Tartalomjegyzék:
- Bevezetés az egységbe
- 1.1 Mi a célja a naplórendszer használatának?
- 1.2 Ismertesse a napló rendszerek különféle típusait.
- Kézi rendszerek
- Elektronikus rendszerek
- 1.3 Miért érdemes releváns információkat szereznie a napló bejegyzéséről és a módosításokról?
- 2.1 Milyen információk szükségesek a naplóbejegyzésekhez?
- 2.2 / 3 Miért kell a kéréseket rangsorolniuk, és hogyan kell ezt megtenni?
- 2.4 Miért kellene megpróbálnia egyensúlyba hozni az összes érintett igényeit?
- 2.5 Miért kell a változásokat közölnie az érintettekkel?
- 2.6 Miért kell naprakész naprakészséget vezetnie?
- 2.7 Ismertesse a különböző típusú problémákat, amelyek új kérések benyújtásakor jelentkezhetnek, és ezekre a megoldásokra.
- Megoldások
- A naptár megosztása
- 2.8 Magyarázza el a biztonsági és titoktartási eljárások követésének célját naplórendszer használata esetén.
- Sok sikert a tanulmányaidhoz
Tekintse át a naplórendszerek üzleti adminisztrációban való használatát, beleértve a rendelkezésre álló naplók típusait, az információkat, amelyeket fel kell venni, és a bejegyzések biztonságos tárolásának módját.
Fotó: Talashuk Viktor az Unsplash-on
Bevezetés az egységbe
Ez egy B csoport opcionális egység a 2. szinten, összesen 3 kredit. Ennek az egységnek a befejeztével a jelentkező jól ismeri a naplórendszerek célját, azok használatát és miért használja őket. Tudni fogják, hogy a napló vezetéséhez milyen információkra van szükség és miért, valamint tudni fogják, hogyan kell egyértelműen és pontosan bejegyezni a naplót, és miért.
A jelentkezők ismerik a változások célját, valamint azok fontossági sorrendbe állítását és kommunikációját, valamint a kommunikáció szükségességének megértését. A jelentkezők azt is tudják, hogyan kell jelenteni és megoldani a naplóbejegyzésekben felmerülő problémákat, és hogyan kell azokat biztonságosan tárolni, mivel ezek érzékeny és bizalmas információkat tartalmazhatnak. A naplók megosztására is kiterjed, beleértve a megosztás szintjét, azt, hogy az egyes személyek milyen jogokkal rendelkeznek a naplóhoz, és hogyan tartsák távol a felhasználóktól a bizalmas és magán találkozókat.
Személyes nyilatkozatot is mellékeltem.
1.1 Mi a célja a naplórendszer használatának?
Az idő nagyon fontos, és naplózási rendszer fenntartásával nagyon hatékonyan hasznosítható. A saját és mások idejének hatékony megtervezése és megszervezése az egyik legfontosabb tevékenység, amelybe bekapcsolódhat.
A napló az irodában az egyik legfőbb forrás, amely nélkül egyikünk sem tudná, hol kell lennünk, vagy mit kell tennünk az adott pillanatban.
A napló vezethető manuálisan vagy elektronikus úton.
1.2 Ismertesse a napló rendszerek különféle típusait.
A naplórendszerek alapvetően két típusra oszthatók:
Kézi rendszerek
Az irodákban használt kézi napló rendszer legelterjedtebb típusa
az a kötött könyv, amelybe a találkozókat rögzítik.
Ezek lehetnek:
- Egy nap oldalanként
- Két nap oldalanként
- Egy hét a megtekintéshez
- Két hét a megtekintéshez
A használandó legmegfelelőbb kézi napló kiválasztásakor figyelembe kell venni, hogy egy nap során valószínűleg hány bejegyzést fog beírni.
A kötött könyv alternatívája a laza levélrendszer, amelyet gyakran időmenedzserként ismerünk. Ennek az az előnye, hogy a napló szakasz folyamatos. Új oldalakat egyszerűen hozzáadunk az évek múlásával, így nem kell új naplót szerezni minden év vége felé.
Egy másik, teljesen más, manuális rendszer a faltervező. Ezek általában laminált táblázatok, amelyeknek az a területe naponta lefedi az egész évet.
Elektronikus rendszerek
Az elektronikus naplókat személyi számítógépen, laptopon, tenyér tetején vagy elektronikus szervezőn lehet fenntartani. Számos előnyük van a kézi rendszerekkel szemben:
- A kinevezések közötti lehetséges konfliktus kiemelése
- Rendszeres események belépése csak egyszer
- Kevesebb papírt használ.
- Jelszó védelem.
- Többszörös hozzáférés áll rendelkezésre.
- A képernyőn emlékeztető a találkozókról.
- Adatbázis-kompatibilitás.
- Elektronikus kapcsolat.
Fontos ellenőrizni a bejegyzéseken végrehajtott változtatások hatásait.
