Tartalomjegyzék:
- Az automatizált telefonrendszer előnyei
- Hogyan juthat el több hívó egy számon?
- Hogyan készítsünk üzleti telefonrendszert, kezelje megfelelően a hívóit
- Automatizált üzleti telefonrendszer etikett
- Adjon meg hasznos menüválasztásokat
- Adjon a hívóknak egy gyors élő személyt, nulla opcióval
- Ne keverje össze az üzleti és személyes üdvözleteket
- Hívásszűrés
- Hívásfeldolgozás, ha a személyzet nem áll rendelkezésre
- Hogyan csatlakoztassuk a távmunkásokat a telefonrendszeréhez
- A hosszabbító mobiltelefonok megfelelő használata
- Telefonrendszer készítése az igényeinek kielégítésére
- Hangposta
- Hívások átvitele
- Végül ellenőrizze, hogy a telefonrendszere jó első benyomást kelt-e
Telefonos recepciós
Kép jóvoltából FreeDigitalPhotos.net
Ez az útmutató bármilyen típusú automatizált üzleti telefonrendszerre vonatkozik. Erre szükséged lesz, miután a rendszer már telepítve van, és minden vezeték és telefonkapcsolat elkészült.
Megadom azokat az információkat, amelyekre szüksége van az automatizált kísérő programozásához, hogy hatékonyan kezelje a hívóit.
A megfelelő konfiguráció elengedhetetlen ahhoz, hogy kiváló első benyomást nyújtson vállalkozásáról.
Az üzleti telefonrendszer három részből áll:
- A fő alkotóelem az alközpont, amely „ P rivate B ranch E x change ” rövidítést jelent. Élő személynek kell válaszolnia és továbbítania a bejövő hívásokat, hacsak a rendszer nem tartalmazza az alábbi „2” tételt.
- Az automatizált kísérő olyan menüpontot kínál, amelyet a hívók a hívások átirányításához használhatnak élő recepciós nélkül.
- Végül egy hangposta komponens lehetővé teszi a hívók számára, hogy üzeneteket hagyjanak a személyzet számára.
Az automatizált telefonrendszer előnyei
Az üzleti hívások megzavarhatják az alkalmazottak koncentrációját, és extra felelősséget jelenthetnek számukra, hogy üzeneteket küldjenek más alkalmazottaknak. Az automatizált telefonrendszer lehetővé teszi a személyzet számára, hogy produktívabb legyen, de csak akkor, ha be van programozva a hívók megfelelő irányítására.
A hívókat az irodában meghatározott telefonokhoz lehet automatikusan irányítani. Sok esetben a személyzet továbbíthatja kiterjesztéseit külső helyekre vagy mobiltelefonokra is.
A hangpostával együtt a rendszer üzeneteket fogad az elfoglalt személyzet számára. Minden személy rögzítheti üdvözletét, amely a hívó félnek szól, ha nem válaszol.
Az automatizált kísérő lehetővé teheti a hívók számára, hogy meghallgassák a rögzített információkat anélkül, hogy megvárnák, amíg egy élő személy válaszol a rutinszerű kérdésekre. Ez nagyszerű munkaidők, irodába vezető útvonalak, állásajánlatok és válaszok feltárására minden más gyakran feltett kérdésre.
Hogyan juthat el több hívó egy számon?
Ha csak egy telefonvonala van, akkor csak egy hívó fog átjutni. A második hívó foglalt jelet fog kapni, mert a telefonszolgáltató nem tudja végrehajtani a második hívást.
Ha nem szeretné, hogy a hívói elfoglalt jeleket kapjanak, külön telefonvonalra van szükség minden egyidejű hívó számára.
Megfelelő számú telefonvonalra van szüksége a várt hívásmennyiség támogatásához, és a telefonrendszerének támogatnia kell a további vonalakat.
