Tartalomjegyzék:
- A cikk használata
- 1.1 Ismertesse a kommunikáció céljának ismeretével járó előnyöket
- 1.2 Ismertesse a közönség ismeretének okait annak, akikkel a kommunikációt bemutatják
- 1.3 Magyarázza el a kommunikáció kívánt eredményeinek megismerésének célját
- 1.4 Írja le a kommunikáció különféle módszereit és mikor használja őket
- Szóbeli
- Nem verbális
- Hivatalos kommunikáció
- 2.1 Azonosítsa a releváns információforrásokat, amelyek felhasználhatók az írásbeli kommunikáció előkészítése során
- Elsődleges forrás
- Másodlagos forrás
- 2.2 Ismertesse az írásbeli kommunikáció elektronikus formáinak üzleti környezetben történő felhasználásának kommunikációs alapelveit
- 2.3 Magyarázza el a nyelv különböző stílusait és hangjait, valamint azokat a helyzeteket, amikor ezeket írásbeli kommunikációra lehet használni
- 2.4 Magyarázza el az írásbeli kommunikáció céljának megfelelő nyelv kiválasztásának és használatának okait
- 2.5 Írja le az írásbeli információk szervezésének, strukturálásának és bemutatásának módjait, hogy azok megfeleljenek a különböző közönségek igényeinek
- 2.6 Ismertesse az írásbeli információk tartalmi pontosságának ellenőrzésének módjait
- Ellenőrizze a pontosság pontosságát
- Ellenőrizze a helyesírást és a nyelvtant
- Használjon sablont
- 2.7 Magyarázza el a nyelvtan, az írásjelek és a helyesírás pontos használatának célját
- 2.8 Magyarázza el, mit jelent a sima angol, és miért használják?
- 2.9 Magyarázza el a lektorálás és az írásos munka célját
- 2.10 Magyarázza el a fontos és sürgős munka felismerésének célját
Ez az egység a megfelelő kommunikációt fedi le üzleti környezetben.
Fotó: Antenna az Unsplash-on
Az üzleti környezetben folytatott kommunikáció az A csoport, három kredit kötelező egysége a 3. szintű üzleti és igazgatási nemzeti szakképesítési diplomának, amelyet Angliában, Walesben és Észak-Írországban kínálnak. Ez a modul segíti a jelöltet a kommunikáció céljának alapos megértésében. A jelentkezők azt is megtanulják, hogyan kell szóban és írásban kommunikálni, hogyan lehet visszajelzést keresni és felhasználni (és annak fontosságát), valamint hogyan lehet fejleszteni a kommunikációs készségeket a következő szintekre.
Ez a cikk a modul egyes eredményeivel foglalkozik, elmagyarázza, mit jelentenek, és megvitatja, hogyan lehet ezeket elérni. Ez segít megérteni, hogy mit várnak általában a jelöltek. Saját munkájától függően módosítania kell az itt leírtakat a saját munkája és szervezete számára, amikor elkészíti saját portfólióját.
A cikk használata
Ez a cikk a 304. egység 1. és 2. kimenetelét ismerteti az NVQ 3. szintű üzleti és igazgatási diplomájával, amely a munkahelyi kommunikáció elemeivel foglalkozik.
Ez pusztán informatív és célja, hogy végigvezesse Önt a saját portfóliójának összeállításán. Ne másoljon közvetlenül ide semmit a fájljához, mivel a fájlt a munkája és szervezete sajátosságaihoz kell igazítani. A nyelv közvetlen másolása erről a cikkről nemcsak tisztességtelen, hanem gyengíti a fájlt is.
1. eredmény: A kommunikáció tervezésének megértése
1.1 Ismertesse a kommunikáció céljának ismeretével járó előnyöket
A kommunikáció az ötletek vagy tartalom közvetítésére utal egyének, csoportok vagy egyének és csoportok között. A kommunikáció a következőkből áll:
- Forrás: az üzenetet létrehozó személy vagy emberek.
- Üzenet: a kommunikáció tartalma.
- Közepes: a kommunikáció továbbítása (e-mail, telefon, személyes stb.).
- Vevő : a közönség vagy az a személy, akivel kommunikálnak. A befogadó képességek közé tartozik a hatékony hallgatás és olvasás.
Üzleti környezetben úgy kommunikálunk, hogy meghallgatjuk egymás problémáit és közösen oldjuk meg a mindennapi problémákat.