123rf.com
1.3 Miért érdemes releváns információkat szereznie a napló bejegyzéséről és a módosításokról?
Úgy tűnik, hogy a változtatások iránti kérelmek viszonylag csekélyek, de további hatással járhatnak, amelynek jelentős következményei lehetnek. A találkozó késleltetése miatt az ülésen részt vevő személy késhet vagy akár nem is tud részt venni a nap folyamán később megrendezett egyéb találkozókon. Ezért fontos, hogy ellenőrizzük a kért változás hatásait, mielőtt beleegyeznénk a módosításba.
Minden lényeges információt meg kell szerezni, mert meg kell győződnie arról, hogy az értekezleten vagy bármilyen találkozón részt vevő mindenki számára kényelmes és minden részletet megadnak, hogy bármikor ne legyen hiba.
2.1 Milyen információk szükségesek a naplóbejegyzésekhez?
Az olyan információk, mint az idő, az időtartam, a dátum, a helyszín, a résztvevők, a szék, a látogatók naplóbejegyzéseket kell készíteniük.
2.2 / 3 Miért kell a kéréseket rangsorolniuk, és hogyan kell ezt megtenni?
Alapvető fontosságú, hogy prioritásként kezelje azokat a műveleteket, amelyeket meg kell tennie abban az esetben, ha egyszerre számos kérés érkezik vagy módosul a megállapodás. Nyilvánvaló, hogy a változásokkal valószínűleg a legjobban időrendben lehet foglalkozni. Szintén fel kell venni a kapcsolatot az értekezlet minden résztvevőjével, és meg kell győződni arról, hogy mindenki számára kényelmes, mielőtt a kéréseket vagy módosításokat megerősítik. Azokkal a változásokkal, amelyek a változások kézhezvételének napján érintik a találkozókat, a jövőbeni találkozók vagy értekezletek módosítása előtt kell foglalkozniuk.
Példa a naplószoftverre.
2.4 Miért kellene megpróbálnia egyensúlyba hozni az összes érintett igényeit?
Minden megbeszélésen vagy találkozón részt vevő személynek elegendő időt kell biztosítani a tervezésre, az utazásra és egyéb igényekre, hogy a megbeszélés zökkenőmentesen menjen, bárki számára gond nélkül. A megbeszélés sikeres lebonyolításához az összes érintettnek jelen kell lennie, és elegendő felkészülési időt kell biztosítani számukra.
2.5 Miért kell a változásokat közölnie az érintettekkel?
A változásokat időben kell közölni, és ha Ön felelős mások naplójáért, elengedhetetlen, hogy a változásokat időben tájékoztassa velük, hogy felkészülhessenek az esetleges találkozókra vagy utazásokra. Fontos az is, hogy elegendő időt hagyjanak a napban ahhoz, hogy rutin ügyekkel foglalkozzanak, és szükség esetén elegendő utazási időt hagyjanak a találkozók között.
Mások, akiket érintenek a változások, más találkozókat is tartalmaznak a naplóikban. Fontos, hogy ne keltsd azt a benyomást számukra, hogy a változtatások könnyedén vagy éppen ellenkezőleg történnek, mert valami fontosabb dolog jött elő.
Az elektronikus naplórendszerek automatikusan kommunikálhatják a változásokat az érintettekkel, akiknek a rendszere hálózatba van kapcsolva az önével, de kapcsolatba kell lépnie bárki mással. Az érintett ütemezéstől függően ez történhet telefonon, e-mailen, faxon, levélben vagy szóban.
Példa kézi naplóra.
getentrepreneurial.com
2.6 Miért kell naprakész naprakészséget vezetnie?
Rendkívül fontos a napló naprakészen tartása, ha a változásokról megállapodtak. Győződjön meg róla, hogy törölte-e a törölt találkozókat. Egyszerre bosszantó és kínos, ha találkozóra érkezünk, ha csak azt mondjuk, hogy lemondták, valamint időpazarlás.
A nem teljesen naprakész napló mindenféle zavart okoz. Ez elveszíti az emberek önbizalmát, és időpazarlóvá válik.
Biztonsági és titoktartási kérdések merülhetnek fel a megállapodások módosításainak közlésekor. Előfordulhatnak olyan tárgyalások, amelyek hatással lehetnek a szervezet jövőjére. Ha tudatában van ezeknek az értekezletek megszervezése eredményeként, fontos, hogy ne tegye elérhetővé ezeket az információkat.
Azt mondhatjuk, hogy az egész szervezet hatékonysága a használt naplórendszerek megfelelő karbantartásától függ. Bár látszólag nagyon csekély szerepnek tűnik, nagyon nehéz lenne, ha a személyzet minden tagjának emlékeznie kellene arra, hogy adott időpontban milyen kinevezéseket és hol tartottak.
2.7 Ismertesse a különböző típusú problémákat, amelyek új kérések benyújtásakor jelentkezhetnek, és ezekre a megoldásokra.
