A költségvetés kezelésének megértése

A költségvetés hatékony és eredményes kezelése érdekében szükséges…

• az összes pénzügy (jövedelem és kiadás) figyelemmel kísérése, ellenőrzése és nyilvántartása,
• tudja, hogyan lehet minimalizálni a költségeket azokon a területeken, amelyekért Ön felelős,
• - képesnek kell lennie a problémás területek kivizsgálására vagy azonosítására, valamint azok orvoslására, és
• a kiadások hatékony kezelése és engedélyezése.

Ez a cikk az NVQ 4. szintű, "Költségvetések kezelése" egységén alapul. A költségvetés céljának világos elképzelése és megértése érdekében kérjük, olvassa el ezt a cikket. Megismeri a költségvetések célját, beleértve a pénzügyi erőforrások hatékony és eredményes kezelésének előnyeit; a költségvetés kezelésének jogi, szabályozási és szervezeti követelményei; valamint a költségvetési rendszerek különféle típusai és jellemzői.

Most alaposan meg kell ismernie a költségvetések kezelését. A költségvetési folyamat általában a felső vezetés és a pénzügyi személyzet felelőssége. Ezeknek az alkalmazottaknak pontos és naprakész információkkal és ismeretekkel kell rendelkezniük a hatékony költségvetési eljárásokról.

A költségvetéseket minden pénzügyi évre kidolgozzák. Az érintett menedzsereknek és munkatársaknak költségvetést kell kidolgozniuk saját felelősségi körükbe, majd át kell adniuk a pénzügyi osztálynak. Ezeket a költségvetési tervezeteket ezután a felső vezetés felülvizsgálja, majd később egy bizottság vagy a szervezettől függően hasonló jóváhagyja.

Jövedelmek és kiadások figyelemmel kísérésének, ellenőrzésének és nyilvántartásának módszerei

Tudja a költségvetések célját. Most az Ön felelőssége kezelni őket. A költségvetés kezelése megköveteli, hogy folyamatosan figyelemmel kísérje, ellenőrizze és rögzítse a bevételeket és kiadásokat, hogy nyomon kövesse minden pénzügyi mozgást és annak eredményét. Hogyan fogja ezt elérni? Nézzünk meg néhány módszert vagy módszert.

A bevételek és kiadások figyelemmel kísérése

A költségvetés nyomon követése annak biztosítása érdekében történik, hogy a forrásokat a költségvetésben felvázolt terveknek megfelelően használják fel. A pénzügyi források felhasználásának nyomon követése vagy figyelemmel kísérése minden részleg és szervezet számára nagyon fontos. Folyamatos folyamat annak biztosítása, hogy a költségvetésben meghatározott célkitűzéseket teljesítsék. Ennek az ellenőrzésnek a segítségével tud majd költségvetési döntéseket hozni és megfelelő intézkedéseket hozni, amikor és ahol csak szükséges.

A jövedelmeket és a kiadásokat nyomon kell követni, hogy megtalálják a mintákban bekövetkező változásokat, hogy megfelelő intézkedéseket lehessen hozni. Ez a megfigyelési eljárás rendszeres időközönként elvégezhető, például havonta. Az adatok nyomon követése során vegye figyelembe, hogy a költségvetést az elkövetkező évre tervezték, valamint az eddigi kiadásokat és bevételeket.

Nézze meg a folyó pénzügyi év hátralévő részében fennmaradó egyenleget, és készítsen előrejelzést arról, hogy a pénzügyi év végére mi lesz a helyzet ilyen ütemben. Vizsgálja meg a pozitív és a negatív változatokat, és tegye meg a szükséges lépéseket azok kijavítására. Minden lépésben fontos az összes tény és cselekedet dokumentálása (rögzítése).

A legjobb, ha rendszeres értekezleteken figyelemmel kísérjük a bevételeket és a kiadásokat a költségvetés tulajdonosánál és a felső vezetés szintjén. Hatékony cash flow-kezelésnek kell lennie, mivel nagyon fontos a vállalkozás által nyújtott szolgáltatások és termékek szempontjából.

A költségvetéseket fel lehet osztani költséghelyek vagy más kódok vagy szintek szerint, hogy könnyebben ellenőrizhető legyen. Ez segít azonosítani azokat a területeket, amelyek túlteljesítenek és elmaradnak.

Képesnek kell lennie elemezni és magyarázatot adni a javasolt kiadások bármely változására, legyen az pozitív vagy negatív. Ehhez cselekvési tervet kell csatolni. Ez biztosítja, hogy az erőforrásokat gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen használják fel.

