Tartalomjegyzék:
- Különböző típusú percek
- Különböző írásmódok, amelyeket percek alatt igénybe vesznek
- Az információk rendezése, kiválasztása és strukturálása percek előállításához
- Helyes hangnem és a szakmai nyelv használata percek alatt
Livingsta's Photography
Ez a cikk a jegyzőkönyvek készítésével foglalkozó három fős csoport egyike (a másik kettő az értekezletek és a jegyzőkönyvek célja, valamint az értekezlet elnökének és jegyzőkönyvvezetőjének szerepe. Ez a cikk ismerteti a különböző típusú jegyzőkönyveket, a használt írásmódokat percek készítésében, az információk válogatásában, kiválasztásában és strukturálásában a percek előállításához, valamint a szakmai nyelv helyes hangvételéhez és használatához az írásbeli percekben.
Különböző típusú percek
Különböző típusú percek léteznek, és az Ön által írt percek típusa a percek céljától vagy felhasználásától függ. A csapat ülésein általában egyszerű, informális típusú jegyzőkönyveket használnak, míg a hivatalos hivatalos típusú jegyzőkönyveket akkor írják meg, ha a jegyzőkönyvek külső közönség számára készültek. Tehát a percek típusa a közönség típusától és a céltól függ.
Alapvetően háromféle perc létezik:
- Szó szerinti jegyzőkönyv
- Diskurzív jegyzőkönyvek
- Műveleti jegyzetek
Szó szerinti jegyzőkönyv:A szó szerint azt jelenti: „Pontosan ugyanazokkal a szavakkal, amelyeket az író vagy beszélő használ”, vagy „szóról szóra”. Ezeket a perceket különösen akkor használják, ha valamilyen vita van, és a beszélők minden szavát fel kell venni. Hivatalos testületi üléseken vagy éves általános értekezleteken, vagy olyan jogi helyzetekben használják, amikor egy személy szót szóról rögzíti. Az összes érvet és megjegyzést rögzítjük. Általában ez egy olyan helyzet, amikor a vita egy adott egyénre összpontosul. Mivel ez egy fárasztó folyamat lehet, a megvitatott kérdések érzékeny természetétől függően a felvevőnek audio felvevőt kell használnia, vagy rövidítést kell használnia, majd később össze kell írnia a jegyzeteket. A hangfelvétel készítésekor ügyelni kell arra, hogy a felvett darab ne rossz emberek kezébe kerüljön.Például szó szerinti jegyzőkönyvek készítése a fellebbezés, nyilvános meghallgatások, tanácsülések, fegyelmi testületek, panaszeljárások stb.
Diskurzív jegyzőkönyvek: Ezeket a típusú jegyzőkönyveket akkor használják, amikor hivatalosabb ülésekre, például bizottsági vagy igazgatósági ülésekre kerül sor. Ezek tartalmazzák a vita és a cselekvési pontok fő tartalmát. Az ilyen típusú találkozók valószínűleg külső közönséggel rendelkeznek, akik terjesztik az ülésen tárgyalt információkat. Tehát a jegyzőkönyvek bekezdések formájában, rendesen szakaszokban és a megbeszélések sorrendjében lesznek.
Nagyon ritkán látni olyan embereket, akiket a nevükön szólítanak meg ilyen típusú jegyzőkönyvekben, mivel a testület vagy a bizottság intézkedéseket és megbeszéléseket hajt végre, és ezért a jegyzőkönyvben testületként vagy bizottságként említik őket. A jegyzőkönyvet a titkár vagy egy hasonló szerepben lévő személy készíti el, aki nem vesz részt a vitában, és így szabadon rögzítheti a jegyzőkönyvet. Ebben az esetben a titkár lesz felelős a napirend előkészítéséért, az ülés megszervezéséért, például a helyszínért, a frissítőkért, a cselekvési pontok nyomon követéséért, az elnök tájékoztatásáért és más vonatkozó dokumentumok terjesztéséért.
Akciópontok: Ezek a leggyakoribb típusú jegyzőkönyvek, amelyeket általában rövid jegyzetekként rögzítenek, a döntések részleteivel és a cselekvési jegyzetekkel együtt. A beszélgetéseket nem rögzítik részletesen, hanem csak megemlítik. Ezeket a jegyzőkönyveket csapatértekezleteken, kiscsoportos megbeszéléseken, belső megbeszéléseken, projektbeszélgetéseken stb. Készítjük. Mivel a neve is mutatja, ezek a jegyzőkönyvek csak listát tartalmaznak a döntésekről vagy rövid jegyzetek a cselekvési pontokról. Ezek az eredményre és a jövőbeni tevékenységre összpontosítanak. Informális stílusú, és pontként írható, mivel csak belső úton terjesztik őket. Gyakran a jegyzőkönyvvezető is részt vesz a megbeszéléseken. Ezek a percek egyszerűek, gyorsabban leírhatók és pontosak. Ezeknek az üléseknek is van napirendje, amelyet az adminisztrátorok vagy bárki készít, aki az értekezletért felelős.Van, amikor az egyik résztvevő csak jegyzeteket ír le, miközben a találkozó folytatódik.
