Tartalomjegyzék:
- Mi az információ?
- 1.1 Magyarázza el a szükséges információk tárolásának és visszakeresésének célját
- 1.2 Ismertesse a különböző információs rendszereket és azok főbb jellemzőit!
- 1.3 Magyarázza el az információk biztonságával és titkosságával kapcsolatos jogi és szervezeti követelmények célját
- 1.4 Magyarázza el a tárolni és visszakeresni kívánt információk megerősítésének célját
- 1.5 Írja le az információk pontosságának ellenőrzésének módjait
- 1.6 Magyarázza el az információk pontosságának ellenőrzésének célját
- 1.7 Magyarázza el, hogy milyen céllal szolgáltatnak információkat egyeztetett formátumban és ütemezésben
- 1.8 Írja le a törölhető információk típusait
- Írja le azokat a problémákat, amelyek az információs rendszerekkel kapcsolatban felmerülhetnek, és hogyan kell kezelni őket, ha szükséges
- Sok sikert a tanulmányaidhoz
- Kérdések és válaszok
Ismerje meg az üzleti adminisztráció információ tárolásával és visszakeresésével kapcsolatos célokat és eljárásokat.
Fotó: Simon Abrams az Unsplash-on
Ez a cikk azoknak a jelölteknek szól, akik az NVQ 2. vagy 3. szintű üzleti és igazgatási diplomájuk megszerzéséért dolgoznak. Ez egy 2. szintű egység, összesen 3 kredit. Ez az egység egy üzleti vállalkozás vagy szervezet információinak tárolásával és visszakeresésével foglalkozik a biztonsági és titoktartási követelmények betartásával. Kitérek a tanulási eredmény első részére, amely segít megérteni az információk tárolásának és visszakeresésének folyamatait és eljárásait.
Röviden megvitatjuk:
- A szükséges információk tárolásának és visszakeresésének célja.
- Különböző típusú információs rendszerek és azok jellemzői.
- Az információk biztonságára és titkosságára vonatkozó jogi és szervezeti követelmények célja.
- A tárolni és visszakeresni kívánt információk megerősítésének célja.
- Az információk pontosságának és miértjének ellenőrzésének módjai.
- Hogyan lehet információt megadni egyeztetett formátumban és ütemezésben.
- A törölhető információk típusai.
- Az információs rendszerekkel kapcsolatos problémák és azok kezelése.
Ez a cikk azoknak az erőforrásoknak szól, akik az NVQ 2. vagy 3. szintű üzleti és igazgatási diplomájukért dolgoznak.
pixabay.com/en/business-man-home-office-business-1176006/
Mi az információ?
Az információkat meghatározhatjuk tényekként, amelyeket valaki közölt vagy valakiről vagy valamiről megtudtak, vagy tényekként, amelyeket kutatás vagy más módon gyűjtöttek össze. Meghatározható olyan üzenetként is, amelyet valamilyen módon közvetítenek. Az információk rögzíthetők és továbbíthatók, és nagyon fontosak, mert segítenek az eredmények és a döntések meghozatalában. Pontosnak és időben elkészítettnek kell lennie. Ennek konkrétnak kell lennie, és ragaszkodnia kell a szükségességhez vagy a célhoz (relevánsnak kell lennie), jelentéssel kell rendelkeznie és értelemmel kell rendelkeznie, amely elősegíti a megértést.
Az információ lehet fizikai vagy elektronikus, és hatékonyan kell kezelni. Az információkezelés a szervezet felelőssége, ahol összegyűjtik, kezelik, tárolják, megosztják, megőrzik, visszakeresik és kézbesítik.
1.1 Magyarázza el a szükséges információk tárolásának és visszakeresésének célját
Az információk tárolása az a folyamat, amikor az információkat raktárban tárolják vagy tárolják (szekrények, HDD, memóriakártya stb.), Az információk lekérése pedig az igényeknek megfelelő tárolt információs erőforrások megszerzésének folyamata.