A bevételek és kiadások ellenőrzése

A következő fontos kérdés a bevételek és a kiadások ellenőrzése. E lépés nélkül az ember pénzt fog költeni. A bevételek és a kiadások ellenőrzése érdekében a legjobb, ha a költségvetés kidolgozása közben közvetlenül bevonják az adott osztály pénzügyeinek és teljesítményének ellenőrzéséért felelős személyt. A rendelkezésre álló költségvetést közölni kell az összes érintett személyzettel.

Lehet, hogy a költségvetésnek különféle szakaszai vannak, amelyeket különböző alkalmazottak fognak ellenőrizni, ezért a legjobb, ha a közvetlenül érintett embereknek kiosztják és felhatalmazást adnak nekik - például a költségvetés jóváhagyójának és a költségvetési vezetőnek. A részlegeket vagy csoportokat tájékoztatni kell arról, hogy ki felelős a bevételek és kiadások ellenőrzéséért.

Az adott évre rendelkezésre álló pénzeszközök teljes összegének tükröznie kell az adott évre tervezett összes kiadást.

Bevételek és kiadások nyilvántartása

A bevételek és kiadások nyilvántartása történhet manuálisan vagy elektronikus úton. A felvételt azonnal és naponta kell elvégezni. A bevételekkel és kiadásokkal, az esedékes jövedelemmel, a beérkezett kifizetésekkel, a kiállított bizonylatokkal és számlákkal, adósságokkal stb. Kapcsolatos összes számlát egyértelműen, dátummal és céllal kell rögzíteni.

A jövedelem könyvelése annak meghatározása, hogy a vállalkozás profitot termel-e vagy sem, mert tartalmazza a kapott és elköltött pénz részleteit.

5 nagyszerű eszköz az üzleti költségek nyomon követésére

Jegyezze fel az üzleti területek részleteit annak érdekében, hogy a legjövedelmezőbbtől a legkevésbé nyereségessé váljon. Ez automatikusan segít elemezni és fellépni azokon a területeken, amelyek hatalmas veszteséget okoznak.

Kis ráfordítások esetén jó, ha apró pénzszámlát használnak az apró kiadások felhasználására és nyomon követésére. Ezek rögzítése elősegíti a pénz hatékony visszatérítését, és csak a rögzített pénzeket térítik vissza. Ez hatékony módszer az apró kiadások nyilvántartására, amelyek egyébként észrevétlenek maradhatnak.

A költségek minimalizálási módjai az ember felelősségi körében

Az üzleti vállalkozások költségeinek csökkentése a költségvetések vagy a rendelkezésre álló források kezelésének egyik hatékony módja. Ha mindenki minimalizálja a költségeket a saját felelősségi körében, az összességében óriási megtakarításokat jelent a vállalkozás számára. Tudnunk kell, hogy helyesen döntsünk, amikor pénzt kell költeni a vállalkozás meghatározott területeire.

A költségek minimalizálásának módjai a saját felelősségi körükben a következők:

A technológia hatékony felhasználása

Napjainkban számos fejlett technológia áll rendelkezésre, az online vásárlástól kezdve a számlák kifizetéséig stb. Idő és pénz megtakarítása érdekében hatékonyan használja a következő technológiákat.

• Az értekezleteket telekonferenciák segítségével lehet megtartani, ami azt jelenti, hogy pénzt takarít meg az utazással, a szobák / helyszínek megszervezésével, időt takarít meg a tárgyalók szervezésével és tervezésével stb.
• Hatékonyan kihasználhatja a technológiát azáltal, hogy nem nyomtat papírra, és elektronikus fájlokat és egyéb üzleti adatokat tárol. Ez időt, pénzt és környezetet takarít meg.
• Néhány vállalkozást online módon lehet irányítani, a természettől függően, vagy legalábbis a marketing online lebonyolítható. Ez sok pénzt takarít meg a marketing személyzetre, irodahelyiségekre, berendezésekre stb.

Adósságok

A hitelkártyák magas kamatlábbal rendelkeznek, ezért azokat a lehető leghamarabb ki kell fizetni. Ez hosszú távon segíti az üzletet.

Költségvetés

Mindig készítsen költségvetést a felelősségi köréhez, és tartsa be azt. Bármilyen eltérés ettől meglehetősen káros lehet, de világos tervet fog kapni arról, hogy mit és mit ne, és mit szabad elkerülni.

A költségek csökkentése

Csak az üzlet napi működéséhez szükséges helyhez kötött felszereléseket, berendezéseket, bútorokat és szoftvereket vásárolja meg. Csökkentse az egyéb nem kívánt kiadásokat. Vásároljon energiatakarékos gépeket és használjon energia izzókat, hogy megtakarítson az energiaszámlákon. Használjon megfelelő szigetelt ajtókat és ablakokat. Előfordul, hogy a gyártók jóval alacsonyabb áron adják el a felújított termékeket, és ha úgy tűnik, hogy jó minőségűek, válasszanak.

