Tartalomjegyzék:
- Különböző típusú találkozók
- A találkozók adminisztratív támogatása
- Találkozók szervezése
- Üzleti szálláshely
- Utazás foglalás
- Irodai berendezések típusai
- Irodai berendezések használata
- A hulladék csökkentése
- Napló rendszerek
- A napló rendszer előnyei
- Példa egy használt rendszerre
Megjegyzés: Ez az információ segítséget nyújt a 2. szintű üzleti és igazgatási diplomán. Kérjük, ne másolja.
Különböző típusú találkozók
Az értekezletek típusai a szervezet méretétől, a megvitatandó kérdésektől és az esetleg részt vevő emberek számától függenek.
- Az állandó értekezlet pontosan olyan, mint amilyennek hangzik: a találkozó felállva. Ezeket az üléseket a menedzser gyakran napi rendszerességgel tartja rövid ideig. Jellemzően akkor alkalmazzák őket, amikor a vezetőnek tájékoztatnia kell a munkavállalókat az egyszerű változásokról vagy olyan feladatokról, amelyek megkezdését és befejezését igénylik.
- A konferencia egy nagyon megtervezett és szervezett találkozó, és a konferenciák nagymértékben a vitákon és a véleményeken alapulnak. Az elnök egy vagy több téma megvitatására tartja őket, és a szervezeten belül gyakran sok ember vesz részt. Néha konferenciahívásokra kerül sor. Ezek egy vagy több embert bevonhatnak.
- A prezentáció egy találkozó, amelyet azért tartanak, hogy az alkalmazottak tájékoztatást kapjanak a rutin, a szabályok és az eljárások változásairól. A prezentáció megtervezése gyakran nagyon időigényes, mivel létfontosságú, hogy minden információ pontos és részletes legyen. Egy előadásban gyakran van egy vagy két előadó, és a résztvevők általában eséllyel megvitatják a kérdéseket a végén.
- A helyi találkozó az a találkozó, amelyet egy-egy téma megvitatására tartanak.
- A sürgősségi értekezleteket hirtelen tartják, gyakran különösebb tervezés és értesítés nélkül. Általában a szervezeten belüli vagy külső válságról folytatnak megbeszéléseket. A sürgősségi értekezleten részt kell venni a csapat minden tagjának, amely megzavarhatja a napi munkát, mégis nagyon fontos. A sürgősségi értekezlethez a rövid határidő miatt nincs szükség napirendre; a jegyzőkönyvet azonban az ülés alatt vagy után is fel kell jegyezni.
A találkozók adminisztratív támogatása
Létfontosságú, hogy az ülésekhez adminisztratív támogatást nyújtsanak. Az ülés megtartása előtt össze kell állítani a résztvevők listáját, és rövid információkat kell összegyűjteni a találkozó céljáról. Amikor az emberek belépnek az értekezletre, fontos, hogy valaki feljegyezze, ki érkezik.
Mindig legyen percfelvevő; olyan emberekről van szó, akik rögzítik az értekezlet során zajló megbeszéléseket és megállapodásokat, lehetővé téve az emberek számára, hogy visszautaljanak rájuk. Amikor az emberek belépnek a találkozó területére, fontos, hogy valaki felírja az ott tartózkodó emberek nevét arra az esetre, ha második találkozót kellene tartani ugyanazokkal a résztvevőkkel. Ez lehetővé teszi a menedzser stb számára, hogy megismerje, kinek adták az új célokat, vagy ki ismeri az új eredményeket.
Adminisztratív támogatásra van szükség egy értekezlet megtervezése és megszervezése során is (lásd a 3. kérdést, hogy miben segítenek).
Találkozók szervezése
Amikor megbeszélést szervez, vegye figyelembe annak célját és azt, hogy ki lesz a találkozó „feje”. Megfelelő időt kell megbeszélni annak érdekében, hogy az ülés ne ütközzen az értekezletben részt vevő emberek fontos kinevezéseivel. Meg kell tervezni a megbeszélés hosszát, valamint fel kell tüntetni a résztvevők listáját, és ki kell választani a megfelelő helyszínt (amelyre az összes résztvevő is hozzájuthat). Napirendet kell készíteni; ez az elemek listája, amely felvázolja az ülésen megvitatandó témákat.