Bármely információ tárolásának fő célja a későbbi könnyű visszakeresés, amikor arra szükség van. Ez a vállalat üzleti gyakorlatának is része. A dokumentumok tárolását megfelelő eljárás szerint kell elvégezni, hogy könnyebben megtalálható legyen. Az információk típusától függően az információk tárolhatók akár tűzálló szekrényekben nyomtatott másolatokhoz, akár merevlemezeken, vagy más elektronikus tárolóeszközökön puha másolatokhoz.
A vállalat, szervezet vagy üzleti tevékenység jellegétől függően különböző típusú információkat kell tárolni. Lehetnek a vállalattal kapcsolatos titkok, a vállalattal, alkalmazottakkal vagy ügyfelekkel / ügyfelekkel kapcsolatos rendkívül bizalmas fájlok. Tehát a fájlokat az összes titoktartási eljárásnak megfelelően kell tárolni és az adatvédelmi törvény szerint védeni, mivel ezek a minőségi szolgáltatás nyújtásához és a vállalat zavartalan működéséhez szükséges információk.
Az információ-visszakeresés célja, hogy minőségi szolgáltatást nyújtson a megfelelő embernek a megfelelő időben, minden szükséges információval a kezében. Csak akkor lehet könnyen visszakeresni, ha az adatokat eljárási módon tárolják. Az információkat marketing célokra, kommunikáció céljából, monitoring célokra, felmérésekhez és egyéb kutatásokhoz nyerhetjük, amelyeket egy szervezet vagy vállalkozás végezhet. Az információkat olyan helyzetekben is megszerezzük, amikor esetleg információt kell megosztani a partnercégekkel, valamint a rendőrséggel vagy az Inland Revenue-val.
Az adatok tárolása és visszakeresése nagy szerepet játszik a vállalat teljesítményének javításában, és ez történhet offline vagy online módon, különféle formátumokban.
1.2 Ismertesse a különböző információs rendszereket és azok főbb jellemzőit!
Az információs rendszerek olyan hardver- és szoftverhálózat, adatok és eljárások összegyűjtése, amelyeket az emberek és szervezetek használnak az információ tárolására és visszakeresésére. Gondoskodik az adatgyűjtésről, az adatok létrehozásáról, az adatok feldolgozásáról, az adatok terjesztéséről és az adatok lekéréséről. Segít a szervezet hatékonyságának és eredményességének javításában.
A korábbi információs rendszernek csak három típusa volt.
- Tranzakció-feldolgozó rendszer: Ez a rendszer felelős a napi üzleti tranzakciók feldolgozásáért. A tranzakciók típusai szervezetenként változnak. Segít az adatok karbantartásában, hozzáadásában, megváltoztatásában és eltávolításában. Néhány példa: megrendelés, számlázás, csekkbetétek, bérszámfejtési rendszerek, foglalási rendszerek, készletellenőrzés stb. Ezt a rendszert a frontvonal munkatársai használják.
- Vezetési információs rendszer: Ez a rendszer segíti a problémák megoldásához és a döntéshozatalhoz szükséges feladatok végrehajtását. Ezek vezetői szintű rendszerek, és segítenek a szervezet zavartalan működésében. Segít a teljesítményszintek és a hatékonysági szintek futtatásához és nyomon követéséhez szükséges jelentések, a könyveléshez és egyéb tranzakciókhoz szükséges adatok előállításában. Néhány példa: értékesítési menedzsment rendszerek, költségvetés-tervezés, személyzet, készletellenőrzés stb. Ennek az információnak nagyon pontosnak és relevánsnak kell lennie.
- Döntéstámogató rendszerek: Ez a rendszer segít a hosszú távú döntések meghozatalában, és a vezetők segítésére szolgál. Ez a rendszer belső és külső erőforrásokat használ fel, és a meglévő információk elemzésére és a hatások kivetítésére szolgál. Segítenek összefoglaló jelentésekben, előrejelzésekben, grafikonokban stb. Néhány példa a logisztikai rendszerek, táblázatos modellek stb.
