Tartalomjegyzék:
- 1. Elemezze a helyzetet
- 2. Tisztázza, mi a szerepe
- 3. Őrizze az ütemtervet
- 4. Használja ki a 80/20 szabályt
- 5. Ellenőrizze önmagát
- 6. Tegyen támogató intézkedéseket
- Előre tervez
- Kommunikálni
- Rendezze el a feladatait
- Automatizálja, ahol lehetséges
- Pihenjen elégségesen
Túl sok dolgot tud egyszerre kezelni?
Fotó: Robert Bye az Unsplash-on
1. Elemezze a helyzetet
Ha ütemtervét tölti ki tevékenységekkel és állandóan elfoglalt, nem feltétlenül jelenti azt, hogy hatékonyan kezeli az idejét. A nagy sebességgel történő folyamatos haladásnak megvannak a maga hátrányai, amelyek közül a legkevésbé is stressz jár.
A valóság az, hogy nem igazán tudjuk ellenőrizni vagy kezelni az időt önmagában. Amit kezelni tudunk, az önmagunk vagyunk. Lassítás szükséges a teljes kép elkészítéséhez.
Tedd fel magadnak a kérdéseket: Ez a legeredményesebb időm? Van-e intelligensebb módszer arra, hogy elérjem azt, amit ma meg kellett tennem anélkül, hogy annyi időt töltenék?
Maga az elfoglaltság jelenthet problémát. Van, amikor az elfoglaltság kitérő megközelítéssé válik - az élet más fontos kérdéseinek elkerülésére.
Ennélfogva, ha visszagondolunk a gondolkodásra, ahelyett, hogy folyamatosan tevékenységekbe vetnénk magunkat, időt spórolhatunk, és maguk az erőfeszítések hatékonyabbá és nyereségesebbé válhatnak.
A tiszta jövőkép kritikus fontosságú
Fotó: You X Ventures on Unsplash
2. Tisztázza, mi a szerepe
Még a rendes munkahelyen is, a rossz időgazdálkodással járó problémák válságkezelési helyzetet eredményezhetnek, amikor a munkavállaló eredeti szerepei és felelőssége beárnyékolódik, és úgy találja, hogy minden idejét arra fordítja, ami nem volt az eredeti munkaköri leírásban.
Ezért kritikus, hogy világos elképzeléssel határozza meg, mit kell teljesíteni, és mi a szerepe és felelőssége. Ha nem tudod, merre tartasz, bármelyik út elvisz oda. Szüksége van egy szabványra, amelyet folyamatosan használhat a fejlődésének mércéjeként.
Ha Ön alkalmazott, akkor lehet, hogy találkoznia kell a vezetőjével annak tisztázása érdekében, hogy hol vannak a prioritásai. A vita megnyitása más szempontból is hasznos lehet. Ez segíthet az ütemezés átszervezésében, hogy elkerülje a kiégést, és megkönnyítheti az extra feladatok delegálását a csapat többi tagjának.
Ne feledje, hogy az üzleti világ változó jellege miatt változhatnak a prioritások és a felelősség is. Ez különösen érvényes azokra, akik önálló vállalkozók. Szervezze úgy az időgazdálkodását, hogy az figyelembe vegye az ilyen változásokat.
Védje az idejét
3. Őrizze az ütemtervet
Az idő a legértékesebb eszköz, amellyel rendelkezel. Az élet egyéb dolgai többnyire pótolhatók, az idő azonban nem. Soha nem kapod vissza életed éveit, amelyek már elhasználódtak. Ugyanez vonatkozik minden pillanatra, amely éppen bepipál.
Ezért nemcsak szükséges, hanem elengedhetetlen, hogy gondosan vigyázzon az idejére. Vezessen egy cselekvési listát, és miután meghatározta az elsőbbségi feladatokat, és zavartalan időt szánt a feladatok elvégzésére, tegyen meg mindent annak biztosítására, hogy ne legyenek interferenciák.
