Tartalomjegyzék:
Legyen szó épületfestésről, tetőkről, betonról vagy a javítási és csereprojektek sokaságáról, ezek mind ugyanazon a helyen kezdődnek - az ajánlattételi eljárás. Ez herkuzi vállalkozásnak tűnhet, de itt van néhány tanács, amelyek segítenek a feladat végrehajtásában.
Az ajánlatok benyújtásának megkezdése előtt az első cél az elvégzendő munka körének meghatározása. Javításra vagy cserére van szükség a kiadásokhoz? Ez a komponens egésze, vagy csak egy szakasz? Befejezhető-e a munka szakaszokban? Milyen ütemben kell befejezni a munkát? Miután meghozták ezeket a döntéseket, a következő pont egy adatlap vagy egy űrlap összeállítása, amely felsorolja annak pontos részleteit, hogy az egyesületnek mit kell tennie a projekt érdekében. (Bár számos projekt meglehetősen egyszerű lesz, az egyesületnek esetleg további segítséget kell igénybe vennie a specifikációs lap kitöltéséhez.) Ez nem csak a megvalósítandó feladatokat fedi le, hanem abban is segít, hogy az ajánlatok hasonlóak maradjanak, ha nem pontos, ami a munkát és az anyagokat illeti.
Ebben a szakaszban készül el az ajánlattételi felhívás. Ez egy részletes levél, amelyet elküldtek az eladóknak, amelyben javaslatot kértek az elvégzendő munkára. A legjobb, ha minél több eladónak elküldi, hogy megfelelő kezelést kapjon a piaci tartomány átlagában, valamint kiszűrje a szélsőségeket a spektrum mindkét végén. Fennáll annak a lehetősége is, hogy a vállalatok egy része esetleg nem reagál, így nagy részük elvégzése nem hagyja rövidre a szövetséget. Azokat a vállalkozókat kell megcélozni, akik több kereskedelmi projektet hajtanak végre, mivel jobban képesek lesznek teljesíteni a vállalt kötelezettségeket.
Mit kell tartalmaznia az ajánlattételi felhívásban:
- A Spec Sheetet külön űrlapként kell csatolni a levélhez.
- A levélben ki kell írni a munka terjedelmét.
- A Workman Comp biztosítási szintjeit az egyesület keresi.
- A vállalkozónak szükséges engedélyek igazolására vonatkozó kérelem. Forduljon a megyéhez és az államhoz, hogy megtudja, mi kötelező.
- Szükség esetén Performance Bond. Bár ez nem általános követelmény, ellenőrizze a dokumentumokat, mielőtt meg kellett volna vizsgálnia, hogy ez szükséges-e.
Miután beérkeztek az ajánlatok, figyeljen a részletekre. Ellenőrizze a garanciákat mind a munkaerő, mind az anyagok tekintetében. Ha a kiadás várható élettartama 20 év, akkor az egyéves garancia nem lesz megfelelő. Ellenőrizze, hogy lesz-e olyan alvállalkozó, akivel az eladó együtt fog működni. Ellenőrizze velük, hogy szavatosságuk és munkájuk megfelelő-e. Ellenőrizze, hogy az összes megadott specifikáció szerepel-e az ajánlatban. Ha valami extra adódik hozzá, akkor kérdezze meg, miért, és ne féljen második véleményt kapni. A legfontosabb, hogy ellenőrizze a fizetési feltételeket. Ezek azok a kifejezések, amelyekhez az egyesületnek ragaszkodnia kell:
- Az előlegek nem haladhatják meg az 5-10% -ot. Az eladó üzleti és pénzkezelési ügyei nem az egyesület terheit jelentik. Az igazgatóság fiskális felelőssége, hogy ésszerűen kezelje lakástulajdonosainak pénzeszközeit.
- Mindig tartsa meg az összes fázis fizetésének 10–15% -át, amíg a munka az ellenőrzést kielégíti az igazgatósággal és, ha érintett, a vezetőséggel. Ez megspórolja azokat a pénzeszközöket, amelyek segítséget nyújtanak az egyesületnek, ha a kivitelező jár, és a projekt befejezéséhez, valamint a korábbi munkák kijavításához be kell hozni egy másikat.
- Csak akkor fizessen, ha elkészült az átütő lista. Ha a vállalkozó szavára fizet, hogy egy fázis vagy az egész projekt befejeződött, az nem motiválja őket azután, hogy kijavítsanak bármineműnek megfelelőt.
Végül a szerződés aláírása előtt szánjon időt arra, hogy az egyesület ügyvédei megvizsgálják. Bármely szerződés írója a javukra fogja megfogalmazni. A szerződés felülvizsgálatában jártas ügyvéd képes lesz felhívni a testület figyelmét olyan vitapontokra, amelyek problémásak lehetnek a közösség számára. Igen, pénzbe fog kerülni. De néhány száz dollár az ügyvédi irodának tíz, ha nem százezer dollárt takaríthat meg az egyesületnek később.
© 2018 Kristen Willms