Tartalomjegyzék:
- E-mail etikett 1. szabály: Győződjön meg arról, hogy az üzenet formátuma professzionális
- E-mail etikett szabály # 2: Tartsa rövid üzenetét
- Hoppá ... Nem ezt akarta küldeni
- E-mail etikett 3. szabály: Használja a professzionális nyelvet
- E-mail címke szabály # 4: Nincsenek levélszemétek
- E-mail etikett 5. szabály: Az e-mail nem privát
- E-mail etikett # 6. szabály: Azonnal válaszoljon a beérkező üzenetekre
Az Inbox képernyőképe, hasznos tippekkel.
(c) C. Calhoun 2012. Minden jog fenntartva.
Ahogy egyre mélyebbre lépünk a digitális korszakban, kiderül, hogy még mindig vannak olyan illemszabályok, amelyeket be kell tartanunk. Az e-mail világának sajátos illemszabályai is vannak. Minden alkalommal, amikor e-mailt küld, Önről is küld üzenetet. Az emberek az írásod alapján következtetéseket fognak levonni rólad, függetlenül attól, hogy ismernek-e vagy sem.
Ha betartja az e-mail illemtan ezen hat szabályát, akkor mindent megtesz. Biztos lehet benne, hogy pozitív benyomást fog kelteni. Ezek a szabályok különösen a munkahelyen érvényesek.
E-mail etikett 1. szabály: Győződjön meg arról, hogy az üzenet formátuma professzionális
- E-mail küldésekor használja a megfelelő köszöntőt. Megcímezheti az illetőt név szerint, vagy akár „helló” is szerepelhet.
- Használj semleges nyelvet.
- Ha először küld e-mailt valakinek, és nem tudja, ki az a személy, használja a címet: „Tisztelt Uram vagy Asszonyom”.
- Végezze el az e-mailt megfelelő befejezéssel, például köszönöm, őszintén, tisztelettel és más hasonló szavakkal.
- Csatoljon egy elektronikus aláírást a nevével, címével és e-mail címével és / vagy más kommunikációs módszerekkel, például telefonszámokkal, webhelyekkel stb.
E-mail etikett szabály # 2: Tartsa rövid üzenetét
- Tegyen be egy témát, hogy az emberek tudják, miről szól az üzenet, és meghatározhatják az e-mail relevanciáját. Ha nem tesz be egy tárgyat a tárgysorba, a címzett óvatos lehet, és nem ellenőrzi az üzenetet.
- Az üzenet törzsének rövidnek kell lennie - azonnal térjen rá a lényegre. Néhány mondatnak csak annyi kell, amire szüksége van.
- Az írásnak tartalmaznia kell rövid mondatokat.
- Írjon rövid bekezdéseket és használjon szóközt. Vagyis írjon az internetre.
Hoppá… Nem ezt akarta küldeni
E-mail etikett 3. szabály: Használja a professzionális nyelvet
- Az e-mail üzenetek kevésbé formálisak, mint a levelek írása, de ne engedje, hogy hanyag legyen.
- Ellenőrizze a nyelvtan, az írásjelek és a helyesírás megfelelőségét. Mi sem rontja jobban a hitelességét, mint a hibákkal teli üzenet.
- Kerülje a hangulatjelek túlzott használatát. Ha túl sokat szúr be, akkor veszélybe sodorhatja szakmaiságát. Néhányan azt állítják, hogy a hangulatjelek használata általában szakszerűtlen.
- Gondolj az üzeneted megfogalmazására. Néha nehéz írásban átadni a jelentés hangját. Kerülje a szarkazmust, mert olvasója ezt könnyen félreértelmezheti sértésként.
- Kerülje az érzelmileg feltöltött üzenetek írását. Ha érzelmi állapotban van, várjon, amíg nyugodtabb lelkiállapotba kerül, mielőtt megkísérelne bármit is írni.
- AZ ÖSSZES CAPS használata azt jelenti, hogy kiabál valakivel. Olvasni is nehéz.
Módosított "KISS" elv. A kevesebb több.
C. Calhoun
E-mail címke szabály # 4: Nincsenek levélszemétek
- A levélszemétküldés bosszantja az embereket, és felkérheti őket, hogy blokkolják Önt.
- Ne csatoljon felesleges fájlokat. Az emberek ismeretlen feladóktól csatolják a mellékleteket, és jogosan: vírusokat tartalmazhatnak.
- Kerülje az „előre” küldését. Ezek az üzenetek személytelenek, és az emberek gyakran törlik őket, mielőtt elolvasnák.
- A díszes betűtípusokat és háttereket nehéz lehet olvasni, és elvonhatja az olvasó figyelmét. Lehet, hogy a közönséged is kevésbé veszi komolyan. Aki azt akarja, hogy Curly Cue Sue néven ismerjék - és ez nem utal a hajára.
E-mail etikett 5. szabály: Az e-mail nem privát
- Az üzeneteket továbbra is személyre szabhatja, de ne feledje, hogy más szemek is láthatják az üzenetét.
- A valakinek küldött üzeneteket továbbíthatjuk.
- Csak akkor használja a „CC” (másolás ide) funkciót, ha a félnek ismernie kell a rendelkezésre álló információkat. Ellenkező esetben elrontja valakinek a postaládáját.
- A „BCC” (vak másolat) funkció jó tömeges postázáshoz, mert a címzetteknek nem kell sok e-mail címet görgetniük. Ha titokban felvesz valakit egy beszélgetésbe, ne feledje, hogy az e-mail NEM privát.
- Győződjön meg arról, hogy az Ön által küldött személyes üzenet valóban annak szól, akinek szándéka van. Sok e-mailt küldtek rossz félnek, a küldő kárára.
- Ha munkát keres, ne tegye, NE használja a jelenlegi munkáltatói e-mailt ilyen típusú üzleti tevékenység folytatására. Leendő munkáltatója csak feltételezi, hogy ezt megint meg fogja tenni - de nekik.
- Mivel az e-mail nem biztonságos, tegyük fel, hogy munkáltatója figyeli az összes bejövő és kimenő üzenetet.
E-mail etikett # 6. szabály: Azonnal válaszoljon a beérkező üzenetekre
- Megőrzi a professzionalizmusról alkotott képet, ha gyorsan reagál az üzenetekre.
- Válaszoljon olyan kérdésekre, amelyeket valaki e-mailben feltett tőled. Néha az emberek visszaküldik az irreleváns információkat, megfeledkezve az eredeti kérdés megválaszolásáról.
- Jó módja az olvasó bosszantásának, ha a „kézbesítési / olvasási kérelmeket” használja. Néha a címzett nem fog olvasni ilyen üzeneteket és / vagy nem fog tudni olvasni az e-mail szűrő programok miatt. Kerülje el ezt a funkciót.
© 2012 Cynthia Calhoun