Mindezek a percek típusai, és az a fontos, hogy az egyes stílusokat megfelelően és hatékonyan használják.
Különböző írásmódok, amelyeket percek alatt igénybe vesznek
A percek írásmódja a percfelvétel legfontosabb feladata. A jegyzőkönyv készítése azt jelenti, hogy az értekezlet folytatásakor vagy az ülésen készült jegyzetek. Olyan módon kell leírnia, amelyet később megért, amikor elkészíti a jegyzőkönyvet. Nincs különösebb szabály, amelyet be kell tartani, hiszen mindenkinek megvan a maga stílusa, hogy jegyzőkönyveket írjon le.
A perckészítés során használt különféle írásmódok a következők:
- Jó, ha vázlatot készít a napirend szerint, így megkönnyíti a jegyzetek készítését az egyes pontok alatt, miközben a vita folyik
- Készítsen egy listát a résztvevőkről, és jelölje be őket, amikor belépnek a szobába, és ezzel megkapja a hiányzó emberek listáját. Ez segíteni fog, mivel nem kell felírnia az összes résztvevő nevét, mivel időigényes és zavaró lehet, ha nagy csoport van.
- Írja le az értekezlet nevét, dátumát, időpontját és az értekezlet helyszínét, írja be azokat a tételeket, amelyek valamilyen okból megbeszélés nélkül maradtak, mivel a jövőben vissza kell őket utalni. Ne felejtse el a végén a következő találkozó dátumát és időpontját is feltüntetni.
- Ne próbáljon mindent megörökíteni, hacsak nem szó szerinti percek. Figyeljen figyelmesen, és rögzítse a fontos részleteket. Ne írjon hosszú mondatokat, csak írja le a pontokat (pontokat) egyenesen előre használva. Kerülje az ismétlést és legyen konkrét.
- Ha a jegyzetek készítése túl bonyolulttá válik túl sok beszélgetés és kereszthivatkozás stb. Eredményeként, akkor mindig engedélyt kaphat, hogy megnézhesse, az ülés rögzíthető-e hangrögzítő eszközön. Győződjön meg arról, hogy a résztvevők tisztában vannak ezzel. Ez sokat segít a dolgok tisztázásában, miközben elkészítik a jegyzőkönyveket.
- Ha szó szerinti jegyzőkönyvekről van szó, írjon le mindent szó szerint, a megfelelő címsorok alá, mivel ez hasznos lesz, amikor elkészíti a jegyzőkönyveket. Ehhez gyors írónak kell lennie, és a legjobb, ha ismeri a gyorsírást. Fontos, amennyit csak tudsz, és bármi, ami nem szükséges, később kihagyható, mert ha kihagysz bizonyos információkat, előfordulhat, hogy később nem emlékezhet rájuk a jegyzőkönyv elkészítésekor.
- Diskurzív percekre írja le az egyes beszélgetések fontos pontjait, hogy a jegyzőkönyv készítése közben emlékeztesse Önt a megbeszéltekre. Megint a legjobb, ha megfelelő címsorokkal írunk, hogy elkerüljük a zavarokat a percek készítése közben.
- Műveleti jegyzetekhez használjon felsorolásjeleket a fontos pontok feljegyzéséhez. Használhat oszlopokkal ellátott sablont a tárgyalt témához, a döntéshez és a műveletekhez
- Jó, ha írás közben rövidítéseket használ, még a tagok nevére is, mivel ez gyorsabbá teszi az írást. Ügyeljen arra, hogy olyan rövidítéseket használjon, amelyeket követ, mivel a többi rövidítésnek nincs értelme, amikor később a jegyzeteket nézi, miközben elkészíti a jegyzőkönyvet. Néhány példa: jegyzőkönyv (perc), irányító testület (GB), előkészítés (előkészítés), fontos (imp) stb.
- Mindig írja le a megbeszéléseket abban a sorrendben, ahogyan megbeszélték, de akkor is megadhatja a napirend szerinti tételszámot. Például, ha a napirend 7. pontját a megbeszélés harmadik részeként vitatták meg, írja fel harmadik megbeszélésként, de a napirenddel való könnyebb áttekinthetőség érdekében mellette a 7-es szám szerepelhet.