Munka otthonról

Ez hatékony módja annak, hogy pénzt takarítson meg az irodahelyiségektől és az üzemanyagköltségektől. A költségek csökkentése közben bölcs dolog a megfelelő területeken csökkenteni őket, mivel a rossz területeken a költségek csökkentése katasztrofális vagy negatív hatással járhat. Mindig keresse meg a jó ár-érték arányt, és ez elérhető a beszállítókkal és a partnerségi szervezetekkel fenntartott jó kapcsolatok fenntartásával.

Hogyan lehet azonosítani azokat a helyzeteket, amelyekben korrekciós intézkedésre lehet szükség

Korrekciós intézkedésekre van szükség olyan területeken, amelyek nem felelnek meg a szervezet politikájának, eljárásainak vagy folyamatainak. Meg kell határozni e nem megfelelőségek okait, és megelőző intézkedéseket kell hozni ezekről a jövőben bekövetkező eseményekről, és ezt korrekciós intézkedésnek nevezzük. Korrekciós intézkedéseket lehet tenni panasz vagy ellenőrzés eredményeként, vagy a vállalat pénzügyeire gyakorolt ​​káros hatások stb. A megfelelő fellépés érdekében vizsgálatot kell végezni az adott kérdésben.

Néhány olyan helyzet, amely javító intézkedéseket tehet szükségessé:

• A projekt költségvetései kiszakadnak. elkerülhető, ha szorosan felügyeli a költségvetést, és ha az alkalmazottak is tudják, hogy Ön felügyeli a költségvetést. Hetente tekintse át és előrejelezze a költségvetést.
• A tervezettnél hosszabb ideig tartó munka, amely ezért további költségvetést, erőfeszítést és időt igényel.
• Amikor a csapat egy vagy több tagja kidob egy projektet.

• Amikor egy feladat vagy projekt technikai vagy pénzügyi korlátok miatt késik az ütemtervről vagy meghaladja a költségvetést.
• Fontos feladat, projekt vagy cél hiányzik.
• Amikor az elvégzett munka vagy feladatok nem felelnek meg a céloknak.
• Az ügyfelek nem elégedettek a szolgáltatásokkal vagy termékekkel, mivel nem felelnek meg az előírásoknak vagy az elvárásoknak.
• Ha egy erőforrás vagy szponzor nem működik.
• Kockázatértékelések, auditok vagy minőségbiztosítási ellenőrzések során.

A korrekciós intézkedések lehetnek bármi, például a projektek újratervezése, az erőforrások átcsoportosítása, a csapatok átszervezése, a projektek eltérő kezelése, a folyamatok vagy termékek újratervezése stb.

Saját költségvetés kezelése és a kiadások engedélyezése

A költségvetés kezelése nem csupán a pénzügyi számok helyes megtartását jelenti, hanem az érintett emberek kezelését is. Például az alkalmazottak vagy a csapat tagjai. A költségvetés kezeléséhez és a kiadások engedélyezéséhez megfelelő vezetési ismeretekkel kell rendelkezni. A költségvetés jogosultja felelős az adott költségvetés számára elkülönített pénzért, ezért ellenőriznie kell a kiadások jogszerűségét, majd engedélyeznie kell a költségvetést. A kiadási jogosultság nem azt jelenti, hogy az elköltött pénzt egyszerűen el lehet költeni, csakúgy; ez azt jelenti, hogy a pénzt felelősen és okosan kell elkölteni. Bajba kerülhet, ha kudarcok merülnek fel a költségvetés-kezelésben, és jutalmazást is kaphat, ha sikeresek voltak a költségvetés-kezelésben.

A költségvetés kezelése és a költségvetési pénz elköltése során a költségvetés tulajdonosának szem előtt kell tartania a szervezet céljait és céljait. Lesznek konkrét célok és felelősségek, amelyeket figyelembe kell venni a célok vagy célok elérése érdekében. A költségvetés kezelése / kezelése során szem előtt kell tartani a jogi szabályozásokat és a szervezeti követelményeket is. Mindig tegye meg a szükséges intézkedéseket a költségek minimalizálása érdekében, és tegyen megfelelő intézkedéseket arra az esetre is, ha túlköltekezik a költségvetést.

A jövedelmek és kiadások figyelemmel kísérése, ellenőrzése és nyilvántartása. Hozzon létre olyan dokumentumokat, amelyek felvázolják a szervezet teljesítményét a költségvetéssel szemben. Minden nyilvántartást naprakészen és pontosan tartson.

Remélem, hogy hasznosnak találta az itt található információkat. Kérjük, ne habozzon, hagyja el gondolatait és tapasztalatait. Minden jót, és köszönöm, hogy megálltál.