Ha frissítőket akarnak biztosítani, akkor az összegre kell gondolni, és attól függően, hogy milyen messze van / milyen közel van az értekezlet, a frissítőket helyesen kell megvásárolni és tárolni. A speciális étrendeket figyelembe kell venni.
Figyelembe kell venni a fogyatékossághoz való hozzáférést a résztvevők támogatása érdekében. Szükség esetén ellenőrizni kell az értekezlet helyszínét, hogy megbizonyosodjon arról, hogy alkalmas-e a kerekesszékkel való megközelítésre. Stb. Jelnyelvi tolmácsokat lehetne felvenni vagy meghívni a kommunikáció elősegítésére.
Üzleti szálláshely
Üzleti célú utazás esetén a terület lehet helyi vagy nemzetközi. Fontos, hogy a foglalás előtt megvizsgálják a különböző utazási lehetőségeket, hogy összehasonlítsák az alkalmasságot és a megbízhatóságot, valamint a különböző típusú szállásokat.
- Különböző utazási lehetőségek: Autó, taxi, busz, autóbusz, vonat, hajó / komp, repülőgép
- Különböző típusú szálláshelyek: szálloda, panzió.
Az üzleti szférán belül nagyon fontos megerősíteni az üzleti utazásokra és szállásra vonatkozó utasításokat és követelményeket. Az üzleti utazások megszervezésével a szállással nagyon fontos a tervezési folyamat. A tervezési folyamat előrehaladásához fel kell deríteni az utazók számát és a költségvetést.
Először is ismerni kell az üzleti utazások különböző típusait; az utazás helyi vagy nemzetközi lesz? Miután a helyszínt megerősítették, gondosan mérlegelni kell a szállás kiválasztását.
- A szállodák gyakran napi háromszögletes étkezést biztosítanak (amely tartalmazhat csomagolt ebédet is), de ennek ellenére meglehetősen drága lehet. Ugyanakkor rengeteg különféle szolgáltatást nyújtanak a látogatóknak, beleértve a szálloda nyilvános helyiségeit, és ingyenes Wi-Fi-t is biztosítanak, amely lehetővé teszi az üzleti dolgozók számára, hogy naprakészen tartsák feladataikat a szobájukban, és kommunikálni tudjanak munkatársaikkal.
- A panziók reggelente mindig reggelit biztosítanak, amely magában foglalja valaki tartózkodási költségeit. Egyes panziók létesítményei korlátozottak, ami nem okozhat túl nagy aggodalmat, mivel amikor üzleti utazás során valószínű, hogy a munkavállaló nem gyakran tartózkodik a számára kijelölt szobában.
Utazás foglalás
Az utazás foglalásakor fontos, hogy további kutatásokat végezzenek. Ha a szállodában / panzióban kijárási tilalom van érvényben a foglaláshoz, elengedhetetlen, hogy az üzleti dolgozó korábban megérkezzen oda. Bizonyos esetekben könnyebb az előző nap utazni, hogy letelepedjen egy szobába, és pihenjen, amíg meg nem kezdődik a munka. A költségeket gondosan ellenőrizni kell, hogy a költségek a költségvetésen belül legyenek.
A csalódás és a stressz elkerülése érdekében az utazási jegyeket, valamint a szálloda / panzió és reggeliző helyiségeket előre le kell foglalni. Bizonyos esetekben az üzleti utazók számára biztosíthatnak bizonyos összeget élelmiszer vásárlásához, busszal vagy taxival történő utazáshoz és egyéb igények kielégítéséhez.
Amikor a tervezés befejeződött, az üzleti utazáson részt vevő összes alkalmazottnak meg kell adni az utazás és a szállás részleteit, hogy képesek legyenek felkészülni és tudják, mit csinálnak.
