Tartalomjegyzék:
- A projektmenedzsment szabályai
- 1. Értse meg a hatókört
- 2. Értse meg az érdekeltek céljait
- 3. Terv
- 4. Vészhelyzet
- 5. Kommunikáljon a csapattal
- 6. Korai teszt / prototípus
- 7. Monitor
- 8. Jelentés az ügyfélnek és az elvárások kezelése
- 9. Szállíts
- 10. Tartson befogadó / levont tanulságokat
Kövesse ezeket a szabályokat, hogy bármely projekt teljes kapacitással működjön.
Canva.com
Több mint 30 éve foglalkozom projektek és projektportfóliók kezelésével, és ezekből a projektekből megtanultam néhány aranyszabályt, amelyek minden típusú projektben szokásosak. Ebben a cikkben ezek közül néhányat szeretnék megosztani veletek.
Ha ezeket a szabályokat bármelyik vállalt projektre alkalmazza, akkor minden valószínűség szerint sikeres és stresszmentes projekt lesz a kezén!
A projektmenedzsment szabályai
- Értse meg a hatókört
- Értse meg az érdekeltek céljait
- Terv
- Eshetőség
- Kommunikáljon a csapattal
- Teszt korai / prototípus
- Monitor
- Jelentés az ügyfélnek és az elvárások kezelése
- Szállít
- Tartson befogadó / levont tanulságokat
1. Értse meg a hatókört
Úgy tűnhet, mintha a nyilvánvalót állítanám, de elengedhetetlen, hogy tudd, miről szól a projekt. Mit próbál építeni vagy elérni? Van-e írásos specifikáció a projekthez, amelyet be kell tartania? Milyen üzleti célok vezérlik a projektet?
Beszéljen azokkal az emberekkel, akik részt vesznek a projekt előrehaladásában. Ez lehet a szervezet értékesítője (ha a projektet egy másik vállalat szállítójaként végzi), vagy a szervezet felső vezetője, ha belső projektről van szó.
Tudja meg, milyenek az ügyfelének elvárásai (akár belső, akár külső ügyfél). Csináltak már hasonlót korábban, és hogyan érzik magukat a projekt megvalósulásában - mi volt jó és mit lehetett volna jobban csinálni?
Győződjön meg róla, hogy megérti a projekt bármilyen műszaki követelményét - ha szükséges, beszéljen a csapat technikai személyével vagy az informatikai vezetőjével / osztályával.
2. Értse meg az érdekeltek céljait
Mielőtt elkezdené a projektet, próbálja meg kideríteni, hogy kik az összes érdekelt fél. Például, ha külső kliensnek végez projektet, akkor a következő érdekelt felekkel rendelkezhet:
- Az üzleti szponzor - ez az a személy, aki a kezét a zsebébe teszi, és a pénzt veled vagy a szervezeteddel költi. Időben történő, minőségi szállítást akarnak, további díjak nélkül, a megállapodottaknak.
- Az ügyfélprojekt menedzser - ez az a személy az ügyfélszervezetben, akivel a projekt során leginkább kapcsolatba lép. Stresszes és problémamentes projektre lesz szükségük. Jól akarnak kinézni a főnökük szemében, és előfordulhat, hogy javadalmazásuk vagy bónuszuk a projekt sikeréhez fog kötődni.
- Az ügyfélszakértő - valószínűleg a projekt egy pontján kapcsolatba kell lépnie egy ügyfélszakértővel. Szeretnének hozzájárulni és beleszólni a tervezésbe, és érezni akarják, hogy szakértelmüket meghallgassák és figyelembe vegyék. Emellett általában időhiányban szenvednek (tekintve, hogy szakterületük szakértői)
- Más szállítók - néha rájön, hogy vagy az ügyfelének egy másik szállítójától függ, vagy ők várják Öntől. Együtt kell működnie (általában az ügyfél projektmenedzserén keresztül) ezzel a szállítóval, és boldoggá kell tennie őket.
- A saját főnöke - a főnöke jelentéseket fog kérni arról, hogy miként zajlik a projekt (annak biztosítása érdekében, hogy ezt az ügyfelet boldoggá tegye és profitot termeljen a szervezete számára).
Mindegyik projektszponzortól meg kell értenie, hogy mitől lesz ez sikeres projekt az ő szempontjukból.
3. Terv
Most nem tudom ezt eléggé hangsúlyozni - tervezz, tervezz, tervezz. Sorolja fel a projektben résztvevő feladatokat és a szükséges erőforrásokat (emberek és dolgok). Nézze meg a feladatok kölcsönös függőségeit - ami nem kezdődhet el, mielőtt valami más elkezdődne vagy befejeződne stb.
Használjon olyan eszközöket, mint az MS Project, vagy akár egy egyszerű Excel táblázatot a tervezés megkönnyítésére. Szervezze meg időben azokat az embereket és dolgokat, amelyekre szüksége lesz, és tervezzen néhány korai prototípust és minőségbiztosítást a korai problémák kivédése érdekében.
4. Vészhelyzet
Nem számít, milyen jó a terved, a dolgok nem úgy mennek, ahogy várták. Az élet közbelép. Ügyeljen arra, hogy a tervébe adjon némi esetleges eseményt. Ez lehet extra erőforrás vagy hosszabbítás a menetrendben, de ez különbséget tesz a nyugodt kézbesítés és az eszeveszett hajnali 2:00 késő este között, hogy végleges legyen.