A közelmúltban néhány más információs rendszert is felvettek, és azok is vannak
- Vezetői információs rendszer: Ez a rendszer segíti az információáramlást, a jelentéseket és az adatok elemzését a szervezet számára. Vezetők és felsővezetők használják a vállalat jövőjének előrejelzésére, és ez a rendszer mind külső, mind belső erőforrásokból mutatja be az adatokat. Segít az összefoglaló jelentésekben és az előrejelzésekben.
- Adattárház: Ez a rendszer segít az információk elektronikus tárolásában, valamint az adatok elemzésében, visszakeresésében, megosztásában és kezelésében.
- Irodai automatizálás: Ez a rendszer egy számítógépes információs rendszer, amely segít digitális formában létrehozni, módosítani és összerakni az információkat. Ezeket az irodai dolgozók, az adminisztratív asszisztensek, a vezetők, a szakemberek, a titkárok és bárki számára, aki számítógépet használ információk és adatok tárolására, hatékonyságának növelésére fejlesztették ki.
1.3 Magyarázza el az információk biztonságával és titkosságával kapcsolatos jogi és szervezeti követelmények célját
A szervezetben tárolt információknak a biztonsági és titoktartási eljárásokat kell követniük. Az információbiztonság és a titoktartás az a folyamat, amikor az adatokat távol tartják az illetéktelen hozzáféréstől, nyilvánosságra hozataluktól, megsemmisítéstől, felhasználástól vagy módosítástól. A fizikai és az elektronikus adatokra egyaránt vonatkozik. Minden szervezet nagy mennyiségű bizalmas információt tárol az alkalmazottairól, az ügyfelekről, a vállalat állapotáról, termékeiről, felméréseiről, pénzügyeiről stb. Tehát ezen információk kezelése során ügyelni kell a biztonsági és titoktartási eljárások betartására, mert ha az információ rossz kezek súlyos negatív következményekkel járhatnak. Ez a szervezet etikáját és működését is érinti, és jogi lépéseket fog tenni.
Az információk más szervezeteknek vagy magánszemélyeknek történő továbbítása során a titoktartási és adatvédelmi eljárásokat is be kell tartani. Bizalmas információkat, például születési dátumot, hitel- és betéti kártya adatait, vallást, etnikai hovatartozást, pénzügyi helyzetet stb. Csak azoknak adhatunk át, akiknek felhatalmazásuk van, vagy akikhez a tulajdonos hozzájárult, és a titoktartási törvényeket is be kell tartaniuk. előírások.
Fontos, hogy a mentett adatok pontosak és naprakészek legyenek.
Public Domain, a Pixabay-n keresztül
1.4 Magyarázza el a tárolni és visszakeresni kívánt információk megerősítésének célját
A szervezetek, vállalkozások és vállalatok nagy mennyiségű információt tárolnak, de a helytelen információk tárolása nem hasznos. Tehát az információk tárolása előtt óvatosnak kell lenni az adatok gyűjtésének vagy összegyűjtésének szakaszában. Ügyelni kell arra, hogy az adatok helyesek és naprakészek legyenek. Az adatok visszakeresésére is vonatkozik. Amint arról korábban tárgyaltunk, az adatok visszakeresése egy célra szolgál, és nem használhatók elavult adatok lekérése. Tehát a rendszereket folyamatosan frissíteni kell azáltal, hogy egy adott időtartamon keresztül rendszeresen ellenőrizzük az elavult nyilvántartásokat.
