Tartalomjegyzék:
Tudjon meg mindent arról, hogy mi a letéti asszisztens, és mit jelent a munkaköri leírás!
Canva
Irodalmi végzettségem birtokában, amikor az álláspályázatok és interjúk bizonytalan óceánjába merültem, soha nem számítottam arra, hogy megpróbálom elmenekülni a kiskereskedelem elől, letétbe helyezve dolgozom. Valójában soha nem hallottam letéti letétről, amíg szeszély szerint nem jelentkeztem az állásra. Majdnem két évvel a kétségbeesett karrierkeresés után eszeveszett Google-kereséseket hajtottam végre, és a legjobb ruhát választottam egy interjúhoz, hogy esélyem legyen egy olyan karrier megkezdésére, amiről semmit sem tudtam.
Számomra szerencsés, hogy letéti asszisztensként való induláshoz csak a diploma megszerzése érdekében nem volt szükség másra, mint egy fokozatra. Azok számára, mint én, olyan végzettséggel rendelkeznek, amelynek nincs a legjobb hírneve arról, hogy "hasznos" a munka világában, a letéti letét nagyszerű kezdet lehet. Valójában annak, akinek asszisztensként dolgozom, még középiskolai végzettsége sincs. Ugyanakkor nem minden letéti társaság egyforma, ezért letéti asszisztenssé váláshoz diplomára vagy engedélyre lehet szükségük egy kapcsolódó területen, például banki vagy ingatlanügynökségnél. Szükség lehet tapasztalatra a kapcsolódó területeken azok számára is, akik nem rendelkeznek iskolai végzettséggel.
Ha letéti asszisztenssé kíván válni, rövid áttekintést adtam arról, hogy mi a munka itt, valamint a letéti leírást azok számára, akik még soha nem hallottak róla. Ne feledje, hogy minden letéti társaság más és a letéti követelmények államonként változnak. Amit itt felsoroltam, az a saját tapasztalatom alapján történik, hogy letéti asszisztenssé váltam, így annak a cégnek, amelyre választani szeretne, kissé eltérő elvárások lehetnek a letéti asszisztens munkaköreivel szemben.
Mi a letéti letét?
Ha fogalmad sincs, mi a letét, az rendben van. A legtöbb ember, aki átjön az irodán, ahol dolgozom, még a bezárás napján sem tudja, kik vagyunk vagy mit csinálunk. Amit a letéti és hogyan végeznek, az államonként és társaságonként különbözik. Alapvetően a letét a pártatlan közvetítő (vagy nő) két fél (vevő és eladó, hitelfelvevő és kölcsönadó stb.) Között. Letéti tisztek és letéti asszisztensek csak utasítások alapján járnak el papírok kézbesítésére, dokumentumok kitöltésére és nyilvántartására, valamint pénzeszközök fogadására és folyósítására.
A letéti asszisztensek szorosan együttműködnek az ingatlanügynökökkel, és be kell tartaniuk az ingatlanra vonatkozó törvényeket és előírásokat.
Az igazság a Wikimedia Commonson keresztül (CC licenc)
Letéti asszisztenssé válás
Munkaköri leírás
A munkaköri leírás legalapvetőbb eleme ennek a pozíciónak az, hogy nyomozóként jár el egy letéti tiszt mellett, és mindent egy ügyes csomagba állít össze, amely készen áll a tranzakció lezárásának napjára. Van néhány alapvető információ, amire egy letéti tisztnek szüksége van egy tranzakció megkezdéséhez, amelyek többségét egy letéti asszisztensnek kell a lehető leghamarabb összeállítania nekik:
- Utca és csomag száma (ha van)
- Értékesítési ár
- Az összes vevő és eladó teljes neve
- Az összes vevő és eladó családi állapota
- Az összes vevő és eladó elérhetőségei (levelezési címek, telefonszámok és e-mail címek)
- A hitelező meglévő neve, kölcsönének száma és elérhetőségei
- Új hitelező elérhetőségei (ha van)
- Lakástulajdonosok Egyesületének információi (például cím, alapkezelő társaság adatai és illetékek)
- Bizottsági összegek
A letétkezelő asszisztens munkaköri leírásának egyik kulcsfontosságú eleme a részletorientáltság. Mint már említettem, a letéti megbízás csak utasítások alapján működik, amely általában adásvételi szerződés, megrendelőlap stb. Formájában történik. Nem kell mindent szóról szóra elolvasnia, csak feltétlenül keresse meg a legfontosabb részeket minden dokumentumról, amelyek elengedhetetlenek a tranzakció továbbhaladásához. Az eladó megadta az összes elérhetőségét? A vásárlók egyedülállók vagy házasok? Ez csak kettő azok közül a sok kérdés közül, amelyeket feltesz magának, amikor először nyit egy új tranzakciót.
