Tartalomjegyzék:
- Bevezetés:
- 1.1 Mi az értekezletek célja?
- 1.2 Milyen szervezeti és jogi követelmények vonatkozhatnak a jegyzőkönyv készítésére?
- 1.3 Miért legyen a jegyzőkönyv a viták és döntések pontos nyilvántartása?
- 1.4 Mi a célja az értekezleteken általánosan használt dokumentumoknak és kifejezéseknek?
- 2.1 Mi az elnök és más hivatalos feladatok szerepe az üléseken?
- 2.2 Hogyan működik együtt a székkel, amikor jegyzőkönyveket készít?
- 3.1 / 2 Miért kell aktívan hallgatnia, amikor perceket vesz igénybe, és hogyan csinálja ezt?
- 3.3. Hogyan jegyzetel az üléseken tartott megbeszélések során?
- 3.4 / 5 Miért érdemes tisztázni, és hogyan kell ezt megtenni?
- 3.6 Hogyan rendezi, választja és strukturálja az információkat a percek előállításához?
- 3.7 Mit jelent a helyes hangnem és a szakmai nyelv használata percek alatt?
A percek elengedhetetlenek minden vállalkozásban.
David Travis, CC0, az Unsplash-on keresztül
Bevezetés:
Ez az egység egy B csoport opcionális egység a 2. szinten, 4 kredit. Ez az egység segíti a jelöltet a feladatok jó ismeretében és megértésében, miközben jegyzőkönyveket készít, az elnök és a jegyzőkönyvvezető szerepét az üléseken, a jegyzőkönyvezési eljárást, a jegyzőkönyv készítésére való felkészülést és a szervezeti eljárások, irányelvek és irányelvek követését, miközben figyelembe veszi a feladatokat. percek
Kérjük, találjon erre az egységre vonatkozó személyes nyilatkozatot!
PS: Kérem, ne másoljon ide semmit, és jelenítse meg azokat a fájljában. Ezt itt tettük közzé, pusztán azért, hogy segítsen ötletet / megértést szerezni arról, hogy mit várnak tőled, és hogyan kell írnod. Kapcsolódnia kell saját munkaterületéhez és szervezetéhez, és ragaszkodnia kell hozzá a fájlok előkészítése közben. Köszönjük az együttműködést.
1.1 Mi az értekezletek célja?
A találkozók fő célja ötletek megosztása és különböző gondolatok kifejezése. Az értekezleteket szinte minden szervezetben használják az információk közlésének más emberekkel, ahol fő feladataik tájékoztatása, ötletek felkutatása, tisztázás, problémák megoldása, javaslatok / munkamódszerek megvitatása, döntések meghozatala és a viták rendezése.
1.2 Milyen szervezeti és jogi követelmények vonatkozhatnak a jegyzőkönyv készítésére?
A jegyzőkönyvnek pontosan be kell mutatnia az ülés napirendjét. A jegyzőkönyv felépítése követi a napirendi pontok felsorolását. Ahhoz, hogy hatékony perceket vegyen igénybe, készen kell állnia a sablonra a napirendi pontok alapján. Hagyjon sok helyet a jegyzetek leírásához a találkozó folyamán. Ez segít abban, hogy ne keveredjen össze, és az értekezlet folyamán zökkenőmentesen mozoghasson az elemek között.
A jegyzőkönyvek jogi dokumentumok, amelyek bizonyítékul szolgálnak az üléseken folytatott megbeszélések jövőbeli hivatkozásaihoz. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a címet, az időpontot, a dátumot, az ülés helyét, a résztvevők nevét, a bocsánatkéréseket, a látogatókat, a szükséges elemeket, a szükséges intézkedéseket és a következő találkozó dátumát.
Feltétlenül írjon le műveleteket az egyes napirendi pontokhoz és ki. A jegyzőkönyveknek pontosaknak kell lenniük, mert az emberek a jövőben hivatkoznak rá, és képesnek kell lenniük arra, hogy megértsék, mi történt pontosan az ülésen.