Például, ha tíz mellékállomása van, és öt ember szokott egyszerre kívül telefonálni, akkor öt telefonvonalra lesz szüksége a telefoncégtől. Ha mind az öt vonal van használatban, akkor a következő hívó foglalt jelet fog kapni.
A bejövő hívások kézbesítésének tényleges módja a telefon társaság feladata. Minden hívó ugyanazt a számot tárcsázza, a fő cégszámot. A telefoncég biztosítja az úgynevezett rollover szolgáltatás funkciót. Ha az első vonal foglalt, a következő hívó átkerül a következő elérhető vonalra.
Az elfoglalt jelek elkerülhetők, ha elegendő telefonvonal áll rendelkezésre az összes lehetséges egyidejű hívó számára.
Hogyan készítsünk üzleti telefonrendszert, kezelje megfelelően a hívóit
A menüopciók programozásakor elengedhetetlen figyelembe venni az osztályok és a személyzet logikus elhelyezkedését a vállalatában. A jól szervezett telefonmenü segít a hívók gyors átjutásában.
Érdemes a hívóját a helyes irányba terelni anélkül, hogy összetévesztené a választást. A könnyen követhető menü elengedhetetlen, különféle osztályok, személyzet vagy egyéb információk opcióival.
Hogyan lehet megtervezni a menü megfelelő felépítését? Gondoljon arra, hogy a legtöbb hívója miért hív, és mire van szüksége tőled. Fontolja meg azt is, hogy ügyfelei mennyire ismerik a céget.
- Rendszeresen felveszik a kapcsolatot bizonyos személyekkel?
- Tudják a mellékállomások számát?
- Tudják a személyzet vezetéknevét?
- Vagy csak homályos elképzeléseik vannak arról, hogy milyen osztályt kell elérniük?
Ennek tudatában megtervezheti a telefon menüjét, hogy megfeleljen az ügyfelek igényeinek.
Ha sok embernek van kérdése gyakori kérdésekkel, vagy információra van szüksége a termékeivel kapcsolatban, adjon meg egy olyan opciót, mint például: " Nyomja meg az 5 gombot a widgetjeinkről ".
Ha az ügyfelek név szerint ismerik a személyzetet, akkor hasznos felajánlani a telefononkénti címtárat. A telefonáló utasítja, hogy tárcsázza a vezetéknevet a telefon billentyűzetén.
Ne feledje, hogy ha valaki elhagyja a cégét, vagy ha másokat vesz fel, akkor naprakészen kell tartania a telefonkönyvét.
Biztonsági intézkedésként, annak biztosítása érdekében, hogy ne veszítse el a hívókat, mindig hasznos, ha a hívónak lehetőséget kínál a nulla megnyomásával az üzemeltetőhöz. Üzemeltetője lehet a recepciónk, vagy bárki, aki segíthet a hívóknak, akiknek útmutatásra van szüksége.
Telefonhívó a menüopciók megnyomásával
Pete Linforth képe a Pixabay-től
Automatizált üzleti telefonrendszer etikett
Jó üzleti gyakorlat, hogy a hívóinak a lehető legkönnyebb átjutni a megfelelő személyhez, hogy segítsen nekik. A következő pontok döntő fontosságúak.
Adjon meg hasznos menüválasztásokat
Szokás osztályokat elhelyezni a menüben, és kiterjesztéseket rendelni a személyzet számára. Bizonyos esetekben érdemes embereket felvenni a menübe, így a hívója hallja: "Sally Jones esetében nyomja meg az 1-et, John Smith esetében nyomja meg a 2-t stb."
Ne feledje, hogy ebben az esetben a hívójának képet ad a vállalat méretéről. Ezt elkerülheti a Dial-by-Name funkcióval, és ezzel az egyik menüpontot választja.
Adjon a hívóknak egy gyors élő személyt, nulla opcióval
Sok ember rohan, és néhányuknak nincs türelme meghallgatni a teljes menüt. Nem akarja elveszíteni ezeket a potenciális ügyfeleket, és határozottan nem akarja őket meghiúsítani. Sokszor ezek a telefonálók nullát akarnak nyomni, hogy valódi személy azonnali figyelemmel kísérje őket. Ezért célszerű a nulla menüpontot csengetni egy kísérővel, aki segíthet nekik vagy irányíthatja a hívást.
