Tartalomjegyzék:
- Tört a buborék
- A vállalat több részleget lefedő folyamata
- És ez folytatódik
- Tehát ki vett részt?
- Hogyan távolítsuk el a silókat?
Tört a buborék
Legközelebb, amikor a munkahelyén van, nézzen körül. Mennyire működnek együtt az egyes osztályok?
Azt mondaná, hogy jól ismeri az egyes részlegek működését? Vagy hogy a szerepeik hogyan illeszkednek az önéihez?
Mindenki szereti azt gondolni, hogy a saját szerepe a legfontosabb, hogy az üzlet nem működhet az osztálya nélkül.
Rossz!
Egy dolog, amit gyakran tapasztalunk a belső ellenőrzés során, az az, hogy minden részleg egy silóban dolgozik, és a saját kis munkabuborékjában marad, figyelmen kívül hagyva, mi történik még körülöttük az üzletben.
Bár bármi, amit csinálsz, a részletekre való összpontosítás jó dolog, nem szabad, hogy az összkép rovására menjen.
Az iparágtól függetlenül egyetlen vállalkozás sem működhet egyetlen részleggel. Még a kis, egyetlen üzemeltetővel rendelkező vállalkozások is megkövetelik, hogy több kalapot viseljenek, amikor különböző feladatokat vállalnak vállalkozásán belül.
A vállalat több részleget lefedő folyamata
Vessünk egy pillantást egy egyszerű példára a meglévő termék gyártásának és vásárlóink eladásának lépéseire. Mielőtt még fontolgatná, hogy többet keressen, meg kell határoznia:
- mennyi termék van jelenleg raktáron
- van-e lejárati ideje
- szezonális termékről van-e szó, csak az év bizonyos szakaszaiban szükséges
- hogy jelenleg van-e szükség extra ráfordításra
- hogy a vállalkozás rendelkezik-e erőforrásokkal többet elérni ebben a pillanatban
A fenti kérdéseket általában valaki áttekinti a tervezési osztályon belül. Megállapítják azt is, hogy a termék mekkora részét kell elkészíteni, és mennyi alapanyagot kell megvásárolni.
Ezeket az információkat általában továbbítják a vezetőségnek, hogy jóváhagyják a gyártást, az alapanyagok beszerzését, valamint a termék gyártásának befejezéséhez szükséges időt és személyzetet. Ilyenkor általában a pénzügyi részleggel folytatott megbeszéléseket tartják, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy a vállalkozás rendelkezik-e az összes feladat elvégzéséhez rendelkezésre álló forrásokkal.
A tervezési folyamat befejezése és jóváhagyása után az alapanyagigények részleteit továbbítják a beszerzési osztálynak. Itt lesz egy jóváhagyott beszállítók listája, amelyeket a szükséges alapanyagok megvásárlásához vételi megrendelések elkészítéséhez használnak. Ezeket megint általában a vezetőségnek kell jóváhagynia, mielőtt elküldenék a beszállítókhoz.
Az alapanyagok megrendelése után a pénzügyi osztálynak el kell engednie a fizetést, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az árukat időben kézbesítik. A pénzügyi nyilvántartást frissíteni kell, hogy tükrözze, mennyi pénzt és mire költött az üzlet. Később ezt a fizetést össze kell egyeztetniük az egyeztetési folyamat részeként kapott számlákkal.
Tehát megrendeltük alapanyagainkat; a többinek könnyűnek kell lennie, igaz?
A beszállítók elkezdték szállítani nyersanyagainkat, ezért most valakinek ellenőriznie kell őket, hogy megbizonyosodjon a megrendelések helyességéről és az áruk használható állapotáról. A legjobb módja ennek az, ha összehasonlítja a megrendeléseket és a számlákat a beérkezett árukkal.
A vállalkozás méretétől és a beérkezett anyagok típusától függően ez bárki lehet, a recepciótól kezdve a raktári személyzetig vagy a helyszíni elöljáróig. Nagyobb vállalkozásoknál, és az áruk típusától függően előfordulhat, hogy egy személy jelentkezik alá, hogy megerősítse az áruk helyszínen történő beérkezését, és egy másik ellenőrzi az alapanyagok minőségét.
Az alapanyagokkal kapcsolatos esetleges papírokat meg kell őrizni, és előfordulhat, hogy másolatokat kell küldeni a különböző osztályoknak, hogy nyilvántartásuk pontos legyen. Ha papírmunka van, akkor a dolgok rendetlenné válhatnak, ha hiányzik a kommunikáció, vagy ha nem érted, miért van szükségük a többi osztálynak és milyen időkeretben van szükségük rájuk.
Nem tud fizetni, ha nem tudja, mit fizet. Akkor sem szabad elfogadnia az árut a helyszínen, ha nem ismeri az ott lévő termékeket és mennyiségeket.
Most, hogy megvannak az anyagaink, elkészíthetjük termékeinket.
Ismételten, a vállalkozás méretétől és felépítésétől függően az alapanyagok tárolása, nyilvántartása és felhasználásra szétosztása nagyon eltérő lehet. Az egyik pont, amely változatlan marad, az, hogy rögzíteni kell, amikor az egyes anyagokat felhasználják, ki és mennyit használ. Ezen információk nélkül nem fogja tudni, hogy mire van szüksége, amikor elkezdi a tervezési folyamatot, amikor legközelebb el akarja készíteni a terméket.
A termék előállítását azoknak a munkautasításoknak a használatával kezdjük, amelyeket azelőtt fejlesztettek ki, hogy eleinte elkezdtük volna gyártani ezt a terméket. A munkautasításokat annak biztosítására használják, hogy minden termék pontosan ugyanúgy készüljön és állandó minőségű legyen.
