Tartalomjegyzék:
- 8:00: Indítsa el a munkát. Ellenőrizze az e-maileket.
- 9:00: Konferenciahívás
- Konferenciahívás a való életben
- 10:00: Konferenciahívás / projekt kérdések áttekintése
- 11:00: Projekttervezés / További felhívások
- 11:30: Szakértői találkozó
- 12:30 PM: Ebéd
- 13:00: Prezentáció a vezetőknek
- 14:00: Jelentések írása
- 15:00: Felzárkózás a csapattal
- 16:00: Költségvetés frissítése
- 16:30: Pénzügyi értekezlet
- 17:00: Sürgős konferenciahívás
- 17:30: Válasz az e-mailekre
- 18:00: A holnapi teendők áttekintése
- Következtetés: Nincs két egyforma projekt / szervezet
Figyelembe véve a projektmenedzser karrierjét? Olvass tovább…
Canva.com
Bármely karrier mellett, ami egy kívülálló számára érdekesnek és elbűvölőnek tűnhet, gyakran a munka összetett és stresszes aspektusa lehet. A megfelelő karrier kiválasztása fontos, ezért meg kell vizsgálnia. A fényes toborzási oldalakon való betekintés és a munka mindennapi valóságának megismerése segíthet egy megalapozottabb döntés meghozatalában, hogy ez a karrier megfelelő-e az Ön számára.
Ebben a cikkben összegyűjtöttem saját tapasztalataimat és a többi projektmenedzser tapasztalatait, hogy bepillantást engedhessek abba, hogy néz ki egy normális nap. Olvasson utána, és nézze meg, hogy olyan karrierről van-e szó, amelyet képzelhetne el magáról.
Természetesen a valóságban a projektmenedzserként eltöltött minden nap nagyon más, de a cikk céljaira néhány tipikus tevékenységet strukturáltam az átlagos 9-5 nap alatt.
8:00: Indítsa el a munkát. Ellenőrizze az e-maileket.
A sasszemű olvasó cikkemben már észrevette az ellentmondást. A bevezető bekezdésben megemlítettem, hogy adok neked egy tipikus 9-5 napot, és most inkább reggel 8-kor kezdtem a napot.
Ez a projektmenedzser első realitása: egy nap nagyon ritkán 9-5.
A projektmenedzsment igényes karrier. Ez különösen igaz, ha a projekt kritikus pontján áll. A projektek annyira szorosan kapcsolódnak az ütemtervekhez, hogy amikor a dolgok nehezebbé válnak, nincs idő megállni és szünetelni. Ez a valóságban azt jelenti, hogy elfoglalt időszakokban előfordulhat, hogy hosszú órákon át dolgozik csapatának támogatása, a feladatok elvégzése és a határidők betartása érdekében.
Egy ilyen igényes munka kezelése érdekében sok projektmenedzser a reggeli telefonhívások és értekezletek elõtt kezdi meg a munkát, hogy legyen ideje felzárkózni az e-mailekhez. Nem ritka, hogy a projektvezető 7 vagy 8 órakor kezdi a munkát. És természetesen egy közös nagy e-mail postafiók. Elég szervezettnek kell lennie ahhoz, hogy jól tudja kezelni a beérkező leveleket, és továbbra is válaszoljon a fontos e-mailekre.
9:00: Konferenciahívás
A konferenciahívások átvették az értekezletekről, mint a projektek leggyakoribb kommunikációs módszeréről. Miért? Mivel sok projektnek távoli csapata van. Ha számos helyszínen tartózkodó emberekkel dolgozik, akkor irreálissá válik az idő, hogy találkozókra utazzon. Amilyen fejlett technológiával rendelkezik, a telefonos vagy videokonferencia ugyanolyan hatékony lehet. (Nos, ez nem mindig igaz. Csak szórakozásból linkeltem egy alábbi videót, amely egyedülálló képet ad arról, hogy nézne ki egy konferenciahívás a való életben. Ha valaha is tapasztalt konferenciahívást, mindenképpen meg fog nevettetni.)
Projektmenedzserként gyakran az Ön feladata a konferenciahívások fogadása, és előfordulhat, hogy üzleti képviselőként kell eljárnia a projekthez kapcsolódó egyéb hívások során. A projekthívásokat gyakran úgy tervezik, hogy a csapatnak rendszeres lehetőséget kínáljon a beszélgetésre, hogy miként állnak a projekttel, és megbeszéljék a felmerülő problémákat.