Minden percnek tömörnek és pontosnak kell lennie, és ennek érdekében a jegyzeteket pontosan, a megfelelő sorrendben és stílusban kell megírni. Tegye a lehető legegyszerűbbé a jegyzetírást azáltal, hogy haladó előkészületeket hajt végre az értekezlet előtt, és ha a jegyzetírás jól sikerül, ez sokkal egyszerűbbé teszi a jegyzőkönyv készítését. A jegyzőkönyvnek azt is segítenie kell, hogy aki nem tudott részt venni az ülésen, világosan megértse, mi történt az ülésen, anélkül, hogy ugyanazokra a megbeszélésekre további tisztázásra lenne szükség.
Az információk rendezése, kiválasztása és strukturálása percek előállításához
A perc készítése a percfelvétel folyamatának következő feladata. A legjobb, ha az értekezlet után a lehető leghamarabb felírja a jegyzőkönyvet, mivel jobban emlékezni fog a dolgokra. A jegyzőkönyv elkészítésekor nem kell feltüntetni mindazt, amit a jegyzetelés során leírtak. Elegendő információnak kell lennie ahhoz, hogy azok az emberek, akik nem vettek részt az ülésen, zavartság és további információ igénye nélkül követhessék és rögzíthessék a tartalmat. Tehát írja le a fő / fontos pontokat.
Az első emlékezetes pont a percek számozása. Minden megbeszélésen megvitatott napirendi pont vagy minden megvitatott napirendi pont tartalmaz egy rövid jegyzetet, amelyet percnek hívnak. A percek összesen rövid jegyzetek gyűjteménye. Tehát az olvasás és követés megkönnyítése, valamint a hivatkozás érdekében a legjobb, ha minden perchez adunk egy számot.
Minden napirendi pontnak vagy vitának tartalmaznia kell magyarázatot (ha diszkurzív jegyzőkönyv) vagy rövid jegyzetet (ha cselekvési jegyzeteket tartalmaz) a megbeszélés fő pontjairól, az esetleges nézeteltérésekről, döntésekről és cselekvésekről. Jó gyakorlat, ha szabványos sablon áll rendelkezésre percekig, ha az értekezlet időszakosan megismétlődik, mivel ez egyszerűbbé teszi a percírási feladatot. Bármely, a napirenden szereplő, szabványos tétel hozzáadható a jegyzőkönyv sablonhoz.
Minden percben a következők szerepelnek:
- Az ülés / testület / bizottság címe / neve
- Az ülés időpontja
- A találkozó ideje
- Helyszín / helyszín
- Résztvevők listája - azokat az embereket hívták meg az értekezletre
- Bocsánatkérések listája - olyan emberek, akiktől bocsánatot kértek
- Távollevők listája - olyan emberek, akiket meghívtak, de nem vettek részt és nem is kértek bocsánatot
- Az előző jegyzőkönyv megerősítése az előző ülés dátumával együtt
- Az előző jegyzőkönyvből fakadó módosítások
- Felmerülő kérdések
- A megbeszélések, döntések és cselekvések összefoglalása
- Folyamatban lévő vagy elhalasztott vagy befejezett ügyek
- Minden egyéb ügy
- A következő ülés időpontja
A többi elemhez adja hozzá / hozza létre a címsorokat a sablonján. Most van egy elrendezés címsorokkal az értekezleten megvitatott összes tételhez. Most nézze át jegyzeteit, és adjon hozzá releváns információkat, például vitákat, döntéseket és cselekvési pontokat az egyes címsorok alatt vagy alatt, elvetve a lényegtelen információkat.
A jegyzőkönyvek felépítése nem túl nehéz feladat, mivel van egy elfogadott szabvány vagy stílus vagy sablon, amellyel a jegyzőkönyveket leírják. A jegyzőkönyv felépítése a napirendtől is függ, mivel a jegyzőkönyveket a napirendi pontok tárgyalásának sorrendjében írják.
Abban az esetben, ha bármilyen értekezletet vagy politikát vagy eljárást jóváhagytak egy értekezleten, ezeket csatolni kell a jegyzőkönyvhöz. Ha a jegyzőkönyvhöz mellékletek tartoznak, az Att felirat megjelenik a percek szélén. A melléklet címlapján hivatkozás történik az ülés vagy a bizottság vagy a testület nevének, az ülés dátumának és a jegyzőkönyv azon pontjának megjelölésére is, amelyhez a melléklet tartozik. Ezt a mellékletet a jóváhagyást követő jegyzőkönyvvel együtt kell benyújtani.
