Tartalomjegyzék:
- A találkozó előtt és után
- Hogyan lehet hatékonyan hallgatni
- Tippek a hatékony hallgatáshoz
- Hogyan készítsünk jegyzeteket a megbeszélések során
- Tippek a vita jegyzeteléséhez
- A bizonytalan pontok tisztázásának célja
Percek készítése egy értekezlet során.
Livingsta's Photography
Szintén néha, amikor a megbeszélések eltérnek a fő kérdéstől, a kérdéshez hasonló, a főhöz hasonló kérdés felé fordulnak, az elnök elfelejtheti, hogy más kérdésekkel szembeni eltérések eredményeként döntést hozzon az adott kérdésről. Ilyen esetekben az elnökkel való szoros együttműködés elősegítheti a jegyzőkönyvvezetővel, hogy emlékeztesse az elnököt arra, hogy a kérdésről a következő napirendi pont folytatása előtt döntést kell hozni.
Ha kétségei vannak arról, hogy rögzít-e valamit vagy sem, mindig erősítse meg a székkel. Ezzel elkerülhető a felesleges kérdések rögzítése, és időt és erőfeszítést lehet megtakarítani.
A találkozó előtt és után
Még a megbeszélés megkezdése előtt a jegyzőkönyvvezető megbeszélést folytathat az elnökkel arról, hogy az ülés hogyan fog zajlani, a megvitatandó kérdésekről, a vita mikéntjéről és szükségszerűen jegyzőkönyvezésről.
Az ülés után, a jegyzőkönyv leírásakor, ha a jegyzőkönyvírónak nehézségei merülnek fel a megbeszélések szempontjából releváns kérdésekben, akkor egy gyors szót kell mondaniuk az elnökkel a dolgok tisztázása érdekében, mivel ennek habozásával pontatlan információk jelennek meg a jegyzőkönyvben. percek.
Hogyan lehet hatékonyan hallgatni
A hallgatás nagyon fontos képesség, és gyakorlással jár. Manapság a legtöbb ember csak hall valamit, vagy csak hallgat, de nem hallgat aktívan vagy hatékonyan. Nagyon sok különbség van a hallás, a hallgatás és az aktív hallgatás között. Nemrégiben sokat kutattam ezekről a készségekről és technikákról, sőt írtam egy központot az aktív hallgatásról. Segít az embernek az élet minden területén, legyen az személyes vagy szakmai, és javítja a személyiségét is.
Szóval, mi a hatékony hallgatás?
Livingsta
Miközben jegyzőkönyveket készít, meghallgatja, hogy az előadók érdeklődéssel és fontossággal veszik fel a beszélgetéssel kapcsolatos összes információt, majd ezt az információt egy jegyzőkönyv néven reprodukálja, amely segíti az ülésen nem részt vevő embereket abban, hogy információkat szerezzenek megbeszélésen tárgyaltak. Ez jogi dokumentumként is szolgál a szervezet számára, és segítséget nyújt a jövőbeni referenciákban, valamint állandó jegyzőkönyv az értekezleten történtekről.
A hallgatási képességek fejlesztése időbe telik, de a gyakorlás során biztosan fejlődik. A legtöbb ember jól beszél, de nem hallgat. A hallottak megfelelő módon történő átfogalmazása is sok kreativitást igényel. Gyakorolhatjuk a hallgatási készségeket előadások, viták és más, koncentrációt igénylő anyagok meghallgatásával. Itt megvitatjuk, hogyan lehet hatékonyan meghallgatni egy értekezletet, amikor megbeszélések, érvek és nézeteltérések történnek.
Tippek a hatékony hallgatáshoz
A hatékony hallgatáshoz:
- Először meg kell értenünk azt a tényt, hogy a hallgatási folyamat nem csupán üzenetek fogadásával jár, hanem más összetevőktől is függ, mint például a gondolkodás, a fókuszálás és az aktív válasz.
- Az embernek a beszélőre kell koncentrálnia, és nem szabad hagynia, hogy elméjük kóboroljon. Figyelmesnek és nyugodtnak kell lenned
- Jegyezzen egyszerre jegyzeteket, miközben hallja, mivel ez segít koncentrálni a megbeszélésre.
