Tartalomjegyzék:
- A kúszás elleni küzdelem 5 módja
- 1. Gyűjtse össze az egyértelmű követelményeket
- 2. Az érintettek bejelentkezése
- 3. Vezérlési folyamat módosítása
- Az integrált változáskezelés végrehajtása a projektben
- 4. Tárgyalás
- 5. Jövő fázisok
Ne hagyja, hogy a hatókör kúszik kárt okozzon az üzleti életében. Olvassa el, és tanulja meg, hogyan lehet leküzdeni ezt a problémát.
Canva.com
A hatókör-kúszás, más néven aranyozás, akkor fordul elő, amikor azok a követelmények, amelyeket korábban nem vettek figyelembe a tervezési szakaszban, a fejlesztés megkezdése után elkezdtek beépülni a projektbe. Amint ezek a további követelmények felhalmozódnak, a projektek és a projektcsoportok szétesnek a kiegészítő munka súlya alatt. Bár létezhetnek olyan jogos követelmények, amelyek felmerülhetnek, és amelyeket a fejlesztés során be kell építeni a projekttervbe, a felelősség a projektmenedzser vállán hárul a beszélgetések vezetése és olyan folyamatok végrehajtása terén, amelyek megakadályozzák, hogy a munka köre tágabb legyen, mint ahogyan azt vélik. kritikus, miután a kezdeti hatályról már megállapodtak. A következő cikk öt olyan eszközt mutat be, amelyet a projektmenedzserek használhatnak a hatókör ellenőrzéséhez.
A kúszás elleni küzdelem 5 módja
- Gyűjtse össze az egyértelmű követelményeket.
- Minden érdekelt félnek alá kell írnia a követelményeket.
- Módosítsa a vezérlési folyamatot.
- Tárgyalás
- Tervezze meg a jövőbeni szakaszokat.
1. Gyűjtse össze az egyértelmű követelményeket
A jó követelmények összegyűjtésének első része annak biztosítása, hogy az összes kulcsszereplő bekapcsolódjon a projektbe kezdettől fogva. Miután megbizonyosodott arról, hogy az összes kulcsszereplő részt vesz benne, a követelmények összegyűjtésének megkezdésének jó módja az, ha egy első beszélgetést folytat a projekt végrehajtó szponzorával, hogy elgondolkodjon arról, hogy mik a követelmények, és hagyja, hogy eligazítsa Önt beszélj a következővel. Ezen beszélgetések során dokumentálja a funkcionális és a nem funkcionális követelményeket, valamint azt is, hogy mely követelmények szükségesek, illetve mely követelmények lennének jóak. Miután elérte azt a pontot, ahol jól érzi magát, komoly kezdete van a követelmények kiépítésében, ütemezzen megbeszéléseket a nagyobb csapattal, hogy vizsgálja felül a követelményeket és győződjön meg arról, hogy mindent elszámoltak. Ezenkívülannak biztosítása érdekében, hogy a projekt kezdetekor mindent elszámoljanak, próbáljon meg ötletbörzét tartani, vagy magas szinten feltérképezni a folyamat áramlását, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mindent elszámoltak. Folytassa a követelmények szocializálását, amíg meg nem győződik arról, hogy megfelelően kidolgozták őket, ezzel megalapozva a projekt terjedelmét.
A vasirányú háromszög a projektmenedzsmentben szemlélteti, hogy ha a projekt bármelyik hatóköre, ütemezése vagy költségeleme megváltozik, akkor a másik két elem is megváltozik.
2. Az érintettek bejelentkezése
Miután teljes körűen teljesítette a projekt követelményeit, egy másik jó módszer a hatókör kúszásának megakadályozására az, hogy a projekt összes érdekeltje aláírja ezeket a követelményeket. Ha még soha nem tették ezt az érdekeltek, akkor meglepődhet azon követelmények számán, amelyeket hozzáadnak vagy módosítanak, amikor elkezdi kérni őket, hogy tegyék rájuk az aláírást, és igazolják, hogy úgy érzik, mindent elfogtak. Ez jelentős időt jelenthet a projekt elején, de ez sok fájdalmat takarít meg Önnek a sorban, mivel a tisztább követelmények csökkentik a hatókör kúszásának kockázatát. További előnye annak, ha az érdekelt felek aláírják a követelményeket, hogy ha a projekt fejlesztési fázisában fordulnak hozzád, és követelmények hozzáadásával próbálják kibővíteni a projekt hatókörét,emlékeztetheti őket a korábban aláírt dokumentumra, és emlékeztetheti őket arra, hogy nem változtathatják meg a projekt hatókörét anélkül, hogy ne befolyásolnák az idővonalat és a projekt költségeit.
3. Vezérlési folyamat módosítása
A megfelelő változás-ellenőrzési folyamat a projektet vezető csapat felelősségére hárítja a projekt kezdeti hatókörében bekövetkező összes változás csoportos jóváhagyását. A változásszabályozási folyamat egyik előnye, hogy ellenőrzi és kiegyensúlyozza, hogy a projektvezető nem vákuumban működik. A változás-ellenőrzési folyamat további előnye, hogy a döntéshozatal felelőssége megosztott, mivel a projekt kezdeti hatókörétől való eltérésre irányuló minden kérelemhez részletes kérelmet nyújtanak be, amelyet a projekt felső vezetése ellenőriz. Az ellenőrzés részeként a projekt vezetésének nemcsak az alapvető kérdést kell áttekintenie, hanem az e munka elvégzésével kapcsolatos kockázatokat, költségeket és erőforrásokat is.
Az integrált változáskezelés végrehajtása a projektben
4. Tárgyalás
Ne féljen tárgyalni az érdekelt felekkel, akik változtatni akarnak a projekt egyeztetett körén. Ehhez némi kreativitásra lesz szükség. Jó taktika az, ha azt mondod, hogy örülnél, ha ezt a követelményt felvennéd a projekt hatókörébe, de csak akkor, ha a meglévő hatókör egyéb elemeit feldaraboljuk, hogy források, pénz és idő szabaduljon fel a változás befogadására. Alternatív megoldásként, ha az igénylő határozottan gondolkodik egy adott követelmény beterjesztésében, akkor felírhatja a változás-ellenőrzési kérelmet, és bemutathatja azt a bizottságnak. Alternatív megoldásként egy másik lehetőség az alternatív módszerek feltárása a kérelmező által keresett információk beépítésének oly módon, hogy ne legyen drámai hatása a meglévő hatókörre.
5. Jövő fázisok
Egy másik taktika az, hogy együtt kell működni az egyénnel, aki kiterjeszti a projekt hatókörét, és megnézi, van-e lehetőség arra, hogy ezt a munkát egy jövőbeli szakasz részeként elvégezze. Ez különösen könnyű eladás, ha az igénylőnek sok munkája van, amelyet szeretnének látni. Ennek a megközelítésnek talán a legnagyobb előnye, hogy több időt biztosít a kérések megfelelő elemzésére és a funkcionalitás hozzáadásával végrehajtandó legjobb terv kidolgozására.
© 2016 Max Dalton