Tartalomjegyzék:
- Információs rendszerek és jellemzőik
- Az információk jogi és szervezeti követelményei
- A tárolni kívánt információk kiválasztása
- Az információk pontosságának biztosítása
- Információk formázása és átadása időben
- A törölni kívánt információk kiválasztása
- Információs rendszerek problémáinak kezelése
William Bout, az Unsplash-en keresztül
Információs rendszerek és jellemzőik
Az információs rendszerek vigyáznak, létrehoznak, feldolgoznak, terjesztenek és felülvizsgálnak adatokat a szervezet hatékonyságának és eredményességének javítása érdekében. Néhány példa az információs rendszerekre:
- Tranzakció-feldolgozó rendszer (TPS): Felelős az üzleti tranzakciók feldolgozásáért. A tranzakciók típusai különbözőek a szervezetek között, de néhány példa lehet megrendelések leadása, számlázás, csekkbetétek, bérszámfejtési rendszerek, foglalási rendszerek és készletellenőrzés. Segítenek az adatok fenntartásában, összegzésében, megváltoztatásában és eltávolításában.
- Vezetési információs rendszer: Segít a problémamegoldáshoz és a döntéshozatalhoz szükséges feladatok végrehajtásában. A teljesítmény, a hatékonyság, a könyvelés és a tranzakciós adatok ellenőrzésével segítik a menedzsmentet. Néhány példa az értékesítési menedzsment rendszerek, a költségvetés-tervezés, a személyzet és a készletellenőrzés. Ennek az információnak pontosnak és relevánsnak kell lennie.
- Döntéstámogató rendszerek: Segíti a vezetőket a döntéshozatalban. Belső és külső erőforrásokat használ a meglévő információk elemzésére és a hatások kivetítésére. Segítenek összefoglalni a jelentéseket, előrejelzéseket és grafikonokat. Néhány példa a logisztikai rendszerek és a táblázatok.
- Ügyfélkapcsolat-kezelési (CRM) rendszerek: A vállalkozások tulajdonosai ügyfélkapcsolati rendszereket használnak az ügyfelek tevékenységeinek felhalmozásához és nyomon követéséhez, ideértve a vásárlásokat, a termékhibákat és az ügyfélkérdezéseket
- Üzleti intelligencia rendszerek (BIS): Adjon elemzéseket, amelyek előre jelzik a jövőbeni értékesítési szokásokat, összefoglalják a jelenlegi költségeket és előrejelzik az árbevételeket.
Az információk jogi és szervezeti követelményei
Fontos, hogy szabályaink legyenek az információk biztonságára és titkosságára vonatkozóan, mert olyan érzékeny adatokat tartalmazhatnak, mint például:
- Személyes nyilvántartások
- Bérszámfejtés
- Emberi erőforrások nyilvántartása
- Pénzügyi adat
Rossz kezekben ez az információ veszélyt jelenthet a vállalkozásra és ügyfeleire, vagy csalás, diszkrimináció és egyéb jogsértések elkövetésére használható fel.
Vannak olyan törvények, mint az 1998-as adatvédelmi törvény, amelyek be nem tartása esetén jogi lépésekhez vezethet.
A tárolni kívánt információk kiválasztása
A szervezetek nem tudják megtartani az összes megszerzett információt. A helytelen vagy irreleváns információk tárolása nem hasznos, és értékes helyet foglal el, ami megnehezíti az információk visszakeresését.
A tárolásra kerülő információk meghozatalakor a döntés mindenekelőtt az egyes információtípusok jogi követelményeitől függ. Például a jogi követelmények kimondják:
- Az emberi erőforrások nyilvántartását a szervezetnek hat évig meg kell őriznie az alkalmazottak munkaviszonyának lejárta után
- Az egészségügyi és biztonsági nyilvántartásokat állandóan meg kell őrizni
- A számviteli nyilvántartást három és hat év között kell vezetni, a szervezet típusától függően
Az olyan információkat, mint a korábbi ügyfelekre vonatkozó személyes adatok, már nem kell felhasználni. Ezeknek az útmutatóknak a betartásával biztosíthatja, hogy csak a releváns információkat tárolja, megkönnyítve a megkeresést, ha szükséges.