Ne keverje össze az üzleti és személyes üdvözleteket
Egy másik fontos dolog, hogy ne keverjük össze az üzleti és személyes üdvözleteket. Amikor az alkalmazottak továbbítják a mellékeiket mobiltelefonjaikra vagy otthoni telefonjaikra, előfordulhat, hogy nem akarják, hogy hívóik hallják a kimenő üdvözlő üzenetüket, ha nem válaszolnak egy átadott hívásra.
A hívásszűréssel blokkolható a rendeltetési hely személyes üdvözlése, így a hívó csak a mellék alatt biztosított szakmai üdvözletet hallja. Ha egy mobiltelefon hangpostája válaszol, a hívó nem lesz összekapcsolva. Ehelyett a hívót visszaveszik, és az üzleti rendszer megfelelő üdvözletével az üzleti rendszer hangpostájába ejtik.
Hívásszűrés
Ahelyett, hogy csatlakozna, amikor válaszol, először a hívó nevét játssza le a címzettnek. Ezután megnyomhatnak egy gombot a hívás fogadásához. Ha a hangposta válaszol, akkor nem ad vissza kulcstónust, így a telefonrendszer visszahozza a hívót, amint azt fentebb kifejtettem.
Hívásfeldolgozás, ha a személyzet nem áll rendelkezésre
Előfordulhat, hogy munkatársai nem mindig állnak rendelkezésre hívások fogadására. De ügyelnie kell ügyfeleire, amikor hívnak.
Tehát, ha egy hívás megválaszolatlan marad, a hívó fél gyors irányítása a megfelelő hangpostafiókba, az üdvözletben szereplő utasításokkal segít abban, hogy biztosítsa hívóját, hogy azonnal gondoskodnak róla.
Ha a személyzetnek magánéletre van szüksége az érintett feladatok elvégzéséhez, akkor a kiterjesztéseiket "Ne zavarjanak" üzemmódba lehet állítani, hogy a fontos hívók ne csak csengést halljanak, ne essenek a " Hangposta börtönbe ".
Ehelyett, ha a melléket Do-Not-Disturb értékre állítja, akkor egy alternatív üdvözletet fog lejátszani, amelyet a postafiók felhasználó állított be a hívók kezelésére, amikor azok nem érhetők el. Ez az üdvözlet "nem elérhető üdvözletként" ismert. Utasításokat ad a hívójának, például azt, hogy milyen mellékállomást kell tárcsáznia egy másik alkalmazott azonnali kiszolgálása érdekében.
Az a tény, hogy a postaláda felhasználó mind a szokásos üdvözletet, mind a nem elérhető üdvözletet rögzítheti, megkönnyíti a Do-Not-Disturb (vagy nem elérhető üzemmód) és az újbóli visszatérést anélkül, hogy új üdvözletet kellene rögzíteni.
Ne feledje, hogy minden üzenetet nyomon kell követnie. Tehát a személyzetnek rutinszerűen ellenőriznie kell a hangpostafiókját, vagy engedélyeznie kell az értesítési módot.
Hogyan csatlakoztassuk a távmunkásokat a telefonrendszeréhez
Ha mobil munkaereje van, otthoni munkaerőt alkalmaz, vagy műholdas irodája van, akkor minden dolgozóját össze kell kötnie egy egységes telefonrendszerbe, hogy hozzáférhessenek a hívóinak.
Egyes telefonrendszerek lehetővé teszik a bővítmények programozását, hogy a hívásokat külső számokra irányítsák. Ha rendelkezik ezzel a funkcióval, hozzon létre kiterjesztéseket az összes távoli személyzet számára, akinek hozzáférhetőnek kell lennie.
