Tartalomjegyzék:
- Az e-mail fontossága a vállalkozások számára
- Közvélemény kutatás
- 9 Hatékony stratégiák az e-mail munkahelyi használatához
- Jogi következmények és politikai megfontolások
- A vállalkozások e-mail házirendjének alapvető elemei
- Közvélemény kutatás
Az e-mailek küldése és fogadása szinte minden közösségben elterjedt az üzleti életben.
Lori Truzy
Az e-mail fontossága a vállalkozások számára
Egyes becslések szerint a napi online üzleti levelezés mennyisége globálisan közel 130 milliárd. Az e-mail hatékony eszköz a vállalkozások számára, de az e-üzeneteket a lehető legnagyobb szakszerűséggel kell kezelni. Annak ellenére, hogy az e-mail jelentőséggel bír az üzleti interakciókban, a legtöbb munkaadó ritkán tart oktatást az elektronikus levél használatáról. Véletlenül a munkavállalóknak meg kell érteniük a személyes és a kereskedelmi levelezés közötti különbséget az üzleti erőforrások felhasználásakor.
Valóban, az üzleti e-mail interakciók károsak lehetnek, ha azokat nem megfelelően hajtják végre. Rehabilitációs tanácsadóként dolgoztam az ügyfelekkel az üzleti környezet írásbeli és szóbeli készségeinek fejlesztésén. Ezenkívül segítettem a munkáltatókat az e-mailes kommunikáció hatékony stratégiáinak megvalósításában. Az alábbiakban bemutatjuk azokat a technikákat, amelyek hasznosnak bizonyultak, és ötleteket egy hasznos politika kialakításához.
Közvélemény kutatás
Az e-mailes interakciók a munkanap során végbemennek.
Lori Truzy
9 Hatékony stratégiák az e-mail munkahelyi használatához
1. Kerülje a nem megfelelő poénokat. Bizonyos szavak és kifejezések használata az egyén becsmérlésére alapot jelenthet az azonnali elbocsátásra. Számos szervezetnek van politikája a kifejezett nyelvhasználat, azaz az iskolák ellen. Az e-mailben és más kommunikációban alkalmazott sértő megjegyzések típusai: faji rágalmazások, bigott nemzeti eredetű nyilatkozatok, elfogult megjegyzések egy személy fogyatékosságával kapcsolatban és a szexuális irányultsággal kapcsolatos sértések. Következésképpen a kutatások azt mutatták, hogy a vállalkozások profitálnak attól, hogy tiszteletteljes hírnevet szereznek az alkalmazottak és a lakosság iránt. Korlátozza a vígjátékkal kapcsolatos személyes nézeteit az üzleti kommunikációtól, beleértve az e-maileket is.
2. Vegye figyelembe a napszakot. A napszak befolyásolhatja az e-mailre adott reakciókat. A nap végén egy személy online üzenetet küldhet rövid nyelven, amely nem feltétlenül tükrözi azt, amit tud az alkalmazottról, az ügyfélről vagy a vállalkozóról. Ezenkívül fontolja meg, hogy megfelelő-e az e-mail küldés a szabadidőben. Nem biztos, hogy nagyszerű ötlet, hogy este a felügyelőnek küldjön SMS-t, amikor családjával van. (Mennyire sürgősen van szüksége válaszra? A problémát jobban kezelik a következő munkanapon?)
3. Ne próbáljon e-mailt küldeni szünetekben és ebéd közben. Az emberek a szüneteket és az ebédidőt arra használják, hogy feltöltődjenek a munkahelyi stressztől. Ezekben az időszakokban személyes kérdésekkel is foglalkozhatnak. Ezen okokból, ha egy másik személlyel e-mailben kapcsolatba lép, e-mailben vagy szünetben kapkodóan összeállított válaszokat adhat a rosszul kifejtett ötletekkel. A szakemberek által gyakran alkalmazott technika az, hogy a munkanap alatt időt szánnak az e-mailek megválaszolására és írására az egyértelműség és az összpontosítás érdekében.
4. Határozza meg, mikor lehet, hogy az e-mail nem a legjobb megoldás. A hosszas beszélgetéseket magában foglaló témákat leginkább személyes kapcsolatok vagy telefonhívás útján lehet kiszolgálni. Ezenkívül el kell kerülni a bizalmas kérdéseket vagy az érzékeny témákat a munkahelyi e-mailek cseréjében, kivéve, ha a megfelelő humánerőforrás-személyzettel vagy vezetővel találkoznak. Ezek a kérdések a következők lehetnek: lehetséges megkülönböztetés, fizetési eltérések és egészségügyi problémák. Hasonlóképpen, az ötletbörze időt és erőfeszítést igényel, így egy ilyen tevékenység alkalmasabbá válik a kommunikáció másik formájára. Lényegében azok a vitaterületek, amelyek megoldása több mint néhány percet igényel, nem biztos, hogy megfelelő az e-mailhez.
5. Ne válaszolj haragban. Néhány elektronikus levél fogadása védekező gondolkodásmódba helyezheti. A válasz elküldése előtt azonban nyugodjon meg. A mai munkakörnyezetben a tapintat megmutatása az alkalmazottak számára nagyon értékes tulajdonság. Ezenkívül tartózkodjon a profán szókincs használatától. Vegye figyelembe ezt a tényt: az ön által feldühödött e-mail a másnapi hírciklus részévé válhat, vagy közzétehető a közösségi médiában. Röviden: érdemes megtartani munkáját, miközben produktív kapcsolatokat épít ki a szervezeten belül és kívül. Más szavakkal, az érzelmi visszafogás képességének bemutatása előnyös lehet az általános karrierút számára.
