Tartalomjegyzék:
- A munka megszervezésének aranyszabályai
- Aranyszabály: Minden elemet csak egyszer kezeljen
- 1. lehetőség - tegyen egy kis lépést előre
- 2. lehetőség - küldött
- Mi van, ha nincs "megfelelő helye"
- Nem kell tartania a háztartási számlákat
- Archiválás
- Mi a helyzet az adókkal?
A szervezett iroda szervezett elmét jelent. Olvassa el, hogy megismerje a nagyszerű szervezési tippeket.
Canva.com
Lehet, hogy csökkentettük a kezelt papír mennyiségét, de ez nem tette könnyebbé az összes versengő igény zsonglőrködését az időnkben. Valójában ez nehezebb, mert a "papírmunka" nagyon sokféle formátumban érkezik. Ha azonban szervezni szeretné a munkáját, akkor is az aranyszabályok érvényesek.
A munka megszervezésének aranyszabályai
- Minden egyes papírt, e-mailt vagy telefonos üzenetet csak egyszer kezeljen
- Ha ezt megtette, reszelje megfelelő helyre.
- Ha ezzel teljesen elkészült, helyezze szemétbe, vagy archiválja.
Természetesen a való életben gyakran nehéz elérni ezeket a célokat. De csak azzal, hogy megpróbál betartani a szabályokat, sokkal könnyebbé teszi az életét.
Aranyszabály: Minden elemet csak egyszer kezeljen
Ha elfoglalt vagy, csábító egy számlát vagy bármi mást félretenni, és azt mondani, hogy "később ráérsz". A valóság az, hogy már nézed, tehát már félbeszakítottál. Időhatékonyabb lesz valamit csinálni vele, mint bezárni vagy letenni.
Tudom, azt fogod mondani, hogy "de nekem el kell mennem a bankba / be kell lépnem az internetre / a postára, hogy kifizessem ezt a számlát, és ezt most nem tudom megtenni." Megértem ezt - de az ötlet az, hogy minél tovább menjünk e cél felé, még akkor is, ha ez csak egy apró lépés.
1. lehetőség - tegyen egy kis lépést előre
Tegyük fel, hogy ki kell fizetnie a Postára, hogy kifizesse ezt a számlát. Ebben az esetben tegye a számláját a pénztárcájába, így amikor legközelebb vásárolni megy, nem felejtheti el. Vagy ha be kell lépnie az internetre, tegye a számlát a számítógép mellé. Lehet, hogy van egy irattálcája a "tennivalókhoz", vagy esetleg csak a billentyűzet tetejére teszi a számlát, így nem hagyhatja ki a következő bejelentkezéskor. Ha e-mail vagy üzenet, helyezze át a "teendő" mappába, vagy adjon hozzá emlékeztetőt.
2. lehetőség - küldött
Ha másnak valamit tennie kell a dokumentummal, akkor mindenképpen érdemes szánnia néhány percet arra, hogy azonnal felhívja vagy elküldje az illetőnek, függetlenül attól, hogy mennyire elfoglalt vagy. Ez azt jelenti, hogy amíg Ön elfoglalt, addig a másik ember már dolgozik a problémán - előrelépés történik.
Tipp!
Miután elkészült egy dokumentummal, ne hagyja ott, ahol megszerezte: szokja meg, hogy azonnal és a megfelelő helyre tegye.
Mi van, ha nincs "megfelelő helye"
Ha nincs "megfelelő helyed", akkor most szervezz valamit! Szüksége van egy „megfelelő helyre” azokhoz a tárgyakhoz, amelyekkel elkészült, és egy megfelelő helyre azokhoz a tárgyakhoz, amelyekkel még foglalkoznia kell.
Lehet olyan egyszerű, mint egy hangversenyfájl (egy nagy kartonfájl, több nyílással, vagy egy az ábécé minden betűjéhez, vagy olyan címkékkel, amelyekről maga dönthet). Még akkor is, ha csak egy "számlák", egy másik "adó" feliratú kartondobozot kezelhet, győződjön meg róla, hogy van valami.
Tipp!
Ne feledje, hogy néha a "megfelelő hely" a papírgyűjtő. Nem kell mindent megtartani!
Nem kell tartania a háztartási számlákat
Hacsak nem otthonról folytat vállalkozást és nincs szüksége adóbevallásra, nem kell örökre megőriznie a háztartási számlákat. A villany-, gáz- és telefonszámlákat el lehet dobni, amint megkapja a következő havi számlát, és láthatja, hogy megkapták a befizetését. A közüzemi számlák megőrzésének egyetlen oka az, ha figyelni kívánja a felhasználást, és sok szállító mostantól akár online, akár külön kérésre megadhatja ezeket az információkat.
Ha úgy gondolja, hogy a közeljövőben kölcsönhöz kíván folyamodni, akkor őrizze meg a féléves bankszámlakivonatokat, mert a bank felszámítással számolhatja fel őket. Ellenkező esetben, miután ellenőrizte a nyilatkozatot, és tudta, hogy helyes, akkor nincs értéke megtartani, hacsak nincs szüksége az adóemberre. Ugyanez vonatkozhat a fizetési bizonylatokra is - ellenőrizze a helyi adószabályokat.
Archiválás
Ha végzett a dokumentumokkal, de meg kell őriznie őket, a leggazdaságosabb módszer a borítékok.
A nagyméretű borítékok sokkal kevesebb helyet foglalnak el, mint a kartonmappák vagy a gyűrűs kötők, így ezek a leginkább helytakarékos módszerek a tárolandó dokumentumok tárolására, amelyeket azonban ritkán kell megnézni. Olcsók is! A borítékokat egy régi bőröndben vagy az íróasztal dekoratív tároló dobozában tárolhatja.
Ha bármilyen projektet végzett, tegyen mindent borítékba. Címkézze fel a borítékot a témával és a dátummal szép nagy írásban, vastag tollban. Példa lehet a jelzálog igénylése - miután elvégezte az összes papírt, valószínűleg soha többé nem nézi meg a dokumentumokat, csak a részleteket fizeti be. Tehát tegye az ügyvédi leveleket és banki dokumentumokat egy borítékba, és tegye biztonságos helyre.
A terjedelmes mappák túl sok helyet foglalnak el
Mi a helyzet az adókkal?
Ugyanez vonatkozik az adóra is. Több évig meg kell őriznie az éves adóról szóló információkat (ellenőrizze a helyi követelményeket), de valószínűleg soha többé nem fogja megnézni őket, hacsak nem ellenőrzik. Minden év adóját tegye külön borítékba, címkézze fel és tegye el.
Ha betartja ezt a rutint, akkor nem kell nagy mennyiségű hely az aktív dokumentumok tárolásához, ami megkönnyíti a rendben tartást és az új dolgok irattárolását.
Tipp!
Legyen szokása, hogy minden pénzügyi év végén felülvizsgálja a fájlokat.
Minden év végén tisztítsa meg az összes olyan dokumentumot, amelyre az új évben nincs szüksége - vagy borítékolja őket, és tárolja, vagy szemetesbe helyezi. Tegye ugyanezt a számítógépén is.
A dokumentumokat könnyebben lehet reszelni és megtalálni, és az "aktív" iktatása nem sok helyet foglal el.
Rendezve!