Ez magában foglalja az olyan intézkedéseket, mint a hangposta aktiválása, az e-mailes értesítések letiltása, a bejövő hívások korlátozása, a virtuális megbeszélések kihasználása az élő beszélgetések helyett, naptári találkozók megkövetelése, a „Ne zavarjanak” jelek használata.
Például, ha egy megbeszélést 15 percre tervezett, győződjön meg arról, hogy minden résztvevő betartja az időkorlátot, és ragaszkodik a témához. Külön megoldást lehet kötni minden olyan külső kérdésre, amelyet nem lehet kezelni a megadott időkeretben.
A fentieken kívül folyamatosan vizsgálja meg az idő felszabadításának módjait. Ez hatékonyabbá teszi Önt. Az egyes tevékenységektől megtakarított néhány perc a nap végén összevonva jelentős változást hozhat.
4. Használja ki a 80/20 szabályt
Minél nagyobb az üzlet, annál nagyobbak a felelősségek, és annál nagyobb szükség van a hatékony időgazdálkodásra.
Ami egyszemélyes műveletként indult el, az olyan hihetetlen igényekkel gyorsan olyan masszivá válhat, hogy a dolgok az irányításon kívülre kerülnek, ha nem vezetik be a megfelelő irányítást.
Azok a tipikus feladatok, amelyekre előre fel kell készülnie, magukban foglalják az üzleti stratégiák létrehozását és kezelését, a munkavállalók felügyeletét, a számlák zsonglőrködését, több üzleti lehetőség beszerzését.
Ezért fontos megtalálni az összes feladat ellátásának hatékony módját, és még mindig élniük kell az életet. Üzletemberként annyira elfoghat a határidők betartásánál végzett munka, hogy nem tudja pontosan meghatározni a prioritásokat, és mi tulajdonképpen lopja el az Ön pillanatát pillanatról pillanatra.
A 80/20 szabály szerint az eredmények 80% -a a befektetett idő és erőfeszítés 20% -ából származik. Ez a szabály hangsúlyozza az idő fontossági sorrendjének fontosságát a legeredményesebbnél. Határozza meg azokat a konkrét feladatokat, amelyek a legnagyobb hatással vannak a vállalkozására, és szánjon időt arra, hogy mindennap ezeket dolgozza fel.
Ha üzleti eredményeinek 80% -a az Ön által fektetett idő és erőfeszítés 20% -ának eredménye, akkor erre a százalékra kell összpontosítania a figyelmét.
Sok vállalkozó tétovázik a kiszervezés és a feladatok átruházása terén, mert úgy érzik, hogy ez csak a költségalapjuk növelését szolgálja.
De amikor az üzlet kibővül, és itt az ideje, hogy embereket alkalmazzon az Ön számára, képezze ki őket a 20% -ba, és rendelje hozzá ezeket a feladatokat. Ily módon a vállalkozás képes lesz annyit termelni, hogy fedezze az új munkavállalók felvételének költségeit. Ha így replikálja magát, az hatékonyabbá és nyereségesebbé teszi a műveleteket.
Kövesse nyomon, hogyan tölti az idejét
5. Ellenőrizze önmagát
Különítsen el egy hetet, amely alatt részletes nyilvántartást vezet a tevékenységeiről és az egyes tevékenységekre fordított idő mennyiségéről. Minél részletesebb, annál pontosabb az elemzés.
A megközelítés legjobb módja az, ha a napot 15 vagy 30 perces darabokra bontja, majd felírja, mit csinál az adott időrésekben. Ez a gyakorlat segít abban, hogy minden második számot vegyen.
A munkaidő-nyilvántartások nemcsak a vállalatok számára szükségesek. Minden szinten hasznosak a vállalkozások számára, beleértve a szabadúszókat és az egyéni vállalkozókat is. Választhatja a napi számítógépes munkaidő-nyilvántartást vagy a papíros munkaidő-nyilvántartást.