Konferenciahívás a való életben
10:00: Konferenciahívás / projekt kérdések áttekintése
Tehát tegyük fel, hogy a 9:00 konferenciahívás egy órás. Ez elég jellemző egy nagyobb projektre. Projektmenedzserként a konferenciahívást az általad készített jegyzetekkel fejezi be. A csapata valószínűleg értesítette Önt a befejezett munkáról, a folyamatban lévő munkáról és a főbb projektproblémákról. Valószínű, hogy sürgős vagy félig sürgős munkát kell elvégeznie, miután elhagyta a konferenciahívást az imént felvetett kérdések kezelésére.
Tehát a nap ezen a pontján valószínűleg több dolgot fog tenni:
- Frissítse projektdokumentációját, pl. Projekttervét, hogy tükrözze mindazt, amit a konferenciahívásban elmondott
- Végezzen el néhány kezdeti munkát annak érdekében, hogy megoldja azokat a sürgős kérdéseket, amelyekről értesítést kapott, pl. Ha egy szállító késik egy kézbesítéssel, ellenőrizheti, hogy ez milyen hatással lesz a projektjére, felhívhatja a szállítót, vagy fokozhatja a problémát.
- Valószínűleg más e-mailek / telefonhívások / megbeszélések történnek, és a reggeli nagy részét eltarthatják. Gyakran előfordul, hogy a projektmenedzser folyamatos e-maileket, problémákat és telefonhívásokat kap egy nap folyamán, így új dolgokkal kell megküzdenie, még akkor is, amikor Ön a már felmerült problémák kezelésével foglalkozik.
11:00: Projekttervezés / További felhívások
Tehát a korábbi találkozó folytatásaként valószínűleg felfedezte, hogy a projekttervét most frissíteni kell. Ennek megvalósításához azonban ne számítson sok időre. Valószínűleg további hívások és e-mailek fogják megszakítani. Mindazonáltal Ön kezdi a tervet.
11:30: Szakértői találkozó
Erre a rovatra a „szakember” értekezlet általános kifejezést használtam, de a valóságban ez bármilyen típusú találkozó lehet, amely a projekt egy adott témájához kapcsolódik. Például, ha Ön informatikai projektmenedzser, akkor ez szoftveres felülvizsgálat lehet.
Azonban itt meg kell említeni, hogy az értekezletek valóban jelentős darabot foglalnak el a napodból. És ne felejtsd el, hogy egy jó projektmenedzser időt vesz igénybe a találkozó mindkét oldalán, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a legtöbbet hozzák ki az időből. Előfordulhat, hogy előzetesen összeállítják a referenciaanyagokat, vagy átolvasják a háttérinformációkat, majd utána írhatnak és terjeszthetnek az értekezlet során készített jegyzeteket.
12:30 PM: Ebéd
Tehát nem akarok túl sivár képet festeni, amikor arról van szó, hogy milyen mozgalmas lehet az élet projektvezetőként. Tehát 12: 30-kor itt egy megálló az ebédhez. Jó ötlet, bármilyen mozgalmas is a munkája, hogy mindig időt szakítson a nap közepén. Meg fogja találni, hogy több energiája van délutánra, és jobban tud koncentrálni.
13:00: Prezentáció a vezetőknek
Számíthat arra, hogy projektvezetőként sok előadást kell tartania. Előfordulhat, hogy a menedzser, a vezető tisztségviselők vagy a projekt szponzora gondosan figyel egy nagy jelentőségű projektet, és felkérhetik Önt, hogy rendszeres frissítést nyújtson be nekik.
Természetesen a rendszeres előadás nem csak egy órás találkozó a munkahéten kívül. Időbe telik azoknak a részleteknek az összerakása, amelyeket a vezető tisztségviselők várhatóan látni fognak egy előadásban, és előfordulhat, hogy az értekezlet befejezése után nyomon követési információkat kell küldenie, hogy segítsen megválaszolni a felmerülő kérdéseket vagy aggályokat. Nagyon fontos az a képesség, hogy rengeteg kritikus adatot vegyen fel, és világos, egyértelmű prezentációvá alakítsa, ha jól akar teljesíteni a munkájában.
14:00: Jelentések írása
A projektmenedzserek igen sok időt fordítanak a dokumentációra, mivel rengeteg információt kell tárolni és rendszeresen frissíteni egy projekten. A vezetőknek szóló előadások mellett lehet, hogy rendszeresen írásban kell beszámolnia a szélesebb közönségnek, vagy az ügyfeleknek. Fontos a szilárd írási készség, mivel azt szeretné, ha jelentései professzionálisak lennének, és az emberek számára könnyen olvashatók és érthetőek lennének.