Markus Spiske, az Unsplash-en keresztül
Az információk pontosságának biztosítása
Az 1998-as adatvédelmi törvény kötelezi a vállalkozásokat a birtokában lévő személyes adatok pontosságának biztosítására. Az információkat szükség esetén mindig naprakészen kell tartani. Néhány módszer erre:
- Rendszeresen frissített adatbázisok és táblázatok használata
- Riasztások beállítása az ügyfelek és az alkalmazottak adatairól annak biztosítása érdekében, hogy kapcsolatba lépjenek velük a rendszerek frissítésekor
- Külső és belső auditok felhasználása
- Az adatgyűjtés módszereinek áttekintése és felülvizsgálata
Információk formázása és átadása időben
Azokat az információkat, amelyeket nem a megfelelő formátumban adtak meg, át kell formázni a felhasználás előtt, ami késleltetést okoz, és fennáll annak a veszélye, hogy az információk véletlenül megváltoznak. Előfordulhat, hogy az információ, amelyet nem egyeztetett határidőn belül nyújtanak be, hasznos lehet, mivel lehet, hogy nincs elég idő az adatok értelmezésére.
A törölni kívánt információk kiválasztása
A szervezetek meghatározzák saját irányelveiket arra vonatkozóan, hogy mikor és milyen információkat lehet törölni. Ezek az irányelvek a szervezet típusától és méretétől, az élő vagy a jelenlegi iktatórendszerben rendelkezésre álló helytől és az információk típusától függenek.
A lényegtelen, elavult vagy pontatlan információkat törölhetjük.
Az archivált fájlokban található információkat csak akkor lehet törölni, ha megőrzési idejük lejárt. A személyes adatokat a szükséges ideig nem szabad megőrizni. A személyes adatok akkor történő kezelése, amikor már nincs rá szükség, csökkenti annak kockázatát, hogy pontatlanok, elavultak vagy lényegtelenek lesznek.
Információs rendszerek problémáinak kezelése
Az információs rendszerekben előforduló problémák és azok megoldásának módjai a következők:
- Az információk tárolása nem megfelelő módon történik. Például: rossz sorrendben; felesleges fájlokat vezetnek; tárolt másolatok; és hiányzó fájlokat. Ennek a problémának a kiküszöbölése az, ha egy szervezet meghatározza az információk tárolásának irányelveit, így szükség esetén gyorsabb és könnyebb az információk lekérése. Értesíteni kell a vezetőket, ha hiányoznak az információk, mivel ez megsértheti az adatvédelmi törvényeket. Az információ tetején tartásának másik módja az, ha olyan rendszerrel rendelkezünk, amely rendszeresen ellenőrzi és megsemmisíti a szükségtelen információkat.
- Számítógépes rendszerekkel, például vírusokkal kapcsolatos problémák. Ezeket jelenteni kell egy informatikai vezetőnek vagy informatikusoknak.
- A szervezeteken belül lehetnek kommunikációs bontások, amelyek eredményeként az információk nem megfelelő módon kerülnek átadásra. Ezeket meg kell oldani a csapat között, vagy jelenteni kell a menedzsernek, ha nem sikerül azonnal megoldani.
- A legtöbb szervezet tranzakciófeldolgozó rendszereket használ az üzleti alapműveletek funkcióinak összegyűjtésére, tárolására, feldolgozására és kimenetére. A TPS információs rendszerek gyűjtenek adatokat a felhasználói bemenetekből, majd az összegyűjtött adatok alapján kimeneteket generálnak. Ezeket a rendszereket több száz tranzakció kezelésére használják, és sok felhasználó megköveteli, hogy ugyanazon az adatkészleten dolgozzon egyszerre. Néha ez a rendszer összeomlását okozza. Összeomlás esetén létfontosságú, hogy egy szervezet biztonsági másolatot készítsen a rendszerről, hogy az információk ne vesszenek el. Fontos, hogy szabályokat dolgozzanak ki és kövessenek lépésről lépésre, hogy egy tranzakció sikeresnek minősüljön.
Az információk tárolásának célja, hogy azokat biztonságos és biztonságos környezetben tartsák, betartva az adatvédelmi törvényeket. Jogi követelmény, hogy a szervezetek bizonyos információkat tároljanak.