Így a tárolni vagy visszakeresni kívánt információk megerősítésének célja, hogy elkerüljék a pontatlan információkat, elkerüljék a téves információkat, megakadályozzák a hibákat, valamint hogy elkerüljék a felesleges költségeket és problémákat, amelyek a téves információk eredményeként merülhetnek fel. A téves információ súlyos kimenetelhez vezethet. Például az ügyfél elavult címe azt eredményezheti, hogy az ügyfélnek küldött minden kommunikáció téves vagy veszélyes személy kezébe kerül, ami katasztrofális hatással lehet a vállalatra és az ügyfélre
1.5 Írja le az információk pontosságának ellenőrzésének módjait
Az információk pontosságát mindig ellenőrizni kell, mert a pontatlan információk súlyos eredményekhez vezethetnek. Az információk egy szervezet vonatkozásában bármihez viszonyíthatók. Ha az ügyfelekről van szó, az lehet a lakcímük, telefonszámuk vagy a fennálló kifizetések, az alkalmazottak esetében pedig az értékelések, a fizetések, ismét a címük és telefonszámuk, a vállalkozás számára pedig a vállalkozás pénzügyei, nyereség, az alkalmazottak és az ügyfelek adatai, valamint számos egyéb információ.
Figyelmeztetéseket lehet beállítani az ügyfelek és az alkalmazottak adataira, hogy megbizonyosodjon arról, hogy kapcsolatba lépnek velük a rendszer naprakészen tartása érdekében. A jó szoftver használata adatbázis célokra elősegíti az információk pontos fenntartását. A külső és belső ellenőrzések az információk naprakészen tartásának másik módját jelentik.
1.6 Magyarázza el az információk pontosságának ellenőrzésének célját
Minden vállalkozásnak és szervezetnek ellenőriznie kell, hogy az általuk tárolt információk pontosak-e. Például a be- és kimenő pénzeket helyesen kell rögzíteni, különben úgy tűnik, mintha a vállalat nem sok profitot termelt volna, és ez befolyásolhatja a vállalat árfolyamát, hatással lehet az alkalmazottakra, mivel a vállalat esetleg nem képes fizetni az alkalmazottaknak, és le kell csökkenteniük a személyzetet, a hitelezők nem vállalják, hogy pénzt kölcsönöznek stb.
A helytelen információk súlyos negatív következményekkel járhatnak, és befolyásolhatják a vállalat pénzügyi helyzetét és értékeit. Az információk pontossága segít a vezetőknek előre tervezni a jövőt és meghatározni a célokat. A hiányosságokat is előre megtervezhetik.
1.7 Magyarázza el, hogy milyen céllal szolgáltatnak információkat egyeztetett formátumban és ütemezésben
A kért információknak a megállapodott formátumban kell lenniük, és azokat a megbeszélt határidőkön belül kell bemutatni vagy megadni. Minden szervezetnek szabványos üzleti formátuma lesz minden dokumentumhoz, amellyel foglalkozik. Más cégekkel való kapcsolattartás során is megállapodnak a formátumokban, amelyekre vonatkozóan információkat kell bemutatni. Ha az információk nem a megbeszélt formátumban kerülnek megadásra, akkor azokat újra kell formázni, ami extra időt vesz igénybe, és rossz hírnevet fog hozni a szervezet számára.
Ehhez nagyon hasonló, ha az információk nem megfelelő formátumban vannak megadva, időbe telhet az átformázás, ezáltal megakadályozva, hogy a vállalkozás lépést tartson az ütemtervekkel. Ha az információkat a megbeszélt határidőn belül nem nyújtják be, és a határidő lejárta után érkezik meg, akkor ezt követően nem használják fel az információkat, mert az idő már letelt, vagy nem lesz idő az információk értelmezésére, ha erre kötelezték. Nem segít a szervezet zavartalan működésében. Tehát a szervezeti irányelvek és eljárások részeként az információkat időben meg kell adni az elfogadott formátumban.