A naplórendszerrel kapcsolatban új igényeket lehet előterjeszteni értekezletre vagy időpont egyeztetésre, szobafoglalásra vagy meglévő foglalás módosítására. A kérelmek attól függnek, hogy milyen szerepkörökben vesz részt a naplótulajdonos. A kérelmek benyújtásakor az igénylő esetleg átnézte a napló rendszerét az elérhető résidők vagy szabadidők után, és ennek oka lehet, hogy nincs hozzáférése a szükséges információkhoz. Új megkeresés esetén a következő problémák fordulhatnak elő
- A meglévő kérelmekre vonatkozó következmények - ezek a következő tényezőkön alapulhatnak, mint például az átfedés és a duplikáció
- Több kérés átfedése - ügyelni kell arra, hogy a kérések ne fedjék egymást, mivel káoszt okozhatnak, és megakadályozhatják az embereket, hogy részt vegyenek a találkozókon vagy találkozókon.
- Ismétlődő vagy kettős foglalás - gyakori hiba, amely akkor fordul elő, amikor a naplót többen kezelik, és a kommunikáció gyenge
- A kérelmek közlése vagy a kérések módosítása - a gyenge kommunikáció meghiúsítja az egész rendszert
- Nem megerősíti a kéréseket - a kéréseket meg kell erősíteni, különben nem lehet biztos abban, hogy a kérés teljesül-e. Néha ez azt eredményezi, hogy a résidők megmaradnak, és a rászorulók várakozásra kényszerülnek
- Nem rögzíti a kéréseket - ez akkor jelenik meg üresnek, ha valóban van kérés
- Kérelmek rangsorolása - kérések átütemezésének kérése, amikor néhány kiemelt / sürgősségi / sürgősségi kérelem érkezik
- A kérések frissítése - a téves kommunikáció és a félretájékoztatás elkerülése érdekében
- Adat védelem
- Biztonság
Megoldások
E problémák megoldása a következő:
- Alapos ismeretekkel rendelkezik a naplórendszerekről, azok használatáról, a kérelmek megtervezéséről és összehangolásáról, elkerülve az ismétlést és az átfedéseket
- Tudás a kéréssel kapcsolatos releváns információk megszerzéséről és a szükséges információk típusáról
- A kérelmek fontossági sorrendbe állítása az igények és a sürgősség szerint, helyes formátumban történő rögzítés, valamint hozzáférés biztosítása a szükséges személyzet számára
- A kommunikáció egy másik fontos szempont, amely, ha nem használják, kudarcot vall a szervezet működésében
- A frissítés sok szempontból elkerüli a csalódásokat és a hibákat
- A szervezetek adatvédelemmel és biztonsággal kapcsolatos irányelveinek és eljárásainak betartása.
- Naplózott fájlrendszer használatával, így senki sem férhet hozzá a fájlokhoz anélkül, hogy be lenne jelentkezve a rendszerbe
A naptár megosztása
2.8 Magyarázza el a biztonsági és titoktartási eljárások követésének célját naplórendszer használata esetén.
Egy napló különféle célokra használható. Az egyik személyes vagy bizalmas megbeszéléseket, megbeszélésekre, megbeszélésekre vonatkozó megbeszéléseket és egyéb információkat könyvel a naplójába. Lehetnek mások bizalmas információival kapcsolatos bejegyzések is, amelyek érzékenyek és személyesek. Tehát minden naplóbejegyzésnek tartalmaznia kell olyan beállításokat, mint a "privát" a személyes információkhoz, és meg kell győződnie arról, hogy a bejegyzéseket csak megfelelő emberek látják, különben a titoktartás megsértése történik. Nem szeretnénk, ha valaki meglátná a miénk, vagy bárki más bizalmas információit. Ilyenek például a foglalkozás-egészségügyi kinevezés, a hivatalos felülvizsgálat, a fegyelmi megbeszélés, a rehabilitáció vagy a megbeszélés megőrzése stb.
Ami a biztonsági kérdéseket illeti, ha a naptár vagy a napló nem volt védve, akkor bárki hozzáférhet a naplóban található információkhoz, és akár fontos információkat is szerkeszthet vagy törölhet. Amikor az emberek hozzáférést kapnak a naptárakhoz, bizonyos szintű engedélyeket kapnak számukra a hozzáférési és szerkesztési jogok mérlegelésekor. A naplónak csak olyan emberek számára szabad nyitva lennie, akik az adott információt igénylik, és mindenki mástól elzárva van.
Tehát a szervezet vagy részleg megfelelő működése és működése érdekében titoktartási és biztonsági eljárásokat kell követni.
Sok sikert a tanulmányaidhoz
Remélem, ez némi hasznát vette önnek. Kérjük, ne habozzon, hagyja meg észrevételeit vagy visszajelzéseit. Ha bármilyen kérdése van, vagy segítségre és tanácsra van szüksége, forduljon hozzám bizalommal. Köszönöm.