1.3 Miért legyen a jegyzőkönyv a viták és döntések pontos nyilvántartása?
A jegyzőkönyvet pontosan és tömören kell megírni, hogy bárki, függetlenül attól, hogy részt vett-e az ülésen, tudja-e, mi történt.
A jegyzőkönyv szolgál az egyeztetésen végrehajtott cselekvések hivatalos nyilvántartásaként, és egy csapat vagy egy osztály történelmi jelentését képezi. Még akkor is, ha az emberek elfelejtik felidézni, mi történt egy értekezleten, vagy amit megbeszéltek és eldöntöttek, a jegyzőkönyvek segítenek visszautalni és megszerezni ezeket az információkat. A jegyzőkönyv rögzíti a megtett és a szükséges intézkedéseket is. Tehát emlékeztetőül szolgál, amely meghatározza a betartandó határidőket. A jegyzőkönyv tájékoztatást ad azokról az emberekről is, akik nem voltak jelen az ülésen.
1.4 Mi a célja az értekezleteken általánosan használt dokumentumoknak és kifejezéseknek?
Az értekezlet-dokumentumok akkor jönnek létre, amikor a vállalkozás találkozik, hogy megvitassák a vállalkozás jelenlegi és jövőbeli működésével kapcsolatos kérdéseket.
Három általános értekezlet-dokumentum:
- Értesítés az értekezletről (részletek, például dátum, idő, az ülés típusa, helyszín, az értekezlet célja)
- Napirend (az ülés napirendjének részletes felsorolása)
- Jegyzőkönyv (Az értekezlet jegyzőkönyve / igazolása az olyan adatokkal, mint az ülés helye és ideje, az értekezlet célja, a résztvevők, az ülés elnöke, bocsánatkérések, napirend, az előző értekezlet jegyzőkönyvének áttekintése, a következő ülés időpontja, ideje és helye, valamint az értekezlet lezárásának ideje)
2.1 Mi az elnök és más hivatalos feladatok szerepe az üléseken?
Az elnök feladata annak biztosítása, hogy az ülésről pontos jegyzőkönyv készüljön. Az értekezlet elnökének felelőssége
- Segítsen a percfelvevőnek a napirendi pontok megegyezésében.
- Kövesse sorrendben a napirendi pontokat.
- A jegyzőkönyvvezető tájékoztatása az elfogadott napirendről eltávolítandó minden kérdésről.
- Összegezze az egyes napirendi pontokhoz kapcsolódó konkrét pontokat, határozatokat vagy intézkedéseket, mielőtt továbblépne a következő napirendi pontra.
- Egyetért és ad összefoglalót a hosszú beszélgetésekről.
- Tekintse át a jegyzőkönyvet, amikor piszkozatként írják.
2.2 Hogyan működik együtt a székkel, amikor jegyzőkönyveket készít?
Mielőtt az ülés elkezdené jóváhagyni a napirendi pontokat, és az ülésen részt vevő összes látogatóval is megvitatom az elnököt. Tanácsokat kapok az ülések idejéről és helyszínéről, ha az a szokásos terem, ahol az értekezletet tartják, nem áll rendelkezésre. Ha kétségem támad, megkérdezem, hogy egy adott vitát ki kell-e egészíteni a jegyzőkönyvvel. Az értekezleten tárgyalt technikai feltételeket is tisztázom, hogy elkerüljem a téves információk rögzítését. Az ülés után a lehető leghamarabb elkészítem a jegyzőkönyvet, és mielőtt a tagok elé terjesztenék, a vezetőm jóváhagyja.
3.1 / 2 Miért kell aktívan hallgatnia, amikor perceket vesz igénybe, és hogyan csinálja ezt?
Aktívan kell hallgatnom, miközben jegyzőkönyveket készítek, mert ezek rögzítik a döntés és a részletek részleteit minden olyan kérdésben, amelyet megbeszélnek és megbeszélnek egy találkozón.
Az alábbiakban néhány módon tudom ezt megtenni:
- Analitikusan kell hallgatnom, a fő ötleteket és részleteket keresve.
