Találkozzon és fogadjon látogatókat: eljárások, cél és felelősség

Amikor a látogatók az üzleti környezetbe kerülnek, illedelmesen kell őket üdvözölni és fogadni.

Fotó: Helena Lopes az Unsplash-on

Amikor üzleti környezetben találkozik és üdvözli a látogatókat / ügyfeleket, meg kell adnia az első néhány másodpercet, hogy jó benyomást keltsen, amelynek hosszú távú hatása lesz.

A látogatók különféle okokból kerülnek üzleti környezetbe; lehetnek ügyfelek (meglévő vagy új), képviselők, beszállítók, üzleti partnerek, különböző osztályok / területek / szervezetek emberei és így tovább.

A látogatóval való első kapcsolatfelvétel a szervezet felépítésétől függ. Az irodai környezetben vagy az ipari környezetben valószínűleg van recepció, ahol a recepció ügyintézője lesz az első kapcsolattartó pont, míg kiskereskedelmi környezetben bármely személyzet lehet az első kapcsolattartó pont.

Különféle dolgokat kell szem előtt tartani az ügyfelekkel való találkozás és üdvözlés közben. Ha tisztában van és jól ismeri az üzleti gyakorlatot, a politikákat, szabályozásokat, jogszabályokat, és ami a legfontosabb az interperszonális és kommunikációs készségekkel, akkor képes lesz arra, hogy ezt az első legjobb benyomást keltse.

Az itt található tartalmak az NVQ 2. szintű üzleti és igazgatási egységén alapulnak, és ennek az egységnek a kreditértéke 3. Megbeszéljük a követendő különféle eljárásokat, valamint azt a vendéglátást, amelyet várhatóan kínál találkozók, köszöntések és beszélgetések során. a látogatók fogadása üzleti környezetben.

Ennek az egységnek két része van. Az első részt a jelentkezők ismeretei és megértése alapján értékelik a látogatók találkozásának és fogadásának eljárásaival kapcsolatban, a második részt pedig a jelölt teljesítménye alapján; azaz megfigyeléssel, személyes nyilatkozatokkal, tanúvallomásokkal stb.

1. Értse meg a látogatók találkozásának és fogadásának eljárásait

1.1. Írja le a vállalkozás látogatásának különböző okait, követelményeit és igényeinek kielégítését

Figyelembe véve az üzleti környezetet és a vállalkozás típusát, különféle okokból számíthatunk arra, hogy a látogatók meglátogatják az üzlethelyiségeket. A szervezet felelőssége, hogy a látogatók szívesen érezzék magukat, kielégítsék követelményeiket és igényeiket, és a látogatással kapcsolatos információkat és szolgáltatásokat nyújtsanak számukra.

A különböző okok, amelyek miatt az emberek meglátogathatják egy üzleti telephelyet, a következők:

• Termékekkel és szolgáltatásokkal kapcsolatos kérdések
• Beszéljen a személyzet egyik tagjával a meglévő szolgáltatásokról
• Panaszok
• Marketing
• Különböző ülések, ideértve az igazgatóság / bizottság üléseit, a komoly aggodalomra okot adó értekezleteket, csoportos megbeszéléseket stb
• Gyűjtemények és szállítások
• Javítás és karbantartás
• Ellenőrzések

A vállalkozásba látogató látogatók számára a különböző követelmények a következők lehetnek:

• Adja meg a helyes címet, beleértve az irányítószámokat és a tereptárgyakat is, ha vannak.
• Parkolási lehetőségek - győződjön meg arról, hogy van-e elegendő parkolóhely ésszerű távolságon belül, és hogy van-e parkolóhely a mozgáskorlátozottak számára
• Egyes ügyfeleknek különleges igényeik lehetnek, és ezért olyan ügyfelek vagy látogatók típusához kapcsolódnak, amelyeknek a szervezet elvárja, hogy a helyükön legyen.
• Látható táblák, amelyek zavartalanul vezetik a látogatókat a megfelelő területre. A jeleknek is profinak kell lenniük. Ellenőrizze, hogy a bejáratok világosak, tiszták és barátságosak, és tükrözik-e a vállalkozás jellegét.
• Győződjön meg arról, hogy van valaki, aki üdvözli és üdvözli a látogatót a recepción, hogy elegendő ülőhely, WC, füzet, folyóirat, folyóirat stb.

Az üzletet felkereső látogatók igényeinek kielégítésének különböző módjai a következők:

• A recepciókat mindig tartsa könnyen elérhetően útjelző táblákkal és egyéb információkkal, ahol csak szükséges.
• A bejáratnak rendezettnek és tisztának kell lennie, mert tükrözi a szervezetet.
• Minden alapvető szükségletet és felszerelést rendelkezésre kell bocsátani - parkoló, ülőhely, WC, újságok / magazinok a váróban, ivóvíz.
• Legyen kész megválaszolni a vállalkozással kapcsolatos kérdéseket, ahol lehetséges, szórólapokat / füzeteket vagy egyéb információs forrásokat biztosítson.
• A látogatók hozzáférhető területeinek be kell tartaniuk az egészségügyi és biztonsági előírásokat.

1.2 Magyarázza el a látogatókkal való gyors és udvarias bánásmód célját

Amikor a látogatók az üzleti környezetbe kerülnek, illedelmesen kell őket üdvözölni és fogadni. Ha a szervezet ételt vagy italt szolgál fel, kérdezze meg tőlük, szeretnének-e valamit, ha nem, akkor megkérdezheti, hogy szeretne-e egy kis vizet. A lehető leghamarabb foglalkozzon minden látogatóval, és azonnal és udvariasan válaszoljon kérdéseikre.

