használatával adom le. A megrendelések a szállító katalógusán keresztül történnek, amely már elérhető a rendszeren. Miután megkaptuk a megrendeléseket, alaposan ellenőrizzük őket a számlán, hogy meggyőződjünk arról, hogy az összes tételt megkaptuk a számla szerint, majd aláírjuk a nyugtát. Aztán áru átvételével a megrendelést ____________ (titoktartási okokból eltávolítva) , hogy figyelmeztesse a Payments csapatot, hogy megkaptuk a megrendelést. A rendszer generál egy rendelési számot. Ezután felírom a számlára a megrendelés számát, és elküldöm a fizetési csapatnak, amely felszabadítja a kifizetéseket a szállítónak.
A megrendelések figyelemmel kísérése és értékelése
A leadott megrendeléseket figyelemmel kísérjük, hogy nyomon kövessük, mi történik. A megrendelések azonnali szállítás és minőség szempontjából figyelemmel kísérik a problémák előfordulását. Az IKT-berendezések megrendelését az IKT szolgáltató pultunkon keresztül hajtják végre, és minden terméket nyomon követnek a megrendeléstől a szállításig.
A megrendeléseket és szolgáltatásokat szintén havonta értékelik, hogy ellenőrizzék, megfelelnek-e az előírt minőségnek és teljesítménynek. Ez elősegíti a teljesítmény javítását és a teljesítmény javításának megtalálását is, mert ez nem egy személyt érint, hanem a csapatot és a szervezetet.
A nyomon követés és az értékelés befejezése után felhasználható az érintett eljárások hatékonyságának javítására. Javítható a megfelelő cég kiválasztásával és a megfelelő rendszer használatával a megrendeléshez. Mindig van egy listám a tételekről, amelyeket meg kell rendelnem. E-mailben elküldöm a csapatnak a követelményeiket is, majd összeválogatom őket és megrendelésre állítom őket. Ha nem kapom meg időben a megrendelést, kapcsolatba lépek az irodavezetőmmel, aki viszont üldözi a szállítóval. A megrendelés beérkezésekor az árut átveszem a rendszerbe, hogy a szállító időben fizessen.
Hogyan gondoskodunk arról, hogy a legjobb ár-érték arányt érjük el a szolgáltatások és termékek terén
Csapatként dolgozunk együtt, hogy jobb ár-érték arányt érjünk el az általunk nyújtott és kapott szolgáltatásokért. A jobb ár-érték arány azt jelenti, hogy a megfelelő minőségi termék olcsóbb. Ennek elérése érdekében tárgyalnunk kell szállítókkal vagy szolgáltatókkal, kerüljük a felesleges vásárlásokat. Szükség esetén tömeges megrendeléseket adunk le, mivel ez időt és pénzt takarít meg. Mindezek fenntartása érdekében jó kapcsolatot ápolunk a beszállítóval.
Emlékszem, hogy kapcsolatba léptem egy ____________ céggel (titoktartási okokból eltávolítottuk) 3 héttel azelőtt, amikor ______________ (titoktartási célból eltávolítottuk) próbálkoztunk egy ügyfél számára. A _______________ (titoktartási okokból eltávolítva) arról tájékoztatott, hogy nem tudják majd biztosítani a szolgáltatást, mivel nem voltak biztosak abban, hogy valaki igényli-e ezt a szolgáltatást. Azonnal tájékoztattam őket a szervezetünk veszteségéről, ha az ügyfél nem ___________ (titoktartási okokból eltávolítottuk) . Szervezetünk pénzt fizet a szolgáltatásokért, senkinek sem volt ilyen, mivel __________ (titoktartási célból eltávolítják) . A telefonos hölgy szót ejtett a menedzserével, majd beleegyezett, hogy elmegy, amit kértem. Ez az egyik módja annak, hogy pénzt takarítottak meg a szervezet számára.
A szervezetünknél dolgozó alkalmazottak engedély és ajándékozás nélkül nem fogadhatnak el ajándékokat vagy vendéglátást. A házirend kimondja, hogy „ ___________________ (titoktartási okokból eltávolítva) ”. Ha valamelyik alkalmazott nem tartja be a szervezet irányelveit és eljárásait, formális cselekvésekbe fogják venni őket, és ez akár elbocsátáshoz is vezethet, mert ez súlyos kötelességszegésnek minősül.