Alternatív megoldásként egyszerűen használhat egy jegyzetfüzetet vagy naplót, amelyet mindenhová magával visel, és emlékeztetőket állíthat be, amelyek biztosítják, hogy továbbra is megfelelő naplót vezessen az időfelhasználásáról.
Miután elkezdte magát ilyen módon ellenőrizni, szüksége lesz a fegyelemre annak fenntartásához. Ennek a gyakorlatnak az a célja, hogy elemezhető rekord álljon rendelkezésre. Folyamatos napló vezetése a tevékenységeiről és az eltöltött időről segít felismerni, hogy hol tart az idő, és megszabadulni az időpazarlótól.
Az ilyen időveszteség magában foglalja a felesleges találkozókat, a mások által elvégzendő munkát, a telefonos vagy e-mailes megszakításokat, a feladatok duplikálását, az alacsony prioritású tevékenységeket, a tűzoltást, a rossz tervezéseket és a szervezetlenséget.
Képes lesz meghatározni, hogy mi nem produktív, zavaró és felesleges a tipikus napodban. Minden, ami nem járul hozzá közvetlenül az ön szerepeinek és felelősségének teljesítéséhez, illetve nem segíti azok teljesítését, vörös zászló.
A folyamat lehetővé teszi a produktív tevékenységek azonosítását is, így meghatározhatja, hogy a rájuk szánt idő valóban megfelelő-e. Világos képet kaphat arról, hogy mennyit fektetnek be azoknak a tevékenységeknek a 20% -ába, amelyek az életed és vállalkozásod eredményeinek 80% -át generálják.
6. Tegyen támogató intézkedéseket
Előre tervez
Tervezze meg előre a napját, hetét és hónapját. A tervezés során figyelembe kell venni a rövid, közép- és hosszú távú célokat. Az időkezelés strukturált módszerének hiánya nehézségekhez vezet, ideértve a határidők elmulasztását, az egyensúlyhiányos üzleti és személyes elkötelezettségeket, valamint mások elkötelezettségéből származó nyomást.
Ez romlást eredményez. A teljesítmény negatív hatással van, és a tevékenységek nyereségesség helyett megterhelővé válnak. Másrészről, ha előre tervezünk és a megfelelő időgazdálkodási elveket alkalmazzuk, következetesen szokásossá válik. A mindennapi élet részeként természetes folyásnak indulnak.
Kommunikálni
Vonja be az érdekelt feleket a meghozott döntésekbe. Kommunikáljon kollégáival, menedzsereivel, beszállítóival, más csapataival és ügyfeleivel, akiknek érdeke fűződik hozzájuk, és amelyekre hatással lesznek a végrehajtott változtatások.
Ossza meg ezt az információt a háztartásának tagjaival, hogy támogassák és helyet biztosítsanak Önnek a folytatáshoz.
Rendezze el a feladatait
Kezdje a kimenő feladatokkal, mielőtt megoldja a bejövő feladatokat. Küldje el először a fontos kommunikációt, amelyre a napra szükség van. Miután ezt eltévesztette, telepítse le a beérkező leveleket.
Kialakítsa azt a szokást, hogy a függőben lévő feladatokkal kezdjen, mielőtt újabbakat dolgozna ki. Az új feladatok megkezdése előtt törölje a lemaradást.
Automatizálja, ahol lehetséges
A lehető legnagyobb mértékben automatizálja a napi feladatokat. Például, ha munkája sok olvasást és gépelést igényel, az időmegtakarítás érdekében igénybe veheti az ingyenes szövegfelolvasó és beszédfeliratú alkalmazásokat.
Pihenjen elégségesen
Ne felejtsen el rövid időre szünetet tartani a feladatok között. Ez megakadályozza a stressz felhalmozódását az elmén és a testen. Ha elegendő idő áll rendelkezésre a pihenésre és a felfrissülésre, produktívabbá válik, és elméje éberebbé válik.