Ha a projekt külső ügyfélnek szól, ösztönözze őket az elején, hogy beépítsenek valamilyen esetleges összeget a költségvetésbe (esetleg 10%). Ez lehetővé teszi számukra a mozgásteret a hatókörön belül, és azt fogja jelenteni, hogy könnyebb lesz a projekt befejezése, anélkül, hogy minden apró változásért vissza kellene menniük a beszerzésbe.
5. Kommunikáljon a csapattal
Valószínű, hogy nem egyedül fogja befejezni ezt a projektet. Ne felejtsd el, hogy a csapatod nem tud gondolatokat olvasni, és kommunikálnod kell velük, hogy felvehessék őket, ötleteket kérjenek, ötleteljenek, és tudasd velük, mi a határidő. Legyen őszinte és hallgassa meg gondolataikat arról, hogyan lehet a dolgokat gyorsabban vagy jobban elvégezni.
Ha a projekt több héten vagy hónapon (vagy akár éveken át) terjed, akkor állítson be rendszeres találkozási időt a csapattal. Ha csapata világszerte szétszórt, akkor ezt a megbeszélést mindenki számára kényelmes időpontban tarthatja konferenciahívás vagy munkamenet, például Zoom vagy Webex munkamenet útján.
Győződjön meg arról, hogy a csapat minden tagja megérti a nagyobb képet, és hogy mindannyian megértik, hogy a jó (vagy rossz) munkájukkal milyen hatást gyakorolnak a csapat többi tagjára.
Írjon fel egy projektbemutatót, hogy segítse az új tagokat a fedélzeten való gyors feljutásban és a felgyorsulásban.
6. Korai teszt / prototípus
Nem számít, mit épít, ne menjen túl messzire a gyártásba anélkül, hogy tesztelné, hogyan áll. Ha lehetséges, készítsen egy korai prototípust, és ezt juttassa el a döntéshozókhoz. Minél korábban kapja meg ezt a bevitelt, annál kevesebb újraterhelésre lesz szüksége később.
A korai tesztelésnek vagy a prototípusoknak meg kell próbálniuk a termék minden aspektusát. Vegyen részt informatikában, a végfelhasználókban, az érdekelt felekben és másokban a korai tesztelésben.
7. Monitor
Miután bejelentkezett a korai prototípusról és a tesztelésről, teljes körű fejlesztésbe kezdhet. Itt töltik el az erőfeszítések nagy részét.
Létfontosságú, hogy a projektet ebben a szakaszban figyelemmel kísérje. Állítson be időközi célokat és határidőket, és ne hagyja ki ezeket - kezelje mindegyiket ügyfél-határidőként.
Ellenőrizze újra a csapatot és az ügyfelet / érdekelt feleket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az elvárások továbbra is ugyanazok-e, és hogy Ön e célok elérése érdekében megfelel-e ezeknek.
8. Jelentés az ügyfélnek és az elvárások kezelése
Az ügyfelek szeretik tudni, mi folyik itt. Nem szeretik, ha sötétben hagyják őket jelentések nélkül a dolgok menetéről. És nem szeretik a meglepetéseket.
Ügyeljen arra, hogy rendszeresen jelentse az ügyfelének, és közölje vele, hogy mennek a dolguk a projektjükkel - végül is ez az ő pénzük!
Ha nem tartják ki az üzlet oldalát (visszajelzést adnak, bármit megadnak!), Mindenképpen tudasd velük, és tudasd velük, hogy késésük hogyan befolyásolja az ütemtervet vagy a költségvetést.
9. Szállíts
Elérkezett a D-nap. Szállítás előtt közölje az ügyféllel, hogy mikor várható a kézbesítés - számítanak-e rá először reggel az idejük, az utolsó dolog aznap este, délben stb.? Az ügyfél dühbe kerülhet, ha úgy gondolta, hogy a kézbesítés először velük lesz aznap reggel, és Ön valójában valamikor éjfél előtt át akarta adni!
Ha kézbesítette, feltétlenül mondja el az ügyfélnek, hogy a kézbesítés megtörtént, és tájékoztassa a következő lépésekről. Le akarnak jelentkezni, visszajelzést adnak, tájékoztatják a többi bírót stb.?
Ha a szállítása szoftveres, és elektronikus úton szállítja, mindenképpen tesztelje, hogy amit feltöltött (pl. Egy FTP-webhelyre), azt valóban sikeresen le lehet tölteni, kibontani és futtatni.
Legyen óvatos a technikai csapattaggal szemben, aki feltételezi, hogy csak azért, mert feltöltötték, teljesen ott kell lennie és épnek kell lennie!
10. Tartson befogadó / levont tanulságokat
Miután mindent aláírt és a projekt lezárult, tervezzen felülvizsgálati értekezletet. Ez a találkozó lehetőséget ad arra, hogy jó visszajelzéseket kérjen (feltételezve, hogy jó munkát végzett!), Megjegyzi, hogy hol lehet javítani a jövőbeni projektekben, és visszajelzést küldhet ügyfeleinek az általuk játszott részről.
Tartson belső megbeszélést a csapatával, mielőtt bármilyen projekt utáni felülvizsgálati értekezletet tartana az ügyfelével.
Legyen őszinte, de diplomáciai. Dicsérjen ott, ahol a dicséret illeti, és adjon konstruktív visszajelzést ott, ahol úgy érzi, hogy a következő alkalommal javítani fogja a folyamatot.
Dokumentálja a megállapításokat.
© 2009 Kerdon