A hosszabbító mobiltelefonok megfelelő használata
Ha a távoli munkatársai nincsenek meghatározott helyeken, akkor programozhatja a telefonrendszer-bővítményeket a hívások mobiltelefonjára irányításához. A melléküket tárcsázó hívó a mobiltelefonon keresztül csatlakozik, anélkül, hogy tudná, hogy fizikailag nincsenek az irodában.
Érdemes lehet azonban figyelembe venni, hogy a hangpostában hagyott nem fogadott hívásokat nem lehet időben felvenni és visszaküldeni. Megoldás lehet a hívásszűrés letiltása, és az összes hívás hagyása a mobiltelefon hangpostájába, ha nincs válasz.
Előnye, hogy nem kell két helyen ellenőrizniük az üzeneteket. Csak ellenőrizniük kell a mobiltelefont, amely valószínűleg üzenetváró jellel rendelkezik a nem fogadott hívás jelzésére.
Ne feledje, hogy a hívó a személyes üdvözletet hallja a mobiltelefonon, ha nincs válasz. Tehát a köszöntésnek az üzlethez kell kapcsolódnia, ha ezt a módszert alkalmazzák, hacsak a rendszere nem tudja megkerülni ezt az üdvözlést, amint azt korábban említettem.
A megfelelő tervezés nagyszerű benyomást fog tenni a hívóira, amikor könnyen elérhetik a megfelelő személyzetet a kitűzött célok elérése érdekében. Ez mind az Ön, mind az ügyfelek számára előnyös.
Távoli munkavállaló üzenetrögzítő
Kép Gref_exe a Pixabay-től
Telefonrendszer készítése az igényeinek kielégítésére
Fontolja meg a használat rugalmasságát és azt, hogy a hívói hogyan tudják a lehető legtöbbet kihozni az egyéni automatizált kísérő menüből.
Önnek el kell döntenie, hogy mely funkciókat használja és hogyan valósítsa meg helyesen. Nem akarja használni a telefonszolgáltató olyan funkcióját, amely zavarja a telefonrendszert.
Az alábbiakban bemutatunk néhány általános jellemzőt és azok integrálásának módját:
Hangposta
Ha személyzete bármelyikében telefonál, a hangposta fogadja az üzenetet. Minden telefonkiterjesztésnek rendelkeznie kell saját hangpostafiókkal, saját személyes üdvözlettel.
Létfontosságú letiltani a telefonszolgáltatótól a hangposta szolgáltatást, amikor a hangposta funkciót a telefon rendszerével használja.
Hívások átvitele
Ha távoli helyeken van munkatársa, akkor engedélyezheti, hogy a mellékállomásukat tárcsázó hívók átkerüljenek a mobiltelefonjukra.
A jó telefonrendszernek képesnek kell lennie a telefonszolgáltató által biztosított különféle típusú átviteli funkciók kezelésére, például a háromirányú hívásokra vagy az átadásra és felszabadításra, amely a Centrex néven ismert funkció.
Ha a telefonszolgáltatóval nincs semmilyen átviteli képesség, akkor egy tisztességes telefonrendszernek továbbra is képesnek kell lennie arra, hogy a hívókat két telefonvonalon keresztül javítva átirányítsa a hívókat egy másik telefonszámra.
Végül ellenőrizze, hogy a telefonrendszere jó első benyomást kelt-e
Végül, amikor be van állítva az automatizált rendszer, és befejezte a programozást, hívja telefonszámát, és hallgassa meg a cég üdvözletét. Tesztelje a menü minden opcióját, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden a kívánt módon működik.
Nem akarja, hogy a hívói valami furcsa dologba ütközzenek. Elkaphatja és kijavíthatja, mielőtt a hívói valami hibát találnának, ami irritálja őket.
Ne feledje, hogy a telefonrendszere az első dolog, amelyet ügyfelei és ügyfelei tapasztalnak, amikor felhívnak. Tehát kiváló első benyomást keltsen.
© 2015 Glenn Stok