Fontos, hogy nyilvántartást vezessen az üzleti utazásokról és a szálláshelyekről, hogy nyomon kövesse a pénzáramokat és a társaság nyereségét, mivel az üzleti utazásokra felhasznált pénz gyakran költségvetésbe kerül. Ha az utazásról és a szállásról részleteket tárolnak, például mennyi pénzbe kerülnek, és mennyire alkalmasak, a jövőben a nyilvántartás visszautalható pénzmegtakarítás és / vagy jobb szállás keresése érdekében.
Hasznos a nyilvántartások vezetése is, mivel ez lehetővé teszi az alkalmazottak számára az utazás során bekövetkező lehetséges változásokról történő kommunikációt.
Irodai berendezések típusai
Írószerek: Az írószereket nagyrészt az irodában használják. Példák írószerre: tollak, ceruzák, tűzőgépek, gemkapcsok, post-it jegyzetek, vonalzók.
Biztonsági rendszer: A munkahelyemen az összes irodaajtót zárva tartják, és kódolt zárakkal rendelkeznek. Ennek célja annak biztosítása, hogy a nyilvánosság és az illetéktelen emberek ne férhessenek hozzá a betegek aktáihoz, valamint a készpénzhez. A recepción és az épületen kívül vannak CCTV kamerák is, amelyek biztosítják a belső és a külső ügyfelek biztonságát. Minden személyi számítógép rendelkezik egy speciális „pánik” gombbal, amelyet megnyomva riasztásként megjelenik a többi személyzeti számítógépen. Ez figyelmezteti őket arra, hogy Ön szorongásban van, és az a házirendünk, hogy ha ez megtörténik, miközben nem a pácienssel van dolgunk, akkor a pánik gombot aktiváló munkatárshoz kell mennünk, hogy lássuk, mi a baj.
Számítógép: A számítógép az irodában használt egyik fő berendezés. Különböző szoftvereket tartalmaznak, például a Microsoft szót, amely lehetővé teszi a munkatársak számára levelek készítését stb. Minden számítógépre speciális vírusirtó szoftvert kell telepíteni az internet biztonságos használata érdekében. Fontos az is, hogy minden munkát támogassanak a munka elvesztésének elkerülése érdekében. A számítógépeken található szoftverek nagy része titkosítható jelszóval, csak az engedélyezett hozzáférés engedélyezése és a titoktartás védelme érdekében.
Nyomtató / fénymásoló: A fénymásológépek másolatok készítésére szolgálnak a papíron. Mindig hasznos az információk másolata, különösen, ha az vevőt érinti.
Szkenner: A szkennerek számítógépekhez vannak csatlakoztatva, és ezek segítségével papírról valamit át lehet vinni a számítógépre. A munkahelyemen az a feladatom, hogy a szkenner segítségével a beteg jegyzeteit és kórházi leveleit feltöltsem a rendszerbe.
Íróasztalok és székek: Az irodai szervezeten belül a legtöbb alkalmazottat saját irodájukba osztják be. Egyes szervezetekben az alkalmazottak „hot desk”. Ez azt jelenti, hogy nincs saját területük, csak elviszik, ahol csak lehet.
Faxgép: A faxgépeket a dokumentumok külső vállalkozásba történő másolására használják. Minden faxkészüléknek egyedi száma van, hasonlóan a telefonszámhoz, amely lehetővé teszi más vállalkozások számára az információk azonnali továbbítását.
Frankírozó gép: A frankírozó gépeket a borítékok (levelek / csomagok) lemérésére és „kinyomtatására” használják, hogy azokat fel lehessen tenni. A gépen hitelt vásárolnak és beviszik a bélyegköltségek kifizetésére, amelyek 1. vagy 2. osztályba változtathatók. (a frankírozó gépekről további információt a 12. egységben talál)
Laminátor: Papírt vagy kártyát helyeznek egy lamináló készülékbe, amelyet ezután műanyag burkolatban „lezárnak”, hogy megvédje őket a vízkárosodástól és a szakadástól. A dokumentumokat gyakran laminálják, ha pl. Posztereket vagy utasításokat akarnak bemutatni.