1.8 Írja le a törölhető információk típusait
A vállalat az üzleti tevékenység során folyamatosan gyűjthet információkat. Például, ha egy vállalatnak vannak nyilvántartásai ügyfelekről vagy ügyfelekről, akkor folyamatosan érkeznek új ügyfelek, és az adatbázisnak egyre több információja lesz, ahogy a vállalat növekszik, és végül régi, fel nem használt, lényegtelen adatok, -dátumozott adatok stb., amelyek csak a nem kívánt tárhelyet foglalják el. Minden vállalatnak házirendje lesz, amely megmondja, hogy meddig kell adatokat megőrizni az adatbázisukban, vagy hogy mennyi ideig kell fizikai fájlokat tárolniuk az irodai szekrényekben. Ezen idő elteltével a nem kívánt információk törölhetők, és a nem kívánt fizikai fájlok megsemmisülhetnek a biztonsági és titoktartási eljárások nyomán. A törlés (elektronikus fájlok) és az aprítás (fizikai fájlok) az információk törléséhez használt folyamat.Rendszeresen felül kell vizsgálni a rögzített információkat, és automatizált rendszereket kell létrehozni a nyilvántartások felülvizsgálat céljából történő megjelölésére, majd adott esetben törlésre.
Amikor az adatokat megosztják a partnercégek vagy szervezetek, meg kell állapodni arról, hogy az adatokat mennyi ideig tárolják az adatbázisuk, majd ezt követően törölni kell. Minden elavult és pontatlan információt biztonságosan törölni kell a hibák és káros hatások elkerülése érdekében.
Írja le azokat a problémákat, amelyek az információs rendszerekkel kapcsolatban felmerülhetnek, és hogyan kell kezelni őket, ha szükséges
Az információs rendszerek a szervezet fontos eszközei. Számos kérdés okozhat problémákat az információs rendszerekkel kapcsolatban. Az elektronikus információkat vírusok vagy hackerek támadhatják meg. A fizikai fájlinformációk megsérülhetnek tűz vagy áradás miatt. A titoktartást azok az emberek sérthetik meg, akiknek nincs hatáskörük az információkhoz való hozzáférésre. A kommunikáció hiánya az információk helytelen használatához vagy helytelen tárolásához is vezethet.
A számítógépes vírus megfertőzheti a programokat és a számítógépen vagy a hálózatban található összes információt. A vírustámadások és a hackerek megakadályozása érdekében megfelelő biztonsági (antivírus) szoftvereket és tűzfalakat kell használni, és a rendszereket folyamatosan ellenőrizni kell. A lehető legnagyobb mértékben kerülni kell az információmegosztást az interneten keresztül, és ha szükséges, biztonságos e-maileket és kommunikációs eljárásokat kell követni. Az ismeretlen, gyanús vagy nem megbízható forrásokból származó e-maileket törölni kell. A gyanús e-mail mellékleteket soha nem szabad megnyitni. Óvatosan kell eljárni, amikor fájlokat tölt le az internetről, csak megbízható forrásokból tölthet le. Tartsa naprakészen a víruskereső szoftvert, hogy az felismerje és kezelje az új vírusokat.
Az információkat jelszóval is védeni kell, hogy a téves / nem hiteles emberek ne férhessenek hozzá ezekhez az információkhoz. Azokban az esetekben, amikor az adatokat át kell másolni külső hordozható eszközökre, a legjobb, ha titkosítják az adatokat. Figyelni kell arra, hogy ne osszunk meg információkat olyan emberekkel, akiknek nincs hatáskörük az információkhoz való hozzáférésre. A legjobb, ha az összes adatról biztonsági másolatot készítünk, így a rendszerekkel kapcsolatos bármilyen probléma esetén a vállalatnak biztonsági másolatot kell készítenie, és nem veszít el minden értékes információt. Fizikai információk esetén a legjobb, ha azokat tűzálló szekrényekben és biztonságos helyeken tárolják, amelyek kevésbé hajlamosak a természeti katasztrófákra.
Az információkat meg kell védeni a korrupciótól, és ellenőrizni kell az azokhoz való hozzáférést. Gondoskodni kell az információk jogosulatlan visszakeresés elleni védelméről engedélyezett visszakeresési eljárások bevezetésével.
Sok sikert a tanulmányaidhoz
Ez a cikk általános elgondolással készült az információk tárolására és visszakeresésére vonatkozóan. Amikor megírja a megbízását, kérjük, készítse elő a vállalkozás vagy szervezet számára releváns válaszokat. Ezt a cikket azért küldtük el ide, hogy áttekintést nyújtson arról, hogy mi várható el Öntől papírjain.