15:00: Felzárkózás a csapattal
Alapvető feladata projektmenedzserként az, hogy fenntartsa a projekt irányítását, és nem szabad lebecsülni, hogy a projekt milyen gyorsan kezd csúszni. Ennek egyetlen módja az, ha szilárd kapcsolatot ápol a csapatával, és rendszeresen kommunikál velük. Fontos, hogy csapata elég jól érezze magát veled, hogy át tudják beszélni Önnel a problémáikat, amelyek problémákat okozhatnak a projektedben, ezért a jó interperszonális készségek elengedhetetlenek.
Ez idő alatt proaktív módon felzárkózhat az egyes csapattagokhoz telefonon vagy személyesen, vagy rangsorolhat bizonyos csapattagokat, ha éppen a projekt egy adott kérdésével foglalkozik.
16:00: Költségvetés frissítése
A projekt pénzügyeinek ellenőrzése alapvető fontosságú. Bármely projekt kezdetekor össze kell állítania egy költségvetést annak becslésére, hogy mit és mikor fog költeni. A projekt szoros ellenőrzése érdekében rendszeresen felül kell vizsgálnia a költségvetést, és ellenőriznie kell a tényleges kiadási adatokkal. A számok kiváló megértése nagyon fontos egy projektmenedzser számára.
16:30: Pénzügyi értekezlet
Ha túlhaladja a projekt költségvetését, előfordulhat, hogy találkozik a pénzügyi csapattal a kiadások áttekintése érdekében. Vagy szervezete egyszerűen kérhet egy rendszeres pénzügyi áttekintést a projektjéről annak ellenőrzésére, hogy a terv megfelelő úton halad-e. Amit azonban minden projektnél biztosan talál, az az, hogy gyakran felkérik Önt, hogy vegyen részt olyan megbeszéléseken olyan belső osztályokkal, akik érdeklődnek vagy érdekeltek a projektben.
17:00: Sürgős konferenciahívás
Ritka nap, amikor egy projekten minden zökkenőmentesen zajlik. Gyakran előfordulhat, hogy módosítania kell a gondosan megtervezett ütemtervet a projekt növekvő válságainak kezelése érdekében. Előfordulhat például, hogy egy késői konferenciahívásba be kell ütemeznie, hogy felérjen egy harmadik féllel egy olyan kérdéssel kapcsolatban, amely aznap reggel felmerült. Ne feledje azt is, hogy ha különböző időzónákban lévő csapatokkal van dolga, akkor valószínűleg azon kapja magát, hogy kora reggel vagy késő este kell ütemeznie a hívásokat. A sok oka annak, hogy a projektmenedzsment munkája ritkán 9-5.
17:30: Válasz az e-mailekre
Az e-mail továbbra is fontos kommunikációs eszköz minden vállalkozás számára, és bár a nap folyamán 10 vagy 20 perc állt rendelkezésére páratlan pontokon az e-mailek elolvasására és megválaszolására, valószínűleg azt tapasztalja, hogy a nap múlásával a beérkező levelek gyorsan növekednek. Így gyakran előfordulhat, hogy a munkanap végén további 30 percet szorítasz, csak azért, hogy utolérhesd az e-maileket, és felkerülj a tennivalók listájának többi részébe, mielőtt készen állsz a munkahely elhagyására.
18:00: A holnapi teendők áttekintése
Tehát este 6-kor úgy érezheti, hogy előrelépést tett a munkája terén, és készen áll arra, hogy elhagyja az irodát. Ahhoz azonban, hogy megpróbálja előremutatni magát a holnap által tervezett nagyon mozgalmas napon, 10 percet tölthet el a teendőlista áttekintésével. Természetesen a tennivalók listája elengedhetetlen eszköz minden projektmenedzser számára, mivel segítséget nyújt Önnek az időkezelésben és a nagyon igényes ütemtervben.
Következtetés: Nincs két egyforma projekt / szervezet
Ha meglepődik ezen pontok bármelyikén, ne feledje, hogy ez egyszerűen útmutató, és a valóságban minden projekt különbözik egymástól, és más lesz a rá fordított idő. Ezenkívül minden szervezet különbözik. Néhány olyan kultúrával rendelkezik, amely elvárja, hogy hosszú órákat dolgozzon és minimálisan ebédeljen; mások nagyon eltérő megközelítéssel rendelkezhetnek, és aktívan ösztönözhetik az alkalmazottakat megfelelő szünetekre, csökkenthetik munkaterhelésüket és ésszerű munkaidőt. Bármelyik projektet is irányítja, ebből a példából levonhatja azt a tanulságot, hogy a projektmenedzser számára rendkívül fontos az a képesség, hogy szervezett, éber és hatékony maradjon. A jó időgazdálkodás jelentős különbséget jelent abban, hogy képes legyen felülmúlni a projekt felügyeletével járó összetett igényeket és kiszámíthatatlanságot.