Tartalomjegyzék:
A találkozók gyakran minden szervezetben zajlanak, és nagyon fontos szerepet játszanak a jobb teljesítmények eldöntésében. Tisztában vagyok vele, hogy a találkozó előrehaladásához és sikeres lebonyolításához megfelelő tervezésre és szervezésre van szükség. A megbeszélés megtervezésekor figyelembe veszem a megbeszélés célját, a megbeszélés típusát, a résztvevők számát, a helyszínt, stb. Ha igen, kapcsolatba lépek velük is, hogy megnézzem, megfelelőek-e az időpontok.
Tervezés után megszervezem a találkozót. Gondoskodom arról, hogy a megbeszélés ideje ne ütközzen az érintett személyek más kinevezéseivel. Olyan helyszínt választok, amely befogadja az ülésen részt vevő résztvevőket. Megadom a résztvevőknek az ülés időpontját és az értekezlet hozzávetőleges hosszát. Gondoskodom arról, hogy a frissítőket is elrendezzék. Frissítők szervezésénél megvizsgálom a résztvevők étrendi igényeit, ha bárkinek van ilyen. Fontos a frissítők biztosítása, mivel ez a résztvevőket örömmel tölti el, és megakadályozza a fáradtságot is, különösen, ha fárasztóan hosszú nap volt ez egyesek számára.
Az értekezletek típusai
Szervezetünkben különböző típusú megbeszéléseket tartunk, a résztvevők igényétől és számától függően. Csapatértekezleteinkre kéthetente vagy havonta egyszer kerül sor az igényektől függően. A résztvevők általában a csapatom tagjai és minden látogató, ha kérték. Közös csapataink vannak, amelyek egy ____________________________ (titoktartási okokból eltávolított) csapat együttes találkozója, amely részt vesz a látogatókkal együtt. Néha sürgősségi értekezleteket hívunk meg, amikor sürgős megbeszélésekre kerül sor. Van egy-egy találkozó is, amikor megbeszélik a bizalmas kérdéseket és az egyének teljesítményét is. Az előadások akkor kerülnek megrendezésre, amikor a rendszeren változtatásokat hajtanak végre, vagy új irányelveket és eljárásokat vezetnek be, amelyeket közölni kell az osztályral.
Az értekezletek megtervezésekor ügyelek arra, hogy megalapozott oka legyen a megbeszélésnek, és hogy a helyszín az összes résztvevő számára könnyen elérhető legyen. Előkészítem a napirendet, és az elnök útján vezetem át, hogy megbizonyosodjak róla, hogy tisztában van-e a megvitatandó kérdésekkel. Röviden ismertetem vele, hogy miről fog szólni a találkozó, ki fog részt venni, ki nem, mi lesz a vendég, hol lesz a találkozó, és meddig fog tartani, és menj előre. Fontos, hogy tájékoztassa őt, hogy készen álljon és tudja, mit kell előkészíteni. A napirend egy példányát elküldöm az összes résztvevőnek, valamint az értekezletre szóló meghívókat. Tájékoztatom őket arról a címről, ahol az értekezletre sor kerül. Ha valaki elutasítja az értekezlet meghívását, meg kell indokolnia, hogy miért, és meg kell kérnie a vezető jóváhagyását, és elnézést kell küldenie az értekezletért.Arra is ügyelek, hogy a találkozó folytatódhasson-e azokkal az emberekkel, akik nem vesznek részt rajta.
Foglalás és beállítás
Ha találkozóhelyeket vagy helyiségeket foglal le, olyan helyszíneket vagy helyiségeket keresek, amelyek alkalmasak az összes résztvevő befogadására, és hogy a helyiségben vagy a helyszínen megtalálhatók az értekezlethez szükséges összes lehetőség. Pontosítom a helyszínt, vagy megvizsgálom, hogy a helyszín szerkezetileg biztonságos-e, és minden elektromos vezeték le van-e zárva, és hogy megfelelnek-e az egészségügyi és biztonsági eljárásoknak. Ha vannak olyan résztvevők, akik fogyatékossággal élnek, gondoskodom arról, hogy minden szükséges eszközzel rendelkezzenek az értekezlet helyszínén. Gondoskodom arról is, hogy a helyszín könnyen megközelíthető legyen, és minden résztvevő számára kényelmes legyen. Ha a helyszínt jóval előre lefoglalták, felhívom őket, hogy megbizonyosodjak arról, hogy rendelkezésre áll-e a helyiség az értekezletre, hogy elkerüljem az utolsó pillanatban való csalódást. A helyszínen teljesítendő minden kifizetést a költségvetési vezető egyeztet.A frissítők költségkeretét a csapat teljes személyzete megosztja.
Az értekezlet előtt rendelkezem az összes erőforrással, például jegyzettömbökkel, tollakkal és eszközökkel, például OHP, laptop, projektorok, hosszabbítókábelekkel, Ethernet kábelekkel stb. A székek és asztalok az elvárásoknak megfelelően vannak elrendezve. Kinyomtatok néhány napirendet és az előző ülésekről készült jegyzőkönyveket is, hogy ellenőrizzem, minden művelet befejeződött-e. Ha bármelyik kiadvány nyomtatásra és terjesztésre szorul, akkor azokat túl készen állok a résztvevők számára. Felállítottam laptopokat és projektorokat, ha azok szükségesek a megbeszéléshez. Az értekezletre vitt bizalmas dokumentumokat biztonságban tartom, nehogy rossz kezekbe kerüljenek, és csak arra jogosult személyek nézhessék át őket.