6. Gondolkodjon, mielőtt elküldi az e-mailt. Először gondolkozzon végig a levelezés szóválasztásán. Ezután írjon egy vázlatot az e-mailről. Végül tekintse át, és végezze el a szükséges változtatásokat. Ha az idő engedi, engedje meg, hogy egy másik személy visszajelzést adjon Önnek. Győződjön meg arról, hogy a téma az interakció középpontja.
7. Alkalmazzon sablonokat. A rendszer megléte csökkenti az e-mailekkel kapcsolatos néhány kérdést. Számos vállalat és szervezet fejleszt és karbantart formázott e-maileket különböző helyzetekhez, amelyek az üzleti életben szokásosak. A szolgáltatások visszautasítása vagy jóváhagyása, a termékek visszaküldése, valamint az ütemezéses megbeszélések csak néhány terület, amely alkalmas a sablonokra. Amikor egy szervezet megtesz egy ilyen lépést, a szolgáltatás minősége javulhat, miközben csökkenthető az írásbeli cserék tévedése. A sablonok kiváló időmegtakarító eszközök is.
8. Üzenetének tömörnek és udvariasnak kell lennie. Írja össze üzenetét azzal a megértéssel, amelyet egy másik embernek ír. Használjon udvarias üdvözlést és zárást. Koncentráljon az e-mail céljára, elkerülve a szleng és névhívást. Diplomatikusan térjünk a lényegre. Ne hívjon fel egymással összefüggő aggályokat.
9. A hangnem számít. Ne bántsa munkatársait, vállalkozóit vagy fogyasztóit írásban vagy bármilyen más kommunikációs formában. A fenyegető nyelv súlyos következményekkel járhat. Tartsa pozitívnak az e-mail hangnemét. Mutasson előre gondolkodást olyan mondatok hozzáadásával, amelyek hajlandóságot mutatnak a problémák megoldására. Példa lehet erre: "Biztosan találunk megoldást a problémára."
Ha túl gyorsan cselekszünk egy e-mailhez, annak következményei lehetnek
Lori Truzy
Jogi következmények és politikai megfontolások
A kapkodva küldött e-mailekkel kapcsolatban jogi következmények lehetnek. A bíróságok valóban elismerték az online levelezést írásos nyilvántartásként. Ezért az e-mailt üzleti memorandumként, elektronikus dokumentációként vagy nyilatkozatként kell megérteni, amelyeket szükség esetén megvizsgálhatunk. Az új alkalmazottak képzésében a vállalatok számára előnyös lenne, ha a dolgozók különböző forgatókönyvekkel hagynák gyakorolni az e-mail kezelésével kapcsolatos képességeik fejlesztését. Lényegében egy irányelv kidolgozása és az e-mailes interakcióra vonatkozó képzésben való részvétel elősegíti, hogy a szervezet elkerülje a pereket. Az alábbiakban bemutatjuk az e-mail használatával kapcsolatos hatékony irányelvek néhány fontos elemét. A vállalkozások tulajdonosai azonban tanácsot kérhetnek egy ügyvéddel, mielőtt a házirendet végrehajtják a munkahelyen.
A vállalkozások e-mail házirendjének alapvető elemei
- Jelezze, hogy az alkalmazottaknak milyen gyorsan kell reagálniuk a törvényes online üzenetekre.
- Adja meg, hogy minden alkalmazottnak ki kell képeznie a sablonok megfelelő használatát.
- Az alkalmazottak online levelezésének tájékoztatása a vállalati erőforrások felhasználásával a munkáltató vagy a hatóságok döntése alapján felülvizsgálható, ha szükséges.
- Határozza meg, hogy az alkalmazottak mikor léphetnek kapcsolatba más alkalmazottakkal, ügyfelekkel vagy vállalkozókkal e-mailben. (A telefonoknak ki kell kapcsolniuk az értekezletek során? A személyes gondokat e-mailben kell megoldani munkaidőben? Mikor vannak kivételeik?)
- Kidolgozza, mit tegyen szokatlan körülmények között. (Különösen zavaró e-mail esetén kihez kell fordulni? Értesíteni kell a hatóságokat?)
- Hogyan lehet az elektronikus levélre nem válaszolni? Továbbá figyelmen kívül kell hagyni az e-mailt, vagy továbbítani kell azt a felügyelőnek?
- Pontosan részletezze, hogy egy e-mail milyen nyelvet nem tartalmazhat. Például: „Szervezeteink nem tolerálják a faji vagy nemi beszédeket a verbális vagy írásbeli levelezésben, beleértve az e-mailt is.
- Adja meg az irányelv megsértésének következményeit. Például: „Ha kiderül, hogy egy alkalmazott zaklatással foglalkozik az e-mail rendszerünkön, akkor a HR felülvizsgálatának vetik alá, figyelembe véve a munkaviszony megszüntetését.
Állj meg és gondolkodj, mielőtt megnyomnád a küldés gombot
Lori Truzy