Sok szerencsét, és remélem, hogy ez hasznos!
Kérdések és válaszok
Kérdés: Hogyan rögzítik és biztonságosan tárolják az információkat a rendszerkövetelményeknek megfelelően?
Válasz: Kérjük, olvassa el cikkem ezt a szakaszát: 1.5 Írja le az információk pontosságának ellenőrzésének módjait.
Kérdés: Hogyan magyarázná meg, hogyan rögzítik és biztonságosan tárolják az információkat a rendszerkövetelményeknek megfelelően?
Válasz: Kérdésedre az 1.3 és 1.6 pontok válaszoltak. Lásd alább:
"1.3 Magyarázza el az információk biztonságával és titkosságával kapcsolatos jogi és szervezeti követelmények célját
A szervezetben tárolt információknak a biztonsági és titoktartási eljárásokat kell követniük. Az információbiztonság és a titoktartás az a folyamat, amikor az adatokat távol tartják az illetéktelen hozzáféréstől, nyilvánosságra hozataluktól, megsemmisítéstől, felhasználástól vagy módosítástól. A fizikai és az elektronikus adatokra egyaránt vonatkozik. Minden szervezet nagy mennyiségű bizalmas információt tárol alkalmazottairól, vásárlóiról, vállalatának állapotáról, termékeiről, felméréseiről, pénzügyeiről stb. Ezen információk kezelése során ügyelni kell a biztonsági és titoktartási eljárások betartására, mert ha az információ rossz kezek, súlyos, negatív következményekhez vezethetnek. Ez hatással lesz a szervezet etikájára és működésére is, és jogi lépésekhez vezet.
Miközben információkat továbbítanak más szervezeteknek vagy magánszemélyeknek, be kell tartani a titoktartási és adatvédelmi eljárásokat. Bizalmas információkat, például születési dátumot, hitel- és betéti kártya adatait, vallást, etnikai hovatartozást, anyagi helyzetet stb. Csak olyan embereknek adhatunk át, akiknek felhatalmazásuk van, vagy akikhez a tulajdonos hozzájárult, és ezeknek be kell tartaniuk a titoktartási törvények és rendeletek. "
"1.6 Magyarázza el az információk pontosságának ellenőrzésének célját
Minden vállalkozásnak és szervezetnek ellenőriznie kell, hogy az általuk tárolt információk pontosak-e. Például a bejövő és kimenő pénzt helyesen kell rögzíteni, különben úgy fog tűnni, mintha a cég nem sok hasznot hozott volna. Ez befolyásolhatja a vállalat és az alkalmazottak árfolyamát, mivel a vállalat esetleg nem tud fizetni az alkalmazottaknak, és le kell állítania a személyzetet, a hitelezők pedig nem vállalnak pénzt kölcsön stb.
A helytelen információk súlyos negatív következményekkel járhatnak, és befolyásolhatják a vállalat pénzügyi helyzetét és értékeit. Az információk pontossága segít a vezetőknek előre tervezni a jövőt és meghatározni a célokat. A hiányosságokat is előre megtervezhetik. "
Kérdés: Miért kell a vállalatnak összekapcsolnia a rendszer fejlesztési ütemezését a szükséges információk ütemezésével?
Válasz: Az időskálához kapcsolódó fejlesztési ütemterv nélkül a vállalat nem tud tervet készíteni, vagy elképzelése van arról, hogyan fogják befejezni a projektet. Nem számít, mekkora vagy milyen méretű a projekt, az ütemezés mindig a projektmenedzsment kulcsfontosságú része. Ez megmondja a vállalatnak és a csapatnak, hogy mikor kell elvégezni az egyes tevékenységeket, mi az, amit már befejeztek, és a sorrend, amelyben a dolgokat be kell fejezni. Így a vállalat jövőképe a projekttel időalapú tervgé alakul.