1.2 Ismertesse a közönség ismeretének okait annak, akikkel a kommunikációt bemutatják
Ha megérti közönségét, hatékonyabban kommunikálhat velük és meggyőzheti őket.
Az üzenet megfelelő fogadásának biztosításához meg kell tanulnia, hogy mire számít a közönsége, milyen hangulatban van, és milyen kérdésekre kérheti a választ.
1.3 Magyarázza el a kommunikáció kívánt eredményeinek megismerésének célját
A kommunikáció "tervezett kimenetelének" megértése azt jelenti, hogy megérti mind saját üzenetét, mind azt, hogy a közönség hogyan fogadhatja azt.
A közönség lehet:
- Egyetlen munkatárs
- Számos ember egy értekezleten
- Egy szoba tele emberekkel
Amikor kommunikál, tudnia kell, hogy megpróbálja-e:
- Információ továbbítása
- Rábeszélni
- Szórakoztat
A kommunikáció hatékonysága attól függ, mennyire érti jól, hogyan keveredik össze célja a közönség helyzetével és elvárásaival.
1.4 Írja le a kommunikáció különféle módszereit és mikor használja őket
A kommunikáció besorolható: verbális vagy nem verbális, formális vagy informális.
Szóbeli
- A verbális kommunikáció a legfontosabb, leggyakoribb és leghatékonyabb kommunikációs típus. A közvetlen beszéd és a hallgatás segít megérteni egymás érzelmi igényeit.
- A hatékony verbális kommunikáció ugyanolyan köze van ahhoz, hogy mennyire figyel jól másokra, mint ahogyan velük beszél.
Nem verbális
- A nonverbális kommunikáció írást jelent, de utal a jelnyelvre, az arckifejezésekre és a gesztusokra is. A nonverbális kommunikáció kevésbé hatékony, mint a verbális kommunikáció - mindig jobb, ha közvetlenek vagyunk, de mégis fontos, hogy felvegye a nonverbális jelzéseket.
- A nonverbális kommunikáció fokozhatja a verbális kommunikációt. A testbeszéd és az arckifejezés általában őszinte, és segíthet átadni az őszinteséget.
- Néhány ember - köztük, de nem korlátozódik azokra, akik hallássérültek - elsősorban a nem verbális kommunikációt használja jelbeszéd, gesztus és arckifejezés formájában.
- Az informális kommunikáció személyes kapcsolat, amely véletlenszerűen történik a nap folyamán. Lehetnek munkával kapcsolatosak vagy sem, verbálisak vagy nem verbálisak.
- Néhány példa: csevegés valami nem munkával kapcsolatos témáról az ebédlőben, gyors e-mail a projekt állapotáról, vagy öntapadó jegyzet, amely rögtönzött értekezletet kér, hogy csak néhányat említsünk.
Hivatalos kommunikáció
- Bizonyos típusú kommunikáció megfelel a hivatalos elvárásoknak vagy protokollnak, valamilyen módon rögzítésre kerül, vagy előre megtervezik és gyakorolják.
- A formális verbális kommunikáció példája lehet a forgatókönyvű bemutatás. A nonverbális formális kommunikáció olyan írásbeli tételeket tartalmaz, mint például az éves jelentések, az alkalmazási feltételek és a szerződések.
2. eredmény: Ismerje meg, hogyan lehet kommunikálni az írásban
2.1 Azonosítsa a releváns információforrásokat, amelyek felhasználhatók az írásbeli kommunikáció előkészítése során
Az információforrások elsődleges vagy másodlagos kategóriákba sorolhatók.
Elsődleges forrás
- Az elsődleges forrás egy esemény során keletkezik. Ezt a fajta információt egy olyan személy gyűjti össze, aki közvetlenül kapcsolatban áll az incidenssel vagy az eseménnyel.
- Ezek a források lehetnek naplók, levelek, újságok, bírósági jegyzőkönyvek, interjúk, felmérések stb.
- Az elsődleges források általában hamisítatlanok, és magukhoz az eseményekhez állnak legközelebb.
Másodlagos forrás
- Az ilyen típusú információkat az elsődleges eseményből eltávolított személyek szűrik át.
- Ezek a források értelmezhetők vagy elemezhetők az elsődleges forrás szakirodalmában, és tartalmazhatnak könyveket, értelmező dokumentumokat vagy egy eseményen kívülálló beszámolóját.
