Tartalomjegyzék:
- Mik a percek?
- Hogyan készülök a találkozóra
- Amit a találkozó alatt csinálok
- A jegyzőkönyvek áttekintése és terjesztése
- Kérjük, használja ezt csak referenciaként
Percekbe telik.
Mik a percek?
A jegyzőkönyv rövid jegyzetek, amelyeket értekezlet vagy beszélgetés során készítek. Azért rögzítem őket, hogy ne hagyjunk ki semmit, amit megbeszélésen megbeszéltek vagy megbeszéltek. A jegyzőkönyvet az elnök hivatalosan jóváhagyja, és nyilvántartásként a szervezethez tartozik. Segíthetnek a jövőben zajló vizsgálatokban. Nyilvántartást adnak arról is, hogy milyen döntéseket hoztak az ülésen, és kik fognak ezek alapján eljárni.
A jegyzőkönyvek mindig rövidek és érthetetlenek, egyszerű nyelven íródnak, mert azoknak az embereknek meg kell terjeszteniük vagy hozzáférniük, akiknek az adott nyelven, esetemben az angoltól eltérő szintű követelmények vannak. Bárki, aki nem tudott részt venni az ülésen, és akinek tudnia kell, mi történt az ülésen, egyszerűen írásbeli jegyzőkönyvből részesül.
Hogyan készülök a találkozóra
Szervezem és előkészítem az ülést a napirendre vonatkozó információk összegyűjtésével, az elnökkel egyeztetve a napirendbe foglalandó kérdésekről, a napirendet kiegészítő dokumentumokkal kiosztva, az ülésterem lefoglalásával, az érintettek tájékoztatásával a dátumról, az időpontról, a helyszínről és frissítők szervezésével. Ezenkívül rendelkezem az esetleges látogatók adataival és a megbeszéléshez szükséges elnézéssel.
A napirend a kezemben van, és minden szükséges jegyzettömböt és tollat készen állok a jegyzőkönyvhöz. Figyelmesen hallgatom a vitát, és leírom a fontos pontokat.
Amit a találkozó alatt csinálok
Az ülés folyamán folyamatosan kommunikálok az elnökemmel, ügyelve arra, hogy a napirendet betartva és jóváhagyva kövessük. Ritkán, néhány elkerülhetetlen körülmény miatt a napirendet módosítani kell, vagy soron kívül kell követni, de a résztvevőket értesíteni kell a változásról és annak okáról, hogy elkerüljék a zavart. Arról is gondoskodom, hogy az elnök összefoglalja a fontos szempontokat, és a meghozott döntésekről a résztvevők egyetértenek, figyelembe véve az esetleges elképzeléseket. Gondoskodom arról is, hogy az egyes napirendi pontokhoz intézkedéseket hozzanak.
Arra koncentrálok, hogy leírjam, mi döntött, és ki fogja megtenni. Minden tételnek külön címet adok, és megpróbálom nem sokkal az ülés után felírni a durva jegyzeteket. Gondoskodom arról, hogy a jegyzőkönyv pontos, módszeres, nyelvtanilag helyes és tömör legyen, és világos, könnyen érthető nyelven legyen megírva. Gondoskodom arról, hogy formájukban és tartalmukban következetesek legyenek, és a meghozott döntésekre koncentráljanak. A jegyzőkönyvet szintén elfogadott formátumban, a napirendi pontok szerint készítik el, ahol szükséges, szép címsorokkal.
A jegyzőkönyvek áttekintése és terjesztése
Miután leírtam a jegyzőkönyvet, időt szánok azok áttekintésére és az elnök általi jóváhagyásra, valamint a szükséges változtatásokra, mielőtt eljuttatom a szükséges tagokhoz. A jegyzőkönyveket védett dokumentumként e-mailben juttatják el a szükséges alkalmazottakhoz. Gondoskodom arról, hogy minden olyan intézkedést, amely utánkövetést igényel, a szükséges időkereten belül végezzenek.
A perceket a merevlemezen tárolják későbbi felhasználás céljából. Rekordként szolgálnak minden olyan személy számára, aki a jövőben bármilyen pozíciót átvesz, referenciaként.
Kérjük, használja ezt csak referenciaként
Kedves megjegyzésként kérjük, ne másoljon be ide beküldött dolgokat, és jelenítse meg a fájljában. Ezt itt tettük közzé, pusztán annak érdekében, hogy ötletet szerezz abban, hogy megértd, mit várnak tőled és hogyan kell írnod. Amikor elkészíti saját fájljait, kapcsolatba kell lépnie saját munkaterületével és szervezetével, és ragaszkodnia kell ehhez. Köszönjük az együttműködést.