Tartalomjegyzék:
- Tartsa meg írásos kommunikációs szakemberét
- 1. szabály: Legyen tisztában a reakcióival (más néven "Nincs szellőzés")
- 2. szabály: Ellenőrizze még egyszer, hogy kinek megy az e-mailje
- 3. szabály: A személyes személyiséget tartsa elkülönítve a szakembertől
- 4. szabály: Legyen tisztában a közönségével
- 5. SZABÁLY: Figyelje a nyelvét
Tartsa meg írásos kommunikációs szakemberét
Valószínűleg hallottad ezt: "Az, ahogyan írsz, ugyanolyan fontos, mint amit írsz." Manapság valakinek a személyes márkája minden - mind online, mind a szakmai világban. ” Az e-mailek professzionális megtartása nagyban hozzájárul a személyes márka támogatásához.
Az e-mail és az azonnali üzenetküldő programok sok szempontból lehetővé teszik a telefonbeszélgetés lehallgatásának vizuális megfelelőjét. Vannak olyan blogok, amelyek tanácsot adnak az e-mail írására, „mintha egy napon elolvassák a bírósági depozícióban”. Ezeknek a blogoknak sok tanácsuk van arról, hogy mit ne tegyenek, de nagyon keveset arról, hogy mit kell tennie az embernek, vagy miért fontos.
Íme az öt legfontosabb „mit ne tegyek” szabályom, és javaslatok a helyette tennivalókra:
1. szabály: Legyen tisztában a reakcióival (más néven "Nincs szellőzés")
Ezt lehet a legnehezebb követni. Íme a leggyakoribb helyzet, amelyet megfigyeltem:
Valamit hall egy virtuális megbeszélésen, és az a reakciója, hogy azonnal küldjön azonnali üzenetet, hangulatjelet (ha azonnali üzenetküldője képes erre), vagy e-mailt küld valakinek, aki szintén részt vesz az értekezleten.
Mi a kockázat?
Ha a megjegyzést küldő személy megosztja a képernyőjét a nagyobb közönséggel, de az a személy elfelejtette kikapcsolni az e-mailes értesítéseit és / vagy az IM képernyőt zárva tartani… a megjegyzései most nyilvánosak.
Egy percig se gondolja, hogy senki sem vette észre - hidd el, MINDENKI LÁTTA.
Mit kell tenni?
- Ha észrevétele releváns az értekezlet témája szempontjából: szóljon fel az értekezleten.
- Ha a megjegyzésed egyszerűen bélreakció: tartsd magadnál egy percig, és hallgass kicsit közelebb a beszélgetéshez. Lehetséges, hogy az a kijelentés, amelyre reagáltál, csak a történet része volt.
- Várjon az értekezlet után: ha valóban ilyen jó vagy rossz volt, akkor az értekezlet befejezése után tartsa meg magánbeszélgetésre.
2. szabály: Ellenőrizze még egyszer, hogy kinek megy az e-mailje
A gyors üzleti ütem miatt mindannyian állandóan készenlétben vagyunk, és minden tegnap esedékes.
Itt van egy valószínű forgatókönyv:
Valaki e-mailt küld. Aztán öt perc múlva vagy annál rövidebb időn belül az a személy megjelenik az asztalánál, telefonál, vagy azonnali üzenetet kapott “Megkapta az e-mailemet?”
Végül megtanulod abbahagyni bármit is, hogy elolvasd az összes beérkező e-mailt. Ennek eredményeként arra is motivál, hogy azonnal reagáljon.
Aztán megtudja, hogy a válasza rossz személy (ek) hez érkezett a társaságban.
Hogy történt ez?
Talán megszokásból nyomja meg az „összes válasz” lehetőséget, ahelyett, hogy az e-mailt továbbítaná, mint mellékbeszélgetés kezdetét. Lehet, hogy a feladó rosszul írta be a nevét, vagy ugyanaz a neve, mint bárki másnak a társaságban.
Mit kell tenni?
- Mielőtt lenyomná a Küldés gombot: szánjon egy percet, hogy mindent átolvashasson: a címzettek listáját, az e-mailt általában (lehet, hogy az üzenete nem világos, szavakat hagyott ki stb.);
- Próbálja meg törölni az üzenetet, amint észrevette a hibát. Ha az „Ez az üzenet visszahívása” funkció nem működik:
3. szabály: A személyes személyiséget tartsa elkülönítve a szakembertől
Ha ezt még nem tette meg maga, akkor hallott ilyen történeteket:
Nagyon személyes e-mailt küldtek nemcsak a szándékolt személynek, hanem az egész társaságnak is.
YIKES !!! A zavartényező nem szerepel a táblázatokban… mind a feladó, mind a címzettek számára.
Mit kell tenni?