A Napirend
A napirend tartalmazza a dátumot, címet és helyszínt, az értekezlet nevét, a bocsánatkéréseket, a látogatók nevét és a megvitatandó tételek listáját. Ha vannak olyan konkrét témák, amelyeket egy adott személy tárgyal, akkor ezt a napirenden is megemlítik. A napirendet és a jegyzőkönyvet értekezlet-dokumentumoknak hívják, és minden részletük megvan azokon a fontos dolgokon, amelyeket az ülésen megvitattak.
A találkozó alatt
A találkozó minden résztvevőjét szívesen látjuk, és frissítőket biztosítanak számukra. Kiosztom a napirendeket és az összes terjesztést igénylő tájékoztatót. Ha valakinek bármi kérdés merül fel, akkor világos információkat szolgáltatok neki, és ha nincs tudatában, tanácsokat és útmutatásokat kérek kollégáimtól vagy vezetőimtől.
Az értekezletek során arra kérnek, hogy támogassak a jegyzőkönyv készítésében és az informatikai berendezések felállításában. Másolatot készítek a napirendről és az előző jegyzőkönyvekről is.
Tisztában vagyok vele, hogy készen kell állnom a megbeszélés során felmerülő problémák kezelésére. Ha problémák merülnek fel az informatikai berendezésekkel kapcsolatban, megpróbálok mindent megtenni az adminisztratív jogaimon belüli problémák rendezésére. De ha bármi köze van ezekhez, akkor kapcsolatba lépek az informatikai szolgálattal. Problémák lehetnek a résztvevők között szakmai és személyiségi problémák miatt. Ezeket úgy oldják meg, hogy személyes megbeszéléseket folytatnak, szükség esetén megváltoztatják a kvótákat, panaszkezelési eljárásokat végeznek stb.
Ha jegyzőkönyveket rögzítek egy értekezleten, akkor mindent rögzítek, ami fontos, mert ez a jövőben referenciaként szolgál és segíti a szervezet fejlődését. Világosan és röviden írom le a jegyzőkönyvet. Nagyon figyelmes vagyok, hogy ne hagyjak ki semmilyen információt. Veszek magammal egy sablont, amely tartalmazza az ülésen megvitatni kívánt összes elem részleteit. Itt lesz a találkozó dátuma, ideje, címe. Részleteket tartalmaz a megbeszéltekről, a meghozott döntésekről és a meghozandó intézkedésekről is. A következő ülés dátumát, ha úgy határoznak, szintén rögzítjük. Amikor elkezdődik a találkozó, ha vannak új résztvevők és látogatók, bemutatkozunk egymásnak. Óvatos maradok, amikor perceket írok, és írás közben számozom az oldalakat, nehogy később összezavarodjak.
A találkozó után
Az értekezlet végén összegyűjtöm az összes dokumentumot, amelyet vissza kell venni. Leválasztottam és becsomagolok minden használt informatikai eszközt. Minden átrendezett széket és asztalt visszahelyeznek az eredeti helyükre a következő találkozó akadályainak elkerülése érdekében. A megbeszélés után átnézem a jegyzeteket, kidolgozom azokat, és elkészítek egy tisztességes példányt, mielőtt elfelejtem, mi volt a megbeszélés. Ezután e-mailben vagy nyomtatott példányban elküldöm az elkészült jegyzőkönyvet az elnöknek, és megkérem őket, hogy nézzék át, mielőtt elküldenék a résztvevőknek. Az elnök áttekinti őket, és elvégzi a szükséges változtatásokat. Módosítom őket, és elkészítek egy korrekt példányt, és elküldöm a résztvevőknek.
A megbeszélés után nyomon követem a követendő intézkedéseket. Vagy csengetem, vagy e-mailt küldök az embereknek, hogy megbizonyosodjak arról, hogy a műveletek a kitűzött időre befejeződtek.
Egy másik fontos dolog a visszajelzések gyűjtése a résztvevőktől. Segít, hogy meghallgassam az emberek véleményét, és megtegyek minden szükséges fejlesztést. Nagyon nyugodtan hallgatom a visszajelzéseket, és reflektálok azokra. Lehet pozitív, semleges vagy negatív. Nem engedem, hogy a negatív visszajelzések hatással legyenek rám. Ehelyett a teljesítményem és a csapatok teljesítményének javítására használom. Ha csapatként dolgozunk, nem az egyén ötlete vagy szemlélete a lényeg; az egész csapat véleménye a lényeg. Az általános visszajelzéseket megvitatják és kommunikálják az egész csapattal a csapat teljesítményének javítása érdekében.
Az ülések minden kérdését feljegyzik, és a vezetők értekezletein megbeszélik, és döntenek arról, hogy mit lehet tenni az ilyen helyzetek elkerülése érdekében a jövőben.