Tartalomjegyzék:
- Az ugrás a munkavállalótól a menedzserig
- A tudás hatalom
- Projekt-tervezés az összpontosítás érdekében
- Napi és heti előkészítés
- Főbb pontok
Pixabay
Az előkészület unalmasnak és időigényesnek tűnhet, amikor csak annyit akarsz tenni, hogy belemerülsz egy projektbe, és elkezdődik az érzés, hogy valamit elértél. Különösen akkor, ha a határidők szűkek. De egy uncia megelőzés mérsékelheti a kiló beavatkozást. Ha a projekt elején egy kis időt tölt el a szervezéssel és a terv feltérképezésével, rengeteg elvesztegetett időt spórolhat meg később a munka újbóli elvégzésével, vagy segítőkkel, akik hüvelykujjával fonják össze, mert nem tudja, milyen munkát adjon nekik ezután. Ezenkívül, ha időt szánunk a megfelelő eljárások betartására, megakadályozhatjuk a későbbi olyan problémák felmerülését, amelyek pazarolják az időt, rosszul mutatják be a céget az ügyfelek számára, és felesleges stresszt és szorongást okoznak a munkatársaknak.
Az ugrás a munkavállalótól a menedzserig
Ahogy haladunk a vállalati felelősségvállalás ranglétráján, azt tapasztalhatjuk, hogy a munkásméhek szerepéből a vezetőség egyikébe kerülünk, még akkor is, ha a munkakörünkben nem szerepel ez a szó. A dolgozó méh feladata, hogy a lehető legrövidebb időn belül kövesse a parancsokat és kipipálja a dolgokat a közmondásos "Tennivaló" listáról. De amikor vezetői szerepbe lép, a „be kell fejeznie” mélyen beágyazott gondolata valóban akadályozhatja a menedzsment képességét.
A vezetőknek vissza kell lépniük a nyüzsgés elől, és meg kell tanulniuk tölteni az időt a felkészüléssel, a feladatok átadásával és a kommunikációval. A dolgozó méh gondolkodásmódjában ezek a dolgok nagyon megfoghatatlannak tűnnek, és olyan érzéseket kelthetnek, mintha mégsem tettél volna semmit. De e szerepkövetelmények figyelmen kívül hagyása azt jelentheti, hogy azok, akiket irányít, valójában nem tesznek semmit, mert nem szánt időt arra, hogy elmondja nekik, mit kell tennie, vagy nem szánt elég időt arra, hogy megértesse, mit kér mert. Az is fontos, hogy a vezetők figyelembe vegyék az egyes munkavállalók igényeit, és a lehetőségeik maximalizálása érdekében személyre szabják kommunikációs és oktatási stílusukat az adott munkavállaló igényeihez.
A tudás hatalom
A jövőbeli eseményekre való felkészülés egyik legjobb módja a jelenlegi dokumentálása. A tudás hatalom. Ha most egy kis időbe telik, hogy lépésről lépésre dokumentálja azt, amit a probléma kijavításához vagy egy szolgáltatás konfigurálásához tett, azt jelenti, hogy legközelebb ugyanezt kell elvégeznie, átruházhatja ezt a feladatot másra, mert meg kell mutatni őket arra a cikkre, amely lépésről lépésre leírja, mit kell tennie. Ha most egy órát vesz igénybe egy megismétlődő folyamat dokumentálásához, 3 hónap alatt két órát takarít meg, 6 hónap alatt pedig újra és újra, újra és újra, minden alkalommal, amikor nem kell újra kitalálnia a folyamatot, majd meg kell tennie, vagy tanítsd meg másnak. Ne találja ki újra a kereket, dokumentálja a találmányt, majd hagyja, hogy valaki más készítse el.
Projekt-tervezés az összpontosítás érdekében
A teljes projekt hatókörét nézve ijesztő lehet, még jobbra is. Ha egy projekt apró részekre és konkrét feladatokra van bontva, akkor könnyen összpontosíthat minden apró feladatra, és hatékonyan mozoghat egyikről a másikra. A projekt megtervezése, valamint a feladatok és a határidők meghatározása kulcsfontosságú lépés az előttünk álló munkára való felkészülésben. Ez a folyamat megtanulható. Megtanulhatja, hogyan kell megszervezni önmagát és a munkáját, és ezzel kevesebb munkát igényel, kevesebb stressz mellett. Amikor új projekttel szembesülnek, először meg kell határozni a határidőt. Ezután bontsa le a projektet kulcsfontosságú tematikus darabokra. Ezek lesznek a mérföldkövei. Becsülje meg az egyes mérföldkövek határidejét, hogy betartsák a végső határidőt. Ha a Planner-t, egy Kanban stílusszervezőt használja,ezek a mérföldkövek oszlopokká vagy vödrökké válnak. Ezután vegye meg az egyes mérföldköveket, és bontsa tovább azokat a feladatokat, amelyek a mérföldkő eléréséhez szükségesek. Szervezze sorrendben ezeket a feladatokat, és voila, van egy projektterve, hogy folyamatosan tudjon maradni.
Napi és heti előkészítés
Lehet, hogy munkája nem projektalapú, vagy több projektre terjed ki. A napi és heti felkészülés ezután kulcsfontosságúvá válik az összpontosítás fenntartása és a célok megvalósítása szempontjából. Minden nap elején ne csak ugorjon az első e-mailbe, és válaszoljon. Kezdje minden napot a felkészüléssel.
- Karbantart egy feladatlistát, beleértve a naptárat is
- Tekintse át a meglévő feladatokat
- Tekintse át az összes új kommunikációt, és vegyen fel elemeket a feladatlistára. Ha dátumspecifikusak, például értekezlet, adjon hozzá egy hivatkozást ezekre a feladatokra a naptárba.
- A feladatlista rangsorolása
- A naptár és a feladatlista használatával azonosítsa azokat a feladatokat, amelyeket a nap végére várhatóan el fog végezni
- Most kezdjen el dolgozni.
Minden hétfőn tekintse át a feladatlistát és a naptárat, hogy képet kapjon arról, hogyan fog kinézni a hete. Zárja le az értekezletekhez vagy a nagy feladatokhoz szükséges nagy darabokat.
Főbb pontok
- Az előkészítés elengedhetetlen, nem választható
- A felkészültség növeli a hatékonyságot, időt és pénzt takarít meg
- A felkészülés elmulasztása veszélyezteti az ügyfél-elégedettséget
- A felkészülés hiánya növeli az alkalmazottak stresszét, szorongását, hiányzásait és kiég.
- Felkészülés a feladatlisták kezelésével és a folyamatok dokumentálásával.