MINDIG tartsa elkülönítve a munkáját és a személyes e-mailjeit, és kerülje a bejelentkezést a Gmail, MSN, Yahoo vagy Hotmail fiókok online verziójába a munkával kiadott laptopról (vagy asztali számítógépről).
Könnyebb a személyes és üzleti e-maileket egyetlen helyre egyesíteni, így mindkettőt szemmel tarthatja. Azonban most, amikor mobiltelefonjaink ugyanolyan okosak és erőteljesek, mint a laptopok (táblagépek stb.), Az e-mail címjegyzékek egyesítésére már nincs szükség.
4. szabály: Legyen tisztában a közönségével
Még akkor is, ha e-mailjét egy meghatározott közönségnek szánja, lehetősége van bárkinek továbbítani, bárhol a cégben vagy azon kívül.
A vállalati világban soha nem csak barátjának vagy munkatársának ír. Mindig azt kell feltételezned, hogy az e-mailt valaki elolvassa a vállalat felsőbb szintjén. A legjobb megoldás az, ha minden e-mailt úgy megközelít, mintha a menedzserének, a vezetője főnökének vagy egy ügyfélnek írna.
Ugyanakkor kerülje az ipari szakzsargon, rövidítések vagy szavak használatát, amelyeket csak a főiskolai irodalom professzora használhat. Ezek a dolgok nem teszik okosabbá a megjelenést… csak bosszantja az olvasót (olvasókat), és megnehezíti az üzeneted megértését.
5. SZABÁLY: Figyelje a nyelvét
Ez nem csak azt jelenti, hogy nincs káromkodás (vagy megtartja „PG” -nek, mint a film besorolása) - ennek nyilvánvalónak kell lennie. Ha nem, akkor várjon beszélgetést az Emberi Erőforrásokkal.
A „Watch you language” azt is jelenti, hogy „PC-vel” (politikailag korrekt) kell tartani.
Ne feledje: Az e-mailt bárki olvashatta a cégen belül vagy kívül. Mivel nincs mód megtudni, ki lehet a végső olvasó, tartsa semlegesnek a nyelvét és a hangnemét.
Mi van, ha nem biztos benne?
- Engedje meg, hogy egy megbízható kollógus olvassa el az e-mailt, és adjon visszajelzést vagy javaslatokat arról, hogy az üzenet hogyan lehetne jobb.
- Írja meg az e-mailt (címzettek nélkül), majd egy ideig mentse el a „vázlat” mappába. Másnap (vagy aznap később, ha határideje van) nézze át.
- Még mindig azt mondja, amit gondoltál, hogy írsz?
- Az e-mail profiként mutatja meg? Ha nem, javítsa ki, vagy kérjen segítséget.
Legyen NAGYON ÓVATOS a közösségi médiában történő közzétételkor.
Ha kisvállalkozás tulajdonosa, független vállalkozó stb. - külön közösségi oldalakkal kell rendelkeznie vállalkozása számára. Ügyeljen arra, hogy megjegyzéseinek és bejegyzéseinek közvetlenül kapcsolódjanak az Ön által kínált termékhez vagy szolgáltatáshoz.
Ha rossz napja volt, ne közvetítse azt a Facebookon vagy a Twitteren, és ne dobja szemétbe azt a vállalatot, amelynek dolgozik. A munkatársa vagy a felügyelő Facebook-barátai (múlt és jelen) nem biztos, hogy értik. Ezenkívül sok vállalatnak vannak olyan programjai, amelyek figyelemmel kísérik, hogyan és mikor használják a cégnevüket és ki használja (ellenőrizze a cég kézikönyvét).
Ne felejtsd el - a leendő munkaadók megpróbálnak bekerülni az oldaladra, hogy eldöntsék, jól állsz-e a munkához. Nem kell sok ahhoz, hogy megkérdőjelezd a hírnevedet (személyes márkád), és veszíts egy interjúból vagy állásajánlatból.
Legjobb terve: vegye fel a telefont (igen, az a szám a rajta lévő számokkal), és hívjon valakit, akiben megbízik, hogy kiszabadítsa a frusztrációt.
Ha vállalati környezetben dolgozik, fontos megjegyezni, hogy egyik kommunikációja sem privát. Minden küldött e-mailt (belső és külső) bárki elolvashat, aki érdeklődik a téma iránt. Mondj rosszat, válaszolj, vagy küldd el rossz embernek, és ezzel veszélybe sodorhatod szakmai hírnevedet (személyes márkád), munkádat és a céget.
Végül a legjobb tanács az, hogy csak használd a józan eszedet, és amennyire csak tudod, tartsd távol a személyes vállalkozástól. Ahogy arra az 1972-es The Godfather film emlékeztet: „Ez nem személyes, hanem üzlet.”