Valahányszor valaki felfedezi a gyártási folyamat jobbá tételének módját, frissíteni kell a munka utasításait és egyéb folyamatdokumentumait, hogy azok naprakészek maradjanak. A belső ellenőrzési részleg is felülvizsgálhatja a folyamatot, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a munka utasításait valóban betartják-e.
Ha bármilyen berendezést használ a termékek előállításához, akkor meg kell győződnie arról, hogy a berendezés jó állapotban van. A karbantartási osztálynak ütemtervet kell készítenie a berendezések szükség szerinti teszteléséhez, javításához és cseréjéhez. A kockázatkezeléssel és / vagy a belső ellenőrök munkatársaival folytatott megbeszélések segíthetnek az ütemtervek elkészítésében.
A gyártási folyamat során bekövetkezett eseteket, például a berendezések meghibásodását, a gyártási folyamat nem megfelelő befejezését vagy a személyzet sérülését is fel kell jegyezni, kivizsgálni és megoldani.
A termék értékesítése előtt ellenőrizni kell a minőségét; nem akar alacsonyabbrendű vagy hibás terméket értékesíteni.
Most egy késztermék ül az üzletünkben, és eladásra vár, de kinek és mennyiért adjuk el?
És ez folytatódik
A "mennyit" korábban a menedzsment dolgozta volna ki, ismét a pénzügyi részleget vonták be annak megerősítésére, hogy mennyibe került Önnek a termék elkészítése és mennyi profitot akart elérni.
A kutatásban és fejlesztésben részt vevő személy által végzett piackutatásra már az elején szükség lett volna, hogy megvizsgálják, milyen más hasonló termékeket árulnak, és mit hajlandók fizetni az emberek.
Ami azt illeti, kinek adjon el, a piackutatása ezt már az elején megvizsgálta volna, így már tudja, kik az ügyfelei. A marketing részleg kampányt fog összeállítani a megfelelő ügyfelek megcélozására, az értékesítési osztály feladata, hogy a terméket eljuttassa a vevőhöz.
Ez már eléggé érintett folyamat, de még nem fejeztük be a csendet.
A nyersanyagok megrendeléséhez és megvásárlásához hasonlóan most is meg kell fordítanunk ezt a folyamatot, hogy a termékeket kiszállítsuk raktározási területünkről és a vásárlóhoz.
Csomagolási részlegünknek megfelelő mennyiségű terméket kell csomagolnia az ügyfelek számára. Olyan számlákat kellene készítenünk, amelyeket az ügyfélnek ki kell fizetnie. A raktárnak meg kell erősítenie, hogy a megfelelő termékek a megfelelő vevőhöz kerültek. Pénzügyi osztályunknak pedig meg kell győződnie arról, hogy az ügyfél fizetett-e, és hogy a kifizetéseket megfelelően rögzítették-e és egyeztették-e.
Továbbá, mivel munkatársaink voltak, akik gyártották a termékeket, a bérszámfejtési osztályunknak tudnia kell, ki és hány alkalommal dolgozott, hogy fizetni lehessen az idejükért.
Míg a fentiek mind megtörténnek, még mindig néhány osztály működik a háttérben. Két fő szempont az informatikai részleg, amely biztosítja, hogy a személyzet hozzáférjen a szükséges rendszerekhez és információkhoz.
A másik a takarítóink. Függetlenül attól, hogy a belső személyzet vagy egy külső takarító cég alkalmazását választja, valakinek tisztának, rendezettnek és potenciális veszélyektől mentesnek kell lennie a munkatérben.
Tehát ki vett részt?
A fenti példát tekintve egyszerű gyártási és értékesítési folyamatunk a következő részlegeket vonta be:
- Menedzsment
- Tervezés
- Vásárlás
- Pénzügy
- Raktár
- Minőség ellenőrzés
- Dokumentum kezelés
- Termelés
- Karbantartás
- Marketing
- AZT
- Csomagolás
- Értékesítés
- K + F
- Kockázat kezelés
- Belső vizsgálat
- Incidens kivizsgálása
- Bérszámfejtés
- Tisztítás
Mint látható, minden részleg részt vesz. Ha csak egy ilyen osztályt vennél ki a keverékből, a dolgok nagyon gyorsan elrontanák! Az ellenőrzési ellenőrzések elmaradhatnak, előfordulhat, hogy nem rendelkezik a termelés befejezéséhez vagy a személyzet fizetéséhez szükséges erőforrásokkal, hiányozhatnak az értékesítési lehetőségek, vagy ami még fontosabb, olyan terméket értékesíthet, amely nem alkalmas felhasználásra és veszélyes lehet.
Hogyan távolítsuk el a silókat?
A belső ellenőrzés során gyakran, ha a kommunikáció meghibásodott, vagy ha az alkalmazottak nem biztosak a különböző területek szerepében, akkor azt javaslom, hogy egy osztály munkatársai menjenek rövid időre árnyékba más osztályok munkatársaival. Ráveszem őket, hogy menjenek be és üljenek be, hogy megnézzék, mit csinálnak valójában a többi alkalmazott. Lehetőséget kapnak arra, hogy kérdéseket tegyenek fel, és jobban megértsék az osztályok együttműködését.
Lényegében kirakós játéknak kezdik tekinteni az üzletet, és az összes darab összeillik, így inkább az egész, mint az egyedi silók gyűjteménye.
© 2017 Katrina McKenzie