Miután elkészítette a jegyzőkönyvet, elküldhető az elnöknek, hogy tisztázza, majd jóváhagyja. Az elnöki szék jóváhagyása után kioszthatók az érintett embereknek, vagyis azoknak, akik részt vettek, és azoknak, akiknek meg kell tenniük a döntéseket. Hasznos lehet, ha a cselekvési listát a határidőkkel együtt csatolják a jegyzőkönyvhöz, hogy az érintett emberek könnyebben cselekedhessenek velük.
Ha a terjesztés után az emberek javításokat kérnek, feljegyezhetik őket, és elvihetik a következő ülésre, hogy az elnök ellenőrizhesse és tisztázza őket az ülésen jelen lévő többi taggal együtt. A jegyzőkönyveket csak az összes változás elvégzése után egyeztetik és pontosnak írják alá.
Helyes hangnem és a szakmai nyelv használata percek alatt
Írás közben az író hangvétele nagyon fontos, mivel ez üzenetet közvetít, és megmutatja az írótól a témához való viszonyulást vagy érzelmet, és hatással van az olvasóra. A felhasznált hangok attól függenek, hogy ki a közönség, és az írott információktól is függ.
A jegyzőkönyv olyan szakmai dokumentum, amelyet nemcsak belső emberek néznek meg, hanem bárki megtekintheti a szervezeten kívül, még akkor is, ha belső ülés volt, amikor jogi ügyekről van szó. Ezért fontos, hogy szakszerűen, a megfelelő szakmai / formai hangnem és nyelv használatával írja le őket. Győződjön meg arról is, hogy a dokumentum rövid és világos mondatokkal rendelkezik, amelyek ragaszkodnak a lényeghez, és egyszerű, könnyen érthető szavakat használnak.
A jegyzőkönyvet múlt időben kell írni, mivel a múltban lezajlott találkozóról vagy beszélgetésről szólnak. Használja a passzív hangot, ahol csak lehet, miközben jegyzőkönyveket ír le, mivel ez kiküszöböli az egyén nevének használatát, de csak a passzív hang használatának nincs értelme és megnehezíti az értést. Tehát mindig használja az aktív és a passzív hangmondatok keverékét, miközben a jegyzőkönyveket leírja.
A jegyzőkönyvek részletesen tartalmazzák, hogy egy tagcsoport miként tárgyalt és döntött egy értekezleten, ezért a legjobb, ha a jegyzőkönyvet harmadik személyként írják meg. Így elhatárolja magát az írásától, és semlegesen írja le a dolgokat. Használjon olyan mondatokat, mint „az elnök kijelentette, hogy”, „megjegyezték”, „a bizottság úgy döntött”, „döntöttek” stb. Azokban az esetekben, amikor a pontokat egy meghatározott személy adta át, vagy fontos megadni az illetőt és azt, amit mondott, mivel ez segít a jövőbeni referenciákban.
Az értekezleten elhangzott szavakat nem szabad pontosan a jegyzőkönyvbe írni, de azokat egy másik nyelvre kell átalakítani, amely elfogadható a szakmai dokumentumok számára. Ha a tagok szlengeket használtak az ülésen, ne vegyék fel a jegyzőkönyvbe, hanem cseréljék ki őket megfelelő szavakra. Ha nem relevánsak a döntés szempontjából, vagy nem fontosak, egyszerűen hagyja ki őket. Hasonlóképpen, amikor viták vagy nézeteltérések fordulnak elő az értekezleteken, ne írja fel érvként, hanem használjon alternatív kifejezéseket, például „különféle vélemények hangzottak el” vagy „különféle vélemények hangzottak el”. Ez nem határozza meg azt a személyt, aki nézeteltérésben volt, de elmondja az olvasónak, hogy vita volt egyet nem értés miatt.
Használjon olyan kifejezéseket vagy szavakat, mint „aggódtak”, „az igazgató kiemelte”, „a testület elmagyarázta”, „a vezérigazgató kért”, „aggodalmát fejezte ki”, „az ülésnek javasolták”, „felvetette a kérdést”, A következő megjegyzés, hogy ellenőrizzük a helyesírást, a nyelvtant és az írásjeleket. Ne hagyatkozzon kizárólag a helyesírás- és nyelvtani ellenőrzésre a dokumentumszerkesztőben. A legjobb, ha manuálisan elolvassa a jegyzőkönyveket, miután elkészítette őket, és egy másik személyt is felkér, hogy olvassa el és visszajelzést küldjön.
Remélem, ez némi segítséget nyújtott Önnek. Köszönöm hogy elolvastad. Kérjük, ne habozzon kapcsolatba lépni velem bármilyen kérdéssel vagy visszajelzéssel kapcsolatban, amely erre a központra vonatkozik. Ha úgy érzi, hogy nem fedi le a vonatkozó témákat, kérjük, küldjön visszajelzést!
Köszönöm.
Livingsta