- Tisztázom azokat a dolgokat, amelyeket nem értek, vagy megkérem az elnököt, hogy ismételje meg azokat a tényeket, amelyeket nem értek.
- Figyelembe veszem az előadók és a résztvevők érzéseit.
- Proaktív vagyok és kész reagálni.
- Kiküszöbölöm a zavaró tényezőket (zaj, megszakítások stb.), És a beszélőre koncentrálok, hogy ne hagyjam ki a fontos pontokat és a rögzítendő műveleteket.
3.3. Hogyan jegyzetel az üléseken tartott megbeszélések során?
Korán eljutok az ülésre, megbizonyosodom arról, hogy ki az elnök, leülök az elnök mellé, és ellenőrizzem, hogy mindenkinek van-e minden papírja (napirendje), és veszek-e tartalékot. Jóval az ülés előtt végigolvastam az összes papírt, és megkérdeztem a jelenlévők nevét. Figyeljen figyelmesen, írja le a kulcsszavakat és írja le a döntéseket. Pontosítást kérek, és a székkel ellenőrizem a jegyzeteimet.
3.4 / 5 Miért érdemes tisztázni, és hogyan kell ezt megtenni?
A jegyzőkönyv összeírása során felmerülő kétségeket tisztázni kell, mivel csoportos döntésekről van szó, amelyek a későbbiekben is segítséget nyújtanak.
Tisztázom a dolgokat azzal, hogy megkérem az elnököt vagy a csoportot, hogy ismételje meg vagy beszéljen egy kicsit lassan, ha kétségeim támadnának bármilyen vitában. Időt adok magamnak, hogy meghallgassam és kiküszöböljem a figyelemelterelést.
3.6 Hogyan rendezi, választja és strukturálja az információkat a percek előállításához?
Percek előállításához konzisztens sablont használok. A megbeszélés célja a megbeszélés típusától függően változik, így a jegyzőkönyv elrendezése is változhat.
A használt sablon megkönnyíti a fontos információk felkutatását, és következetesnek kell lennie egy értekezlet-sorozatban.
A jegyzőkönyvet a következőképpen szerkesztem:
- A találkozó címe.
- A találkozó dátuma és időpontja.
- A "Jelen vannak" cím alatt a jelenlévők listája.
- A nem jelenlévő, de a bocsánatkérésüket elküldők listája, ennek a listának a "Bocsánatkérés" cím alatt kell lennie.
- Megerősítés arról, hogy az előző ülés jegyzőkönyvét elfogadták. Az előző találkozó dátumát fel kell tüntetni.
- Az előző ülés jegyzőkönyvéből adódó esetleges módosításokat vagy intézkedéseket le kell írni.
- Az előző jegyzőkönyvből adódó esetleges kérdéseket fel kell tüntetni a cím tárgyát képező kérdések között.
- A jegyzőkönyveknek mindig ugyanazt a sorrendet kell követniük, amelyet az ülésen követtek.
- A következő ülés időpontja.
3.7 Mit jelent a helyes hangnem és a szakmai nyelv használata percek alatt?
A jegyzőkönyv rögzíti, mi történt pontosan az ülésen. Tehát nyilvántartást kell tartalmaznia a vitákról és a cselekedetekről. A megbeszélésekre kell összpontosítania, és világos információkkal kell rendelkeznie az egyes tételekről eldöntött kérdésekről. A jegyzőkönyvet teljes mondatokban és kellő részletességgel kell megírni. Ha így tesz, az olvasáson részt nem vevő olvasók megértik a valójában megvitatottakat.
PS: Kérem, ne másoljon ide semmit, és jelenítse meg azokat a fájljában. Ezt itt tettük közzé, pusztán azért, hogy segítsen ötletet / megértést szerezni arról, hogy mit várnak tőled, és hogyan kell írnod. Kapcsolódnia kell saját munkaterületéhez és szervezetéhez, és ragaszkodnia kell hozzá a fájlok előkészítése közben. Köszönjük az együttműködést.