Előfordulhat, hogy a fogadótér azzal van elfoglalva, hogy a látogatóknak egy ideig várniuk kell. Ne felejtsen elnézést a késésért, és köszönje meg nekik, hogy vártak.

A látogatókkal való gyors és udvarias kezelés célja a következő:

• A látogatók tudni fogják, hogy tiszteletben tartják őket, fontosnak tartják őket, és a vállalat úgy véli, hogy fontosak is.
• A látogatók cserébe szakmai hozzáállást és magatartást fognak fenntartani.
• A látogatók bíznak a vállalatban, és jó megjegyzésük és benyomásuk lesz a szervezetről is.
• Minden alkalmazott és magatartásuk tükrözi a szervezetet, ezért a gyors és udvarias válasz jó képet fog adni a szervezetről.
• A látogatók másoknak ajánlják a szervezetet és terjesztik a jó szót, és a jövőben is használják ezt a szervezetet.

1.3 Magyarázza el az önmaga és a szervezet pozitív képének bemutatásának célját

Amikor a látogatók üzleti környezetbe látogatnak, első kapcsolattartójuk a recepción tartózkodó személy lesz (a legtöbb szervezetnek van ilyen), vagy legalábbis az, aki találkozik és köszönt. Mint mindannyian tudjuk, az első benyomás mindig változik, ezért nagyon fontos a pozitív kép bemutatása rólad és a szervezetről. Öltözzön fel és mutassa be magát szépen. Tartsa be a szervezet öltözködési szabályait. Mosolyogj, tartsd szemkontaktust, figyelj, légy pozitív és tegyél meg mindent annak érdekében, hogy segítsen nekik kérdéseikben.

Ennek célja:

• Az adott időpontban Ön képviseli a szervezetet a látogató számára. Tehát viselkedése és megközelítése a szervezet egészére reflektál. Ön és a szervezet megítélése vagy értékelése az Ön megközelítése és szolgáltatása alapján történik.
• Bizalomérzetet kelt a látogatóban.
• A látogatók pozitív benyomást szereznek a szervezetről.
• Segít a bizalom kiépítésében a szervezet, az ügyfelek és az alkalmazottak között.
• Minőségi ügyfeleket vonz, amelyek javítják az üzletet a szervezet számára, ezáltal növelve a szervezet profitját.

1.4 Magyarázza el az egészségügyi, biztonsági és biztonsági eljárások betartásának célját a látogatókkal való foglalkozás során, ideértve a saját felelősségét is

Minden szervezetben különféle egészségügyi és biztonsági eljárások vannak érvényben. Ezeket az eljárásokat az alkalmazottaknak mindig felelősségteljesen be kell tartaniuk, ideértve a látogatókkal való foglalkozást is.

nioh.ac.za

Ezen eljárások követésének célja:

• Annak érdekében, hogy a szervezet és környezete biztonságosabb hely legyen a látogatáshoz és a munkavégzéshez
• Az összes szükséges elsősegély-nyújtási lehetőség megfelelő követelményekkel rendelkezik.
• Az alkalmazottak és a látogatók egészségét érintő kockázatok megelőzése.
• Gondoskodni arról, hogy a gépek, valamint a szervezet helyiségeiben működő eszközök és berendezések biztonságosak legyenek.
• Segíthet a megelőző intézkedések meghozatalában vagy szükséghelyzeti tervek összeállításában.
• A balesetek, sérülések és minden egyéb egészségügyi és biztonsági kérdés nyilvántartása és jelentése.
• Annak biztosítása, hogy a munkamódszerek biztonságosak legyenek, és hogy az egészségügyi és biztonsági intézkedéseket végrehajtották és betartsák.
• A padlóknak, a lépcsőknek és más területeknek biztonságosnak kell lenniük

• Annak megerősítése, hogy ha a veszélyes anyagokat, ha vannak ilyenek, biztonságos módszerrel, biztonságos helyen tárolják, és hogy azokat biztonságos módon kezelik és használják, mivel ezek sok szempontból kárt okozhatnak
• Annak biztosítására, hogy megfelelő szellőzés legyen azokon a területeken, ahova a látogatók hozzáférhetnek, és ahol az alkalmazottak dolgoznak
• A munka- és látogatási területek hőmérsékletének megfelelő szinten tartása, valamint a WC-k, a mosdók és a mellékhelyiségek jó állapotának fenntartása, hogy a látogatók problémamentesen és küzdelem nélkül használhassák őket.
• A látogató- és munkaterületeken nem szabad gyúlékony anyagokat, robbanóanyagokat és más káros radioaktív anyagokat tartalmazni.

• A balesetek elkerülése érdekében a hatalmas gépeket és berendezéseket távol kell tartani a látogatási területektől
• A szükséges területeken figyelmeztető táblákat kell elhelyezni.
• Győződjön meg arról, hogy nincsenek vezetékek, és ügyeljen arra, hogy elkerülje az egészségügyi és biztonsági kockázatokat
• Szerezzen megfelelő képzést, ha bármilyen eszközt használ a munkahelyén, és tartsa be a szervezetek egészségvédelmi és biztonsági irányelveit, valamint a baleseti eljárásokat.
• A biztonság érdekében győződjön meg arról, hogy a szervezeti eljárásoknak megfelelően rögzítette a látogatókat.

Remélem, hogy hasznosnak és érdekesnek találta az itt található információkat. Kérjük, ne habozzon visszajelezni, és ossza meg gondolatait és tapasztalatait.

Köszönöm, hogy betértél.

Livingsta.

Egy kedves megjegyzés az NVQ jelöltjeinek: Ez csak tájékoztató jellegű, és kérjük, ne reprodukálja. Kérjük, kapcsolódjon üzleti egységéhez és munkaköri leírásához, miközben leírja egységeit. Minden jót!