- Normális esetben a másodlagos források értelmezik az eseményeket, és ezek után előállíthatók.
2.2 Ismertesse az írásbeli kommunikáció elektronikus formáinak üzleti környezetben történő felhasználásának kommunikációs alapelveit
Az elektronikus kommunikáció e-mailre, faxra vagy bármilyen elektronikus úton továbbított és tárolt írásbeli kommunikációra vonatkozik.
- A hatékony elektronikus kommunikáció magában foglal bizonyos mértékű technikai elsajátítást. Elég ügyesnek kell lennie ahhoz, hogy információt továbbítson a telekommunikációs technológiákon keresztül, és tudnia kell a szükséges szoftver használatát.
- Amikor az információcseréhez az elektronikus kommunikációt választja, alaposan meg kell gondolnia, és el kell döntenie, melyik a legjobb és leghatékonyabb kommunikációs módszer.
- Irodai környezetben képesnek kell lennie az elektronikus forrásokból származó információk értelmezésére és jó átfogalmazási képességekre.
2.3 Magyarázza el a nyelv különböző stílusait és hangjait, valamint azokat a helyzeteket, amikor ezeket írásbeli kommunikációra lehet használni
A köznyelv, a hétköznapi és a hivatalos írás különböző stílus, saját elvárásaikkal és eredményeikkel. Az írás stílusa a szándéktól, a közegtől és a közönségtől függ.
- A hétköznapi nyelv informális és beszélgetős. Így ír barátságos SMS-ben vagy csevegésben. Valószínűleg csak alkalmi nyelvet használsz megfontoltan a munkahelyeden, különösen a feletteseidnél. A hétköznapi nyelv az, ahogyan társaival beszél.
- A köznyelv hasonló, és arra a nyelvre utal, amelyet a családdal és közeli barátainkkal folytatunk. A köznyelv magában foglalja a szlenget és a nyelvjárást.
- A hivatalos nyelvet az üzleti kommunikációban használják, és akkor használják, ha profinak és hitelesnek akarnak lenni. Ez függ a használt szavaktól és hangnemtől is. A hivatalos írásban a nyelvének megfelelő szintaxissal, szókincsgel és nyelvtannal kell rendelkeznie.
2.4 Magyarázza el az írásbeli kommunikáció céljának megfelelő nyelv kiválasztásának és használatának okait
A kommunikáció az információ, az ötletek, a gondolatok, az érzések és az érzelmek beszéd, jelzés, írás vagy viselkedés útján történő cseréje. Az általunk használt nyelvnek könnyen érthetőnek, pontosnak és tapintatosnak kell lennie.
Minden üzenettípus - panaszok, percek és sérelmek, hogy csak néhányat említsünk - különböző tapintatot igényel.
- Különösen akkor, ha valami kritikus dolgot írsz, mindig próbáld inkább a szervezetet vagy a csoportot megszólítani, nem pedig személyessé tenni.
- Kezdje pozitív ponttal a negatív előtt, hogy a vevő ne kerüljön azonnal védekezésbe.
- Magyarázza el a tényeket egyenesen, nem pedig homályos vagy közvetett nyelvezetet használva.
- Írás közben kerülje a félkövér vagy a nagybetűk használatát. Ez ellenségesnek tűnik az írásbeli kommunikáció során.
2.5 Írja le az írásbeli információk szervezésének, strukturálásának és bemutatásának módjait, hogy azok megfeleljenek a különböző közönségek igényeinek
Az írásbeli információk rendezése, strukturálása és bemutatása során vegye figyelembe a következőket:
- Prezentáció készítésekor minden szükséges dokumentumot készítsen előre. Ezek tartalmazhatnak PowerPoint-prezentációkat (vagy hasonló diavetítő szoftvereket), kiadványokat vagy szkriptet magának.
- A dokumentumokat a megfelelő sorrendben őrizze meg, hogy a kommunikáció zavartság és hiba nélkül folyjon. Ellenőrizze a megrendelést előzetesen.
- Az előadás közben tisztázza célkitűzéseit. Adjon meg egy bemutatkozást arról, hogy mit fog bemutatni, az előadás motívumaival, miért vannak ott a résztvevők és miért fontos a téma.
- Mutassa be munkáját lépésről lépésre, szükség esetén egyértelműen használjon megfelelő referenciákat.
- Végül fejezd be, hogy elmagyarázod, hogyan teljesült az összes célod.