- Hallgasson meg minden szót, amit a beszélő mond, és gondolatban képezze le a helyzetet vagy logikát a vita során
- Koncentráljon akkor is, ha a vita unalmas, mert pont Önnek kell a percekben pontos információkat előhoznia.
- Ne szakítsa félbe, ha vita folyik, vagy ha valaki beszél. Ehelyett várja meg, amíg a beszélgetés befejeződik, vagy az előadó befejeződik, majd tegye fel kérdéseit tisztázás céljából
- A szókincs felépítése jobb hallgatóvá válik, különben lehet, hogy olyan szavakat hallgat, amelyeket nem ért
- Mindig jegyezzen fel minden új szót, amelyet nem értett, és tisztázza azokat a székkel
- Ha az értekezlet előtt elvégez néhány háttér-tanulmányt a megbeszélés kérdéseiről, az hatékonyan hallgathat, és teljes mértékben bekapcsolódhat a hallgatási folyamatba.
- Készüljön elő tollal és papírral, mielőtt a beszélő elkezd beszélni.
- Meg kell tanulnia alkalmazkodni a tárgyaló helyzeteihez fiziológiailag és pszichológiailag, valamint a teremben lévő fizikai tényezőkhöz, mivel ezek némelyikének negatív, másnak pozitív hatása lehet.
- A beszélők hangsúlyai néha akadályozhatják a hatékony hallgatást, de fejlesztenünk kell képességeiket e korlátok leküzdésében, hogy hatékony hallgatóvá válhassunk.
- Nincs két egyforma találkozó, nincs két egyforma beszélgetés, és két előadó sem fog ugyanolyan módon beszélni, ezért meg kell tanulnia alkalmazkodni a helyzetekhez.
- Mindig a legfontosabb / fontos pontokra koncentráljon
- Hallgassa meg, mintha később újra be kellene mutatnia ezeket az információkat egy másik közönségnek (ezt egyébként percek formájában fogja megtenni), ez segít koncentrálni és hatékonyan meghallgatni minden szót, amelyet a beszélő mond
- Azon megbeszéléseken, ahol kényes kérdéseket tárgyalnak, ügyeljen arra is, hogy figyeljen a beszélő testbeszédére, ahelyett, hogy komolyan tartaná a fejét a jegyzetek írásakor.
- Ne hagyja, hogy bárki vagy bárki a környéken elterelje a figyelmét, és ne fordítsa a figyelmét a szobába bejövő vagy onnan kilépő emberekre, miközben a hangszóró beszél.
- Használjon megfelelő módszereket a jegyzetek készítéséhez a megvitatott ügyek típusától függően, és ez segít abban, hogy részt vegyen a hallgatási tevékenységben.
- Ne írjon le mindent, csak a főbb pontokat
- Ne mocorogjon, ne játsszon semmivel a kezében, ne firkálgasson és ne nézze az órát. Ez nem segít hallgatni, és hatással lehet a körülötted lévő emberekre is.
- Végül képzelje el, hogyan szeretné, ha hallgatósága hallgatna, ha ön előadó lenne, és ugyanolyan típusú hallgató lenne, ez segít abban, hogy hatékony hallgató legyen
Hogyan készítsünk jegyzeteket a megbeszélések során
A jegyzetelés a percfelvétel fontos feladata vagy része. Jegyzetek készítésekor nem rögzíti azokat a szavakat, amelyeket a megbeszélés során használtak, hanem azokat, amelyek a megbeszélésen zajlottak.
Idézet az internetről
Ez nagyon fontos és meglehetősen nehéz feladat, a találkozó jellegétől és a megbeszéltektől függően. Ez attól is függ, hogy az értekezlet mennyire sikerül, a tagok hogyan működnek együtt, az elnök hogyan segít és összegez, és ami a legfontosabb, mennyire felkészült az értekezletre. Az értekezlet szempontjából releváns dokumentumokat, amelyeket az ülés előtt terjesztettek vagy terjesztettek, át kell tekinteni, hogy ismerje a megbeszélést.