Vezetékes telefon: A telefonokat szinte mindig az irodában használják. Használhatók külső és belső hívások fogadására / fogadására is. A munkahelyemen a telefonokat használják más alkalmazottakkal való kommunikációhoz, és más egészségügyi vállalkozások és betegek hívására szolgálnak. Bejövő hívásokat fogadunk olyan betegektől is, akiknek lekérdezésük van, vagy időpontot szeretnének foglalni. Minden telefonhoz tartozik egy „postafiók” is, ahová a hívó emberek üzenetet hagyhatnak, ha Ön nem tud válaszolni rá. A „ne zavarjanak” beállításra is felhelyezhetők.
Iratszekrény: iratszekrényt használnak a dokumentumok rendezéséhez és tárolásához. Gyakran több fiókjuk és szakaszuk van, amelyeket fel lehet címkézni a szervezés megkönnyítése érdekében. A munkahelyemen vannak iratszekrények, különös tekintettel a betegek személyes adataira, amelyek ábécé sorrendbe vannak rendezve vezetéknév szerint és zárolhatók. Ezek közül számos előnye, hogy tűzbiztosak, így a létfontosságú információk nem tűnnek el, ha tűz keletkezik.
Iratmegsemmisítő: Az iratmegsemmisítők felhasználhatók az irodában a személyzet egy másik tagjával vagy egy ügyféllel / pácienssel kapcsolatos privát és bizalmas információk megsemmisítésére. Ennek célja annak biztosítása, hogy illetéktelen személyek ne szerezhessék meg az információkat. Az adatvédelmi törvény kimondja, hogy a személyes adatokat „csak addig tárolják, amíg az feltétlenül szükséges”. A munkahelyemen aprítottunk fel minden bizalmas információt, amelyre már nincs szükség.
Széf: A széf elengedhetetlen „berendezés” az irodában, ha a pénz tárolása megtörténik. A széf biztonságosan tárolja a pénzt, és csak arra jogosult személyeknek kell tudniuk, hogyan juthatnak hozzá kulcs vagy kód segítségével. A széf kulcsát (kulcsait) szintén biztonságos helyen kell tartani az elvesztés vagy lopás elkerülése érdekében.
Irodai berendezések használata
Az irodai eszközök kiválasztásakor a feladatok elvégzéséhez figyelembe kell venni, hogy a feladat mit igényel. Ha levelet kell írnia, dönthet úgy, hogy a számítógépen a Microsoft Word programot használja, majd nyomtatót használ. (Vegye figyelembe a rendelkezésre álló erőforrásokat: lehet, hogy nincs elég papír a nyomtatáshoz.)
Fontos figyelembe venni azt is, hogy mennyi időre van szüksége egy feladat elvégzéséhez. Például, ha diagramot kell készítenie, akkor több időbe telik, ha azt szabadon rajzolja meg, mint ha számítógépen használja a szoftvert.
Ha a feladat más emberek tájékoztatásával jár, akkor ezt gyorsan kell elvégezni, vagy nem túl fontos a sebesség? A faxolás és a telefonos kommunikáció használata szinte azonnali, míg az e-mail küldés attól függ, mennyi ideig tart valaki hozzáférni és elolvasni.
A feladat elvégzése során a költségeket és a minőséget is figyelembe kell venni. Egyes irodai berendezések jobb minőségű dokumentumokat képesek előállítani, de nagy költséggel ezt gondosan meg kell tervezni.
A hulladék csökkentése
Fontos, hogy a munkakörnyezetben a lehető legkevesebb hulladék legyen, mivel a teljesítmény hatékonyabb lesz, és az ügyfelek / betegek könnyebben érzik magukat. Minden alkalmazottnak megfelelő oktatást kell nyújtani, beleértve a hulladék azonosításának és minimalizálásának módját is.
- Az e-mail használata segít csökkenteni a papírpazarlást, mivel az értekezlet-jegyzőkönyveket, hírleveleket stb. El lehet küldeni a személyzet e-mailjeire, ahelyett, hogy papíron adnák át őket.
- Ha az alkalmazott nyomtatót használ, akkor csak annyi oldalt nyomtasson ki, amelyre szüksége van, és ha lehetséges, duplexálja őket. Ez fénymásoló használatakor is érvényes lehet.