Letéti asszisztensként nagy valószínűséggel Ön lesz az, aki leveleket és csekkeket küld ki, és bármilyen szükséges telefonhívást kezdeményez a különböző fájlokhoz a tranzakció különböző szakaszaiban. Készüljön fel a sokféle feladatra, rengeteg idővel telefonálva és gépelve az e-maileket, miközben előkészíti és / vagy kiszállítja a dokumentumokat.
A letéti asszisztens munkaköri leírásának harmadik legfontosabb eleme, hogy nagyszerű ügyfélszolgálati ismeretekkel kell rendelkeznie. Ne lepődj meg, ha az emberek kissé aggódnak vagy stresszesnek hívják a határidőket vagy a tranzakció egyéb aspektusait illetően, amelyek a vártnál kissé nehezebbé válhatnak. A legjobb tanács, amit kaptam a letéti asszisztenstől, aki nyugdíjazása után azonnal felvettek, az volt, hogy egyszerre csak ennyit tehet. Azt mondta, hogy ne felejtse el megtenni a dolgokat egyenként, és soha ne rohanjon, mert hibázhat, és csak tovább ronthatja a dolgokat.
Ezenkívül emlékeznie kell arra, hogy soha ne ígérjen az ügyfeleknek olyasmit, ami több, mint amit tehet, vagy tanácsot adhat valamihez, amiről semmit sem tud. Letéti tisztek és letéti asszisztensek soha nem adhatnak jogi tanácsot. Ha kétségei vannak, forduljon az ügyfélhez valakihez, aki kapcsolatban áll a kérdésével vagy aggályával, például ingatlanügynökével, ügyvédjével vagy hitelezőjével, ahelyett, hogy saját maga próbálna megválaszolni valamit.
Például az egyik leggyakoribb kérdés, amelyet az akció lezárása után kapok: "Rendben, hol vannak a kulcsaim?" Ez az a kérdés, amelyre az ingatlanközvetítő válaszolni tudna, tekintve, hogy náluk van az ingatlan kulcsa. Általában ugyanazon a napon adják meg a kulcsokat, erről értesítem az ügyfelet, de mindig az a legjobb, ha az ügyfél mégiscsak megkérdezi az ingatlanügynököt, hogy biztos legyen benne.
Letéti asszisztens feladatai
Mint már említettem, egy letéti asszisztens sok nyomozói munkát végez, dokumentumok felkutatásával, információk gyűjtésével és a megfelelő információk elküldésével a megfelelő embereknek, hogy a tranzakció tovább haladjon. Minden vállalat más, de vannak olyan alapvető feladatai, amelyekre számíthat letéti asszisztensként, amelyek a következők:
- Levelezési levelek
- Kapcsolattartási adatok gyűjtése
- Pénzügyi információk gyűjtése
- Dokumentumok kiküldése és / vagy kézbesítése
- Információk bevitele egy számítógépes rendszerbe
- Dokumentumok írása
- Telefonok és e-mailek megválaszolása
- Alapok folyósítása
- Találkozók beállítása
- Információs kérések megválaszolása
- Aláírások végrehajtása
- Rendelési cím jelentések
Letéti asszisztensként fontos, hogy megismerje a különböző típusú dokumentumokat, valamint az ingatlanügyletekkel kapcsolatos törvényeket és szabályozásokat. Azok számára, mint én, akik tapasztalat vagy ehhez kapcsolódó oktatás nélkül képesek megszerezni ezt a munkát, ez ijesztőnek tűnhet, de a dokumentumok elolvasása, amint hozzájuk jut, segít gyorsan megismerkedni velük.
A letéti asszisztenseknek gyors, több feladatot ellátó személyeknek kell lenniük, képesek lesznek megbirkózni több szűk határidővel, és továbbra is meg kell tartaniuk ezt a mosolyt az arcukon az aláírásra jelentkező ügyfelek számára. A leírás és a munkaköri feladatok, valamint a letéti asszisztens kissé ijesztőnek tűnhet, de igazán szórakoztató munka lehet, különösen, ha segít abban, hogy az emberek megvalósítsák az első otthonukról szóló álmukat.
© 2013 Lisa