Tippek a vita jegyzeteléséhez
A megbeszélések során kövesse az alábbi eljárást és tippeket a jegyzeteléshez:
- Először is alaposan ismerje meg, mi a perc, miért veszik a percet, és mennyire fontos a perc. Ez segít követni a megbeszélést, és megjegyezni a fontos és szükséges információkat, miközben a vita folytatódik. Amint fent említettük, ahol rendelkezésre állnak dokumentumok, mindig győződjön meg arról, hogy összegyűjtött háttérinformációkat fog megvitatni. Ez sokkal egyszerűbbé teszi a jegyzetelés feladatát.
- Olyan helyzetekben, amikor a beszélgetések vagy beszélgetések hosszadalmasak és bonyolultak, mindig a vita fontos szempontjaira összpontosítson, például arra, hogy mi a vita fókusza, mi a döntés, ha rendelkezésre áll, miért hozták meg ezt a döntést, kinek kell cselekednie a a döntés és mikor / milyen határidőn belül kell eljárni.
- Mielőtt leírná a beszélgetést, feltétlenül vegye fel a beszélgetés összefoglalóját, mivel ez áttekintést és ötletet ad a beszélgetésről azok számára, akik nem tudtak részt venni. Továbbá, ha ezeknek az embereknek részt kellene venniük egy jövőbeli találkozón, ez a perc megadja nekik az összes szükséges információt, amelyre szükségük lesz.
- Írja le a jelenlévő emberek fontos nézeteit és véleményét!
- Győződjön meg róla, hogy aktívan és hatékonyan hallgatja a beszélgetést, anélkül, hogy hagyná, hogy elkalandozzon vagy bármi másra gondoljon. Így nem fog lemaradni semmi fontosról.
- Válassza ki a legjobb és egyszerű módszert, amely segít a jegyzetelésben.
- A cselekvési pontok rögzítésekor mindig a legjobb, ha könnyebben nézhető módon, egyértelműen megnevezve azokat az embereket, akiknek cselekedniük kell, és az időtartamot.
- Használjon fejléceket, mivel ez segít a jegyzetek későbbi követésében, és az értekezlet különböző szakaszait különböző címsorok alatt helyezheti el. Hagyjon némi helyet az egyes szakaszok alatt, hogy könnyebben hozzá lehessen fűzni a jegyzeteket, ha valaki új pontokkal vagy ötletekkel áll elő az ülés folyamán.
- Ha ismeri a rövid kezet, a legjobb, ha rövid kéz használatával ír fel jegyzeteket, és ahol csak lehetséges, rövidítéseket is használ.
- Gyakorold a felsorolás pontok használatát, mivel ezáltal a jegyzőkönyv előkészítése közben olvashatóbb, csinosabb és egyszerűbb lesz.
- Mindig tisztázza a tisztázatlan kérdéseket vagy megbeszéléseket a székével.
- Ne felejtsen el egy vagy két tartalék tollat és ceruzát.
A bizonytalan pontok tisztázásának célja
A tisztázás egy olyan folyamat, amelynek során megoldja a szónokkal való zavartságot és ellenőrzi, hogy helyesen értette-e a vitát. Annak érdekében, hogy a jegyzőkönyv pontos legyen, tisztázni kell azokat a pontokat, amelyeket nem értenek az ülés előrehaladtával
A bizonytalan kérdések tisztázásának célja:
- Azt mondja a beszélőnek, hogy hatékonyan hallgatja és megpróbálja megérteni az üzenetet
- Győződjön meg arról, hogy megértette a megfelelő információkat
- Segít áttekinteni a megértést
- Arra ösztönzi az előadót, hogy nyíltan beszéljen
- Segít a percek hibamentes megírásában
- Kerüli a félreértéseket és félreértelmezéseket
- Javítja az interperszonális készségeket
Olvassa el az értekezletek szerepét, miért tartják az értekezleteket, a jogi és szervezési követelményeket, amelyek a jegyzőkönyv készítésére vonatkozhatnak, miért készülnek a jegyzőkönyvek és azok előnyei, az ok, amiért a jegyzőkönyvnek pontosnak kell lennie, valamint az értekezletek részeként használt különféle dokumentumok A jegyzőkönyv készítés, az előzetes és a poszt utáni megbeszélésekről olvassa el ezt a cikket: Jegyzőkönyv készítése.