A szolgáltatóktól mindig kapunk kommunikációt az általuk nyújtott új szolgáltatásokról. Frissített szórólapokat küldenek nekünk, amelyeket azoknak az ügyfeleknek adunk át, akiknek szükségük van rájuk. Minden kommunikáció, amelyet kapok, lépcsőzetesen folyik a csapattal és minden más részleggel, amelyhez szerintem szükségük lesz.
A megrendelések leadásakor ______________ (titoktartási okokból eltávolítva) korlátozom az engedélyezést. Akkor is, ha nagyobb összegért vagy szolgáltatásért érkezik egy számla, vagy ha magasabb összegű megrendelést kell leadni, átnézem és megnézem, hogy valóban szükségünk van-e valamire, és csak utána folytatom a megrendelést.
Termékek rendelésekor ellenőrizem, hogy megkapjuk-e, amit szeretnénk. Például faxgép megrendelésekor tárgyaltam a menedzseremmel és az IKT-csapattal egy drága gépért, mert egy olcsóbb gép túl sok tintát vagy szalagot fogyasztott, több pénzbe került, míg egy drága gép kevesebbet festett. Feltettem azt az érvet, hogy egyszer költek el, majd utána pénzt spórolok, nem pedig olcsó gépet veszek, amelyre minden alkalommal pénzt kell költenünk.
Termékek és szolgáltatások megrendelésekor feltétlenül betartom és betartom a szervezet irányelveit és eljárásait. Gondoskodom arról, hogy a kapott számlák eredeti és eredeti számlák legyenek, és ne másolják a számlákat. Termékeket csak azoknál a cégeknél rendelek, amelyekkel szerződtünk, és megrendelést engedélyezünk.
Amikor kapcsolatba lépek a ____________ céggel (titoktartási okokból eltávolítva) az ügyfelek számára nyújtott szolgáltatás érdekében, amikor nem állnak rendelkezésre ___________ (titoktartási célból eltávolítva) , akkor azt tanácsolom a csapatnak, hogy kérje a ___________ (titkosítási célból eltávolítva) kérést. Így felhasználjuk a befizetett pénzt, nem hagyjuk felhasználás nélkül szolgáltatásainkat, ezáltal nem pazarolunk vagy veszítünk pénzt.
Beszállítók és szolgáltatók áttekintése és kapcsolattartás
Az irodaszerek vagy gondozási szolgáltatások beszállítóinak kiválasztásakor a menedzserek és az idősek együtt találkoznak, és szükség esetén megszervezik a szolgáltatók látogatását, hogy meggyőződjenek arról, hogy elég jóak-e az ügyfelek számára, majd megállapodnak a szolgáltatásokról. Levélpapírok megrendelésénél egyetértek olyan termékekkel, amelyekre az engedélyezési korlátom esik, és mindig ügyelek arra, hogy a szükséges termékeket rendeljem, és ne a nem kívántakat. Amikor túllépi a határértékemet, tanácsot kérek a menedzsertől, és elmagyarázom neki, miért fontos ez, mielőtt folytatom a megrendelést.
A szolgáltatókkal való kapcsolattartás során fenntartom a szakmaiságot. Tárgyalok olyan szolgáltatásokról, amelyekre szükségünk van, hogy a legjobbat tudjuk tenni ügyfeleink érdekében. Amint azt fentebb kifejtettem, azért beszéltem házakkal, hogy megakadályozzam a szervezetem számára elvesztett pénzveszteséget, ami a hatáskörömben van.
Amikor az ügyfeleknek szolgáltatásokat nyújtunk, kiküldök szerződéseket, amelyek a szolgáltató, az ügyfél és a szervezetünk közötti szerződésnek minősülnek. Szervezetként ügyelünk arra, hogy mindannyian betartsuk a szerződésben foglaltakat. A nyújtott szolgáltatásokat mindig nyomon követik és felülvizsgálják, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy megfelelnek-e a szervezetek szerződéseinek és törvényeinek. A felmerülő problémákat a felső vezetés elé terjesztik, és sürgős megbeszélések útján hozzák meg a megbeszéléseket és döntéseket.
A felülvizsgálatokat rendszeresen végzik, hogy megvitassák a szolgáltatókat. A felmerülő problémákat komolyan veszik, és a kapott szolgáltatásokat ideiglenesen vagy véglegesen felfüggesztik, figyelembe véve az ügyfelek jólétét.