- Szánjon időt a kérdések megválaszolására.
2.6 Ismertesse az írásbeli információk tartalmi pontosságának ellenőrzésének módjait
Az írásos kommunikációnak pontosnak, szakmailag formázottnak és helyesírási vagy nyelvtani hibáktól mentesnek kell lennie. A dokumentum véglegesítése előtt ellenőrizze a következőket, hogy elküldhesse azokat a címzetteknek.
Ellenőrizze a pontosság pontosságát
- A pontatlanságok károsíthatják hírnevét és a szervezetét. A problémától függően a hatások kínos és katasztrofálisak lehetnek.
- A kétszer ellenőrizendő részletek a következők: dátumok, nevek, statisztikák, események és árajánlatok.
- Ha valamiben nem biztos, győződjön meg róla, hogy hozzáértő vagy tapasztalt személytől érdeklődik.
Ellenőrizze a helyesírást és a nyelvtant
- A legtöbb szövegszerkesztő és e-mail rendszer beépített helyesírás-ellenőrzővel rendelkezik. Használja megítélését, mivel ezek nem mindig pontosak, különösen, ha az emberek nevéről vagy az iparágra jellemző szaknyelvről van szó.
- A véglegesítés előtt mindig kétszer olvassa el a dokumentumot.
- Kérje meg, hogy valaki más olvassa el és szerkessze az Ön számára a dokumentumot. Egy friss szempár észreveszi a hiányzott hibákat.
Használjon sablont
- Sok szervezet házon belüli stílusokkal rendelkezik a különböző dokumentumokhoz. Mindegyik sablonként lesz elérhető, amelyekbe könnyedén beírhat információkat.
- Ha a kommunikációnak nincs előírt sablonja, akkor a megfelelő stílust kell kutatnia a szervezet vagy az osztály igényeitől függően. Kérdezze meg kollégáit, vagy keressen hasonló dokumentumokat, hogy megértse a megfelelő stílust.
2.7 Magyarázza el a nyelvtan, az írásjelek és a helyesírás pontos használatának célját
- A megfelelő nyelvtan, írásjelek és helyesírás biztosítja, hogy olvasójának könnyű dolga legyen a kommunikáció elolvasásával, hatékonyabbá téve a kommunikációt.
- Ha egy dokumentumban ténybeli hibák vannak, az olvasók általában bizalmatlanok az egész iránt. Az észlelt megbízhatatlanság negatívan befolyásolhatja hírnevét és ezáltal a szervezeten belüli pozícióját.
2.8 Magyarázza el, mit jelent a sima angol, és miért használják?
A sima angol nyelv, amely hangsúlyozza az érthetőséget és elkerüli a szaknyelvet vagy a zsargont. Különösen fontos, ha a szakmáján kívüli emberekkel beszélünk, akiknek a szaknyelvre van szükségük, hogy valami könnyebben érthetővé váljon.
Egyszerű angol:
- Használható bárkivel való kommunikációra, függetlenül olvasási készségétől vagy tudásától.
- Világos és közvetlen, semmi rejtett nélkül, felesleges szavaktól és ötletektől mentesen.
- Műszaki szaknyelvtől vagy szlengtől mentesen.
2.9 Magyarázza el a lektorálás és az írásos munka célját
Lektorálnia kell az összes írásos munkát. Ennek néhány oka van:
- A nyelvtanilag helyes írás jól tükrözi szakmai és ügyességi képességeit, valamint a szervezetét. Mások annak alapján ítélnek meg téged, hogy az írott munkád mennyire csiszolt.
- A jól megírt próza kevésbé időigényes az olvasó számára, mint a hibákkal tarkított szöveg, ami hatékonyabbá teszi az írásbeli kommunikációt.
Minden írásbeli munkát, az e-mailtől az értekezlet jegyzőkönyvén át a hivatalos jelentésekig, korrekt módon el kell olvasni a hibákra vonatkozóan.
2.10 Magyarázza el a fontos és sürgős munka felismerésének célját
A mindennapi munkánk során olyan feladatok keveréke van, amelyek közül néhány fontos, néhány sürgős és néhány alacsony prioritású. Minden feladatnak vannak határideje, amelyet be kell tartani. A fontosság és a sürgősség azonban két különböző dolog. Egyes feladatok lehetnek mindkettő, de felismeri, hogy melyek a feladatok