- Az „elektromos hulladék” csökkentése szintén nagyon fontos: a számlák alacsonyabbak lesznek, az épület és a környezet pedig gazdaságosabb. A munkanap befejeztével minden fényt ki kell kapcsolni, valamint a számítógépeket és alkatrészeiket (szkennerek, nyomtatók, fénymásolók). Központi fűtést vagy légkondicionálást csak szükség esetén szabad használni.
Napló rendszerek
A nyomtatott példány vagy a kézi napló rendszer gyakran kötött vagy gyűrűs könyv formájában jelenik meg. Sokféle nap / hónap formátumban érkeznek, ezért a kiválasztás előtt meg kell fontolni, hogy hány bejegyzés kerül a naplóba. Ennek a rendszernek a hátránya az elvesztés lehetősége és a papír használata. A bekötött naplóban korlátozott lehet a hely, ami tisztázatlan bejegyzésekhez vezethet. Ez azt eredményezheti, hogy a bejegyzéseket rosszul olvassák. Szervezetemen belül egy vagy több fali tervező van a személyzet által fenntartott helyiségekben, amelyeket rendszeresen frissítenek. Ezek hasznosak, mivel mindig láthatók. Személyes döntés, hogy „könyv-stílusú” naplót használunk-e vagy sem.
Az elektronikus naplórendszerek létrehozhatók számítógépen, telefonon vagy elektromos szervezőn. Számítógépen sokféle program használható naplózási rendszer készítéséhez, így ez személyes preferenciáktól függ. Ha a napló rendszerek elektronikusak, mindig lehetőség van a jelszó titkosítására, hogy csak az engedélyezett hozzáféréssel rendelkező személyek láthassák és szerkeszthessék azokat.
A napló rendszer előnyei
A naplórendszerek használatával hatékonyan megtervezheti és megszervezheti saját és mások idejét. Ha a naplórendszerek elérhetők a munkatársak más tagjai számára, ez tájékoztatja őket arról, hogy Ön általában rendelkezésre áll-e az értekezleteken, a képzési napokon és a munkahelyemen, amikor adminisztrációs napja van. A napló rendszerek segítenek az értekezletek és események megtervezésében, mivel biztosítani tudja, hogy semmi ne fedje át őket.
Források rendelésekor gyakran célszerű naplót vezetni arról, hogy mit, mikor és mennyit rendeltek. Ez segít a menedzsernek és a kis pénzkezelőnek nyomon követni az erőforrások felhasználásának gyakoriságát, és segíthet az erőforrások pazarlásának csökkentése érdekében felmerülő problémák megoldásában.
Létfontosságú, hogy a dátumokat és időpontokat felvegye egy napló rendszerbe. Ezeket szükség esetén nevekkel és a megbeszélésről vagy az eseményről szóló információkkal kell kiegészíteni. A naplórendszereknek mindig pontosaknak és korrekteknek kell lenniük, és tartalmazniuk kell minden szükséges részletet.
Példa egy használt rendszerre
A naplóbejegyzéseknél elengedhetetlen a helyes információk megszerzése. A munkahelyemen a „SystmOne” nevű szoftvert használjuk. Ez egyfajta elektronikus naplórendszert tartalmaz a találkozók és telefonos egyeztetések lefoglalására. Fontos, hogy az erről szóló információk helyesek legyenek a megbeszélések ütközésének elkerülése érdekében, segítsék a betegek védelmét, biztosítsák a helyes páciens beírását, és hogy az orvos vagy a felíró ügyintéző tudjon egy kis összefoglalót a betegek tüneteiről / szükségleteiről.
Arra is lehetőségünk van, hogy saját napló rendszerünket vezessük a csapata üléseinek és edzésnapjainak dátumának megadásához. Ezeknek a dátumoknak a nyomon követése elősegíti a szabadidő rendelkezésre bocsátását. Az értekezleteken és a képzési napokon való részvétel lehetővé teszi számunkra, hogy kommunikáljunk más kollégákkal, javítsuk a műtéten belül felmerülő problémáinkat, és bővítsük tudásunkat.
© 2015 Tasha Fox